最新版日常费用管理制度(2012版)

1、四川燕京啤酒有限公司SICHUANYANJINGBREWERYCO.,LTD2012 年销售系统日常费用管理办法为了使销售日常费用管理做到有效、规范，结合销售工作实际，特制定本管理办法：一、涉及部门：、销售支持部门：销售服务部、销售管理部、销售市场部、 销售一线部门： 销售一、二、三、四部及川南办二、 日常费用范围：、 差旅费用： 主要由交通费、住宿费、驻勤补贴、出差补贴构成。、 办公费用： 主要由办公用品、打字复印费、固定电话与传真费、房屋租金、租房物管杂费、水电气杂费、生活用品构成。、 招待费用： 主要用于重点客户、相关重点职能部门、经销售主管领导批准的部门会议费。、 车辆费用： 用于市场

2、业务所发生的车辆油费、过路费、停车费、修理费等。、 移动通迅费用：三、日常费用管理：、差旅费用：1、管理流程： 申报、审批、审批表备案、出差回复、费用报销。2、申报： 由本人申请或由负责人指定出差，均填写出差审批表进行申报。3、审批：、职能部门：一般员工出差：经直接上级同意，报部门负责人审核。部门负责人出差：本人申请，经分管副总批准。、销售区域：办事处经理 / 销售主管 / 业务代表出差：若在负责辖区内部出差，只须经直接上级同意；若在所属部门内部其他区域出差，须经直接上级同意后，报所属销售部门负责人批准。销售部门负责人： 在日常区域内出差，自行安排即可；若跨区域出差，须经分管销售副总审批同意。

3、4、出差备案 ：出差审批同意的出差审批表交部门文员或考勤员处备案。5、出差回复： 须对出差情况予以回复直接上级或出差安排人。6、费用报销：、出差人员交通费和住宿费开支管理：交通工具管理：、员工出差使用交通工具为火车、汽车、轮船等普及工具。（乘坐火车：从晚八点至次日晨七时之间，在车上过夜超过六小时或连续乘车时间超过十二小时的可购买硬卧票）；、如因特殊情况，出差人员需乘坐飞机、火车软卧必须事先书面报经批准，出差人员未经批准而乘坐飞机、软卧者，按火车特快硬卧票价标准报销，超出部分费用自理。交通费用开支办法：、销售系统人员经批准后出差或参加公司会议，均按实际业务路线报销长途交通及其他车费；、出差人员经

4、批准乘坐飞机，其乘坐往返机场的专线客车费用，可在出差人员市内交通费包干的范围外据实报销；、销售系统人员市内交通费均据个人财务档案及当月出勤天数，凭有效票据在其标准内据实报销。住宿费开支办法：、出差人员住宿需持本人有效身份证件进行登记，以便公司进行费用核查。、出差人员住宿费在其财务档案核定标准范围内凭票报销，实际住宿费超过规定限额部分不予报销； 出差人员同一次出差期间， 可按平均每天的实际住宿费用来判定其住宿费用是否超过标准；、不同职级的员工一同出差，住宿费标准原则上可按同行高职级员工标准执行；、两人以上共同出差到同一地方办理相同事项且能共同住宿的，住宿费标准减半执行；参加公司统一组织且统一安排

5、住宿的各项会议， 住宿费按实际会议标准报销， 特殊情况需超标准住宿需单独进行审批，并注明详细原因。、字迹不清、票面不完整、无有效公章的住宿票不得报销；、住宿费按实际住宿天数计算。、驻勤补助及出差补助费、驻勤补助和出差补助每月最多发放天数以 26 天为限，驻勤补助按月计算发放， （不得跨月报销） 并以差旅费形式填单报销， 但出差期间已报销出差补助费的天数不再报销驻勤补助，休假天数也应扣除；、销售系统内所有员工在公司开会、学习、培训，食宿统一安排的，不再发放出差补助费；、出差补助费、驻勤补助费不得重复计算。、销售系统人员转正后方可报销驻勤补助及出差补助。、驻勤补助由本人根据出勤情况进行填报。、补助

6、标准：一线驻勤为15 元 / 天；出差补助为20 元 / 天。、探亲路费：、费用申报：销售系统正式员工每年可报销四次工作地点距配偶所在地或父母所在地的往返交通费用（只能申报一项） ，该费用需要由本人申报，行政文员复核无误后，记入个人财务档案，如发生工作地点变化应及时变更相关财务档案；、费用报销： 探亲路费报销时需附正式机打发票、探亲假休假条批复件进行报销，的士费或定额车票不能报销。、办公费用：1、 办公用品：办公用品： 由低值易耗品和固定资产构成。、低值易耗品可由各办事处根据年初下达标准内购买，后凭正规商业零售发票报销。、各办事处需购买固定资产（价值大于 100 元）必须提前进申请，公司领导同

7、意后由公司采购部统一购买，入库后领用；如有特殊情况需在当地购买时，需在报告上注明，领导同意后方可购买，报销时应附批复报告和购买正式发票报销。、各部固定资产，部门文员根据公司统一格式的固定资产登记表进行编码登记，遇市场人员调动，应将固定资产保管责任人交接情况报行政文员备案。、行政文员应建立固定资产台帐，定时对销售部固定资产情况进行盘点（每半年一次），并将相关结果报公司副总。2、 其它几项办公费：打字复印费、邮寄费、水电气费、固定电话费、生活用品费用。额度限制：各办事处在办事处财务档案额度内报销。报销要求 ：、凭相关正式发票报销；、特殊情况：若水电气费、打字复印费不能提供有效正式发票，需事先说明情

8、况，以相应金额餐饮定额发票充抵，但需要在票据背面注明情况，水电气需附相关正规收费收据；打字复印费附相关使用明细作为报销凭证。、水电气、固定电话费均不能报销因交费延时产生的滞纳金。、固定电话费必须提供正式发票，预存类费用发票不能报销。、以上费用需按费用种类，单项报销，并注意费用报销的时效性，跨两月未报销，则视为放弃报销，公司将不再进行核报。购置生活用品：、新增人员购买生活用品需提前进行申报，额度不能超过260 元 / 人。、报销时附相关报告批复及正式购买发票报销。3、 房屋租金：、 租房：必须事先进行申报，房租报告需注明租用房屋的面积、建筑规格、租金、常住人员名单，待批复后按照公司统一租房格式签

9、署协议（租房协议需注明房租是否包含物管杂费或物管杂费计算标准） 。、 租金额度： 不能超过租房报告申请额度，超支自付。、 租房物管杂费 ：必须事先进行申报，注明房屋面积、收费标准和收费时限。、 报销：房租：应附租房协议原件，房东身份证复印件及联系方式、收款收据、租房发票、批复报告以及租房房产证复印件作为附件报销。若有先发生后申报行为，公司有权不予报销。物管及杂费：须凭报告批复、正式发票或物管公司收据报销。4、 为方便费用的统计和管理，各办事处办公费用需由专人报销，若报销人发生变化需向行政文员备案。、招待费：1、 招待费范围：招待重点客户、行政职能部门等到需由部门第一负责人审批同意（各部、独立办

10、），且在月度计划范围内。2、 报销时需附表注明费用发生时间、地点、用餐人数，招待事由。3、 如特殊情况本部门会议聚餐，需进行申报批复后方可执行。4、 洗头、洗脚、按摩、唱歌不属于招待费列支范围，不予报销。、车辆费用1、 车辆使用费用主要指公司车辆使用过程中所发生的汽油费、过桥过路费、停车费、小额修理、年检费、洗车费，交通违章罚款不予报销。2、 公司配备车辆必须在所管区域内使用，超出范围的一切费用不予报销，并根据公司车辆管理办法在核定油耗、里程标准内报销，报销时需附行车记录表，行车记录表必须按要求完整填写，车辆责任人需在每月末向部门文员告之车辆行驶里程止数，由各部文员登记汇总后报行政文员做为审核

11、行车记录表的依据。3、 公司人员自购车辆相关费用实行包干制，根据公司车辆管理办法及使用人员职级，在其核定标准内报销。4、 公司车辆的维修和保养需填写车辆维修保养申请表，以部门负责人与销售副总签字同意后报公司车辆管理员处备案，在公司指定地点进行，因驾驶不当造成修车的，由当事人承担相应费用。、移动通迅费1、 额度管理： 销售系统员工根据公司额定下发个人财务档案的费用额度执行。2、 票据要求： 凭有效发票据实报销与本人身份相符的手机号码费用，原则上每人只能报销一个电话号码，如有特殊原因，需报销两个号码，需经申报同意后方能进行报销，定额发票不能报销。四、费用报销规定。、 报销时间及流程：1、销售系统员

12、工原则上可每月报销一次费用，对月计算，每月30 日为费用计算截止日，相关人员制票后经市场负责人初审签字后，应在次月8 日前将相关票据带回公司，经部门文员审核、登记并报相关部门负责人审批后于次月15 日前上交服务部行政文员统一审核报销，行政文员于次月25 日前完成费用的报销流程；2、未在规定时限内报帐的， （除因特殊原因事前报经主管领导批准延迟报帐外），其他按以下规定处理：个人未在报帐时限内报帐。超过七日报帐的，按报销费用总额的20%处以罚款超过十五日报帐的，按报销费用总额的50%处以罚款超过三十日报帐的，公司不予报销。罚款在个人报帐内扣除。部门未在报帐时限内报帐。超过 2 日报帐的，扣相关部门

13、责任人绩效分1 分。超过 4 日报帐时，扣相关部门责任人绩效分2 分。3、每月 20 日后行政文员不再接收报销票据，行政文员未在25 日前完成费用报销，扣绩效分2 分。4、报销真实性：各市场费用审核人、部门文员、部门负责人应加强对票据的审核，如行政文员发现报销票据有作假虚报，扣除当事人虚报部分外，并按虚假金额的2 倍罚款交财务部，另扣当事人当月绩效分 5 分。当事人的上一级费用审核人绩效分当月扣2 分，部门文员绩效分当月扣1 分，部门负责人绩效分当月扣0.5 分。5、 如相关票据遗失，无原始凭证一律不报销。、 报帐后有借款余额的应在报帐当日一次缴清；确不能一次缴清者，由财务部门从借款人工资中按

14、月扣还。并对未缴清的报帐余款每天按千分之五计收利息，直至欠款还清为止；五、其他规定：各级销售人员的差旅费按住宿费和交通费分项核实报销，报销时需附出差行程表、出差审批单，所附票据时间必须与行程相符，必须使用正规发票，县级城市之间产生的交通费必须是正规机打发票，并保持票面完整，短缺、涂改、无公章或私自剪发票均作废票处理。报销单须由本人规范填写，无涂改，并保证附件按面额大小分类粘贴，并在粘贴处注明各类面额票据张数和总金额。六、本管理办法从2012 年 1 月 1 日起开始执行。附表一：出差审批表附表二：出差行程表附表三：房屋租赁合同销售服务部2011年12月30日主题词： 2012 年销售系统日常费用管理办法主送：各销售部、独立办事处、销售管理部、销售市场部抄送：吴永阳、刘朝辉、财务部、办公室由：销售服务部签发：向文宋进亮四川燕京啤酒有限公司副总