某某酒店管理系统方案书

1、红火点酒店管理系统方案书杭州若轩科技有限公司杭州若轩科技有限公司前身是飞非工作室，成立于2005年，是一家以软件开发为主业的科技型企业。先后开发出了酒店管理系统、餐饮管理系统、棋牌管理系统、洗浴管理系统、综合分析系统、服务中间件等行业相关的产品。公司拥有专业的酒店管理知识，致力于以先进的技术、优质的服务和相对低廉的成本为酒店完美实现信息化构想。为国内中小型宾馆、酒店（包括连锁酒店）提供集成最新IT技术成果的信息化管理软件和服务，通过富有创意的设计，以及对每个细节的认真把握，力求帮助酒店轻松步入信息化时代，以更少的投入获得更大的收益。公司不仅拥有自主开发的具有竞争力的管理软件，而且也可专门为酒店

2、量身订做适合自己的管理软件。另外，公司提供IT咨询服务，可协助企业进行软件系统选型、实施和后期维护。公司网站：红火点酒店管理系统系统概述红火点酒店管理系统包含预定接待、帐务处理、客房中心、报表中心等功能模块，根据宾馆和酒店的特点设计，安装简单，操作简便，是一个完全适合宾馆和酒店的客房管理使用的软件系统。系统具有以下特点：1、 操作直观快速，多数业务在房态图上直接完成2、所有菜单、窗口，操作方式均为windows98/2000/xp/2003风格，用户容易上手3、操作日志详细，记录所有关键的电脑操作，确保客人信息的更改有据可查4、基于角色的权限管理体系，设置灵活，管理科学，确保系统安全可靠5、系

3、统支持MS Access, MySQL, SQL Server, Oracle等多种类型数据库，通过数据库的安全策略确保数据安全性和稳定性6、本系统有单机版，2至无限站点的网络版，能够满足各种用户的需要7、预留接口，能够方便接入IC卡门锁系统、程控电话计费系统等系统安装要求桌上型个人电脑、笔记本电脑均适用,原装机或兼容机均可；Microsoft Windows95/98/Me/NT+SP6/2000/XP/2003 操作系统；CPU主频赛扬 433 MHz以上，推荐使用英特尔“奔腾4”处理器；至少64M内存；至少20M可用硬盘空间；普通10M/100M自适应网卡（网络版要求）。一、系统初次使用

4、在系统安装完成后，初次使用时请以“admin用户，密码为空”登录。登录成功后请及时修改admin用户的密码，以避免系统被他人非法使用。为正常使用系统，应在登录之后设置以下信息：1、酒店房间设置在使用系统之前，除了要设置房类外，另一个重要的工作是设置酒店的房间。设置房类和客房，是初次登录系统时要做的第一件事。功能位置：系统管理房间设置。酒店房间设置有关的操作说明如下： 增加房间单击【添加房类】按钮在房间维护窗口中填写房间信息单击【确定】按钮保存即可。图1 房间设置窗口图1 房类维护窗口注意：增加房间时，如果房号连续，在房号栏可按“起始房号-截止房号”格式填写，这样能够一次录入多个房间。修改房间操

5、作方法一：双击要修改的房间记录在房间维护窗口中修改相关信息单击【确定】按钮保存即可。操作方法二：选择要修改的房间记录单击【修改房间】按钮在房间维护窗口中修改相关信息单击【确定】按钮保存即可。删除房间选择要删除的房间记录单击【删除房间】按钮系统提示“确定要删除房间”单击按钮确认即可。2、房态图设置是对实时房态图表现形式的一些设置，如房态图上房间的宽度、高度、颜色、字体等的设置。功能位置：系统管理房间设置（房态图设置TAB页）。操作说明：房态图设置中，大小、字体设置的改变在房态预览中能够实时展现；而各种房态的颜色可单击房态按钮（如）进行调整。改变设置后，请单击按钮保存设置，在下次登录时所做的修改生

6、效。图1 房态图设置修改房类操作方法一：双击要修改的房类记录在房类维护窗口中修改房类信息单击【确定】按钮保存即可。操作方法二：选择要修改的房类记录单击【修改房类】按钮在房类维护窗口中修改房类信息单击【确定】按钮保存即可。删除房类选择要删除的房类记录单击【删除房类】按钮系统提示“确定要删除房类”单击按钮确认即可。注意：如果房类记录已经与房间关联，修改或删除时需要特别慎重。3、计费设置在设置好房间后，设置计费设置，如图所示操作方法：【系统管理】【房间设置】【计费设置】计费设置4、添加用户设定角色后，就可以添加用户并为用户设置相应的角色。单击【添加用户】按钮在用户维护窗口填写用户名称，并为用户设置相

7、应的角色单击【确定】按钮保存即可。用户的缺省口令是“8888”。图2 用户维护窗口修改用户操作方法一：双击要修改的用户记录在用户维护窗口修改用户信息单击【确定】按钮保存即可。操作方法二：选择要修改的用户记录单击【修改用户】按钮在用户维护窗口修改用户信息单击【确定】按钮保存即可。删除用户选择要删除的用户记录单击【删除用户】按钮系统提示“确定要删除用户？”单击5、用户权限设置系统采用基于角色的用户权限管理体系。系统管理员只需为用户设置相应的角色，而不必为每一个用户设置一项项菜单权限和功能权限。这样，用户权限管理相对来说较为简便。图1 用户权限设置窗口添加角色单击【添加角色】按钮在角色维护窗口中填写

8、角色名称单击【确定】按钮保存即可。修改角色双击要修改的角色记录在角色维护窗口中修改角色名称单击【确定】按钮保存即可。删除角色选择要删除的角色记录单击【删除焦色】按钮系统提示“确定要删除角色？”单击按钮确认即可。注意：如果角色已经与用户关联，删除角色后用户将失去该角色拥有的权限。为角色赋权限可以为角色设置菜单权限和功能权限。选定角色后，系统自动列出该角色拥有的权限情况。如果用户拥有某项菜单权限（功能权限），则该项菜单权限（功能权限）前的图标为，否则图标为。单击图标可进行状态切换。设定权限后，请及时单击【保存设置】按钮保存所作的修改。按钮保存确认即可。二、实时房态图在用户登录后，系统自动打开实时房

9、态图界面，如图1所示。图1 实时房态图实时房态图是整个系统的核心，几乎所有的日常操作功能都可以在房态图上实现。房态图可以灵活设置，用户不仅可以自行设置房态图元大小、颜色，字体大小、位置，每一行的房间数，也可以自行替换各种子房态的图标。房态图的所有操作都包含在相应的菜单栏中，一些最常见的操作也体现在工具栏中。在实时房态图中，选定一个房间后，系统支持右键弹出菜单和双击操作。右键弹出菜单列出该房间所有可以操作的选项，双击操作执行的是该房间当前房态下的缺省操作。如果是空房，双击操作执行的是客人登记功能；如果该房已有客人入住，双击操作执行的是修改登记的功能；如果是空脏房，双击操作执行的则是置空净房的功能

10、。在房态图上将鼠标移到某个房间时，如果该房有人入住、预定，系统会在提示框中列出客人信息，如果该房为维修房，则提示框中显示维修信息。在房态图的最左边，列出各种主房态和子房态的统计信息。其中，可以执行三种操作：1）单击主房态的颜色框过滤：在实时房态图中将只列出该房态的房间；2）在当前房号输入框中输入房号：系统自动执行该房间的缺省操作,如果是空房，则弹出客人登记窗口；如果是住房，则弹出客人信息修改窗口；3）单击刷新房态图按钮：系统刷新房态图，如果有预定到期，则提示用户是否要进行处理。左边栏中的提醒TAB页显示当天生日的宾客列表。如果列表中的宾客正在酒店入住，则该每行数据的图标显示为否则显示为。当鼠标

11、移动到宾客列表上，会自动显示提示框，其中列出该宾客的详细联系信息。宾客列表的数据可以导出为Excel文件。最下方是状态栏，列出当前登录用户的信息。 1、帐号的概念帐号是客人入住或预定时系统自动产生的号码，便于酒店对客人帐务的管理操作。帐号包含日期和时间信息，格式如：。对于团队预定或入住的情况，系统将只产生一个帐号，该团队的所有房间都将使用该帐号。如果客人要拆分帐单，系统会自动为拆分后的房间生成一个新的帐号。2、系统登录系统启动后，首先弹出员工登录窗口，只有正确输入登录名和密码，才允许使用系统。在第一次使用系统时，请用登录名admin，密码为空登录系统。成功进入系统后，请设置好房类和房间信息，这

12、样就可以正常使用系统了。同时，强烈建议马上修改密码，以防系统被不法人员盗用。3、修改密码单击系统菜单栏单击修改密码菜单项出现修改密码窗口。只要旧密码输入正确，并且确认密码与新密码一致，则单击【确定】按钮后将提示密码修改成功。4、自动备份设置在登录系统后，单击系统菜单栏选择数据备份/恢复菜单项出现自动备份设置窗口 。选中启用自动备份核选框，然后设置备份策略，保存设置后自动备份就开始运行。每到设定的备份时间，系统将自动备份数据到指定目录。图1 自动备份设置5、手动备份/恢复除了自动备份，用户也可以手动备份数据。指定备份文件后，单击【备份】按钮即可将系统数据备份出来。数据恢复只有admin用户才能操

13、作。恢复时先选择已备份的数据文件，然后单击【恢复】按钮即可完成操作6、数据字典设置数据字典设置证件类型、支付方式等基础数据，确保系统运行所需的基本信息。功能位置：系统管理数据字典管理。操作说明：设置数据字典时，应先选择类型，然后维护该类型的各个数据字典项目。 注意：数据字典的各种类型编码一旦设置好后不要轻易改动，以免系统运行异常。 7、打折权限设置设置各操作员工的打折权限图 折权限设置三、前台预定1、给客人预定单间房操作方法一：在实时房态图上选择需要预定给客人的房间从右击弹出菜单中选择客人预定进入客人预定窗口，如图1所示。图1 客人预定窗口只要输入订房客人的姓名、客人预定的抵店日期等信息并保存

14、，即可完成预定操作。此时在房态图上可看到该房间的左下角出现预定标识，表明该房间已被人预定。操作方法二：在实时房态图上选择需要预定给客人的房间单击菜单栏上的预定接待选择客人预定菜单项进入客人预定窗口输入客人信息后保存即可。 操作方法三：在实时房态图上选择需要预定给客人的房间单击工具栏上的按钮进入客人预定窗口输入客人信息后保存即可。 取消预定的房间在实时房态图上，双击需要取消预定的房间，出现此预定房间的详细信息窗口。单击【预定取消】按钮，出现提示时单击【确定】按钮确认即可取消预定的客房。另外，如果客人预定后没有在指定时间内入住，那么在刷新房态图时，系统会提示是否对这些已过期的预定进行处理。如果单击

15、确定，可集中处理这些过期的预定。2、预定房间后换房操作方法一：在实时房态图上选择需换房的房间按住鼠标左键不放，并拖动如果经过的房间允许换房，光标会变为一小人将小人拖放至需要换入的房间松开左键出现换房操作窗口（如图1所示）填写相关信息后，单击【确定】按钮确定即可。图1 换房操作窗口操作方法二：在实时房态图上右击需要换房的房间出现右键菜单选择更换房间菜单项出现换房操作窗口（如图1所示）填写相关信息后，单击【确定】按钮确定即可。操作方法三：在实时房态图上选择已预定的房间单击预定接待菜单栏出现下拉菜单选择更换房间菜单项出现换房操作窗口（如图1所示）填写相关信息后，单击【确定】按钮确定即可。如果一个房间

16、既有预定又有客人在住，或者一个房间有两个或两个以上预定记录，则不能采用操作方式一进行换房，而只能采用操作方法二、三。3、给客人一次预定多间客房操作方法一：在实时房态图上右击需要预定给客人的其中一间客房出现右键菜单，选择客人预定菜单项 出现客人预定窗口（如图1所示）输入客人的信息后，在可选房间列表中双击需要同时预定的其他房间则这些房间会进入到已选房间列表中。这样，单击【保存】按钮后即可完成多个房间的预定。在保存退出之前，如果要去掉已选房间，只需在已选房间列表中双击该房间记录。这样，该客房又会回到可选房间列表中。 注意：主房间是不能被删除图1客人预定窗口添加房间的另一种方式：先按住Ctrl键然后在

17、可选房间列表中单击鼠标依次选择所有要预定的房间然后放开Ctrl键，并单击按钮则所有选中的房间会进入到已选房间列表中。采用同样地操作，用户也可将已选房间列表中不需要的房间一次取消。操作方法二：选择客人要预定的其中一个房间单击菜单栏上的预定接待出现下拉菜单选择客人预定菜单项出现客人预定窗口（如图1所示）输入客人的信息后，在可选房间中双击需要同时预定的其他房间确定保存后即可完成操作。注意：可选房间列表与抵店日期和离店日期有关，因此如果修改了这两个时间，建议单击按钮刷新可选房间列表，否则在选房时可能会存在日期冲突。 4、客人预定房间后需增减房间酒店客人有时在预定客房后，因一些特殊原因需要增加或退掉其中

18、的一些房间。对于这种情况，可以这样操作：首先，双击客人事先已预定的房间，进入客人预定窗口，然后采用上面的操作方法方便的增加或取消预定的房间。四、前台接待1、客人直接来酒店入住开房操作方法一：在实时房态图上双击准备开给客人入住的房间进入客人登记窗口（如图1所示）正确填写客人的详细信息单击【保存】按钮保存即可。此时，在实时房态图上，该房间显示为住房状态：。输入客人信息时，注意以下几点：1）在客人登记时，首先要选择入住类型，入住类型与房价的折扣有关。如果入住类型选择的是协议房，则将弹出查询协议单位窗口，选定协议单位后，系统自动按协议价设定房价。查找协议单位有两种方式：a）按协议号查找；2）按单位名称

19、查找。如果按协议号查找，系统将采用精确匹配方式；如果按单位名称查找，系统将采用模糊匹配。如果入住类型选择的是贵宾卡房，则将弹出查找会员窗口，在选定会员后，系统自动按会员折扣价设定房价。查找会员有两种方式，既可输入贵宾卡号，也可输入姓名。如果按贵宾卡号查找，系统将采用精确匹配方式；如果按姓名查找，系统将采用模糊匹配。2）输入证件号或住客姓名后切换到下一个输入框时，如果系统能够从历史住客中找到匹配的信息（其中证件号采用精确匹配，姓名采用模糊匹配），则弹出查找宾客窗口，由用户确定入住宾客是否就是历史住客。如果是，则直接从历史住客中调出相关信息。如果确定系统存在入住宾客的信息，也可直接单击住客姓名编辑

20、框旁边的按钮，调出查找宾客窗口直接查询。3）如果本系统与公安旅客登记系统已经实现了接口，则可以单击【获取数据】按钮，从公安旅客登记系统获取要入住的宾客信息。4）输入入住天数后，系统能够自动计算预定离店日期，缺省的离店时间为12:00。如果是半天房或钟点房，用户应该根据实际情况调整预定离店时间。5）输入折扣后，系统能够自动计算实际房价；同样，如果用户修改了实际房价，系统也能自动计算折扣。6）押金别忘了输入。如果没有输入押金，在保存时系统会提醒用户是否要收取押金。7）如果保存时打印开单信息核选框选中，则在保存的同时自动打印旅客登记单。注意1：在实时房态图上，如果将鼠标移至住房房态的房间时，会在提示

21、框中显示住客的信息资料，如姓名、房价、抵店日期和离店日期、地址等。 图1客人登记窗口操作方法二：在房态图上右击准备开给客人入住的房间从弹出菜单中选择客人登记进入客人登记窗口（如图1所示）正确填写客人的详细信息单击【保存】按钮保存即可。 操作方法三：在房态图上单击选择需要开给客人的房间单击菜单栏上的预定接待选择客人登记菜单进入客人登记窗口（如图41所示）正确填写客人的详细信息单击【保存】按钮保存即可。操作方法四：在房态图上单击选择需要开给客人的房间 单击工具栏上的按钮进入客人登记窗口（如图1所示）正确填写客人的详细信息单击【保存】按钮保存即可。注意2：只有在系统管理系统参数设置中选中了是否支持与

22、公安系统的接口核选框，客人登记窗口才会显示【获取数据】按钮。给客人房间设置保密根据客人的要求，可将客房设置为保密房。具体操作如下：双击客人要求保密的房间出现登记信息修改窗口单击是否保密右边的小框中，使其选中：单击【保存】按钮保存即可。此时房态图上该客房的右上角显示了保密标志，如：。 给客人开钟点房钟点房一般是指客人只入住几个小时的房间。开钟点房的具体操作如下：双击准备开给客人的房间进入客人登记窗口输入客人的详细信息（注意：入住类别须选择钟点房，并且预定离店时间请正确填写）单击【保存】按钮保存即可。此时房态图上该客房左上角显示了钟点房标识，如：。给客人开半天房半天房也称午休房，一般客人只在中午前

23、后入住半天左右时间。开半天房的具体操作如下：在房态图上双击准备开给客人的房间进入客人登记窗口输入客人的详细信息（注意：入住类别须选择半天房，同时客人的预定离店时间请正确填写）单击【保存】按钮保存即可。此时房态图上该客房的左上角显示半天方标识，如：。团队直接来酒店入住操作方法一：在实时房态图上双击需要开给客人的其中一间客房在客人登记窗口中输入客人的信息（注意：入住类别须选择团队房）然后在可选房间列表中选择需要同时登记的其他房间单击【保存】按钮保存即可。此时，房态图上所开的客房左上角显示团队标识，如：。从可选房间列表中选择要同时登记的房间有以下几种操作方法：双击要选择的房间； 选中房间，然后点击按

24、钮； 先按住Ctrl键，然后单击鼠标逐一选择要一起入住的房间，选择完毕后再放开Ctrl键，并单击按钮，则所有选中的房间都将出现在已选房间列表中； 如果要一起入住的是连续的房间，可单击鼠标选择起始房间，然后按住Shift键，并单击鼠标选择截止房间，这样在起始房间和截止房间之间的所有房间都将被选中。此时放开Shift键，并单击按钮，则所有选中的房间都将出现在已选房间列表中。 如果要取消选中的房间，可以进行类似的操作。操作方法二：在实时房态图上选择客人要入住的其中一个房间单击菜单栏上的预定接待选择客人登记菜单项在客人登记窗口中输入客人的信息（注意：入住类别须选择团队房）在可选房间列表中选择需要同时登

25、记的其他房间单击【保存】按钮保存即可。注意：入住天数缺省为一天，如果修改了入住天数，请单击按钮刷新可选房间列表，以避免选房时存在日期冲突的情况。 给客人同时开几间房同“团队直接来酒店入住”，只是填写客人信息时，入住类别须选择散客房。客人预定房间后，来酒店入住操作方式一：在实时房态图上双击客人预定的房间在客人预定窗口中补充客人的一些更详细信息，如证件、证件号码等，并收取押金然后单击【预定入住】按钮出现提示“确定预定入住吗？”后确定即可。如果用户忘记了输入押金，系统会提示用户输入押金。如果该客人同时预定了其他房间，则在客人入住时将一起改为住房。操作方式二：在实时房态图上右击客人预定的房间出现弹出菜

26、单选择客人登记菜单项在系统提示是否以该预定客人登记时单击按钮确定在客人预定窗口中补充客人的一些更详细信息，如证件、证件号码等，并收取押金然后单击【预定入住】按钮出现提示“确定预定入住吗？”后确定即可。给客人换房其操作方法同“预定房间后换房”，在此不再细述。给客人续住（预收押金）操作方法一：在实时房态图上双击需要续住的房间进入登记信息修改窗口单击【预收押金】按钮出现预收押金窗口（如图1所示）填写续住天数以及相应的押金单击【确定】按钮保存即可。（如果打印押金单核选框选中，则在保存押金信息的同时自动打印押金单。）图1 续住处理操作方法二：在实时房态图上右击需要续住的房间出现右键弹出菜单选择预收押金菜

27、单项出现预收押金窗口填写续住天数以及相应的押金单击【确定】按钮保存即可。操作方法三：在实时房态图上右击需要续住的房间单击菜单栏上的预定接待选择预收押金菜单项出现预收押金窗口填写续住天数以及相应的押金单击【确定】按钮保存即可。消费入单操作方法：在实时房态图上选择需要进行登记消费项目的客房，单击右键选择消费入单菜单项进入客人消费登记窗口选择要添加的消费项，输入消费数量然后单击【添加】按钮，则该项消费就出现在该客人的消费清单中。图1 消费入单添加消费项的几种方式：1）输入拼音简码或编码，直到找到该消费项，然后输入消费数量，再单击【添加】按钮即可。如果该消费的单价为0，则会弹出窗口，让用户输入单价，如

28、图2所示。2）先输入消费数量，然后双击消费项，则该项消费就会出现在该用户消费清单中。图2 消费入单-输入消费单价消费转单在消费清单中选择需要转单的消费项单击【消费转单】按钮出现消费转单窗口选择要转入的客房，单击【确定】按钮确认即可。图3 消费转单消费退单在消费清单中选择需要退单的消费项目单击【消费退单】按钮出现消费退单窗口填写退单数量，退单理由，单击【确定】按钮确认即可。图4 消费退单帐务处理合并帐单合并帐单是指将当前房间客人的帐单并入其他房间客人的账单上，以便一起结帐。操作方法一：在实时房态图上右击需要合并帐单的房间从弹出菜单中选择合并帐单菜单项进入合并帐单窗口（如下图1所示）选中需要并入帐

29、单的房间单击【确定】按钮确定即可。此时，合并了帐单的两个房间在实时房态图上的标识是：和。图1 合并帐单窗口操作方法二：在实时房态图上选择需要合并帐单的房间单击菜单栏上的帐务处理选择合并帐单菜单进入合并帐单窗口（如图1所示）选中需要并入帐单的房间单击【确定】按钮确定即可。拆分帐单拆分帐单的概念同合并帐单的概念正好相反，它是将当前客房的帐单从联单中拆分出来，以便单独结帐。操作方法一：在实时房态图上右击需要拆分帐单的房间从弹出菜单中选择拆分帐单菜单项系统提示“确定将XX房间客人XX的帐单拆分以便单独结帐？”单击【确定】按钮确定即可。操作方法二：在实时房态图上选择需要拆分帐单的房间单击菜单栏上的帐务处

30、理选择拆分帐单菜单系统提示“确定将XX房间客人XX的帐单拆分以便单独结帐？”单击【确定】按钮确定即可。散客结帐结帐是前台帐务操作的核心，也是客房管理中的一个最重要的环节。散客结帐可以按以下几种方式操作：操作方法一：在实时房态图上双击要结帐退房的房间出现修改登记信息窗口单击【结帐退房】按钮出现结帐退房窗口（如图1所示）检查客人各项费用是否正确，如果不正确，可双击帐务信息记录进行修改；如果有消费项未入帐，可单击【消费入帐】按钮进行添加在消费金额确认无误后，打印结帐单，并收取客人应付金额（或退回多收的押金）然后单击【结帐】按钮，系统完成结帐并退出。此时，在实时房态图上该房间已变为脏房，如：。图1 客

31、人结帐窗口操作方法二：在实时房态图上右击要结帐退房的房间在弹出菜单中选择结帐退房菜单项出现结帐退房窗口（如图1所示）用户检查客人各项费用是否正确，如果不正确，双击帐务信息记录进行修改收取客人应付金额（或退回多收的押金）单击【结帐】按钮完成结帐并退出。操作方法三：在实时房态图上选择要结帐退房的房间单击结帐处理菜单栏选择结帐退房菜单项出现结帐退房窗口（如图1所示）用户检查客人各项费用是否正确，如果不正确，双击帐务信息记录进行修改收取客人应付金额（或退回多收的押金）单击【结帐】按钮完成结帐并退出。操作方法四：在实时房态图上选择要结帐退房的房间单击工具栏中的按钮出现结帐退房窗口（如图5.3所示）用户检

32、查客人各项费用是否正确，如果不正确，双击帐务信息记录进行修改收取客人应付金额（或退回多收的押金）单击【结帐】按钮完成结帐并退出。联合结帐客人结帐时，如果不能用一种支付方式结清帐单，可采用联合结帐方式结帐。具体操作如下：在客人结帐主界面单击【联合结帐】按钮出现联合结帐窗口（如图2所示）填写各种支付方式所付金额，单击【确定】按钮保存即可。图2 联合结帐转帐客人也可选择转帐方式结帐。只要单击【转帐】按钮，然后在弹出窗口中选择要转入的住客，确认后即可转帐成功。转帐后，客人所住房间直接退房，而帐单由其他住客一起结清。开多间房客人结帐开多间房客人一起结帐的操作方法散客结帐相同。但需要注意的是，有时候客人开

33、了多间房是由一个客人买单，但并不一定客人所开的几间房在同一时间退房，此时用户需根据实际情况对客人的帐务进行合并帐单、拆分帐单操作。如客人需将所开的几间客房同时结帐，用户可任意选择其中一间房，然后打开结帐退房窗口进行结帐处理。团队结帐团队结帐的操作方法同“开多间房客人结帐”。挂帐处理如果酒店与协议单位签订协议时，允许该单位的客人在酒店挂帐，则该单位客人离店结帐时，系统允许采用签单挂帐方式进行结帐，如下图所示。图1 签单挂帐挂帐单位在酒店挂帐后，酒店财务方一般会定期去挂帐单位收取挂帐金额，财务将挂帐金额收回后，必须在系统中做好挂帐单位的结帐工作。具体操作方式如下：单击客户关系菜单栏选择挂帐单结算菜

34、单项出现挂帐单结算窗口。用户可找到要结帐的挂帐单后双击挂帐单位，然后在弹出的挂帐单位结算窗口结算金额输入金额，选择支付方式结算即可。图2 挂帐单结帐交班管理交接班是处于当班状态的操作员向当前不是当班状态的操作员办理交接的过程。交接内容有两个方面：一是移交资金情况，包括上交营业款、下放备用金、交下班金额等等。二是移交当班权限。交接完成之后，交班操作员失去当班状态，不能再办理前台相关业务，接班操作员获得当班状态，可以办理前台业务。图1 交班管理新版交班管理图2新版交班管理合计收入：指本班全部收入总数挂帐回款：指挂帐结算金额上班结余：指当班用户接上班的结帐金额拉客提成：指给介绍人的提成本班营业额：指

35、当班收入的营业额信用卡预授权：信息卡未结算金额上交金额：指当班用户交财务的金额数下放备用金：指财务拨入总台的备用金（一般如果客人的押金和结帐款都上交财务时才会用到）交接金额 = 上班结余 + 结帐总额 + 押金总额 - 上缴营业额 + 下放备用金人事管理 管理酒店各部门人员的人事档案信息资料。工资管理编辑理酒店各部门人员工资设置短信平台直接给会员客户发送短信系统初始化在系统从试用阶段转为实际使用的时候，如果要清空数据库中的业务数据，可以使用系统初始化功能。功能位置：系统管理系统参数设置。操作说明：只有“admin”才有系统初始化操作的权限。如果“admin”用户登录，在系统参数设置窗口中将显示

36、【初始化】按钮，如下图所示。单击该按钮，将出现系统初始化窗口（如图2所示），选择要初始化的项目，单击【确定】按钮即可清空选中的项目。还可以按时间来清除（如图3示）图1 系统参数图2 系统初始化图3系统初始化1操作日志查询系统记录用户的所有重要操作，操作日志是了解系统数据变动的重要手段。 功能位置：系统管理操作日志。操作说明：指定起止日期，并选择日志类型，单击【查询】按钮，系统将列出所有符合条件的日志记录。 版权版权信息单击帮助信息菜单栏的版权信息菜单项，系统会显示版权信息窗口。从中用户可以了解到系统的版本号，用户得到授权的注册码，系统允许使用时间，以及与作者的联系方式等信息。 系统注册在系统使

37、用到期后，需要重新注册才能继续使用。在注册之前，请先通过MSN,QQ或E-Mail将特征码发送给作者。作者根据用户申请使用期限发给用户相应的注册码。用户用该注册码注册成功后，就可以正常使用系统了。功能位置：系统系统注册。注册步骤：在登录系统后，通过“系统系统注册”菜单可进行系统注册。如果系统注册菜单项不可用（如果注册未到期，系统注册菜单项是不可用的），则可通过下列步骤进行注册：系统注册之前如果系统已运行，请关闭系统 运行系统，在出现员工登录窗口后，单击【取消】按钮 单击系统菜单栏单击系统注册菜单项在系统注册窗口中填写注册码完成注册。 客户关系协议单位管理单协议单位管理中添加、修改和删除协议单位

38、，或者为协议单位设置协议房价。功能位置：客户中心协议单位管理。协议单位管理相关的操作说明如下：添加协议单位：单击【增加】按钮在协议单位维护窗口中填写相关信息单击【确定】按钮保存即可。修改协议单位：操作方法一：双击要修改的协议单位记录在协议单位维护窗口中修改相关信息单击【确定】按钮保存即可。操作方法二：选择要修改的协议单位记录单击【修改】按钮在协议单位维护窗口中修改相关信息单击【确定】按钮保存即可。如果要挂帐在选中可否挂帐删除协议单位：选择要删除的协议单位记录单击【删除】按钮系统提示“确定要删除选中的记录？”单击【确定】按钮即可。查找协议单位：单击【查找】按钮在查找协议单位窗口中输入查询条件单击

39、【查找】按钮系统定位到符合条件的第一条记录。按【F3】按钮，可查找符合条件的下一条记录。注意：查询条件中，所有条件项都支持模糊查询。为协议单位设置协议房价：操作方法：选择要设置协议房价的协议单位双击要设定协议房价的房类记录在协议房价设置窗口中设置协议房价单击【确定】按钮保存即可。历史住客查询系统提供历史住客查询功能，可根据姓名、证件号码或联系电话查询入住过酒店的住客信息。功能位置：客房中心住客信息管理，并选择历史住客查询TAB页。操作说明：在查询项中如果输入的是姓名，系统将采用模糊匹配方式查询；如果输入的是证件号码或电话号码，将按精确匹配方式查询。查询出住客信息后，双击入住记录，将在弹出窗口中

40、列出该入住记录对应的详细消费清单。历史/未来房态系统提供历史/未来房态查询功能，能够以图形方式直观展示某一月份的客房入住情况，以及当前时间以后的客房预定情况，为酒店的经营管理提供一个有用的工具。会员管理会员是指持有贵宾卡的宾客，在酒店入住或消费时享有特殊的折扣优惠。系统支持对会员进行分类，不同类型的会员享有不同的折扣，并可决定是否启用积分管理。在进行会员管理之前，需要对会员类型先进行维护。功能位置：客房中心住客信息管理，并选择会员管理TAB页。操作说明：一、会员类型管理在维护会员类型时需注意：1）如果折扣适用范围选中了房费及商品，则属于该类型的会员在房费以外的其他消费也都享有折扣。2）如果会员

41、类型启用了会员积分，在属于该类型的会员在酒店中消费时将自动计算积分。 3）如果会员类型设置了有效期，则在添加该类型的会员时，缺省将有有效期限，超过该有效期限，会员享有的优惠失效。二、添加会员在设置好会员类型后，即可添加会员了。添加会员分两种情况：1）如果宾客已经入住过酒店，则可在历史住客查询中查找出该宾客，然后单击右键，从右键菜单中选择加入会员。在弹出添加会员窗口后，补充完整会员信息，然后单击【确认】按钮保存，该历史住客将自动添加到会员列表中。2）如果宾客是第一次入住酒店，则直接点击【添加】按钮，在弹出添加会员窗口后，填写完整会员信息，然后点击【确认】按钮保存，该宾客将自动添加到会员列表中。三

42、、修改会员修改会员也有两种操作：1）选中要修改的会员记录，然后单击【修改】按钮，在弹出窗口中修改完信息保存即可。2）双击要修改的会员记录，直接在弹出窗口中修改完信息保存即可。四、删除会员双击要修改的会员记录，然后单击【删除】按钮，在弹出系统确认信息后进行确认，这样即可删除会员信息。注意：在会员管理中删除会员后，相应的历史住客信息并不会删除。客吧管理功能概述客吧管理是一个简易的单仓库存管理，包含商品设置、进货、销售、盘点，以及查询统计等功能。要使用本模块，必须保证“主菜单系统管理系统参数设置”中，已经启用了客吧管理模块。开启客吧管理后，消费入单和非住客帐中的客吧商品会显示当前库存数量。如果当前库

43、存数量小于预警值，则以红字标出。在添加客吧的消费项目时，如果消费后的库存量小于预警值，系统会弹出警告提示。商品设置本功能用于维护客吧的各种商品，设置单价和预警值。如果商品销售后当前库存的数量小于预警值，系统将给予报警提示。菜单路径：客吧管理商品设置。操作说明：单击【添加】按钮，可添加新的商品；选中商品记录，可修改商品名称、单价以及预警值等信息；也可单击【删除】按钮删除选中的商品记录。在添加商品时，商品编码不用填写，在保存记录时系统会自动为新增的商品分配编码。商品进货当商品数据小于预警值时，应该及时进货补充商品，并在系统中记录进货信息。菜单路径：客吧管理商品进货。操作说明：记录进货信息时，先单击

44、【添加】按钮新增进货记录，然后在新增的记录中选择商品名称，并填写进货数据、进货价格等信息。添加完毕后，单击【保存】按钮将添加的进货信息保存到数据库。其中，进货数量必须是正值。进货价格并不影响交接班时交接的金额，只是在统计成本时有用。商品报损记录商品报损情况。商品报损会反映在商品变动报表中，并影响系统的当前库存。菜单路径：客吧管理商品报损。操作说明：记录报损信息时，先单击【添加】按钮新增报损记录，然后在新增的记录中选择商品名称，并填写报损数量等信息。添加完毕后，单击【保存】按钮将添加的报损信息保存到数据库。其中，报损数量必须是正值。商品消耗对于系统外的商品消耗情况，应该也及时记录到系统，以便正确

45、反映当前库存情况。菜单路径：客吧管理商品消耗。操作说明：记录商品消耗信息时，先单击【添加】按钮新增商品消耗记录，然后在新增的记录中选择商品名称，并填写消耗数量等信息。添加完毕后，单击【保存】按钮将添加的商品消耗信息保存到数据库。其中，消耗数量必须是正值。库存盘点对库存商品的实际数量进行清查、清点,掌握货物的流动情况(入库、在库、出库的流动状况),对仓库现有物品的实际数量与保管账上记录的数量相核对,以便准确地掌握库存数量。菜单路径：客吧管理库存盘点。操作说明：当系统记录的库存数据与实际数量不一致时，应及时进行盘点。记录盘点信息时，先单击【添加】按钮新增盘点记录，然后在新增的记录中选择商品名称，并

46、填写盘差数量等信息。添加完毕后，单击【保存】按钮将添加的盘点信息保存到数据库。其中，盘差数量如果是正值，表示盘盈；如果盘差数据为负值，表示盘亏。最新库存明细最新库存明细列出客吧中各种商品的当前库存情况，以及的商品的最后一次进货时间和销售时间等。如果过滤条件选择“当前库存小于预警值”，则只列出那些库存数小于预警值的库存明细信息。菜单路径：客吧管理最新库存明细。操作说明：缺省情况下，最新库存明细列出所有商品的库存情况。如果过滤条件选择“当前库存小于预警值”，则只列出那些库存数小于预警值的库存明细信息。库存明细库存变动情况能够根据时间范围、商品名称、操作类型等列出各种商品的库存变动情况，便于酒店管理

47、人员了解商品销售情况。 菜单路径：客吧理物料变动明细。操作说明：可过滤选择时间段、操作员及物料名称等查询某种物料的库存变动情况，也可查询某种操作（如进货）的历史情况，也可查询某个操作员的库存操作信息。物料变动汇总库存变动情况能够根据时间范围、商品名称、操作类型等列出各种商品的库存变动情况，便于酒店管理人员了解商品销售情况。 菜单路径：客吧理物料变动汇总。操作说明：汇总库存变动明细表里的物料变动情况仓库管理功能概述仓库存管理，包含物料设置、供货单位管理、领料部门管理、入库管理、出库管理、物料报损、物料库存盘点、最新物料库存、最新变动明细、最新变动汇总。物料设置本功能用于仓库中的各种库存商品，设置

48、单价和预警值。如果当前库存的数量小于预警值，系统将给予报警提示。菜单路径：仓库管理物料设置。操作说明：单击【增加】按钮，可添加新的商品；选中商品记录，可修改商品名称、单价以及预警值等信息；也可单击【删除】按钮删除选中的商品记录。在添加商品时，商品编码不用填写，在保存记录时系统会自动为新增的商品分配编码。供货单位管理是记录酒店采购商品的单位管理菜单路径：仓库管理供货单位管理。操作说明：单击【增加】按钮增加供货单位编码及单位名称，选中单位记录，可修改供货商名称、等信息；也可单击【删除】按钮删除选中的供货商记录。结算供货单位的帐目。领料部门管理记录酒店到仓库领料的部门，选中应记录，可修改领料的部门信

49、息；菜单路径：仓库管理领料部门管理。操作说明：单击【增加】按钮增加领料部门编码及单位名称，选中单位记录，也可单击【删除】按钮删除选中的领料的部门记录，还可以查询该部门领料记录，是否停用等入库管理当库存数据小于预警值时，应该及时进货补充库存，并在系统中记录进货信息。菜单路径：仓库管理入库管理。操作说明：记录入货信息时，先输入要入库的物料名称单击【添加】并填写进货数据、进货价格、入库单据、供货单位等信息。添加完毕后，单击【保存】按钮将添加的进货信息保存到数据库。其中，进货数量必须是正值。进货价格并不影响交接班时交接的金额，只是在统计成本时有用。出库管理菜单路径：仓库管理入库管理。操作说明：记录出货

50、信息时，先输入要入库的物料名称单击【添加】并填写出货数量。添加完毕后，单击【保存】按钮将添加的进货信息保存到数据库。其中，出货数量必须是正值。物料报损记录物料报损情况。物料报损会反映在商品变动报表中，并影响系统的当前库存。菜单路径：仓库管理物料报损。操作说明：记录报损信息时，先单击【添加】按钮新增报损记录，然后在新增的记录中选择物料名称，并填写报损数量等信息。添加完毕后，单击【保存】按钮将添加的报损信息保存到数据库。其中，报损数量必须是正值。物料库存盘点对库存物料的实际数量进行清查、清点,掌握货物的流动情况(入库、在库、出库的流动状况),对仓库现有物品的实际数量与保管账上记录的数量相核对,以便

51、准确地掌握库存数量。菜单路径：仓库管理物料库存盘点。操作说明：当系统记录的库存数据与实际数量不一致时，应及时进行盘点。记录盘点信息时，先单击【添加】按钮新增盘点记录，然后在新增的记录中选择物料名称，并填写盘差数量等信息。添加完毕后，单击【保存】按钮将添加的盘点信息保存到数据库。其中，盘差数量如果是正值，表示盘盈；如果盘差数据为负值，表示盘亏。最新物料库存最新物料库存列出仓库中各种物料的当前库存情况，以及的物料的最后一次进货时间和最后一次出货时间等。如果过滤条件选择“当前库存小于预警值”，则只列出那些库存数小于预警值的库存信息。菜单路径：客吧管理最新物料库存。操作说明：缺省情况下，最新库存明细列

52、出所有商品的库存情况。如果过滤条件选择“当前库存小于预警值”，则只列出那些库存数小于预警值的库存明细信息。物料变动明细库存变动情况能够根据时间范围、商品名称、操作类型等列出各种物料的库存变动情况，便于酒店管理人员了解商品销售情况。 菜单路径：仓库管理物料变动明细。操作说明：可过滤选择时间段、操作员及物料名称等查询某种物料的库存变动情况，也可查询某种操作（如进货）的历史情况，也可查询某个操作员的库存操作信息。物料变动汇总库存变动情况能够根据时间范围、商品名称、操作类型等列出各种物料的库存变动情况，便于酒店管理人员了解商品销售情况。 菜单路径：仓库管理物料变动汇总。操作说明：汇总物料变动明细表里的

53、物料变动情况维修记录查询可查询指定时间段内的酒店客房维修情况，便于酒店经营管理。功能位置：客房中心维修记录查询。操作说明：输入起止日期，系统会列出该时间段内的客房维修情况，并提供数据导出功能。入住率统计系统提供入住率统计功能，能够统计某一月份的入住率或入住房间数的变化，为酒店的经营管理提供有力帮助。报表路径：客房中心入住率统计。操作说明：选择统计年月，并且分析项选择，单击【开始统计】按钮，则能显示所选月份的入住率直方图。如果分析项选择，则显示入住房间数的直方图。单击（或）上翻（或下翻）一个月。历史/未来房态系统提供历史/未来房态查询功能，能够以图形方式直观展示某一月份的客房入住情况，以及当前时

54、间以后的客房预定情况，为酒店的经营管理提供一个有用的工具。报表路径：客房中心历史/未来房态。操作说明：选择统计年月，然后单击【获取数据】按钮，系统显示所选月份的客房入住详细情况或客房预定情况。单击（或）可上翻（或下翻）一个月。报表中心收退款明细表系统记录酒店每一笔收支账目，通过收退款明细表，用户可以很清楚的知晓酒店的收支情况。这里收入主要是客人登记和续住时的押金收入，以及结帐时收取的费用；而支出主要指客人退房时退回的多余的押金。报表路径：报表中心收退款明细表。操作说明：输入起止日期，以及支付方式和入住类别或按班次如图（），然后单击【查询】按钮，系统会列出符合条件的所有收支记录。双击选中的记录，则会在弹出窗口中显示该条收支记录的详细信息。注意：如果设置为管理连锁店模式，则可以选择查看分店的收退款明细表