公文写作基础知识与常见问题分析ppt课件

1、二、行政机关公文文种二、行政机关公文文种 一、概一、概 述述三、公文的格式三、公文的格式 四、公文写作中的常见问题四、公文写作中的常见问题12021/2/11一、概一、概 述述 公文是党政机关及其他社会组织在公公文是党政机关及其他社会组织在公务活动中为行使职权、务活动中为行使职权、实施管理、商洽和交流工作而制作的具有法定效用和规范实施管理、商洽和交流工作而制作的具有法定效用和规范体式的文件体式的文件,属于机关应用文的一个重要组成部分。属于机关应用文的一个重要组成部分。1、公文的定义、公文的定义22021/2/112 2、公文的分类、公文的分类 按行文按行文方向方向, ,可可分为上行文、下行文、

2、平分为上行文、下行文、平 行文。行文。 按时限按时限要求要求, ,可可分为特急公文、急办公文、常规公文。分为特急公文、急办公文、常规公文。 按机密按机密程度程度, ,可可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。文。 按制发按制发机关机关, ,可可分为党、政、军、司法、企业、分为党、政、军、司法、企业、事业、社会团体等。事业、社会团体等。 按公文按公文文种文种, ,可可分为通知、请示、报告、决分为通知、请示、报告、决定、通报、函等。定、通报、函等。32021/2/11上行文上行文下级机关向所属上级机关的下级机关向所属上级机关的发文发文, ,如如请示、报

3、告。请示、报告。平行文平行文平行机关或不相隶属的机关平行机关或不相隶属的机关之间的之间的发文发文, ,如如通知、函。通知、函。下行文下行文上级机关对所属下级机关的上级机关对所属下级机关的发发文文, ,如如命令、决定、通知、通报、批复等。命令、决定、通知、通报、批复等。42021/2/113 3、公文的特点、公文的特点需要履行法定的程序。需要履行法定的程序。具有规范的文体、结构和格式。具有规范的文体、结构和格式。具有法定的现行执行效用。具有法定的现行执行效用。是特定的作者制定和发布的。是特定的作者制定和发布的。文字必须庄重、朴实、准确、精炼。文字必须庄重、朴实、准确、精炼。52021/2/11我

4、国现行党政机关使用的文种我国现行党政机关使用的文种 党和各级领导机关使用的文种有党和各级领导机关使用的文种有14个个:决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。国家行政机关使用的公文种类有国家行政机关使用的公文种类有13个个:命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 上述文种共上述文种共27个个,其中其中9个是相同个是相同的的,即即:决

5、定决定、意见、通知、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要。通报、请示、报告、批复、函、会议纪要。62021/2/11 注意党政不分的现象。党务和政务事宜要注意党政不分的现象。党务和政务事宜要分别分别行文行文, ,凡凡属政府方面的属政府方面的工作工作, ,应应以政府名义以政府名义行文行文; ;凡凡属党委方面的工作属党委方面的工作, ,应以党委名义行文。应以党委名义行文。提提 示示: :72021/2/11二、行政机关公文文种二、行政机关公文文种 82021/2/11 命令（令）。命令（令）。适用于依照有关法律公布行政法规和适用于依照有关法律公布行政法规和规章规章; ;宣布施行重大强制

6、性行政措施宣布施行重大强制性行政措施; ;嘉奖有关单位嘉奖有关单位及人员。及人员。决定。决定。适用于对重要事项或者重大行动做出适用于对重要事项或者重大行动做出安排安排, ,奖奖惩惩有关单位及有关单位及人员人员, ,变更变更或者撤销下级机关不适当的或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定事项。公告。公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。通告。通告。适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。知的事项。1 1、行政机关、行政机关1313个公文文种介绍个公文文种介绍92021/2/11通报。通报。适用于表彰适用于

7、表彰先进先进, ,批评错误批评错误, ,传达传达重要精神重要精神或者情况。或者情况。议案。议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。事项。报告。报告。适用于向上级机关汇报适用于向上级机关汇报工作工作, ,反映情况反映情况, ,答答复复上级机关的询问。上级机关的询问。通知。通知。适用于批转下级机关的适用于批转下级机关的公文公文, ,转发转发上级机上级机关和不相隶属机关的关和不相隶属机关的公文公文, ,传达传达要求下级机关办理要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的

8、事项和需要有关单位周知或者执行的事项。102021/2/11函。函。适用于平行机关或不相隶属机关之间商洽工作、适用于平行机关或不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复询问和答复问题问题, ,请求请求批准和答复审批事项。批准和答复审批事项。会议纪要。会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。适用于记载、传达会议情况和议定事项。意见。意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。适用于对重要问题提出见解和处理办法。批复。批复。适用于答复下级机关的请示事项。适用于答复下级机关的请示事项。请示。请示。适用于向上级请求指示、批准。适用于向上级请求指示、批准。112021/2/112 2、常用公文文种写法与辨

9、析、常用公文文种写法与辨析122021/2/11u请示请示（1 1）应用范围）应用范围a、遇到问题无法、遇到问题无法解决解决,需要需要上级指示上级指示b、处理较为重要的事件和、处理较为重要的事件和问题问题,要要上报批准上报批准 c、遇到、遇到问题问题,虽虽有解决有解决方法方法,但但没有权力或能力实施没有权力或能力实施,需要上级帮助需要上级帮助 d、对有关方针、政策和上级发布指示有、对有关方针、政策和上级发布指示有疑问疑问,要要上级解答上级解答e、下级机关之间在重要问题上出现意见、下级机关之间在重要问题上出现意见分岐分岐,要要上级仲裁上级仲裁f、请上级领导参加、请上级领导参加活动活动,指导指导工

10、作工作132021/2/11（2 2）注意）注意事项事项: :一事一请一事一请不得越级不得越级主送机关一般为一主送机关一般为一个个,一般一般不主送个人不主送个人如需同时送其他如需同时送其他机关机关,应当应当用抄送的形式用抄送的形式须由主要负责人须由主要负责人签发签发,要要留下联系人联系电话留下联系人联系电话请示材料须请示材料须真实真实,不要不要为得到领导批准而虚构为得到领导批准而虚构情况情况;理由充理由充分分,请示请示事项事项明确明确;语气语气平实、恳切平实、恳切142021/2/11u 报告报告 （1 1）功能）功能适用于向上级机关汇报工作适用于向上级机关汇报工作, ,反映情况反映情况, ,

11、答复上级机答复上级机关询问。关询问。（2 2）类型）类型a、工作报告、工作报告 b、情况报告、情况报告 c、建议报告、建议报告 d、答复报告、答复报告e、报送报告、报送报告152021/2/11请示与报告的区别请示与报告的区别内容要求不同。内容要求不同。侧重点不同。侧重点不同。行文目的不同。行文目的不同。行文时间不同。行文时间不同。篇幅不同。篇幅不同。结束用语不同。结束用语不同。处理结果不同。处理结果不同。162021/2/11u通通 知知 （1） 功功 能能 适用于批转下级机关适用于批转下级机关公文公文,转发转发上级机关和不相隶属上级机关和不相隶属机关的机关的公文公文,传达传达要求下级机关办

12、理和需要有关单位周知要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。或者执行的事项。（2） 分分 类类 指示性通知指示性通知 批转性通知批转性通知 事项性通知事项性通知 告知性通知告知性通知 172021/2/11 （1 1）功）功 能能适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项。u通通 告告 （2 2）特）特 点点法规性法规性周知性周知性实务性实务性 行业性行业性 182021/2/11（3）标题的写法有三）标题的写法有三种种: 通告通告 关于关于XXX的通告的通告XXX关于关于XXX的通告的通告通告缘由通告缘由 （4）正文的结构）正文的结构通

13、告事项通告事项 通告结语通告结语 192021/2/11通告的发文字号通告的发文字号 （5）注意）注意事项事项:通告不写通告不写抬头抬头,无无主送单位。主送单位。202021/2/11（6）公告与通告的区别）公告与通告的区别 内容属性不同内容属性不同告启的范围不同告启的范围不同 使用权限不同使用权限不同212021/2/11三、公文的格式三、公文的格式 222021/2/11公文格式的组成要素公文格式的组成要素包括包括: :（1 1）发文机关标识（版头、红头）发文机关标识（版头、红头）（2 2）公文份数序号）公文份数序号（3 3）密级）密级（4 4）发文字号）发文字号（5 5）签发人（主要用于

14、请示）签发人（主要用于请示）（6 6）标题）标题（7 7）主送机关（内发可省略）主送机关（内发可省略）（8 8）正文）正文（9 9）附件）附件（1010）发文机关署名）发文机关署名（1111）成文日期）成文日期（1212）印章）印章（1313）附注（此件发至）附注（此件发至 XXXX级）级）（1414）主题词）主题词（1515）抄送单位）抄送单位 （1616）印刷机关和印刷时间）印刷机关和印刷时间232021/2/11242021/2/11252021/2/11成文日期确定原则成文日期确定原则:（1 1）会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。）会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。（2 2

15、）领导签发）领导签发的的, ,以以签发日期为准。签发日期为准。（3 3）联合）联合行文行文, ,以以最后签发机关的领导签发日期为准。最后签发机关的领导签发日期为准。（4 4）法规性文件以文件批准日期为准。）法规性文件以文件批准日期为准。成文日期必须写年月成文日期必须写年月日日,且且要用汉字。要用汉字。 262021/2/11 主题词主题词 条例条例和和方法方法都明确规定都明确规定:上报的文件应当按照上上报的文件应当按照上级的要求和级的要求和公文主题词表公文主题词表标注主题词。标注主题词。（1 1）一份公文标引的一份公文标引的主题词主题词,除除类别词类别词外外,最多最多不超过五个。不超过五个。

16、标引主题词的顺序为先标类别词标引主题词的顺序为先标类别词,再标类属词。在标类属词时再标类属词。在标类属词时,先标先标反映公文内容的词反映公文内容的词,最后标反映公文形式的词。如最后标反映公文形式的词。如上海市人民政府上海市人民政府关于做好本市农村扶贫工作的通知关于做好本市农村扶贫工作的通知,先标类别词先标类别词“农业农业”,再标反映再标反映公文内容的类属词公文内容的类属词“扶贫扶贫”,最后标反映公文形式的类属词最后标反映公文形式的类属词“通知通知”。（2 2）一份公文有两个以上主题内容一份公文有两个以上主题内容时时, ,先先集中对第一个主题内容集中对第一个主题内容标注标注, ,再再对第二个主题

17、内容进行标注对第二个主题内容进行标注, ,最后标文种。最后标文种。（3 3）在在公文主题词表公文主题词表中找不到准确反映公文内容的类属词中找不到准确反映公文内容的类属词时时, ,可用可用类别词替代。类别词替代。 272021/2/11四、公文写作中的常见问题四、公文写作中的常见问题282021/2/11把业务主管部门当成上级把业务主管部门当成上级机关机关, ,请求请求批准时批准时常错用文种。常错用文种。 平行机关平行机关之间之间, ,行文行文对象有管理对象有管理实权实权, ,行文行文时当上级机关对待时当上级机关对待, ,错用文种。错用文种。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外部门内设机构除办公

18、厅（室）外不得对外正式行文。正式行文。注意联合行文的条件。（级别注意联合行文的条件。（级别相同相同, ,共同共同管管理理）292021/2/11 公文标题病误公文标题病误 a.a.标题缺少行文单位标题缺少行文单位 公文标题通式公文标题通式为为: :行文行文单位单位+ +关于关于+ +事由事由+ +的的+ +文种文种 c.c.关于文件层层转发的问题关于文件层层转发的问题b.b.标题无文种标题无文种 将一般公文误作为法定将一般公文误作为法定公文公文, ,致使致使标题无文种。如标题无文种。如关关于于的规划的规划、 关于关于的总结的总结。 转发、印发性通知文种被转发、印发性通知文种被放弃放弃, ,致使

19、致使标题无文种。如标题无文种。如关关于转发于转发的方案的方案。d.d.不伦不类的标题不伦不类的标题 两个文种并用两个文种并用 如请示报告、任免决定的通知等。如请示报告、任免决定的通知等。 混用文种混用文种 将将“请示请示”错用成错用成“报告报告”。302021/2/11e.e.标题中乱用标点符号标题中乱用标点符号 公文标题中除法规、规章名称加书名公文标题中除法规、规章名称加书名号外号外,一般一般不用标点符号。不用标点符号。 语言结构和文字方面问题语言结构和文字方面问题 a.a.段落层次不段落层次不清清, ,主次主次不分。不善于用结构层次序不分。不善于用结构层次序数数, ,如如一、一、二、二、, ,1.1.、2.2.、。 b b .主语谓语搭配不当主语谓语搭配不当。如。如 : 人民的生活水平普遍增加了。（提高）人民的生活水平普遍增加了。（提高） 上述上述问题问题,今后今后准备进一步加强和改进。（解决和纠正）准备进一步加强和改进。（解决和纠正） 312021/2/1