Access数据库技术及应用第6章Access 2010报表

1、讲授人CONTENTS第二章第二章 Access 2010数据库数据库第三章第三章 Access 2010表表 第一章第一章 数据库基础数据库基础第四章第四章 Access 2010查询查询第五章 Access 2010窗体第六章第六章 Access 2010报表报表第七章第七章 Access 2010宏与宏与VBA模块模块第五章第五章 Access 2010窗口窗口第六章第六章Access 2010Access 2010报表报表 在Access中，数据库的打印工作通过报表对象来实现，使用报表对象，用户可以简单、轻松地完成复杂的打印工作。精美且设计合理的报表能使数据清晰地呈现在纸质介质上，把用

2、户所要传达的汇总数据、统计与摘要信息让人看来一目了然。报表是Access数据库中的一个对象，它根据指定的规则打印输出格式化的数据信息。Access 2010中报表的制作方式有多种，使用这些方式能够快速完成基本设计并打印报表。第六章Access 2010报表 Access的报表操作提供了四种视图：报表 视图、打印预览视图、布局视图和设计视图。 （1）报表视图：报表设计完成后，最终被打印的视图。 （2）打印预览视图：用于查看报表的页面数据输出形态。 （3）布局视图：用于查看报表的版面设置。 （4）设计视图：用于创建和编辑报表的结构。 Access的报表类型有四种： （1）纵栏式报表：以垂直方式在每

3、页上显示一条或多条记录。 （2）表格式报表：分组/汇总报表，类似于用行和列显示数据的表格。 （3）数据图视图、数据透视表报表：一种用图表的形式或透视表的形式显示的报表。 （4）标签报表：在每页上以两或三列的形式显示多条记录。CONTENTS6.2 6.2 报表的加工报表的加工习题习题6.1 6.1 报表的创建报表的创建6.1 6.1 报表的创建报表的创建 使用“报表”工具、“报表向导”与“报表设计”均可创建基本报表。6.1.1 6.1.1 创建基本报表创建基本报表 我们以“dx”表为例，说明基本报表的创建过程。 例6.1 为“dx”表创建基本报表。 步骤1打开“设备.accdb”数据库，在导航

4、窗格中，选择“dx”表作为报表的数据源。 步骤2单击“创建”选项卡，在“报表”组中单击“报表”，Access 将创建一个包含数据源中所有字段的报表。报表将自动使用表格式布局。如果数据源包含足够多的字段，Access 将以横向格式创建报表。 报表在布局视图中打开，可以对报表作进一步的修改。例如，可以通过单击并拖动一个控件调整字段，也可以切换到设计布局。如图6.1所示。 浏览创建的自动报表，窗口下方的页码显示的是当前报表的页数。在报表当前页中，显示了报表的创建时间、总页数、当前页数等信息。 步骤3保存报表。这里保存为“基本报表”。6.1 6.1 报表的创建报表的创建6.1.2 6.1.2 报表向导

5、报表向导 Access提供了“报表向导”来帮助我们创建报表，它在使用过程中比自动报表提供了更多的选择。 例6.2 利用“报表向导”创建部门首字符分别为“1”和“2”的两种分组的设备清单，并统计各分组的设备价格平均值。（步骤）6.1 6.1 报表的创建报表的创建6.1.3 6.1.3 报表设计报表设计 和查询、窗体一样，如果不想使用向导的固定程序，或者想自行设计，这时可以使用报表的设计视图来自定义报表。报表的设计视图如图6.13所示。6.1 6.1 报表的创建报表的创建6.1.3 6.1.3 报表设计报表设计 例6.3 自定义报表，打印“sb”表的内容。 步骤1打开“设备.accdb”数据库，单

6、击“创建”选项卡，在“报表”组中单击“报表设计”，将出现报表设计视图。按F4打开属性表，在报表的“数据”标签下的数据源下拉列表中选择“sb”，如图6.14所示。 步骤2在“设计视图”中，节表现为区段形式，并且报表包含的每个节都出现一次。报表的设计视图默认加载三个节：页面页眉、主体、页面页脚。 点击“设计”选项卡中的“添加现有字段”，将出现“字段列表”窗口，里面显示“sb”表的所有字段。这里，我们在主体节中添加要显示的字段：编号、名称、启用日期、价格、主要设备、部门，报表中每条记录都会显示这些字段。具体操作方法是在“字段列表”窗口中选中这些字段，用鼠标拖到报表窗口主体节中，如图6.15所示。 步

7、骤3选中报表中所有自动添加的内容，点击“排列”选项卡中“表”组中的“表格”，可以将报表自动调整为表格式布局。 Access 为报表提供了两种基本布局：表格式和堆叠式，但是也可以按照所需的任何方式排列数据。 报表的一页可以显示多条记录，至于显示的记录多少，要由主体节的高度（即一条记录的高度）和页面的大小决定，这里对主体节的高度作适当的调节。如图6.16所示。 步骤4点击“设计”选项卡中“页眉/页脚”组中的“页码”，在弹出的“页码”对话框中进行相应设置，其中“位置” 设置决定页码显示在页眉还是页脚，如图6.17所示。 三个节的具体设计情况如图6.18所示。 步骤5如果想要在报表中显示总的报表标题，

8、可以右键单击主体节的空白处，在弹出的快捷菜单中选中“报表页眉/页脚”选项，则会立即添加“报表页眉”和“报表页脚”两个节。我们在“报表页眉”中插入“标签”控件，输入报表标题：“设备一览表”。在“报表页脚”中插入“文本框”控件，在标签处输入“设备价格总和：”，在内容中输入“=sum(价格)”计算所有设备的价格总和。设置如图6.19所示。 步骤6点击“设计”选项卡中“视图”，可以进行视图切换，选择“打印预览”，可以浏览报表的结果，如图6.20所示。如果觉得满意，再切换回“设计视图”，进行保存，我们把报表命名为“自定义报表”。6.2 6.2 报表的加工报表的加工 在我们创建了基本的报表之后，如果想要对

9、报表作进一步的加工和修饰，那么一定会用到报表“设计视图”。6.2.1 6.2.1 报表的结构报表的结构 报表中的内容是以节为单位划分的，每一个节都有其特定的作用。报表共由七个节组成，分别是：报表页眉、页面页眉、组页眉、主体、组页脚、页面页脚及报表页脚。6.2 6.2 报表的加工报表的加工6.2.2 6.2.2 为报表添加页码、日期和时间为报表添加页码、日期和时间1. 1. 加入页码加入页码 在报表的每一页显示出页码可说是报表最基本的需求。6.2 6.2 报表的加工报表的加工6.2.2 6.2.2 为报表添加页码、日期和时间为报表添加页码、日期和时间2. 2. 加入日期和时间加入日期和时间 报表

10、在打印时通常会在报表的开头或结尾注明打印的日期和时间，而且这个日期时间不是固定不变的，应该是打印那一时刻的日期和时间。 例6.4 为“自定义报表”的“报表页眉”添加日期和时间。6.2 6.2 报表的加工报表的加工6.2.2 6.2.2 为报表添加页码、日期和时间为报表添加页码、日期和时间2. 2. 加入日期和时间加入日期和时间 步骤1打开“自定义报表”，进入设计视图，然后选择“报表页眉”节。在Access中，选择某个报表节的方法有三种： （1）单击节选定器。 （2）单击节栏的任意位置。 （3）单击节的背景中的任意位置。 如图6.21所示。 步骤2点击“设计”选项卡中“页眉/页脚”组中的“日期和

11、时间”，在弹出的“日期和时间”对话框中进行相关设置。如图6.22所示。 步骤3设置好的日期和时间文本框显示在“报表页眉”中，如果觉得位置和显示文字格式不满意，可以使用格式工具栏作进一步的修改。我们把日期和时间文本框移到同一行，并在前边添加一个标签，显示文字“报表制作时间：”，设定对应格式，如图6.23所示。6.2 6.2 报表的加工报表的加工6.2.3 6.2.3 节的操作节的操作1.1.添加或删除节添加或删除节 在刚打开的报表设计视图中，默认添加的节只有三个：页面页眉、主体、页面页脚，但是如果我们想要使用其他的节，这时可以进行添加或删除。6.2 6.2 报表的加工报表的加工6.2.3 6.2

12、.3 节的操作节的操作2.2.显示和隐藏节显示和隐藏节 当不希望显示节中所包含的信息时，可遵循下列步骤： （1）在设计视图中打开报表。 （2）选择所要显示或隐藏的节，按F4打开其属性表。 （3）将“格式”标签中的“可见”属性设置为“是”或“否”。 6.2 6.2 报表的加工报表的加工6.2.3 6.2.3 节的操作节的操作3.3.调整节的大小调整节的大小 节的高度和宽度将决定报表的布局，我们可以分别增加或减小报表节的高度。更改某一节的宽度将更改整个报表的宽度。6.2 6.2 报表的加工报表的加工6.2.4 6.2.4 强制分页强制分页 默认的报表会根据报表的纸张大小和主体节的高度决定一页中记录

13、的显示条数，但是如果我们想要在独立页上显示每条记录、每个组或者每个节，就要使用各节的“强制分页”属性。6.2 6.2 报表的加工报表的加工6.2.5 6.2.5 让数据自动伸缩让数据自动伸缩 当我们将多个字段的数据以并排的方式打印时，我们必须赋予各个绑定控件足够的宽度，否则数据将会被截断而无法打印。6.2 6.2 报表的加工报表的加工6.2.6 6.2.6 对数据排序对数据排序 在报表中同样允许对输出数据进行排序，可以单击“设计”选项卡下的“分组和排序”，在出现的“分组、排序和汇总”窗口通过“添加排序”，依次对排序的基准字段进行选择，并设定升序还是降序。6.2 6.2 报表的加工报表的加工6.

14、2.7 6.2.7 对数据分组对数据分组 排序能够使报表中相同的数据排列在一起打印，但是如果想让数据更加层次分明，并且能够针对相同特征的数据进行分析、统计、运算，则必须分组报表中的数据。 我们继续修改“自定义报表”，要求数据记录按照“部门”进行分组。 例6.5对“自定义报表”按照“部门”分组，并且要求分组按照降序排序。6.2 6.2 报表的加工报表的加工6.2.7 6.2.7 对数据分组对数据分组 在“设计”选项卡上的“分组和汇总”组中，单击“分组和排序”。Access 显示“分组、排序和汇总”窗格，单击“添加组”，选择字段“部门”，按照降序排序，如图6.31所示。 点击“更多”，可以对分组进

15、行更多的属性设置。 因为“部门”是文字值，所以它的分组形式选择“按第一个字符”，这样就会按照“部门”字段的第一个字符加以区分并确定分组。 “部门”字段按照第一个字符可以分出两组，即首字符为“1”和首字符为“2”的两组，在打印的时候基于降序的顺序，先打印部门首字符为“2”的组别，再打印首字符为“1”的组别。那么，相同组别的记录又怎么输出呢？ 分组设定后，会在报表上按照顺序打印各组别的数据，但是如果一组的数据在一页不能显示完整，则会把数据顺延到下一页，就会出现同一组的数据分跨在两页上，也可能一页上出现了两组的数据。为了使不同组的数据能够分别在不同的独立页上输出，我们设置“不将组放在同一页上”。这样

16、，不同组别的记录就会显示在不同的页上。另外，为了说明每一组的信息特征，我们设置为“有标题”，并将标题设置为“部门首字符为：”。以上设置完如图6.32所示。最后，在组页眉中增加一个文本框，用于计算部门的首字符：“=Left(部门,1)”。 预览报表，共有三页：第一页为报表页眉；第二页和第三页分别为两个部门的记录信息，如图6.33和6.34所示。6.2 6.2 报表的加工报表的加工6.2.8 6.2.8 保持同页保持同页 数据在打印时，因为数据量比较大，所以经常会出现数据要分跨在不同页的情况，我们可以采用“强制分页”的方法使不同节在打印时会另起一页。1.1.使一组记录保持在同一页上使一组记录保持在

17、同一页上方法如下： 对要保持同页的分组级别的字段或表达式，在“分组和排序”窗格的“分组形式”中点击“更多”部分，将“组放在同一页上”属性设置为下列设置之一： 6.2 6.2 报表的加工报表的加工6.2.8 6.2.8 保持同页保持同页1.1.使一组记录保持在同一页上使一组记录保持在同一页上（1）“将整个组放在同一页上”。（2）“将页眉和第一条记录放在同一页上”。6.2 6.2 报表的加工报表的加工6.2.8 6.2.8 保持同页保持同页2.2. 将同一节的内容保持同页将同一节的内容保持同页 除了同一组记录外，我们有时候还要求同一节的数据也要保持同页，这可以通过设置各个节的“保持同页”属性完成。

18、其具体设置方式如下： （1）在设计视图中打开报表。 （2）将节属性表中的“保持同页”属性设置为“是”。 6.2 6.2 报表的加工报表的加工6.2.9 6.2.9 在报表中计算运行总和与总计值在报表中计算运行总和与总计值 在报表打印的时候，我们经常需要看到一些数据的汇总或统计信息，它可以针对报表中的所有记录，也可以针对报表中每一组的记录。下面说明如何手动添加计算运行总和。 （1）若要根据逐条记录相加来计算运行总和，可加入一个计算文本框至主体中；若要计算每一组记录增量的运行总和，可加入一个计算文本框至组页眉或组页脚中。 （2）选定文本框，将其属性表中“控件来源”属性设置为计算所需总和的表达式。 （3）接着根据所需的运行总和类型将文本框的“运行总和”属性设置成下列值之一：6.2 6.2 报表的加工报表的加工6.2.9 6.2.9 在报表中计算运行总和与总计值在报表中计算运行总和与总计值 全部之上 。 工作组之上 。 例6.6 修改“自定义报表”，统计每个部门的设备价格总和及设备数量。6.2 6.2 报表的加工报表的加工6.2.9 6.2.9 在报表中计算运行总和与总计值在报表中计算运行总和与总计值 步骤1打开“自定义报表”，在“设计”选项卡上的“分组和汇总”组中，单击“分组和排序”。Access 显示“分组、排序和汇总”窗格，单击“添加组”，选择