新华保险北京分公司档案数字化加工标准

1、 新华保险北京分公司档案数字化加工标准新华保险北京分公司保全（个险）档案数字化加工标准一 档案交接1) 档案出库时要同用户方的档案管理负责人员共同核对所提盒数。2) 所提盒数核对准确后档案提供人和接档人需要有双方确认签字表。3) 对于档案清查时所缺的盒或件在档案交接登记单上要有说明，短缺、特殊情况等处理需要有用户确认签字。4) 提卷出库后要产生一份用户签字确认的档案交接登记单。本记录单上 的内容及处理方式双方负责人必须要清楚知道。5) 对所提盒数进行逐盒的检查核对，核对盒中是否有原始目录、备考表等记录载体（将所核对的结果记录在案）。6) 鉴定不需要扫描的个别特殊的档案资料进行登记。（鉴定工作主

2、要由用户方 的档案管理人员和本工作组的提卷负责人共同配合完成）并且对所查结果进行记录。7) 增加“工作流程单”在卷中，本流程单将记载本盒的所有信息及流程经过的详细记载情况。二 档案整理1） 档案的分类：对于业务档案有扫描批次号的按年度、扫描日期、业务类型进行分类。 对2006年以前的业务档案没有扫描批次号的按年度、受理日期、业务类型进行分类。2） 保全（个人保险）业务类型分：退保、满期、其他。3） 保管期限：其他为长期，长期用拼音首字母代替，如；长期“C”。退保为保险合同终止之日起6年，满期为档案形成之日起6年，保管期限处统一写为“保管至XX年”。4） 保全（个险）档案排序规则：年度业务类型作

3、业日期保全受理号大小扫描批次号同一批次号内的按照清单顺序排序。5） 盒号编制：年度业务类型代码盒流水号。退保：年度BGTB盒流水号；满期：年度BGMQ盒流水号；其他：年度BGQT盒流水号；6） 文件装订排列：其他：申请书各类身份证明复印件其他存档资料。退保：申请书各类身份证明复印件保单现金价值其他存档资料。满期：申请书各类身份证明复印件发票保单其他存档资料。7） 对于有扫描批次号的需按不同年度、扫描日期、业务类型、保管期限进行分开装盒。8） 对以前的业务档案没有扫描批次号的需按不同年度、受理日期、业务类型、保管期限进行装盒。9） 页码的编写规则：以盒为单位进行编写。10） 页码编写方法：统一编

4、写在文件页面的右下角或反面的左下角。11） 编写的页码必须清晰、准确、不歪斜。12） 含有效内容的都应当作为一页，编写页码时如原件为空白页或不是有效内容的不再编号，经负责人鉴定后将空白页及不是有效内容的页面抽出，统一管理，留存用来同盒档案的裱糊使用。13） 如无特殊情况，尽量按照整理的方式进行编号。编写页码时必须要用铅笔将页码填写在档案资料正面的右下角或反面的左下角离页边距1-1.5厘米处，页码用小写阿拉伯数字编写，其单字符约为4号字大小即可。14） 对小于A4型纸的小件，需粘贴在空白A4纸上。作为粘贴底页的A4纸张必须保持空白，不得有任何文件及其他记录。15） 将整理完结的档案数量及整理问题

5、修改的情况详细记录在工作流程单中，并经确认后签字。16） 整理完结后报告给组长，按组长要求将整理完的档案及工作流程单送回指定的存放位置，领取另外的任务批次。三 目录索引1） 著录字段盒级：全宗号、盒号、机构名称、保管期限、全宗名称、总页数、件数、保单起止号、扫描批次号、起止日期、归档日期、年度、业务类型（一级类目）、业务类型（二级类目）、业务类型（三级类目）、业务类型代码、整理人、检查人、整理日期、检查日期、盒内文件情况说明、备注。2） 著录字段文件级：全宗号、盒号、保管期限、序号、年度、保单号、受理号、页数、业务类型（一级类目）、业务类型（二级类目）、业务类型（三级类目）、业务类型代码、扫描

6、批次号、扫描日期、投保人、被保险人、实体份数、备注。3） 字段著录信息：（1） 全宗号：录入新华保险北京分公司档案单位编码“8621”。（2） 盒号：同档案整理中“5）”。（3） 保管期限：同档案整理中“3）”。（4） 保单起止号：盒内文件最小保单号及最大保单号。（5） 全宗名称：档案保管单位全称。（6） 机构名称：档案所属机构。（7） 总页数：盒内文件总页数。（8） 件数：盒内文件总件数。（9） 起止日期：盒内文件形成的最小的日期及最大的日期。（10） 归档日期：归档文件归档当天的日期，备考表上有的参照备考表上填写。（11） 年度：档案办理所属的年度，如“2010”。（12） 业务类型（一级

7、类目）：录入保全。（13） 业务类型（二级类目）：录入个险、团险。（14） 业务类型（三级类目）：录入退保、满期、其他。（15） 业务类型代码：根据档案的业务类型录入退保：BGTB；满期：BGMQ； 其他：BGQT。（16） 保单号、受理号：参照投保申请文件上的保单号或受理号的信息进行录入；对同一份文件有多个受理号的按照受理号的顺序分别进行条目录入。（17） 扫描批次号：录入扫描批次的流水号。（18） 整理人：负责整理归档文件的人员姓名，填写业务档案管理人员姓名。（19） 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名，填写主管业务档案领导人的姓名。（20） 整理日期：档案整理当天的日期。（21）

8、 检查日期：档案检查当天的日期。（22） 实体份数：归档的文件份数，默认为“1”。（23） 盒内文件情况说明：盒内文件的数量及修改情况、补充、移出、销毁等，以及说明归档目录中备注加“*”号的内容。（24） 备注：档案详细情况说明。（25） 在录入日期时：录入格式统一在中间不加以任何符号。例：20060818，如 不足8位的需补“0”。（26） 投保人：录入文件上投保人的姓名。 （27） 被保险人：录入文件上被保险人的姓名。四 数据质检1） 文字质检人员要严格按照索引目录及对应的原件进行校对。2） 文字质检人员在文字质检结束核对无误后，要同时将该盒的卷内目录打印出来，放入相应的盒中去，再将盒完整

9、的移交给档案管理人员进行总质检。3） 质检人员在打印出所有最终的报表时，要确保每份报表的美观，不缺字、压字或有乱码等现象的出现，打印完的卷内目录两页以上的需进行装订后再放入相应的档案盒内文件的最前面；备考表不用装订，备考表放文件最后即可。五 影像扫描1） 扫描时要严格按照档案管理人员要求的标准进行，色彩为黑白二值，分辨率150dpi，存储格式为多页TIFF格式，压缩格式为JPEG压缩，扫描获取的图像必须保持历史原貌。2） 扫描时必须按照页码顺序扫描，不能有漏页、少页、或扫错页等现象。 3） 扫描内容要完整，包括文件上的文本图片、页码、有关标记等，都必须纳入扫描图像范围内。4） A、对有扫描批次

10、号的按照原有的扫描批次号命名，扫描获取的图像，严格按照扫描批次号对文件进行命名，确保文件命名准确。 扫描批次号由20位数字组成，其含义如下： 8位机构代码 8位年月日 业务类型 流水号（1）8位机构代码：系统自动生成（2）8位年月日：系统自动生成（3）业务类型：1代表新契约，2代表保全，3代表理赔。操作时需按照档案类别进行选择。（4）流水号：系统自动生成。B、为防止扫描批次号在档案系统中重复，对于没有扫描批次号的命名如下： 业务类别代码 年月日 流水号5） 扫描时要保证档案资料的载体安全，对于纸张较薄或较脆容易破损的，必须使用平板扫描，不得使用滚筒进行，以免对档案造成损坏。6） 对于同一份档案

11、，清晰度不同，特别是既有铅笔、也有钢笔、圆珠笔等多种笔体写的文字同时存在一页文件上时，要以文件主要部分的清晰为准，尽量采用一页多扫方式进行图像采集，然后再进行局部拼接合为一页。7） 在扫描的过程中文件的起止页号一定要分辨清楚，杜绝出现错页现象，或扫描的电子文件份数与实物文件个数不对应现象。8） 对于文件上所编写的页号一定要扫描清楚，以便质检和利用查看方便。9） 扫描时如遇到档案中有类似于油印纸式的纸张时，一定要采取底面垫衬白纸进行扫描，获取最好的效果。10） 扫描的主要幅面为A4，小于A4大于B5或等于B5幅面的档案将统一为A4版面。11） 扫描中的特殊情况，需详细记录在工作流程单上，并做好页

12、数和件数的统计工作。六 图像处理1） 图像处理时首先要检查电子文件的盒号、卷内文件顺序号、总页数等信息与实物档案文件是否相对应。若不对应，则应记录在案，并将记录返回扫描环节，再进行修正处理。2） 图像处理时要仔细检查每页图像的页码是否准确、无漏失、清晰、不错页等现象。3） 去污时杜绝把文字内容与正确的页码或其他有价值的原信息清除掉.确保图像文件的完整性。4） 检查图像是否清晰，原件模糊的文件在流程单上是否有注明“原件模糊或其他问题等”字样。若原件清晰，而扫描图像不清晰要记录在案，要及时返回扫描环节重新扫描，确保图像文件清晰。5） 对于同一份档案，清晰度不同，特别是铅笔、钢笔、圆珠笔同时存在的，

13、 以文件主要部分的清晰为准，采用一页多扫描方式进行图像采集，之后再进行局部拼接。确保处理后的图像清晰可读。6) 去污要把每页图像周边的黑边，噪点等污点处理干净。确保图像清晰、干净。 如原件是复印件或传真件只需去四边的污点或黑边即可。7) 在图像处理的过程中对页面歪斜的图像要进行纠偏处理。对于个别歪斜度较 大的页面需要采用手动纠偏进行校正。纠偏处理后的图像歪斜度不能超出2。6） 处理图像文件时要严格注意电子文件的盒号与档案盒上的盒号是否相同；文件夹的命名是否准确（电子命名中不能出现空格等不规则符号）。7） 处理后的图像数据确保与工作流程单记录的信息一致，不一致的应记录在案并与扫描人员进行核实修正

14、。8） 对于扫描图像幅面大于档案实际纸张时，需要更改图像文件的属性，确保图像文件的幅面大小统一。9） 在处理图像的过程中一定要结合扫描流程单进行处理. 每盒处理结束后在流程单上要用“”作为标记再进行签字认可.无签字者以不记工作量处理。10） 在处理的过程中要结合档案管理人员要求的标准进行检查,杜绝出现扫描错误在本环节中未被发现的现象。11） 在处理图像时，图像需留存新编写页码，绝不能删掉。12） 在图像过程中发现其他问题，需仔细记录在工作流程单上，再进行相应的纠正。七 图像质检1） 确保图像中无漏扫、页码清晰、页码与纸质档案中的页码正确、清晰。2） 保证图像文件的端正，看不出明显的倾斜现象，成

15、品库中的数据允许的倾斜度不得大于2。3） 确保扫描后的图像文件无黑边，主图文周边没有杂点及与文件内容无关的信息。4） 确保大页面文件在分页扫描后分离图像的拼接无缺现象。5） 确保图像数据文件的件数与档案原件、录入件数一致，确保匹配准确。八 还原装订1） 如四边有破损但不影响文字，都不需要进行裱糊。2） 对于个别破损比较严重的文件先不要裱糊处理，要记录下来，需档案管理人员拍照留底后，再进行裱糊。3） 如遇到破损的档案为双面都有文字时，要征求档案管理员的处理意见后在进行处理。4） 除以上问题需要裱糊外，其他问题一概不做裱糊处理；个别粘贴在文件上的小条绝不允许撕下来私自处理。5） 裱糊人员在裱糊后，

16、要分案卷逐页整理整齐以便装订。6） 所有装订的案卷要尽力按照原样进行恢复，要保证重新装订后的案卷不压字。7） 对每盒档案在装订之前都需把文件页数、位置等检查清楚，不能有文件放错或放反等现象出现，再进行装订。8） 装订时要尽量保证档案资料不受损坏，对于已破损的档案要进行裱糊或补边处理后再装订。9） 在装订过程中，发现整理有明显问题的，比如卷内文件顺序明显错误问题，部分文件与实际装订方向不符时，需经档案管理人员同意再予以纠正。尽力按照案卷原来的样式恢复装订。10） 装订时采用固体胶在左上角粘贴整齐。装订完成后必须做到外观平整、漂亮，不落页，文件无倒置、无错页等现象。11） 将档案盒封面、脊背打印出

17、来分别粘贴在对应的档案盒封面和脊背上。12） 装订人员要确保订好的盒内文件实体完整，卷内目录页序不乱。每卷确保有卷内目录、备考表等。13） 装订完毕后的档案资料经过质检验收合格后交还给档案管理人员进行入库。九 数据挂接1） 在数字化的过程中数字化工作组组建的网络为独立的局域网，不直接与用户的档案服务器连接，在实施的过程中需要将阶段完成的工作量逐渐的进行挂接，完成到一个固定的数据量时再导入用户指定的服务器中去，具体挂接项目及时间由档案管理人员确定。2） 批量挂接数据先由内部验收人员进行验收，之后再提交给档案管理人员进行验收。3） 成品数据要及时批量的导入用户数据服务器中，提醒档案管理人员配合以便

18、及时进行阶段验收，验收后要及时反馈验收信息并在阶段验收报告上签字确认。4） 档案管理人员验收签字后的数据量才视为验收通过数据。5） 上个阶段提交的数据，督请档案管理人员在下个阶段提交数据时验收结束。6） 在项目实施结束后，终验报告需要在合同指定的期限内完成。7） 在数字化实施完成后，用户要同项目经理进行总数据量的汇总，并在汇总表上签字认可本项目的工作量。本工作总量一式俩份，用户和公司各留一份。8） 项目终验结束后，由项目经理将本项目的实施经过及数据量汇总并形成项目验收报告递交给档案管理人员并签字返回公司后，本项目算实施结束。十 报表打印1） 报表输出人员要打印出适合左右不同装订要求的目录来。2） 输出案卷目录时要仔细结合卷内信息进行查看相关的主要信息，确保主要字段不为空，如“件数”、“总页数”等一定要与卷内信息保持一致。3） 输出备考表内