工程总承包采购控制程序

1、 工程总承包采购控制程序1 目的 为了规范工程总承包项目物资采购工作，制定本程序。2 范围 本程序适用于工程总承包项目物资的采购工作。 3 职责 31 工程管理部门 工程管理部门负责人负责审批供方能力查阅表及合格供方名录32 项目经理部组321 项目经理1) 审批采购计划及询价文件等； 2) 审批推荐询价的供方名单，组织考察组对供应方进行考察；3) 审批综合评价表；4) 负责审批签署采购合同；5) 检查材料、设备采购计划落实情况，发现问题及时解决。322 采购经理1) 汇编询价文件，经项目经理审批后向供应分承包方发出；2) 汇编推荐询价的供方名单、供方能力调查表、供方现场评价报告、合格供方名录

2、和综合评价表。323 采购人员1) 编制采购计划，并填写设备、材料采购计划表；2) 编制询价文件商务条款，并参加商务评价工作；3) 编制采购合同并与供方谈判。4 工作程序41 确定合格供方名录1) 项目经理部根据对供应分承包方的了解，提出考察对象，填写供方能力调查表并经项目经理部会签与工程管理部门负责人审批后即可编入合格供方名录；2) 考察方式可视情况选择实地考察、信函考察或其他方式； 3) 对已列入合格供方名录 的供应分承包方，项目经理部应组织定期复评，对不符合质量要求的物资供应分承包方，由采购经理提出报告，项目经理部同意、工程管理部门负责人批准，可将其从名录中删除；4) 对没有列入合格供方

3、名录的供应分承包方，采购人员不得采购其任何物资；42 采购42I 编制采购计划1) 对主要物资应编制设备、材料采购计划，2) 设备、材料采购计划由采购经理负责编制，项目部经理审查批准后实施；3) 设备、材料采购计划执行过程中，采购经理可根据工程实际进度情况及时对计划进行调整，但要征得项目部经理同意；重大调整必须经过项目经理批准； 4) 采购经理对在检查中提出的问题，逐条制定纠正措施并落实。422 编制询价文件1) 技术条款由有关设计专业人员编制并填写技术评价表，技术条款由以下内容组成： a) 工程标准或采购说明书； b) 询价图纸； c) 技术数据表等。 2) 采购人员应复核技术条款是否完整、

4、准确，有不完整之处应与有关人员联系解决； 3) 商务条款由采购人员编制，并填写商务评价表，商务条款由以下内容组成： a) 报价需知； b) 采购合同基本条款； c) 其他有关事项等。4) 询价文件由采购经理汇总，报项目部经理审批。 423 选择询价供方，发出询价信息或询价文件1) 采购人员根据工程所在地点，从合格供方名录、中优先推荐供货有保障、运距短、售后服务便利的供应分承包方； 对于主要的关键物资，采购人员应从合格供方名录中选择23家作为推荐询价的供应分承包方并书写推荐询价的供方名录。 2) 当合格供方名录中缺少待购物资的生产厂家时，应按41规定补充合格供应分承包方，并编入名录中；3) 推荐

5、询价的供方名单由采购经理汇总编制，项目部经理审批；4) 当总承包合同有要求时，应报顾客备案或批准，批准后方可作位询价分承包方，并向其发出询价信息或询价文件。 424 报价的评审及确定供应分承包方 1) 被询价的供应分承包方的报价，由项目部经理组织有关专业术人员进行技术评价，采购人员进行商务评价； 2) 技术评价负责人应按技术评价表中的要求填写并作出“可以接收”或“不能接受”的结论； 3) 商务评价负责人应按商务评价表中的要求填写并作出“优先推荐”、“推荐”或“不推荐”的结论； 4) 采购经理根据技术评价表和商务评价表进行汇总并填写综合评价表，列出推荐供应分承包方的先后顺序； 5) 对于被技术评

6、价列为“不能接受”的厂家，不得再进行综合评价；6） 综合评价表由项目经理审查批准，最终确定为“供应分承包方”；当总承包合同有要求时，应报顾客备案或批准后方可有效；7） 当采购物资比较单一，性能参数易于控制时，对技术评价、商务评价过程可以进行简化或直接进入综合评价。425 供应分承包方协调会 在工程中的主要关键性物资如果需要举行供应分承包方协调会时，由采购经理组织并签署会议纪要。 42、6 采购合同起草 1) 采购人员经采购经理授权后编制物资采购合同； 2) 采购合同应根据物资特点，满足工程需要等确定合同的内容，对于关键性的主要的物资，合同应满足下列要求： a) 产品名称、数量、规格、型号、质量

7、性能及技术条件符合设计要求； b） 供货范围明确齐全，备品备件和随机工具能满足工程需要； c） 产品价格合理； d) 质量保证及违约索赔条款明确合理； e) 物资检验规程及验收合格标准明确； f) 供应分承包方提供技术资料的内容和数量清楚； g) 交货期满足工程进度要求； h) 收货单位、到货地点、开户银行及帐号、付款方式、争议的解决、售后服务及包装、运输方式等填写清楚。 3) 采购合同审核 对重大采购合同，应在采购经理校核基础上，经项目部经理审核，并重点审核以下内容： a) 复审以上426条款2)条的a)h)全部内容； b) 合同内容及条款应符合有关法律、法规； c) 供应分承包方协调会会议

8、纪要或合同附件中的有关条款落实明确； d) 其它有关事宜等。427采购合同签订 采购合同由采购经理组织编制并与供应分承包方谈判；由项目经理签署及盖章生效。 428 催交 1) 采购合同生效后，采购经理应派人负责催交工作，催交人员应随时掌握生产进度和质量情况，填写催交、监制、检验、检查记录表； 2) 当发现有延期交货的倾向或质量问题时，应及时进行协调，要求供应分承包方尽快采取措施； 3) 当发现情况严重时，应及时向采购经理直至项目经理报告， 429 监制和检验 1) 对结构复杂、技术要求高的设备构件等，尤其是制造完毕无法进行检验的构件或设备，项目部经理应派人到供应厂监督加工或制造； 2) 监制人

9、员由精通业务的专业技术人员担任。遇有技术难题应及时与设计人员联系解决，待监制完毕应填写“催交、监制、检验、检查表”；3) 对少数现场检验确有困难的设备、构件等，采购经理在项目部经理同意的情况下，也可派人参加供应厂的出厂检验，并及时填写“催交、监制、检验、检查记录表”此项检验并不能减轻供应分承包方对设备或构件质量的责任； 4) 其余检验执行工程总承包检验和试验控制程序中的规定。 43 文件的更改 由于客观条件发生变化，导致工程物资采购合同确需更改时，由采购经理提出修改内容或起草新合同，其审批程序按427条款规定要求办理审批手续。 44 在划归施工分承包采购的物资中，采购经理应对其关键性、主要的物

10、资进行确认，并指定施工分承包方从合格供方名录中选择供应厂家。5 记录 51 物资采购控制有以下记录 a) 供方能力调查表 BGRIMM/R7.401b) 供方现场评价报告 BGRIMM/R7.402c ) 综合评价表 BGRIMM/R7.403d） 供方年度考核表 BGRIMM/R7.404e） 合格供方名录 BGRIMM/R7.405f） 技术评价表 BGRIMM/R7.406g） 商务评价表 BGRIMM/R7.407h） 催价、监制、检验、检查记录表 BGRIMM/R7.40852 以上记录项目完工后交技术、质量管理部归档保管，保存期为5年。供方能力调查表（供生产企业兴型供应商填写）请贵

11、企业认真、如实地填写本表、加盖公章后及早寄回本公司，谢谢！（如为选择项目，请在方框内打）。 编号：BGRIMM/R7.4011供应商企业名称：2负责人或联系人姓名：3地址： 邮编：4电话： 传真：5供应商企业成立时间：6主要产品：7职工总数： 其中技术人员 人；工人 人8年产量/年产值（万元）：9生产能力：10样机/样品、样件生产周期：11生产特点： 成批生产 流水线大量生产 单台生产12主要生产、环境、安全设施设备： 齐全、良好 基本齐全、尚可 不齐全13使用或依据的产品、质量标准；a. 国际标准名称/编号：b. 国家/行业标准名称/编号：c. 供应商企业标准名称/编号：d. 其他：14工艺

12、文件：齐备 有一部分 没有15检验机构及检测设备 有检验机构及检测人员、检测设备良好 只有兼职检验人员，检测设备一般 无检验人员，检测设备短缺，需外协16测试设备校准状况： 有计量室 全部委托外部计量机构17供应商主要客户（公司/行业）：18新产品开发能力： 能自行设计开发新产品 只能开发简单产品 没有自行开发能力19企业环境保护、安全生产情况： 良好 尚可 较差20国际合作经验； 是外资企业 是合资企业 给外企提供产品 无对外合作经验21职工培训情况： 经常、正规地进行 不经常开展培训22是否通过产品或体系认证：是（指出具体内容） 否 审批： 日期： 年 月 日供方现场评价报告供应商名称：

13、供货类别/名称： 编号：BGRIMM/R7.402 序号现场调查评价项目评价分数ABC1公司的质量方针与目标1）公司经营发展的长/短方针3212）公司的质量方针/质量目标3213）方针实施/目标达到的情况3214）公司对重大问题（如质量事故）的分析和控制情况3212质量管理体系1）体系结构的完整性3212）体系运作的有效性3213）体系文件/记录的完整性和可靠性3214）质量信息的分析和传递情况3215）全员质量意识和质量教育开展情况3213产品设计控制产品设计开发能力/管理6424外购件、外协件的管理1）外购件/外协件管理办法3212）外购件/外协件进货检验/验证3213) 外购件/外协件的

14、保管和存放条件3214)对供应商的管理3215生产管理1)工序管理办法3212)工艺规程/作业指导书3213)关键工序/特殊工序控制3214)产品批次管理3215)不合格的处理/控制3216)生产设备的维护和保养3217)生产环境情况3218)生产人员素质3216检验1)检验机构/人员素质6422)检验规程/标准/其他依据6423)检验设备的数量和质量6424)关键检验过程的控制6425)检验环境/场所条件6426)检验设备/仪器的校准6427)检验记录的完整性/可靠性6428)成品的检验及成品质量控制6427图纸/文件管理1)管理制度/办法3212)图纸/文件的保管及发放3213)图纸/文件

15、更改的控制3214)现场使用的图纸/文件情况3218包装储存及交货1)在库品的管理3212)仓库条件3213)仓库及防护3214)交货及服务3219环境保护、安全生产1）环境保护3212）安全生产32110人员培训1）培训计划3212）岗位培训及考核3213）培训业绩321注：总分150分，100分及格。总分总评价结论： 评价日期：注：认可的在评价分数上打“”。综合评价表编号：BGRIMM/R7.403 供应商：供货类别/名称：供应商地址：邮编： 电话： 传真：经以下多方考核：能力调查样品评价业绩评价现场评价其他：并考虑到供应商的环境、职业健康安全状况、产品价格、服务态度、路程远近等多方面的情

16、况，决定视该供应商为：合格供应商，将其列入合格供应商名册。不合格供应商。原因说明： 其他：附录：供应商能力调查表样品认可书供应商现场评价报告其他：编制/日期： 审核/日期：批准/日期：15供方年度考核表编号：BGRIMM/R7.404 供应商供货类别总批数（总数）合格批数（合格数）逾期批数主要考核项目总分环境、职业健康安全状况等级备注质量分交期分价格分配合度编制/日期： 审核/日期： 批准/日期： 合格供方名录 编号：BGRIMM/R7.405序号合格供方名称业务范围产品质量及信誉地址联系电话备注技术评价表 编号：BGRIMM/R7.406工程名称产品名称产品数量供应分承包方名称报价日期交货日期同类产品制造经验主要性能特点主要外购件外形尺寸总重量推荐意见评价意见：评价人： 年 月 日批准意见：批准人： 年 月 日商