公文处理培训ppt

1、 公文处理工作培训 二、公文处理流程二、公文处理流程 一、公文和公文处理工作的定义一、公文和公文处理工作的定义培训内容 三、常用公文种类、格式及注意事项三、常用公文种类、格式及注意事项四、一般应用性公文要求及标准四、一般应用性公文要求及标准 公文和公文处理工作的定义公文和公文处理工作的定义 公文概念：公文概念： 兰州公司系统的公文，是企业实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家及上级领导机关的方针政策，公布规章管理制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况的重要工具。 传达指令传达指令Description of the conten

2、ts 指导工作指导工作公文的作用公文的作用公务联系公务联系 记载凭证记载凭证 公文和公文处理工作的定义公文和公文处理工作的定义 公文处理：公文处理： 指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 原则原则： 公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。 管理机构管理机构： 办公室是公文处理的主管部门，主管公司机关本级并负责指导督促公司其它部门的公文处理工作，要配备专职人员负责公文处理工作和指定一名领导分管。 公文和公文处理工作的定义公文和公文处理工作的定义公文处理公文处理公文整理公文整理公文管理公文管理公文归档公文归档公文办理公文办理收文办理：收文

3、办理：签收、登记、初审、 承办、传阅、催办、 答复发文办理发文办理：起草、审核、签发、 登记、复核、下发 公文和公文处理工作的定义公文和公文处理工作的定义 公文处理流程公文处理流程 一、一、发文办理流程： 二、二、收文办理流程 1 1、上级来文办理、上级来文办理 公文处理流程公文处理流程 办公室办公室收文登记收文登记办公室分发至办公室分发至拟办部门拟办部门对应部门文书对应部门文书收文登记收文登记部门负责人部门负责人批阅批阅呈交相关领导呈交相关领导审阅，向涉及审阅，向涉及部门传阅部门传阅部门文书部门文书整理存档整理存档年底统一交办年底统一交办公室整理归档公室整理归档办公室办公室审查评分审查评分公

4、文种类一般分为六类：公文种类一般分为六类： 1.文件式公文：平行文和下行文、上行文； 2.信函式公文：公司函、公司部门函； 3.会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项； 4.信息、简报； 5.签报：适用于单位内部部门向领导人书面请示、报告工作，可选文种有“请示”、“报告”和“意见”； 6.传真电报：适用于处理紧急公务。常用公文种类、格式及注意事项常用公文种类、格式及注意事项常用公文种类、格式及注意事项常用公文种类、格式及注意事项公文种类： （一）决议。适用于经会议讨论通过的重要决策事项。（二）决定。适用于对重要事项或者重大行动作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当

5、的决定事项。（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（五）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、告知或者交流重要情况。常用公文种类、格式及注意事项常用公文种类、格式及注意事项（七）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。（八）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。（九）批复。适用于答复下级机关请示事项。（十）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（十一）纪要。适用于记载会议

6、主要情况和议定事项。 目前，公司和各部室常用的主要有：决议、通知、报告、请示、批复、函和纪要。 公文种类： 要素及构成要素及构成：公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等要素组成，公文格式是对公文各要素的拟制及编排规则、通用纸张排版、印制装订等的规范性要求。 发文字号包含发文机关代字、年份、发文顺序号三部分，标准格式为：铁物兰办 20141号。 常用公文种类、格式及注意事项常用公文种类、格式及注意事项公文基本格式公文基本格式主主 体体版版 记记版版 头

7、头首面红色反线（含）以上部分红色反线以下至主题词（不含）的部分主题词以下部分秘密等级、保密期限紧急程度、发文机关标识发文字号、签发人标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件主题词、抄送机关、印发机关和印发日期 常用公文种类、格式及注意事项常用公文种类、格式及注意事项 l标题：由发文机关名称、事由和文种组成。一般用2号方正小标宋体字，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形；标题中除书名号外，一般不用标点符号。l正文：公文的主体，用来表述公文的内容。一般用3号仿宋-GB2312字体，每个自然段左空二字，回行顶格；文中

8、结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注,层次序数可以越级使用。l行距：无段前、段后间距，采用单倍行距。l成文日期：会议通过或者发文机关负责人签发的日期。一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。联合行文时，为最后签发机关负责人签发的日期。 常用公文要素常用公文要素 l发文机关署名：发文机关全称或者规范化简称。除特定格式的会议纪要外，公文均应有发文机关署名。发文机关署名一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排。l印章:有发文机关署名的公文，均应加盖相应的印章，且应与署名机关相符。印章用红色，位置应端正，其下弧与成文日期下边缘相切，顶端

9、应当上距正文（或附件说明）一行之内;不得出现空白印章。当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。l页码:是公文页数顺序号，一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。 常用公文要素常用公文要素 l附注：用于说明公文印发传达范围或联系人、联系方式等需要注明的事项。请示性公文应当注明联系人及电话。一般使用3号仿宋体字，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。l附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应另面编排，“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在

10、版心左上角第一行，附件标题一般用2号小标宋体字居中编排在版心第三行，格式要求同正文。l附件说明：在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号，附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应与上一行附件名称的首字对齐。 常用公文要素常用公文要素公文用纸公文用纸 公文用纸：公文用纸： 采用GB/T148中规定的A4型纸（210mm297mm） 公文版面：公文版面： 天头（上白边）为37mm1mm，订口（左白边）为28mm1mm，版心尺寸为156mm225mm。 排版规格排版规格： 一般每页22行，每行28个字，并撑满版心。 印制要求：

11、印制要求： 双面印刷；页码套正，两面误差不超过2mm；印品着墨均匀，版面干净无底灰，字迹清楚；尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。常用公文种类、格式及注意事项常用公文种类、格式及注意事项常用公文种类和格式常用公文种类和格式纸张要求纸张要求：公司一般通用纸张为A4纸，页边距格式如下u月计划月计划 各部门需在每月25日前上报部门月计划，月计划格式、内容（标准格式已上传至群共享）需按办公室要求，经部门负责人和分管领导签认后，报交办公室。u呈批件及呈阅件呈批件及呈阅件 请示工作应使用“呈批件”；汇报工作、反映情况、报告交办事项办理结果，应使用“呈阅件”。“呈批件”和“呈阅件”必须有部门主要领导签字，如内容涉及其他部门职能，应会签。送领导传批、传阅的公文，原则上按照领导同志的排序依次呈送。“呈批件”由后往前送批，“呈阅件”由前往后送阅。“ 呈批件”和“呈阅件”作为机关内部文件，由各部门自行起草、登记、管理，同时以部门为单位独立成号，并于年底与正式公文一并交档案部门存档。一般应用性公文要求及标准一般应用性公文要求及标准一般应用性公文要求及标准一般应用性公文要求及标准 呈批件及呈阅件标准格式均已上传至群共享，此处已呈批件为例，字体格式均为楷体-GB2312三号字体。公司领导： xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxx