吉林正大拍卖有限责任公司票据管理办法

1、吉林正大拍卖有限责任公司文件吉正大司字2010第8号关于下发吉林正大拍卖有限责任公司票据管理办法的通知各部室：现将吉林正大拍卖有限责任公司票据管理办法下发，请遵照执行。附件：吉林正大拍卖有限责任公司票据管理办法吉林正大拍卖有限责任公司2010年9月8日附件：吉林正大拍卖有限责任公司票据管理办法第一章 总 则第一条 为了进一步规范我公司经济活动，加强财务监督和管理，根据中华人民共和国票据法、中华人民共和国发票管理办法、支付结算办法和公司财务制度等有关规定，制定本办法。第二条 本办法所称票据包括：银行票据（包括现金支票、转账支票、银行汇票、承兑汇票等）、发票、收据、借款单、费用报销审批单、款项支付

2、申请单、出入库单。 第二章 银行票据的取得和使用第三条 支票的取得和使用（一）由财务人员建立支票登记薄，支票购买回来后，按照登记薄的内容逐一填写领用时间、支票种类、份数、迄至编号（连续编号）、领用人姓名，经财务经理签字确认后领用；（二）出纳要建立支票使用登记薄，按照登记薄要求逐一填写时间、支票种类、支票票号、转账事由、收款单位、金额、出纳、经办人签字、备注。同时还应及时登记现金日记账、银行日记账。（三）出纳接到已审核的费用报销审批单或款项支付申请单后，按照单据上“核定付款类别”的批示启用现金支票或转账支票。出纳应准确填写好支票内容，经检查无误后，报会计审核后盖齐签章。（四）对于支票的使用出纳要

3、严格按照财务制度及审批意见执行，认真履行规定的相关手续，做好相关登记记录，不得擅自使用支票，尤其是现金支票。第四条 银行汇票、承兑汇票的取得和使用（一）由财务人员建立汇票备查簿，取得汇票后，按照汇票备查薄要求逐一填写出票人、出票日期、到期日期、票面金额、汇票编号、领用人姓名等信息。（二）出纳接到已审核的款项支付申请单后，按照单据上“核定付款类别”的批示启用银行汇票或承兑汇票。需要背书的，加盖公司财务专用章，报会计审核并盖齐印章。第五条 收取银行票据前应对银行票据进行认真全面地审核，不得收取任何可能给公司引起经济纠纷或造成经济损失的银行票据。第六条 银行票据的审核主要审查银行票据的真实性和银行票

4、据的要素及记载事项。银行票据的审核应通过银行查询、票据甄别两种方式进行：(一)银行票据是否经伪造、变造，是否是克隆的银行票据；(二)支票记载的出票日期是否在有效期内，支票是否为空头支票。第七条 收取银行票据应当审核票据的要素及记载事项是否符合中华人民共和国票据法、支付结算办法等有关法律法规的规定，应当检查：(一)银行票据票面是否整洁，银行票据是否在有效期内、是否超出辖区范围；1、检查银行票据票面是否整洁，票面有无乱涂乱画行为；2、检查银行汇票的出票日是否已超过一个月(银行汇票的有效期限均为一个月)；3、检查银行承兑汇票的承兑期限是否超过六个月(银行承兑汇票的承兑期限最长为六个月)、公历日期是否

5、已超过银行承兑汇票的到期日；4、检查现金支票的提示付款期限是否超过10日（现金支票提示付款期限为10日，超过提示付款期限的，付款人可以不予付款）；5、检查转账支票的提示付款期限是否超过10日（转账支票提示付款期限为10日，超过付款期的支票，银行不予受理）、公历日期是否已超过转账支票的权利时效；6、检查有区域限制的汇票的收款人是否超出汇票记载的辖区范围。(二)银行票据必须记载的事项是否齐全；1、汇票必须记载下列事项：A、表明“汇票”的字样；B、无条件支付的委托；C、确定的金额；D、付款人名称；E、收款人名称；F、出票日期；G、出票人签章；H、出票银行汇票专用章。汇票上未记载上述事项之一的，汇票无

6、效。2、支票必须记载下列事项：A、表明“支票”的字样； B、无条件支付的委托； C、确定的金额； D、付款人名称； E、出票日期； F、出票人签章。 支票上未记载上述事项之一的，支票无效。(三)出票日、到期日是否填写齐全、规范；1、出票日和到期日必须用大写中文数字填写：年份必须写全，月为壹、贰和壹拾的，日为壹至玖、壹拾、贰拾和叁拾的，应在其前加“零”；日为拾壹至拾玖的，应在其前加“壹”。如1月15日，应写成“零壹月壹拾伍日”，10月20日应写成“零壹拾月零贰拾日”；2、大写日期未按要求规范填写或有遗漏字的，必须由出票行出具相关证明方可收取； (四)出票人名称及签章是否正确、无误；1、出票人必须

7、在指定的位置盖章。出票人签章必须为其在开户银行的预留印鉴，通常为财务专用章和私人铭章。有些出票人使用公章或银行结算章，应确认后方可收取。出票人签章不能交错、重叠、颠倒；2、出票人全称和签章必须完全一致，不得有多字、少字、不规范字、繁体字等情况，如二者不符，必须由出票行出具相关证明方可收取；3、汇票的出票人如为私人，必须附出票人的身份证复印件方可收取；4、出票人及汇票应记载的其它签章(钢印除外)均应使用红色印泥； (五)出票行及签章是否正确、无误；1、出票银行在汇票上的签章为汇票专用章(不能是银行结算专用章)和经办人章，银行汇票还应有银行划付章。出票行签章必须清楚无误。漏、错盖汇票专用章、银行行

8、号、钢印印鉴不清，为无效票据且不能通过查询方式解决；2、除农行的全国联行票据外，其他银行系统的汇票专用章均不使用钢印，而使用印章；(六)收款人是否准确、无误；收款人必须填写全称，不得出现多字、少字、不规范字、繁体字，否则必须由银行出具相关证明方可收取；(七)金额填写是否正确、规范；1、出票金额包括大写中文数字和阿拉伯小写数字，二者必须一致；2、中文大写金额数字前应标明“人民币”字样，大写金额数字应紧接“人民币”字样填写，不得留有空白；大写金额数字前未印“人民币”字样的，应加填“人民币”三字；3、中文大写金额数字必须用正楷或行书填写，如壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、

9、角、分、零、整等字样。不得用一、二（两）、三、四、五、六、七、八、九、十、廿、毛、另（或）填写，不得自造简化字。如果金额数字书写中使用繁体字，如貳、陸、億、萬、圓的，可以收取；4、中文大写金额数字到“元”为止的，在“元”之后，应写“整”（或“正”）字，在“角”之后，可以不写“整”（或“正”）字。大写金额数字有“分”的，“分”后面不写“整”（或“正”）字。 5、阿拉伯数字小写金额数字中有“0”时，中文大写应按照汉语语言规律、金额数字构成和防止涂改的要求进行书写。阿拉伯数字中间有“0”时，中文大写要写“零”字，如￥1409.50，应写成人民币壹仟肆佰零玖元伍角。 阿拉伯数字中间连续有几个“0”时，

10、中文大写金额中间可以只写一个“零”字，如￥6007.14，应写成人民币陆仟零柒元壹角肆分。阿拉伯金额数字万位和元位是“0”，或者数字中间连续有几个“0”，万位、元位也是“0”，但千位、角位不是“0”时，中文大写金额中可以只写一个零字，也可以不写“零”字。如￥1680.32，应写成人民币壹仟陆佰捌拾元零叁角贰分，或者写成人民币壹仟陆佰捌拾元叁角贰分，又如￥107000.53，应写成人民币壹拾万柒仟元零伍角叁分，或者写成人民币壹拾万零柒仟元伍角叁分。阿拉伯金额数字角位是“0”，而分位不是“0”时，中文大写金额“元”后面应写“零”字。如￥16409.02，应写成人民币壹万陆仟肆佰零玖元零贰分；又如￥

11、325.04，应写成人民币叁佰贰拾伍元零肆分；6、阿拉伯小写金额数字前面，均应填写人民币符号“￥”，且各位数字不得连写、错位(包括小写金额打印错位)。若某位数字为零，不能写成实心黑圈，否则视为小写有误，必须出具相关证明(证明格式样本见附件)方可收取；7、银行汇票可以记载实际结算金额。记载实际结算金额的，应检查实际结算金额是否更改，是否超过出票金额。 (八)背书是否规范；1、记载“不得转让”字样的汇票不得背书，否则不予收取；2、背书应记载背书人签章、被背书人名称和背书日期，背书人签章为绝对应记载事项。对于银行汇票，必须填写被背书人、背书时间以及“同意背书”字样，且背书章不能盖到背书人栏下“持票人

12、向银行提示付款签章”处；3、背书必须从左至右依次保持连续(转让汇票的背书人与受让汇票的被背书人在汇票上的签章依次前后衔接)，第一背书人签章必须与收款人全称完全相符；被背书人处填写下一背书人全称，填写时必须使用黑色碳素墨水连续书写，且要求清晰、准确、无误，不得错写，漏写、涂改(也可以统一由最后一个背书人填写)；背书人不得在相衔接的下一背书处再次背书(重复背书，即背书人和被背书人不得为同一人)；4、当不能满足背书人记载事项的需要时，可以加附银行统一印制的粘单；粘单必须保持整洁，不得倒贴，粘单上的第一记载人，应当在汇票和粘单的粘接处签章(骑缝章，包括在银行预留的财务章和经办人章)；5、背书人签章必须

13、清晰，不得有漏印、重叠、重影，印章间不得交叉错位；背书章只能在同一个栏次内的背书人签章处签章，且应避开钢印；骑缝章的中间位置应大致与粘单与被粘接处的粘接线对齐，不能过于偏向于某一方；骑缝章的骑缝处不能由前手背书人签章，否则必须由背书人和被背书人一起出具相关证明方可收取(证明格式样本见附件)；6、个人背书的汇票必须由背书人同时提供其身份证复印件方可收取；7、凡涉及背书、签章、粘单不正确、不规范的汇票，必须出具相关证明(证明格式样本见附件)方可收取；(九) 汇票审核过程中凡涉及因票面要素问题需出具证明的，其证明必须由出票银行出具；如遇其它上述未列明事项的，应咨询出票银行或公司财务本部，凡要求出具证

14、明的，必须由相关人员出具相关证明后方可收取。（十）中华人民共和国票据法、支付结算办法等有关法律、法规规定的其他需审核的要素。第八条 需出具相关证明才能收款的银行票据，必须取得合格证明的同时才能收取。第九条 对可疑银行票据或首次付给公司的银行票据，公司应通过以下措施保证票据无误、资金安全后方能收取。(一)持票经票据签发行查询无误；(二)持票到公司开户行进账。第三章 发票的取得和使用第十条 公司所用发票由财务部按规定统一向税务部门购买，财务部按税务部门要求对发票进行管理。第十一条 发票购回后由财务人员建立发票登记薄，详细登记各种发票购买、领用和结存情况。第十二条 发票的开具（包含增值税专用发票和普

15、通发票），财务人员根据拍卖系统内的信息，打印相关结算凭证，根据结算凭证填写销售发票开具申请单，经公司财务经理审批后，开据发票、结算款项。相关结算单据、发票、拍卖保证金单需整齐分别摆放以备随时查询。第十三条 已开好的发票，经业务人员复核无误后，在发票登记簿上签字领取发票相应联次；财务人员依据记账联登记入账。第十四条 发票填写规定：应按顺序号全份复写，并加盖单位发票专用章；各项目内容应填写清晰、真实、完整；作废的发票应整份保存，并注明“作废”字样（或依照税务当前规定进行处理）。严禁超范围或携往外市使用发票；严禁伪造、涂改、撕毁、挖补、转借、代开、买卖、拆本和单联填写。第十五条 发票的取得，经办人员

16、取得各类发票时，包括增值税专用发票、普通发票、特殊收据，应严格审核其真伪，内容开具是否合规。业务人员取得发票后应及时办理相关报销手续，送交财务部门入账。日常经营活动取得的发票应在取得日后30天内提交财务入账。若出现发票滞后入账，使增值税进项不能抵扣，不能税前列支的问题，应追究有关当事人的责任。差旅费、招待费发票必须在出差返回后或业务发生的7天内到财务办理报销手续。本年度发票应在本年度结束之前提交财务挂账或付款，每年1月1日起不再报销以前年度各类发票及票据。财务部门在进行账务处理时将发现的假发票，退回经办人员，由经办人负责联系客户进行发票的更换。如不能更换，财务部拒绝付款，并提请总经理追究相关人

17、员的责任。第四章 收据的取得和使用第十六条 收据由财务人员建立并保管收据使用登记薄，详细登记收据购买、领用和结存情况。第十七条 收据开具时，一定要准确完整地填写对方单位名称、摘要、金额，经确认无误后加盖公司财务专用章。第十八条 禁止携带已盖章的空白收据外出，如特殊情况需要携带外出的，应报分管副总批准，并办理相关手续。第十九条 借款单、费用报销审批单、款项支付申请单、出入库单的取得和使用。（一）借款单因工作需要借款的，按借款单内容填写，经总经理和财务经理审批签字后方可到财务借款，财务人员根据借款单登记借款人往来账目。借款人报销时，按照财务管理制度开具冲还借款收据并冲销借款。（二）费用报销审批单经

18、办人按财务规定要求粘贴好票据，认真填写项目名称、报销内容、大小写金额、票据张数（大写），按公司审批流程进行审批签字完成后，财务部按财务制度报销。财务人员要严格按照报销程序审查票据金额、票据张数、相关领导审批意见等内容，然后由出纳支付具体款项。对于已支付的报销审批单据要加盖“银行付讫”、“现金付讫”或“转讫”印章。（三）款项支付申请单经办人按资金支付规定，认真填写收款单位名称、款项用途、大小写金额、支付类别、经办部门主管及经办人等款项支付申请单要求的内容，按公司审批流程进行审批签字，财务部按照审批后的款项支付审批单的内容进行付款。第二十条 票据的申购需购买票据时，由财务部门经办人员填写票据请购单，并写明票据种类、数量及何处购买，经财务经理签字后方可购买。第五章 票据的核销、归档第二十一条 若支票填写错误，将填错的支票（及支票存根联）加盖“作废”印章后，在支票使用登记簿进行相关登记，并经稽核会计确认，待换购时进行核销处理。第二十二条 对于已使用完的发票、支票、收据按照编号，编制年度总册号，由财务经理签字确认后，进行核销，财务部门按月装订成册，统一编号后，年底终了，连同票据一并存档保存。第二十三条 公司应设专柜对票据档案进行分类管理，按不同时间存放。第六章 票据遗失第二十四条 遗失票据