会计电算化复习.docx

1、3. 公式：报表取数函数（重点）、审核公式、舍位平衡公式第三节 报表公式定义二、计算公式定义( 一) 取数公式概述报表基本格式设置完毕之后，就需要对报表上各项目的取数规则进行定义。由于报表上绝大部分项目的数据都来源于账簿，因此我们把这种数据来源的表达式称为账务取数函数；有些报表项目的数据来源于报表本身或其他报表的项目，我们把这种数据来源表达式称为报表取数函数。二、计算公式定义1. 账务取数函数账务取数函数表示报表数据来源于账簿，它要解决以下方面的问题：取哪一个账套的数据。取哪一年、哪一个月的数据。取哪一个账户的数据取这个账户的什么数据 ( 一个账户可以提供期初、期末、发生额、累计发生额等数据

2、) 。账务取数函数的基本格式为：函数名 ( “科目编码”，会计期间， “方向” ， “账套号” ， 会计年度 ， “编码 1” ， “编码 2”) 。函数内部带中括号的项目为可选项目，可采用缺省方式。而科目编码或会函数名: 即函数关键字 , 账务取数函数主要函数名，表 4-3 所示。计期间则是必选项目。函数表示方法名称金额式 数量式外币式期初余额函数QCsQCwQC期末余额函数QMsQMwQM发生额函数FSsFSwFS累计发生额函LFSsLFSwLFS数条件发生额函TFSsTFSwTFS数对方科目发生DFSsDFSwDFS额函数净额函数JEsJEwJE科目编码：表示取哪一个科目的数据。会计期间

3、：表示取某一年哪一个月的数据，可以是全年、季、月等变量，也可以用具体数字表示年、季、月。方向：即借或贷，可以省略。账套号：表示取哪一套账的数据，为数字型字符串，缺省时默认为第一套账。会计年度：即数据取数的年度，可以省略，省略时取默认的会计年度。编码 1与编码 2：与科目编码的核算账类有关，可以取科目的辅助账，如无辅助核算可以不填。2. 报表取数函数报表取数函数是指数据来源于报表某一单元、某一行或某一列的函数。按照数据来源，它又可以分为取某一单元的函数、取某一行的函数、取一列的函数、取本表它页的函数、到其他表取数的函数。取某一单元的函数取某一单元的函数是指数据来源于本表某一单元的数值。这种函数没

4、有特殊的函数名，只需要输入数据所在单元的名称即可。D6单元的值等于 A8单元的值，则在“数据”菜单中指向“编辑公式”，然后单击其下拉项“单元公式”，直接输入“ A8”即可。取某一行的函数取某一行的函数是指反映报表中某一行的值等于本表中另一行的数据的函数。这种函数没有特殊的函数名，只需要输入数据所在行的名称即可。某表中第六行 (C6:H6) 的数据等于本表中第十四行(C14:H14) 的值，则在输入运算公式时，可以首先选中C6:H6区域，按“ =”号后直接输入“ C14:H14”即可。取某一列的函数取某一列的函数是指反映报表中某一列的值等于本表中另一列的数据的函数。这种函数没有特殊的函数名，只需

5、要输入数据所在列的名称即可。某表中第六列的数据等于本表中第八列的值，则在“数据状态”下指向“文件”菜单，然后单击其下拉项“命令窗”，输入“ LET F=H”即可，回车后计算机自动编制报表。前文“取某一行的函数”，也可以在“命令窗”中输入，表达方法为“ LET #6=#14”。取本表它页的函数取本表它页的函数是指反映数据来源于本表其他月份的数据的函数。例如二月份利润表中的本年累计数应根据一月份利润表中的本年累计数与二月份报表中的本月数合计填列，这时就可以用取本表它页的函数设置运算公式。1最常用的函数是 Select( )函数。D5=C5+Select(D5,月=月+1)说明：月 表示当前月 ,

6、“月”表示当前月的上一个月， Select(D5, 月=月+1) 表示将上个月表中的 D5单元的值取出来。2 =单元名称 表页号B2=C52表示当前表页 B2取本表中第二页 C5单元的值。5、自其他报表取数的函数“报表 .rep”- 单元名称 表页号例如： D5=“Y”-D54表示当前表页中 D5单元的值取自 Y表第四页 D5的值。6、 绝对单元公式和相对单元公式绝对单元公式：前边我们举例都是绝对单元公式，即如果此单元移动到其他位置，其中的单元公式不变( 也叫绝对引用 ) 。例如：定义了 A10=PTOTAL(A1：A9)，在 A10单元前面插入一行后，单元公式依然为PTOTAL(A1：A9)

7、相对单元公式：是当单元公式移动或复制到其他单元，单元公式中引用的单元也随之改变。在单元名称的左侧输入“ ?”表示相对引用。例如：对于“利润表”中的“主营业务收入”的“本年累计数”单元格定义了 D5= ? C5+select(?D5, 年=年 and 月=月+1), 在D5单元前面插入一行后，单元公式自动变为 D6= ?C6+select(?D6, 年=年 and 月=月+1) 。同理可以对“本年累计数”列中的所有单元格设置成自动取数的单元公式。注意事项：? 单元公式中的单元地址不允许循环引用（ SELECT函数除外）如： A1=A1+B2为错误公式? 在组合单元中不能定义单元公式? 在定义了单

8、元公式的单元中不能再输入任何其他内容，例如数字等，除非删除其中的公式? 如果利用单元公式定义字符内容，则应在格式下将其设为字符型单元，再输入单元公式内容，注意在单元公式中的字符串应加上半角引号“ ”。如单元公式 A1=“盈利” (A1应为字符型单元 ) 。利润表编制单位：年月项目行数本月数本年累计数一、营业收入减：营业成2本营业税3金及附加销售费用管理费用财务费用投资收益（损失以“-”号填列）二、营业利润（亏损以“-”号填列）加：营业外收入减：营业外支出三、利润总额（亏损总额以“-”号填列）减：所得税费用四、净利润（净亏损以 “-”号填列）45678910111213元公式位置 单元公式Fs(

9、5101,D4?C4+select(?D4, 年=年 and 月=月+1“贷”,)+Fs(5102,“贷”,)S(5401,D5?C5+select(?D5, 年=年 and 月=月+1月, 借,)+FS(5405,月, 借,)FS(5405,D6?C6+select(?D6, 年=年 and 月=月+1月, 借,)FS(5501,D7?C7+select(?D7, 年=年 and 月=月+1月, 借,)FS(5502,D8?C8+select(?D8, 年=年 and 月=月+1月, 借,)FS(5503,D9?C9+select(?D9, 年=年 and 月=月+1月, 借,)FS(“52

10、01”,D10?C10+select(?D10, 年=年 and 月=月月, “贷 ,)C4-C5-C6-C7-C8-D11?C11+select(?D11, 年=年 and 月=月C9+C10FS(5301,D12?C12+select(?D12, 年=年 and 月=月月, 贷,)FS(5601,D13?C13+select(?D13, 年=年 and 月=月月, 借,)C11+C12-C13D14?C14+select(?D14, 年=年 and 月=月FS(5701,D15?C15+select(?D15, 年=年 and 月=月月, 借,)14-C15D16?C16+select(?

11、D16, 年=年 and 月=月三、审核公式定义目前，国内财务软件公司开发的报表系统都提供了数据审核功能，用户只要将报表上的勾稽关系用公式表达出来 ( 在会计电算化中称为审核公式 ) ，计算机就可以根据审核公式自动判断报表编制的正确性。审核公式应该在格式状态下输入。现以资产负债表为例，说明审核公式的设置问题。假定资产期末数的单元为 D39，负债及所有者权益期末合计数的单元为H39。在格式状态下单击“数据”菜单中的“编辑公式/ 审核公式”，系统弹出审核公式编辑窗口，如图7-15 所示。在公式编辑框中输入：“ D39=H39 MESS期末资产总计不等于期末负债及所有者权益总计 ! ”，点击确定按钮

12、即完成D39单元格审核公式定义。公式的含义是：报表 D39单元的数据必须等于 H39单元的数据，否则，在屏幕上显示“期末资产总计不等于期末负债及所有者权益总计”的提示信息。四、报表舍位平衡公式定义目前我国对外报表中的金额单位都是“元”。因此在上规模的单位，会计报表上的数据都比较大，阅读报表时就显得比较麻烦，故常常希望将报表中的数据金额单位由“元”改为“千元”或“万元”，以方便阅读。这时报表上原来的数据平衡关系就可能被破坏，因此需要重新进行调整，使之保持数据间的平衡关系。例如：原始报表数据平衡关系为 D5+E5=F5，在未转换之前，D5的值为 15237.23 ，E5的值为 1543.31 ，F

13、5的值为16780.54 ，此时该表页是符合平衡关系的。但在转换为“万元”表之后， D5的值变为 1.52 ，E5的值变为 0.15 ，F5的值变为1.68 ，这时原先的平衡关系被打破，即 1.52+0.15=1.67 1.68 。报表经舍位后，重新调整平衡关系的公式称为舍位平衡公式。其中，进行进位的操作叫做舍位，舍位后调整平衡关系的操作叫做平衡调整。当报表数据生成之后，应对报表进行审核，以检查报表各项数据勾稽关系的准确性。在报表处于格式设计状态时，调用“数据”菜单下的“编辑公式 / 舍位公式”功能进入到“舍位平衡公式”对话窗口，如图 7-16 所示。其中，舍位表名是舍位后报表的名称，和当前报

14、表文件名不能相同，存放地点默认在当前目录下；舍位范围，是指需要进行舍位的区域；舍位位数可输入 1-8 位，舍位位数为 1时，区域中的数据除以 10；舍位位数为2，区域中的数据除以 100，依此类推；平衡公式，是指舍位后有关项目间的平衡关系，按如下规则书写：倒顺序写，首写写最终运算结果，然后一步一步向前推；每个公式一行，各公式之间用逗号隔开，最后一条公式后不用写逗号；公式中只能使用“ +”或“ - ”符号，不能使用其他运算符号及函数；等号左边只能为一个单元( 不带页号和表名 ) ；一个单元只允许在等号右边出现一次。舍位平衡公式编辑完毕，检查无误后单击完成按钮，系统将保存此次舍位平衡公式的设置。按

15、“ ESC”键或选择取消将放弃此次操作。工资核算系统（次重要）1. 初始化设置（计算公式）二、日常工资变动数据的输入加班次数、水电费、奖金变动的基本工资、交通补贴、公积金等基本固定加班工资、应发工资、个人所得税、实发工资可以用计算公式根据其他工资项目算出来。注意：对于基本不变的数据，如基本工资等，第一次使用该系统时仍需要首次录入；对于能够使用计算公式计算的项目，需要在软件给定的公式设置模块中设定完毕方可使用，公式设置工作在初始化时进行一次即可。2. 变动数据的输入注意以下几个问题：（1）如果工资项目发生了改变，则需要重新定义工资运算公式。（2）定义工资项目和运算公式时要认真审核，杜绝因工资数据

16、资料计算错误而导致错误的核算结果。（3）要注意所定义公式的运算顺序，前一步骤的公式中不应包括需在后一步骤中获得数据的工资项目。（4）工资项目及项目运算公式定义修改后，要重新计算工资数据。常见问题的解决方案1、提示语法错误：光标闪烁的位置语法错误；错误的原因有可能是没有空格、或是语句错误。2、计算错误公式设置问题；或是公式设置的顺序错了；3、输入变动数据时无职员信息核算项目中职员的基本信息里的参与工资核算处选择职员类别。3. 工资费用分配三、工资费用分配管理部门（办公室、财务部等）人员工资额计入“管理费用”科目销售部门或机构人员工资计入“销售费用”科目生产部门管理人员工资计入“制造费用”科目车间

17、工人工资计入“生产成本”科目? 固定资产核算系统统（一般重要）? 913 固定资产核算业务处理流程? 固定资产的核算与管理主要包括两方面的内容：? 第一，固定资产卡片管理及固定资产的增减变动处理。? 固定资产的明细分类核算是通过设置固定资产卡片和固定资产登记簿进行的。? 发生增减变动时，首先要填制凭证，然后将凭证的内容登记到预先为每项固定资产设置的卡片中。要根据固定资产的增减变动凭证，登记各项固定资? 第二，固定资产折旧核算。?固定资产折旧是指固定资产由于磨损而转移到产品成本和费用中去的价值。它以折旧费的形式计入产品成本，通过销售从货款中收回。? 产的增减金额，月末结出余额。9.3 固定资产管

18、理系统的日常处理固定资产管理系统的日常处理主要是根据会计业务资料，利用固定资产管理系统完成：固定资产卡片复制、变动资料录入、月工作量录入、计提折旧、计提减值准备等工作。其中变动资料录入包括：固定资产增加、减少和其他变动。9.3.1 固定资产增加9.3.2 固定资产减少9.3.3 固定资产其他变动9.3.4 月工作量输入9.3.5 计提减值准备9.3.6 计提折旧? 9.3.1固定资产增加? 固定资产增加用于处理企业新增加的固定资产及附属设备的信息。固定资产增加方式一般有购入、接受投资、接受捐赠、融资租入、自建、盘盈和其他增加等方式。在固定资产增加时，应首先通过固定资产卡片录入新增固定资产，然后

19、再进行凭证处理。9.3.2 固定资产减少? 固定资产减少主要用于对固定资产的 “报废 ”、“出售 ”、“盘亏 ”等固定资产的减少业务进行处理。在固定资产变动资料窗口，单击工具条中 “减少 ”按钮或从变动菜单中选择“减少 ”功能，进入 “固定资产减少 ”录入窗口。可以看到其界面与固定资产增加界面几乎一致。9.3.5 计提减值准备? 固定资产发生损坏、技术陈旧或其他经济原因，导致其可收回金额低于其账面价值，就发生了固定资产减值。? 企业应当定期或者至少于每年年度终了，对各项固定资产逐项进行检查，确定固定资产减值准备。? 在固定资产处理窗口中，单击 “计提减值准备 ”功能，进入计提减值准备界面。9.3.6 计提折旧? 计提折旧功能能够实现自动计提固定资产本期折旧，并将折旧分别计入