文件管理员培训教程

1、文件管理员培训教程 文件管理员培训教程 oISO 9001ISO 9001基本知识基本知识 o管理体系的基本知识管理体系的基本知识 o文件的概述文件的概述 o文文件管理员件管理员 o文件的分类文件的分类 o文件的形式文件的形式 文件管理员培训教程 o文件的编写文件的编写 o文件的管理文件的管理 o记录的管理记录的管理 o问题点讨论问题点讨论 文件管理员培训教程 oISOISOInternational Organization for Standardization ,International Organization for Standardization , 翻译成中文就是翻译成中文就是

2、“国际标准化组织国际标准化组织”。 oISO ISO 宣称它的宗旨是宣称它的宗旨是“在世界上促进标准化及其相关活动的在世界上促进标准化及其相关活动的 发展，以便于商品和服务的国际交换，在智力、科学、技术发展，以便于商品和服务的国际交换，在智力、科学、技术 和经济领域开展合作。和经济领域开展合作。” oISOISO包含：包含： 技术委员会技术委员会TC176 ISO9000TC176 ISO9000 技术委员会技术委员会TC207 ISO14000TC207 ISO14000 文件管理员培训教程 文件管理员培训教程 o管理体系基本精神管理体系基本精神 PDCA管理循环：也称“戴明环”，是美国管

3、理博士戴明提出的，它是TQM的思想方法和工作 步骤，任何一個有目的和有过程的活都可以按 这个方法进行。 oTQM: Total Quality ManagementTQM: Total Quality Management 文件管理员培训教程 oP P（PlanPlan）: : 计划先决定目的（改善品质或提高效率，或制定标准 等），再决定目标及达成此目标之方法。) oD D（DoDo）: : 实施按照上述之计划进行教育训练，落实执行。 oC C（CheckCheck）: : 确认对实施的结果进行确认，是否达成目标。 oA A（ActionAction）: : 处置依据确认结果进行检讨，采取必要

4、之纠正预防措 施。 文件管理员培训教程 P P计划计划D D执行执行C C检查检查A A改进改进 分析现狀分析现狀 找出问题找出问题 分析原因分析原因 找出对策找出对策 制订计划制订计划 按照计划按照计划、 目标和措施目标和措施 及其分工及其分工实实 际执行际执行 对执行情况对执行情况 结果进行检结果进行检 查，发现存查，发现存 在的问题在的问题 剖析问題剖析问題 确定原因确定原因 采取措施采取措施 文件管理员培训教程 ISOISO管理体系的管理体系的精神实质精神实质 o说你所做：说你所做： 权责人员必须切实了解本职工作内容并整理成系统性 的运作模式。 o写你所说：写你所说： 将所负责工作及运

5、作模式依据ISO精神制定成正式的管 理性规章制度。 o做你所写：做你所写： 全体人员必须按照规章制度进行执行，并留下记录。 o 说、写、做一致说、写、做一致 ： 规定、执行、记录必须一致。 文件管理员培训教程 文件的概述文件的概述 o文件的含义：文件的含义： 信息及其承载媒体。 注注1 1：媒体可以是纸张，计算机磁盘或其他电子媒体，：媒体可以是纸张，计算机磁盘或其他电子媒体， 照片或样件，或他们的组合。照片或样件，或他们的组合。 oISOISO文件的范围：文件的范围： 质量手冊、程序文件、作业指导书、记录、规范、图样、 报告、标准等。 文件管理员培训教程 文件的概述文件的概述之文件的作用之文件

6、的作用 o增加管理控制功能 o使操作者得到足够的信息 o培训 o增加各种政策、程序解释的一致性 o方便程序的审核及修改 o提供管理效能的证明 o审核的依据（过程确定、实施及控制） 文件管理员培训教程 文件管理员文件管理员之作用之作用 文件管理员是IMS管理体系文件保持 受控状态的重要人员，负责体系文 件及相关记录的保存、控制和管理， 确保文件和记录的安全性和有效性。 文件管理员培训教程 文件管理员文件管理员之工作职责之工作职责 o负责对本部门涉及的外来文件进行收发、查核及管 理； o负责本部门受控文件的编号、发放、回收和保管； o受控文件更改时，履行相应的文件审批手续，做好 修改文件的发放、回

7、收和销毁作废； o定期对本部门文件进行检查和评审（受控情况、使 用状态、适宜性、是否按规定执行等）； o协助完成内部审核工作； o做好记录的归档、分类储存、按保存期限规定销毁。 文件管理员培训教程 文件分类文件分类 o体系文件分类体系文件分类 管理手册管理手册 程序文件程序文件 作业指导书作业指导书 记录表单记录表单 第一级文件第一级文件 阐明了公司一体化管理体系的范围、阐明了公司一体化管理体系的范围、 方针、目标、组织结构、职能分配、方针、目标、组织结构、职能分配、 资源配置以及程序或对其引用等；并资源配置以及程序或对其引用等；并 对所包括过程的相互作用进行了表述，对所包括过程的相互作用进行

8、了表述， 是开展管理活动的纲领性文件。是开展管理活动的纲领性文件。 第二级文件第二级文件 规定了开展管理活动的途径和活动顺规定了开展管理活动的途径和活动顺 序序(5W)(5W) 第三级文件第三级文件 规定了某个具体的作业活动、详细规定了某个具体的作业活动、详细 的方法和要求（的方法和要求（1H1H） 第四级文件第四级文件 是本公司开展一体化管是本公司开展一体化管 理活动的证实性文件，理活动的证实性文件， 以证明本公司管理体系以证明本公司管理体系 有效运行和服务符合要有效运行和服务符合要 求的客观证据。求的客观证据。 文件管理员培训教程 文件分类文件分类 o外來文件分类外來文件分类 1、IMS相

9、关的法规、标准、规范 2、MSDS、上级来文等 o文件编号说明文件编号说明 a a）质量环境和职业健康安全管理手册的编号）质量环境和职业健康安全管理手册的编号 CJ / IM - CJ / IM - 文件制订年份文件制订年份 文件类别号文件类别号 企业代号企业代号 文件管理员培训教程 文件分类文件分类 b b）IMSIMS程序文件的编号程序文件的编号 CJ / IP - CJ / IP - 流水码流水码 文件类别号文件类别号 企业代号企业代号 c c）三级文件编号）三级文件编号 CJCJ / / WIWI - - （） 文件分流水号文件分流水号 文件流水号文件流水号 部门代码部门代码 文件类别

10、号文件类别号 企业代号企业代号 d d）记录是一种特殊性文件，编号如下：）记录是一种特殊性文件，编号如下： CJ / IR - CJ / IR - - - 流水号流水号 部门代码部门代码 文件类别号文件类别号 企业代号企业代号 文件管理员培训教程 体系文件形式体系文件形式 o电子媒体形式电子媒体形式 公司内部网页为获取受控公司内部网页为获取受控 体系文件的唯一途径。体系文件的唯一途径。 o纸面形式纸面形式 加盖红色文件受控章，发放到各个操作岗位。加盖红色文件受控章，发放到各个操作岗位。 除加盖红色除加盖红色“受控受控”印章并经公司编号管理的书面体系印章并经公司编号管理的书面体系 文件以及公司内

11、网公布的电子体系文件，其余均为非受文件以及公司内网公布的电子体系文件，其余均为非受 控文件。控文件。 文件管理员培训教程 文件编写文件编写之职责之职责 oIMSIMS管理手册管理手册由办公室根据标准要求、结合本公由办公室根据标准要求、结合本公 司实际负责组织编写司实际负责组织编写, ,经各部门会审，管理者代表审经各部门会审，管理者代表审 核核, ,总经理批准。总经理批准。 o程序文件和三级文件（涉及多部门）由管理者代表分程序文件和三级文件（涉及多部门）由管理者代表分 配至归口管理部门组织编写，相关部门会审，分管领配至归口管理部门组织编写，相关部门会审，分管领 导审核，总经理批准。导审核，总经理

12、批准。 o三级文件（仅涉及本部门）和记录表单三级文件（仅涉及本部门）和记录表单, ,由各部门按由各部门按 规定编写，经部门负责人审核，分管领导批准。规定编写，经部门负责人审核，分管领导批准。 o所有文件的新增、修改、作废都必须填写所有文件的新增、修改、作废都必须填写文件审批文件审批 表表履行审批手续。履行审批手续。 文件管理员培训教程 文件编写文件编写之格式之格式 o目的目的 o适用范围适用范围 o职责职责 o控制要求控制要求 o相关文件相关文件 o相关记录相关记录 备注：备注：公司公司IMSIMS一体化文件统一使用小四号宋体，一体化文件统一使用小四号宋体， 段落为段落为2121磅，具体可参照

13、内网体系文件。磅，具体可参照内网体系文件。 文件管理员培训教程 文件管理文件管理 o文件的发放、回收和销毁文件的发放、回收和销毁 a.a.所有所有IMSIMS文件由办公室归口管理，办公室建立文件由办公室归口管理，办公室建立受控受控 文件清单文件清单，登记发放。文件的发放、回收要填写，登记发放。文件的发放、回收要填写文文 件发放（回收）记录件发放（回收）记录。 b.b.各职能部门应建立部门各职能部门应建立部门受控文件清单受控文件清单，登记发放，登记发放， 确保文件使用的各场所都得到相关文件的有效版本，文确保文件使用的各场所都得到相关文件的有效版本，文 件的发放、回收要填写件的发放、回收要填写文件

14、发放（回收）记录文件发放（回收）记录。 c. c.所有失效或作废文件由各职能部门及时从所有发放或所有失效或作废文件由各职能部门及时从所有发放或 使用场所撤出，统一移交办公室销毁处理，以防止作废使用场所撤出，统一移交办公室销毁处理，以防止作废 文件的非预期使用。其他原因需保留的已作废的文件，文件的非预期使用。其他原因需保留的已作废的文件， 都应在文件封皮加盖都应在文件封皮加盖“作废作废”印章。印章。 文件管理员培训教程 文件管理文件管理 o部门新增、修改文件需向办公室提供部门新增、修改文件需向办公室提供: : a. a.电子版文件；电子版文件； b. b.文件审批单文件审批单（已办妥审批手续）；

15、（已办妥审批手续）； c. c.书面文件；书面文件； d. d.作废文件只需提供作废文件只需提供文件审批单文件审批单。 o办公室文件管理员需审核：办公室文件管理员需审核： a. a.文件格式是否符合公司规定；文件格式是否符合公司规定； 文件管理员培训教程 文件管理文件管理 b. b.文件审批单文件审批单“批准日期批准日期”务必与文件务必与文件 页眉栏内页眉栏内“编制日期编制日期”一致；文件有修改的，一致；文件有修改的， 应注明上次修改批准日期，便于追溯应注明上次修改批准日期，便于追溯, ,明确明确 分发范围。分发范围。 o办公室文件管理员对电子版、书面版文件和办公室文件管理员对电子版、书面版文

16、件和 相关记录的维护要求：相关记录的维护要求： a.a.将电子版体系文件内原文件或记录移至将电子版体系文件内原文件或记录移至“体体 系运系运 行行”-“-“修改作废备查文件修改作废备查文件”文件包内。文件包内。 文件管理员培训教程 文件管理文件管理 b. b.将新增将新增/ /修改的文件补充至电子版体系文件修改的文件补充至电子版体系文件 相应目录下，注意文件名要规范：文件编号相应目录下，注意文件名要规范：文件编号+ +文文 件名件名+ +修改日期修改日期+ +版本号，加注水印版本号，加注水印“受控受控”字字 样。样。 c. c.将新增将新增/ /修改文件打印，并制作修改文件打印，并制作文件发放

17、文件发放 回收记录回收记录，按分发范围要求分发至各部门，按分发范围要求分发至各部门， 分发同时回收原有文件。分发同时回收原有文件。 文件管理员培训教程 文件管理文件管理 d. d.对回收的文件加盖作废章，同时在对回收的文件加盖作废章，同时在文件发放文件发放 回收记录回收记录上填写回收记录；维护上填写回收记录；维护文件审批历史文件审批历史 记录记录、受控文件总清单受控文件总清单、部门、部门受控文件清受控文件清 单单。 e. e.对新增对新增/ /修改修改/ /作废的文件拟写通知后挂内网作废的文件拟写通知后挂内网 “体系运行体系运行”栏目，周知各部门。栏目，周知各部门。 f. f.定期对各部门文件

18、受控、保管、使用、培训情定期对各部门文件受控、保管、使用、培训情 况作检查，填写况作检查，填写文件受控、使用、保管情况检查文件受控、使用、保管情况检查 表表。 文件管理员培训教程 记录管理记录管理 o管理职责管理职责 a.办公室负责监督、管理各部门的记录控制情况。办公室负责监督、管理各部门的记录控制情况。 b.各部门负责相关记录的管理和控制。各部门负责相关记录的管理和控制。 o记录的标识记录的标识 a.所有记录均应有标题，标题应醒目便于查阅。所有记录均应有标题，标题应醒目便于查阅。 b.所有记录无论是纸面、电子形式均应有明显的识所有记录无论是纸面、电子形式均应有明显的识 别标识，便于检索和追溯

19、。别标识，便于检索和追溯。 文件管理员培训教程 记录管理记录管理 o记录的格式记录的格式 a. a.记录格式应统一规范，不得随意使用替代品。记录格式应统一规范，不得随意使用替代品。 b. b.记录的格式由各职能部门编制并经分管领导批准记录的格式由各职能部门编制并经分管领导批准 后报办公室备案，编号方式按后报办公室备案，编号方式按文件控制程序文件控制程序执执 行。行。 c.c.归口管理部门下发的记录表格，本公司其他相关归口管理部门下发的记录表格，本公司其他相关 部门在相应活动中必须采用。部门在相应活动中必须采用。 o记录的填写记录的填写 a.a.记录填写要及时、真实，内容完整、字迹清晰，记录填写

20、要及时、真实，内容完整、字迹清晰， 不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应 能说明理由，并将该项用单杠划去；各相关栏目负能说明理由，并将该项用单杠划去；各相关栏目负 责人签名不允许空白。责人签名不允许空白。 文件管理员培训教程 记录管理记录管理 b. b.如因笔误或计算错误要修改原数据，不能采取涂如因笔误或计算错误要修改原数据，不能采取涂 抹的方式，而应采用单杠划去原数据，在其上方写抹的方式，而应采用单杠划去原数据，在其上方写 上更改后的数据，加盖更改人的印章或签上更改人上更改后的数据，加盖更改人的印章或签上更改人 姓名及日期姓名及日期。 o记

21、录的保护与检索记录的保护与检索 a.a.各部门必须将所有管理记录分类，依日期顺序各部门必须将所有管理记录分类，依日期顺序 整理好，存放于通风、干燥的地方。所有的记录保整理好，存放于通风、干燥的地方。所有的记录保 持清洁，字迹清晰。各部门按规定的期限保存记录持清洁，字迹清晰。各部门按规定的期限保存记录, , 次年次年6 6月份之前将记录整理归集至部门资料室，重月份之前将记录整理归集至部门资料室，重 要记录归集到公司档案室。要记录归集到公司档案室。 文件管理员培训教程 记录管理记录管理 b. b.办公室编制办公室编制受控文件清单受控文件清单（记录），汇总公（记录），汇总公 司所有与司所有与IMSI

22、MS运行有关的记录，包括名称、编号、运行有关的记录，包括名称、编号、 保存期、使用部门等内容，并汇集备案记录的原始保存期、使用部门等内容，并汇集备案记录的原始 样本。各部门对本部门受控记录建立部门样本。各部门对本部门受控记录建立部门受控文受控文 件清单件清单（记录）。（记录）。 c.c.办公室每年应至少一次检查各部门记录的使用、办公室每年应至少一次检查各部门记录的使用、 管理情况。管理情况。 文件管理员培训教程 记录管理记录管理 o记录的发放与销毁记录的发放与销毁 a.a.记录表式的发放执行记录表式的发放执行文件控制程序文件控制程序。 b.b.为避免非受控记录表式的使用为避免非受控记录表式的使用, ,各部门应定期检各部门应定期检 查部门受控记录表式使用情况查部门受控记录表式使用情况, ,凡外出印刷的记录凡外出印刷的记录 表式表式, ,文件管理员应核对是否为受控版本。文件管理员应核对是否为受控版本。 c.c.对超过保存期的记录，或因其他特殊情况需要销对超过保存期的记录，或因其他特