采购运作的实施及流程PPT学习教案

1、会计学1采购运作的实施及流程采购运作的实施及流程1.1.紧急订单紧急订单这些订单产生的原因：这些订单产生的原因： 错误的库存控制；错误的库存控制； 生产计划和预算的不足；生产计划和预算的不足； 对供应部门在合适的时间内向使用者提供物料的对供应部门在合适的时间内向使用者提供物料的能力缺乏信心；能力缺乏信心； 完全出于习惯，在订单上标注完全出于习惯，在订单上标注“紧急紧急”的字样。的字样。第一节第一节 采购需求和计划采购需求和计划 第1页/共24页2 2小额订单小额订单小额订单问题的解决办法：小额订单问题的解决办法： 采购部门应该建议其提高采购申请中标准件采购部门应该建议其提高采购申请中标准件的数

2、量；的数量； 供应部门收到小额订单申请后将其积累起来供应部门收到小额订单申请后将其积累起来直到总金额达到一个可观的数额可止；直到总金额达到一个可观的数额可止； 建立采购申请一览表，某些天接受某些事项建立采购申请一览表，某些天接受某些事项的采购申请；的采购申请； 使用使用“无库存采购无库存采购”或或“系统合同系统合同”的概念；的概念；第一节第一节 采购需求和计划采购需求和计划 第2页/共24页 向内部顾客发放采购信用卡，用以直接向供应商向内部顾客发放采购信用卡，用以直接向供应商采购；采购； 采购部门建立空白订单制度，可使内部顾客用它采购部门建立空白订单制度，可使内部顾客用它发出订单，供应商汇总收

3、款；发出订单，供应商汇总收款； 建立和主要供应商之间的电子联系，这样，订购建立和主要供应商之间的电子联系，这样，订购和再订购可以自动地进行；和再订购可以自动地进行； 处理小额订单的权限和报价过程应该重新调整使处理小额订单的权限和报价过程应该重新调整使用电话和传真进行订购；用电话和传真进行订购； 第一节第一节 采购需求和计划采购需求和计划 第3页/共24页对于各种不同的物料和服务需求应量在某个或对于各种不同的物料和服务需求应量在某个或某些合适的供应商处进行订购；某些合适的供应商处进行订购； 价值较低的订单交给公司外的第三方去处理；价值较低的订单交给公司外的第三方去处理； 采用无票据支付手段（自己

4、主动计算需支付的采用无票据支付手段（自己主动计算需支付的金额），或是订单时就附上空白支票；金额），或是订单时就附上空白支票；使用者直接下订单。使用者直接下订单。 第一节第一节 采购需求和计划采购需求和计划 第4页/共24页3 3空白支票采购订单空白支票采购订单空白支票采购订单的优点：空白支票采购订单的优点： 它减少了小额采购的文书工作；它减少了小额采购的文书工作； 由于支票与采购订单一齐寄出，所以节省了邮费，由于支票与采购订单一齐寄出，所以节省了邮费，节省了信封；节省了信封； 由于可以立即支付，采购方可以要求获得较大的现由于可以立即支付，采购方可以要求获得较大的现金折扣；金折扣； 它还使处理应

5、付账款的部门节省了时间和人力；它还使处理应付账款的部门节省了时间和人力； 这一体系最大的优点是发货彻底这一体系最大的优点是发货彻底不允许再延期不允许再延期交货（即那些被当作交货（即那些被当作“履约履约”或或“毁约毁约”的订单）。的订单）。第一节第一节 采购需求和计划采购需求和计划 第5页/共24页4 4公司采购卡公司采购卡 （1 1）使用采购卡可能有以下风险：）使用采购卡可能有以下风险： 失去对采购活动的控制；失去对采购活动的控制； 业内供应商只有有限的一些被接受；业内供应商只有有限的一些被接受； 跟踪和汇报工作不力。跟踪和汇报工作不力。 第一节第一节 采购需求和计划采购需求和计划 第6页/共

6、24页（2 2）发卡者应采取如下控制措施：）发卡者应采取如下控制措施： 在采购点判断它是否已达到了每张卡所设的金在采购点判断它是否已达到了每张卡所设的金 额上限；额上限； 限制每天进行的交易数额；限制每天进行的交易数额； 限制每笔交易的金额；限制每笔交易的金额； 判断供应商是否经过了公司的认证。判断供应商是否经过了公司的认证。第一节第一节 采购需求和计划采购需求和计划 第7页/共24页（一）编订采购数量计划的目的（一）编订采购数量计划的目的 预估材料需用数量与时间，防止供应中断，影响预估材料需用数量与时间，防止供应中断，影响 产销活动。产销活动。 避免材料储存过多，积压资金，占用堆积的空间。避

7、免材料储存过多，积压资金，占用堆积的空间。 配合公司生产计划与资金调度。配合公司生产计划与资金调度。 使采购部门事先准备，选择有利时机购入材料。使采购部门事先准备，选择有利时机购入材料。 确立材料耗用标准，以便管制用料成本。确立材料耗用标准，以便管制用料成本。第一节第一节 采购需求和计划采购需求和计划 第8页/共24页（二）采购量的决定过程（二）采购量的决定过程1 1生产计划生产计划2 2用料清表用料清表3 3存量管制卡存量管制卡第一节第一节 采购需求和计划采购需求和计划 原物料采购计原物料采购计划划预算表预算表销售预测销售预测销售计划销售计划生产计划生产计划月份材料月份材料需求计划需求计划材

8、料材料ABC分析分析（存量管制卡（存量管制卡）采购政策与库采购政策与库存政策存政策图图2-1 2-1 采购数量计划制定流程图采购数量计划制定流程图第9页/共24页（一）改革业绩评估方式（一）改革业绩评估方式（二）采取合理的预算形式（二）采取合理的预算形式（三）建立趋势模型（三）建立趋势模型（四）用滚动预算的方法（四）用滚动预算的方法第一节第一节 采购需求和计划采购需求和计划 第10页/共24页（一）预算的编制方法（一）预算的编制方法1 1弹性预算弹性预算2 2概率预算概率预算3 3零基预算零基预算4 4滚动预算滚动预算 第一节第一节 采购需求和计划采购需求和计划 第11页/共24页第二节第二节

9、 质量确认和采购价格质量确认和采购价格 第12页/共24页（一）供应商成本的高低（一）供应商成本的高低（二）规格与品质（二）规格与品质（三）采购物品的供应关系（三）采购物品的供应关系（四）生产季节与采购时机（四）生产季节与采购时机（五）采购数量多少（五）采购数量多少（六）交货条件（六）交货条件第二节第二节 质量确认和采购价格质量确认和采购价格 第13页/共24页1.1.询价的方式询价的方式 （1 1）口头询价方式）口头询价方式 （2 2）书面询价方式）书面询价方式2.2.询价单询价单第二节第二节 质量确认和采购价格质量确认和采购价格 第14页/共24页1.1.接受报价的原则供参考。接受报价的原

10、则供参考。 （1 1）分类报价原则。）分类报价原则。 （2 2）定期报价原则。）定期报价原则。 （3 3）资料齐全原则。）资料齐全原则。 （4 4）报价单规范化。）报价单规范化。 （5 5）样品提供与保管。）样品提供与保管。2.2.报价主要种类报价主要种类 （1 1）口头报价。）口头报价。 （2 2）书面报价。）书面报价。第二节第二节 质量确认和采购价格质量确认和采购价格 第15页/共24页1.1.商业环境调查的主要范围商业环境调查的主要范围2.2.信息搜集的方式信息搜集的方式3.3.分析信息的搜集渠道分析信息的搜集渠道4.4.调查所得资料的处理方式调查所得资料的处理方式第二节第二节 质量确认

11、和采购价格质量确认和采购价格 第16页/共24页1.1.熟悉需要订单操作的物料项目熟悉需要订单操作的物料项目2.2.价格确认价格确认3.3.确认项目质量需求标准确认项目质量需求标准4.4.确认项目的需求量确认项目的需求量5.5.制定订单说明书制定订单说明书6.6.查询采购环境查询采购环境第三节第三节 采购订单、收货和付款采购订单、收货和付款 第17页/共24页7.7.计算供应商容量计算供应商容量8.8.与供应商确认订单与供应商确认订单9.9.确定意向供应商确定意向供应商10.10.发放订单说明书发放订单说明书11.11.确定物料供应商确定物料供应商12.12.制作合同制作合同第三节第三节 采购

12、订单、收货和付款采购订单、收货和付款 第18页/共24页1.1.确定检验日期确定检验日期2.2.通知检验人员通知检验人员3.3.物料检验物料检验4.4.处理检验问题处理检验问题第三节第三节 采购订单、收货和付款采购订单、收货和付款 齐备物料齐备物料确定检验日确定检验日期期通知检验人员通知检验人员物料检验物料检验处理检验问题处理检验问题合格物料合格物料图图2-6 2-6 物料检验过程物料检验过程 第19页/共24页1.1.物料接收过程物料接收过程2.2.与供应商协调送货事务与供应商协调送货事务3.3.与存储部协调送货事务与存储部协调送货事务4.4.通知供应商送货通知供应商送货5.5.库房接收及物

13、料入库库房接收及物料入库6.6.处理接收问题处理接收问题第三节第三节 采购订单、收货和付款采购订单、收货和付款 第20页/共24页1.1.收货和检验的具体意义收货和检验的具体意义（1 1）确保以前发出的订单所采购的货物已经实际到达；）确保以前发出的订单所采购的货物已经实际到达；（2 2）检查到达的货物是否完好无损；）检查到达的货物是否完好无损；（3 3）检查所定购的货物数量；）检查所定购的货物数量；（4 4）货物送往应该到在的下一个目的地以进行储存、检）货物送往应该到在的下一个目的地以进行储存、检验或使用；验或使用；（5 5）确保与接收手续有关的文件都已进行了登记并送交）确保与接收手续有关的文件都已进行了登记并送交有关人员。有关人员。2.2.收货相关问题分析收货相关问题分析第三节第三节 采购订单、收货和付款采购订单、收货和付款 第21页/共24页1.1.查询物料入库信息查询物料入库信息2.2.准备付款申请单据准备付款申请单据3.3.付款审批付款审批4.4.资金平衡资金平衡5.5.向供应商付款向供应商付款第三节第三节 采购订单、收货和付款采购订单、收货和付款 第22页/共24页1.