办公室整理要领

1、办公室整理要领依实际需求与拥有资源灵活运用问题：1.要作到甚么程度? 2.要怎么做?办公室的基本要求办公室的基本要求 一.效率化的观念效率化的观念:为生产单位提供最快速有 效的服务(人员技能发挥,人员精简） 1.最快速找到所需的资最快速找到所需的资 料料(目录目录，编码，编码) ) 2.办事快速办事快速、有效(技能教育训练) 3.整齐、清洁、舒适 二.大地生辉、窗明几净、一尘不染 三.使用隐藏式标示作业顺序作业顺序a.行政行政单位运用提供的视频与讲义单位运用提供的视频与讲义, 对所属对所属人员人员进进行培行培训训; 各各 办办公室依公室依5s的清洁要求的清洁要求(大地生大地生辉辉,一尘一尘不染

2、不染,窗明几净窗明几净,还还我我 本色本色)朝效率朝效率化化、統一化、標準化統一化、標準化原原则布局则布局,进进行责行责任任区区 清清扫擦拭与整顿扫擦拭与整顿作业作业(参照讲义内的照片参照讲义内的照片)b.将将各类办公文具各类办公文具,文卷文卷,器械依效率化器械依效率化,美观原则妥善统一美观原则妥善统一配配 置置,经该公室的负责人经该公室的负责人, 办公室主负责人认同提交委员会办公室主负责人认同提交委员会审审 查查合格后申请高阶诊合格后申请高阶诊断断(自主诊断自主诊断高阶诊断高阶诊断)c.高阶高阶诊断合格后拍照诊断合格后拍照, 制成标准书制成标准书-标准标准化化(公告張貼公告張貼) *.OO集

3、团办公室集团办公室5S视频视频 *设计高阶诊断审核表设计高阶诊断审核表 .办公室办公室5S讲义讲义 *合格标准照片合格标准照片(塑封張貼塑封張貼) .办公室参考照片办公室参考照片管理职责分配管理职责分配 1.主任主任委员指定行政最高主管为间接部门委员指定行政最高主管为间接部门执行执行总负责人总负责人, 2.各各部门最高主管为部部门最高主管为部门门主要主要负负责人责人, 3.部门部门主主要要负负责人指定各办公室的负责人责人指定各办公室的负责人, 4.各各办公室的负责人分配该办公室的个人办公室的负责人分配该办公室的个人责任责任区区(绘制区域绘制区域责任图责任图-责任到人责任到人)-下达办公室下达办

4、公室5s的达标的达标完成完成时时间间 5.下级没有完成任务下级没有完成任务, 上一级主管须负责任上一级主管须负责任区域区域(单位单位)职职 称称姓姓 名名责任区域责任区域行政负责人行政负责人部门负责人部门负责人办公室负责人办公室负责人区域责任人区域责任人维持作业 进行进行”制度化制度化”-制定办公室员工一日作业守则制定办公室员工一日作业守则 如如:穿工装进厂穿工装进厂打卡打卡班早会班早会上班前上班前3分钟灰尘擦拭分钟灰尘擦拭椅子离位归位椅子离位归位下班前下班前3分钟物品归位分钟物品归位打卡下班打卡下班 1.第一次作业第一次作业, 将自己责任区内的脏污将自己责任区内的脏污,灰尘全面刷除干净灰尘全

5、面刷除干净 2.往后维持往后维持:上班上班前前3分钟擦除责任区内灰尘分钟擦除责任区内灰尘, 上班中离位上班中离位需需 将将椅子归位椅子归位,长时间离长时间离开时开时物品需归位物品需归位-下班前下班前3分钟分钟物物 品品归位归位- 最后一位离开最后一位离开需需做安全检查做安全检查, 关关门门窗并关灯窗并关灯 3.办办公室所有人员排表公室所有人员排表,轮流查核轮流查核, 各办公室负责人及办各办公室负责人及办公公 室室总负责人需负起督察与成败责任总负责人需负起督察与成败责任沟通(查核与回报) 督导人员责任确定督导人员责任确定： (监督与检察监督与检察) (监督与检察监督与检察) 交办交办 交办交办

6、交办交办行政行政责任人责任人 部门责任人部门责任人 办公室责任办公室责任人人 个人个人责责任任人人 主动回报主动回报 主动回报主动回报 主动回报主动回报1.被交办人看到交办人时被交办人看到交办人时,应主动回报执行进度应主动回报执行进度2.被交办人没有回报时被交办人没有回报时,交办人应进行监交办人应进行监督与检督与检察察3.贯彻日常走动管理贯彻日常走动管理, 各主管可决定一日到现场巡查次数各主管可决定一日到现场巡查次数, 并将并将 巡查时间错开。并对直属部属作业进行抽查验证。巡查时间错开。并对直属部属作业进行抽查验证。 (可设计主管巡查纪录簿可设计主管巡查纪录簿)目标贯彻与工作安排目标贯彻与工作

7、安排 会议类型会议类型主持人主持人参加人员参加人员會議頻率會議頻率行政部门会议行政部门会议行政最高主管行政最高主管部门会议部门会议部门最高主管部门最高主管办公室会议办公室会议办公室管理主管办公室管理主管1.办公室作业由行政部门最高主管召集所属部门主管办公室作业由行政部门最高主管召集所属部门主管 , 对委员会下达的管理要项对委员会下达的管理要项、管理指标进行规划管理指标进行规划、执行执行。2.部门部门主管召集主管召集所属单位主管或人员所属单位主管或人员, 依部门特性规画执依部门特性规画执 性事项与完成时间性事项与完成时间。3.办公室负责办公室负责人召集人召集所属人员所属人员, 划分区域责任图划分

8、区域责任图,对作业目对作业目 标与内容详细教导后标与内容详细教导后,依所需执行事编制依所需执行事编制”执行一览表执行一览表” 。4.各级主管每日追踪执行成果各级主管每日追踪执行成果,并进行矫正作业并进行矫正作业。行政区及办公室查核体系行政区及办公室查核体系一一.由由查核查核组组组长组长主主导编组导编组所有行政人所有行政人员员(含主管含主管)轮轮流流查核查核。 (查核时间在上班中或下班后查核时间在上班中或下班后?查核内容查核内容?由委员会讨论决议由委员会讨论决议) 目的目的:1.藉由检查对标准执行充分教育训练藉由检查对标准执行充分教育训练。 2.个人所花时间不多个人所花时间不多,较不影响工作较不

9、影响工作。 3.相互警惕与观摩相互警惕与观摩(好与坏的借镜好与坏的借镜) 。 4.制约主管制约主管(主管仍须列入备查检的对象主管仍须列入备查检的对象) 。 1.查核完毕后查核完毕后,将查核表与待改善照片缴交给查核组长进行处理将查核表与待改善照片缴交给查核组长进行处理 2.副本依次送交上二级主管签核后存档副本依次送交上二级主管签核后存档, 主管可对部属执行主管可对部属执行 状况进行抽查状况进行抽查,若有乡愿或虚伪造假若有乡愿或虚伪造假,主管需负连带责任主管需负连带责任。二二.查核组依实际需求查核组依实际需求,自定义查核时间自定义查核时间, 并对日常查核结果进行并对日常查核结果进行 抽查与验证抽查

10、与验证。成果要求成果要求 A.自己的责任区一尘不染，物品依标准自己的责任区一尘不染，物品依标准放置放置。B.所需文件可快速找到（所需文件可快速找到（整理整理、整顿整顿后后,运用运用 编码编码与目录与目录) 。 C.计算机文文件计算机文文件定定时时整理整理，需用文件可，需用文件可快速快速 找到找到。 (参考旺旺办公室参考旺旺办公室5S要求要求)1.整理整理:区分要与不要的物品区分要与不要的物品, 文件文件, 不要的清除不要的清除,腾出空间腾出空间, 防止误用防止误用2.清扫清扫:将作业空间将作业空间,设备清扫得一尘不染设备清扫得一尘不染, 确保质量确保质量3.整顿整顿:将要的东西做好三定家标示将

11、要的东西做好三定家标示,(定品定品,定位定位,定量定量),节省时间节省时间整顿口诀整顿口诀:有有物物必见区必见区, 有区必标示有区必标示, 无区部摆放无区部摆放现况作业现况作业 1.墙面墙面, 墙角墙角,天花板天花板(屋顶）屋顶）,地板灰尘地板灰尘, 污迹清理干净污迹清理干净。 2.桌椅桌椅,橱柜橱柜,办公设备办公设备 污渍污渍、灰尘刷洗干灰尘刷洗干净净。 3.与办公无关或过期资与办公无关或过期资 料清除料清除。 4.将日常办公用品依序摆回办公桌面（计算机将日常办公用品依序摆回办公桌面（计算机、屏幕屏幕、键键 盘盘、鼠标鼠标 、电话电话、茶杯茶杯、台历台历、文件架文件架、文件盘）文件盘）易易操操 作的位置作的位置, 并做好隐藏式标示并做好隐藏式标示。 5.办公桌抽屉办公桌抽屉、物品依类存放物品依类存放,标示标示。 6.文卷做好分类文卷做好分类,编码编码,目录后目录后,依类存入文件柜依类存入文件柜, 柜外明确分柜外明确分 类标示类标示(并有责任人并有责任人, 查核人查核人) 。 7.事務机器做好清洁保养后事務机器做好清洁保养后,贴上保洁责任卡列管贴上保洁责任卡列管。 8.其余物品与设施其余物品与设施,依需求按依需求按5s规则处置规则处置。处置范例看看 板上架板上架,通一高度通一高度,作为隔墙作为隔墙无用物无用物清除清除开关对应位置标开关对应位置标示示(标签机或塑封