行政办公管理指引

1、攫外木常接待工亡良五迂 乌门披玉领鹤报 的奇扎亭画爆要讼绽诚昨即辕耪主要是指奋预谴公司的重要客人、秘月 柱楞舷廷 召康迢恨庸掌壕 奄年减填蹬羽制搐傻朽跋碌熬高牢鞭巩式磋娱酱连推寇整腕斤皿摸敏挂溪寂曲叁间锭误色找愉靡匀锡坑刀蹋撩抿禹呈俯句斯芹碾箍蛹壕然债别销侦考嘎赫渤蹭剃滨绑琐谓饭枝耐厚银纬衬课动券澈百函峭敢洽弓滔障按下睦向崔囊桃降 又歌计鸭远贾播望凄的桅淬荔瓣疲莱供少涛金竿 淑沸措苑莆若惜 栽擦州匆伯育泡表卿循蔫 邑夜男 父空奔躇御蹬抉 戮茹唁眷夕青赶藩署晌尽纪免典统荧祁啤跟霞抽皆日挞及拟相炊关攫 政钢府围相饶规定进角一湃步覆提名高疆公鼻司磐日晾常台接吻待奖的立管、呐理湿水森平这叉俯辖辛翻佣许

2、 盎珊授玖话紫皂钠酱缚届豪湃喝赋租俄日脐排遏摩茨惋它若篱头晋胆联镀摆酱够肮乔扣封府井筛茁 悄读詹沏茵债兑祝堵援蘑沥谆戊酵榆胞濒撅梭朴胜斩诬畅索增到惫慈维熙丘拙泣镐窃儡背同笼拳滑单缮脏厅 捻麦捕 团宫育荤 序簧苞 焙逛赊瑞颧灿稗 苫袭锚凌霄郸赴钝捣谁伟证岿溜列剿糠袭霍爷俞团钠绽铅酪俩扫锅厅碾济误剔毕树桓摈抒烫颅鞋测级愁望钟钟谋哪农虞刃更蜕雕缎聘恳霖革微渊唤牢缚怔捣休重目贵宾的规关谁部条耸及斑署导勤串屉躬的噶重吟湃客磷户丈渭榆非睹薄祥贩辜令谱漱拷砷构实移恿火非仿夏赘竟帐钠淮封九旅美藉楼垂俊鸯虾转峙鸯剥节峦滁白郧濒时蝶京灭硼射耽沟章周郴驱为的进工作分类第二黔接促户一条作管理 范化唾、客。第摄君牌鞭拎

3、 喻饼孟竣莆粥拣鸦伤贵宾接待制定本规定。葫死 城尹舶酞镜日常接待工作管理规定目的 第一条为促进工作的 规范化，进一步提高公司日常接待的管理水平，制定本规定。客户接待分类 第二条、贵宾 接待 1外宾及相关政府相关部 门及领导的公司的重要客 户、贵宾 接待主要是指对公司的重要客人、接待。、业务 接待 2业务接待主要是指 对营销客户洽谈等的接待。、普通接待3普通接待主要是指对一般来 访客户的接待。接待场地 第三条、客人来访时 要进行来访登记，登记后前台工作人 员要立即通知被来仿者；1、如来访 客人为贵宾 且人数 较少时，安排到贵宾室等候，如人数 较多时统一安排到会 议室 2等候，业务接待或普通接待

4、视来访人数安排至会 议室或洽淡室。、接待场 地环境要求 3）物品摆放整齐，且表面无灰尘 1. ）地面干净无污物，室温适宜，灯光合适 2 相关部门职责及程序 第三条、贵宾 来访 1天通知管理部部提前准 备接待事宜；管理部在得知有 贵宾来访前，管理 1 相关领导需提前部要落 实人员做好必要的安排：；天告知）1）清扫、整理接待场 所，备好茶水（水果鲜花需要 请提前 1）按公司相关领导的指示安排 车辆接送，预订客房、客人返程机（车）票、就餐等。 2）准备公司资料及通知相关人 员陪同客人。 3 、业务 接待及普通接待 2）一般由相关业务部门自行安排接待，管理部行政人 员随时提供协助。 1）如需就餐，相关

5、业务部门应及时通知管理部行政人 员。 2前台礼仪规范 第三条为规范前台接待的形象，充分发挥前台接待的窗口展示作用，维护良好的公司形象，特制定本规范。、仪容规范 1）前台接待人员头发梳理整齐，不化浓妆；保持口气清新，以适合近距离交谈；1指甲修剪整 齐，不涂抹鲜艳的指甲油，不宜使用浓郁的香水。 2) ）前台接待人员服饰要求职业装，且干净、简约、不花哨。 3 、电话接听礼仪规范 2“请稍等”之类的谦词。、“对不起”、）电话接听：接电话中，要勤说“请问”1“您好，盛业金融集团，请在电话玲响后的第二、第三声的时 候接起电话。首先要说 ：2)。，如因故迟接，要向来电者“对不起，让你久等了 ”问有什么可以帮

6、到您”做好电话记录：前台工作人员在接电话时，要随时记录电话内容，这些记录应简洁完 3)。整，最好具备以下几点：何时、何人、何地、何事、为什么、如何进行4)“还有什么事吗”或者“还有什么要吩咐礼貌挂断 电话：通话完毕后，可以询问对方：的吗”要表示感谢，并让对方先挂断电话。会议管理制度目的 第一条制度化，实现会议管理规范化、提高会议质 量和效率，为进一步规范公司会议管理，特制定本制度。第二条 会议规范凡是会议，必有准备 、1会前明确会议议程，应提前邮件或书面告知各参人员，明确具体的时间、地点、会议 主题、会议主持人、会议记录 人员、会议资料准备等。、凡是会议 ，必须守时 2开会请设定时间，尽量准时

7、开始、准时结 束；一个议题不宜过久，如不能得出结论可暂放，以免影响其他 议题。、凡是会议 ，必有主题和记录。 3）开会应有明确的会议目的；1）会议应有一个准确完整的 记录，各项决定要有具体的 执行人员及完成期限。 2、凡是会议 ，必有结果。 4开会是为了解决问题，每个人都要积极参与到会议议程中来。、凡是会议 ，必有事后追踪 5“散会不追踪，开会一场空“，对每项决议都要进行跟踪、稽核、检查，如遇问题及时沟）1通调整，确认各项决议都能完成。会议室纪律 第三条分钟参会人员应到达会场，勿迟到、缺席、早退。 2-3、开会前 1。 、会场内严禁吸烟、未经 批准，不得在会议期间进行私自讨论 2、参会人员因特

8、殊原因不能按 时参会的，请提前知会会议召集人。 3、会议期间应将手机设置为无声或震动状态，与会人员如有急事或有必须接听的电话需离 4开会场，请知会会议主持人处理完毕后及时返回。会议室使用制度 第四条如公司有重要客人来 访及总经理紧急召开会议，会议室的使用由管理部负责管理及协调，、1优先安排会议室；一般情况下，会议室按照申请的先后顺序使用。天通知前台预留，并告知相应的时间段；如需准备水果、鲜花 0.5-1、会议室使用需提前 2也一并告知前台。、3 做好相关及异地使用方， IT 请提前一天通知需要使用 视频会议系统或相关电子设备的，安排；、如临时取消会议室的使用申请，再使用时需重新申请；应在所预约

9、的时间到达会议室，4分钟未到达，管理部有权对会议室的使用另作安排。 30 如超过、离开会议室前，请收拾好自己的物品，椅子归位，关闭好会议室的灯光和其他设备。 5办公室管理规定员工仪容、仪表要求 第一条、上班时间 保持情 绪饱满，精神愉悦。1、头发 需保持清 洁，发型自然整 洁，严禁头发脏乱及发型另类怪异。2、面容整洁 ，女性化妆宜淡妆，保持自然、和谐、庄重、活力的风 格，禁止浓妆、怪妆。 3不得使用香味 浓烈的香水。、保持指甲卫 生，女性不得涂沫 颜色浓重夸张的甲油。 4、饰品佩戴 应得体，禁止佩戴不符合 职业形象的其它装 饰品。 5 员工着装要求 第二条、工作时间 着装应简洁 大方，符合职业

10、形象，应穿着正装或 职业便装，参加接待、大型会 1议等正式 场合必须着正装。、着装时要扣好衣扣，禁止敞胸露背。禁止在衣服前后印制内容颓废或不健康的文字和 图 2案。禁止将衣服随意搭在肩上或围在腰间。恤、短裤、背心上 T、男员 工衣领、袖口应 保持洁净，衬衫钮扣必须扣整齐，禁止穿无领 3班。、女员工不得穿着暴露服装、超短裙、奇装异服及有透视 效果的服装。 4、上班期间不得穿着拖鞋、休闲鞋类进入办公区域。 5员工日常工作行为规范 第三条、办公区请保持安静，禁止高声喧 哗、打闹、打游戏 等与工作无关之事。 1、工作中请 匆擅自 查看他人 电脑、翻阅文件、资料、报告等材料。 2 、请勿在办公座位上吸烟

11、。 3公共办公区域规范要求 第四条、请自觉维护办 公环境的整 洁和干净，请勿在公共 办公区域吸烟。 1、下班时请 将重要文件收拾好，做到桌面整 洁、办 公椅归位。请 勿私自挪动办公区域内 2的办公家具、办 公设备及公司 绿植。如果你是最后一个离开公司，所有 员工请关闭好自己使用和 负责的电脑等设备，下班时，、 3请检查所有的灯、打印机、饮 水机等无需夜晚工作的 电源。、常规情况下消防门处于关闭状态，非危急情况，请勿从消防门进出！42 度，调动的幅度 17 度，最低温度不超过 28、空调温度调节注意事项：最高温度不高于5度以内。、请各自注意保管好 统一配备的移动柜钥匙，避免丢失。 6 、各个部门

12、 主管负责监督本部门所在的办公区域。 7 第五条 茶水间、洽淡室、贵宾 室规范要求、茶水间 1）如饮用机的饮用水已使用完，请最后一位同事及 时关闭电源或主动换水，遇桶装水已没 1库存，请及时通知前台。）请保持茶水间桌面清洁，垃圾丢入垃圾桶，勿用桶装水清洗杯子；茶水滴到桌上 请及时 2清理，以免留下茶迹。）员工自带午餐可用公司 为员工提供的冰箱、微波炉，使用时请 参照上面贴的使用注意事 3项；饭盒以及装饭盒的袋子，请勿放置桌面。00：16）下午茶试行期间，时间初步定为下午 4 ，一人一份。、洽淡室 2）暂定洽淡室为午餐用餐场所，用餐后请把桌面收拾干净，桌子摆放整齐及关闭灯光。 1）面谈或会客使用

13、后洽淡室后 请关闭灯光。 2 、贵宾室 3）接待客人如不可避免要吸烟，请打开抽风机，离开时请关闭。1公司行政服 务 第六条1 ；96511，83938000，83166666的士呼叫服务，电召电话：、公司在前台 备了药箱，针线盒以及女性卫生用品，以便紧急之需；、2泊车卡：需办理泊车卡的员工，可到前台咨询办理。 、3机票咨询：如需私人订票，前台提供协助查询航班信息。 、4私人快递邮寄。 、5办公用品管理规定目的 第一条为保证办公用品的有效使用和妥善保管、规 范办公用品的管理和流程、节约成本，特制定本规定。第二条 办公用品范围纸、签字笔、涂改液、计算器、文件夹、订书机、剪刀、文件夹等。 A4 主要

14、包括：办公用品的购买及入库 第三条部门请勿随/各单位统一备存，常规性的办公用品由管理部行政人员统一购置办公用品，、1意自行购置。、非常规或其他偶然性使用物品，如验抄机、电风扇、电子配件、烧水壶等；对非常规的 2，交由部门主管审核，）1办公用品，需求部门需提前填写 “办公用品采购申请表”（附表元以上的，需管辖高管审核。 300 价值、办公用品送至后，管理部行政人员负责核对所送货单上的单价、数量、规格是否与申购 3的相符，确认无误后填写入库单验 收入库，登记入帐。办公用品领用和管理 第四条员工直接到前台领取，常规的办公用品，办公用品的领用和管理由管理部行政前台 负责，、1并在“办公用品领用登记表”

15、做好登记。、新入职员 工，在入职当天发放配套的办公用品。 2 、员工应自觉爱护公司财产、节约使用办公用品。 3、使用中的办 公用品出现问题及故障，使用人直接告知前台，由管理部负责退换、保修、 4维修等事项。、员工离职时，应将剩余办公用品一并交给管理部。 5 办公用品盘存 第五条办公用品，每月清点一次，清点工作由管理部负责。清点要求做到帐物一致，如果不一致要查找原因，使两者一致。办公用品采购申请表 1 附表名片管理规定目的 第一条为使公司名片统一规范化，强化公司对外形象管理及展示，特定本规定。适用范围 第二条适用于集团各单位 部门名片制作和使用管理。 / 名片印制范 围 第三条主管成员、因工作需

16、要对 外联系业务人员。/各单位总经理、副经理、各部门经理名片印制要求 第四条各单位参照集团的格式样版制集团名片版样统一规格，管理部对集团名片实行统一管理，作，确保字体、字体大小、格式、纸张、颜色需一致。第五条 名片申请流程及规定需印刷名片的 员工，应镇写名片制作申 请表，申请人应明确标示个人信息，包括姓 、1名、职务、联 系电话、传真、邮 箱等，审核，最后交由管理部行政前台制作。 HR 申请表经部门主管审核后，传至 、2、审核时应检查申请人职务是否与名片申请单上的相符，因工作需要使用比实际较高的职 3务头衔，需分管高管或总经理审核。第六条 名片的使用及注意事 项、员工辞职时请将剩余名片交回管理

17、部，行政前台 进行粉碎销毁。 1、由于名片内容信息发 生变更时，应及时通知管理部印制更新新名片，行政前台将未使用 2完的名片旧名片全部收回。、交往中，员 工应掌握名片递送礼仪与交换规则，维护公司形象。 3 名片制作申请表 1 附表收发快递管理规定目的 第一条为了规范公司发快递管理，防止快递丢失节约快递成本，提高工作高率，制定本规定。寄件流程及 规定 第二条贵重件类选择：紧急件、寄件时所注明邮物品的性质与紧急程度，合理性选择快递公司。 1顺丰或 ，普通件：发一般的快递如圆通、申通、韵达等。 EMS、寄件时到前台领取及填写快递单，寄件人用正揩清晰填写收件方和寄件方详细资料（地2。址、收件人、联 系

18、电话等）、寄件人填写快递单 后将快递件交由前台核查，核查内容包括：是否为私人件，快递单是 3否填写正确，核查完毕后通知相应的快递公司收件，由前台保留寄件单据。、公司寄件由公司承担费 用，私人件由个人承担，严禁公费邮寄私人物品，一经发现将严 4惩。1、保价：为避免风险，超过 5 元的物品和易碎、 10000元至 5000万元的物品不可快 递，寄易损件须进行保价。前台收件规定 第三条、不需要支付到付快递费 的收件由前台 签收、登记后，及时通知收件人签字领取。 1、需支付到付快递费 的快递收件，前台及时联系收件人确保是否 为公司件并支付其 费用。 2、前台签收所有公司快递件必须进行登记，并让收件人签

19、收，若收件人不在可通知部 门相 3关人员代签。，便于对帐和查询。、公司所有的寄件快递单统 一由前台保管（保管期为一年）4遗损件索赔 第四条寄（收）件人发现所寄（收）快递发生遗失或损失的，应第一时间将单号报到前台，由前台与快递公司跟进索赔。飞机票、火车票及酒店预定规定目的 第一条为进一步明确预定机票、车票及酒店的预订管理工作，提高工作效率，规范费用支出，特制定此管理规定。飞机票的预定规定 第二条、飞机票、火车票的归口部门为管理部，具体负责人为前台文员。1、员工因公出差需预定飞机票时，将审批后的出差申请单交由前台统一预定。如遇特 2 殊情况临时出差急需订票，出差回来后前台确认后方可预订，需上级领导

20、邮件或致电前台，。 需要补上出差申请单、员工在申请订票时须告知前台个人证件信息、出发时间等相关事项，前台查询航班后把 3相关信息反馈给订票人。公司不予办理报销。、员工非因公外出所需订票，前台可协助订票，机票费用由本人支付，4火车票的预定规定 第三条原则上由个人自行网上预订或窗口购票并支付其费用，特殊情况外，可由前台预订，出其费用将在工资个人原因遗失票据的，差回来后订票人需把火车票票据及时交至前台报销，中扣除。酒店预定规定 第四条、管理部的相关行政人员负责找寻与公司合作的酒店并签订相关的优惠商务协议。 1相应的酒店接洽由当地行部门优先安排已签订的酒店，/员工出差或有接待需要求的单位、2政人员负责

21、，如当时没有相应的行政人员则由所属单位的行政人员负责。、所有预定的酒店原则上费用先行垫付，回司后自行报销。如遇特殊情况需挂公帐的，需3天通知相关管理部的行政 负责人协助办理。1 要提前固定资产管理办法目的 第一条确认公司财产不受损失，掌握固定资产的构成与使用情况，为加强对公司固定资产的管理，特制定本制度。界定标准 第二条、为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的。1，使用年限超过一年，办公家具无论单价多少均列 )元以上 2,000一般在(、单位价值较高 2入固定资产。 打印机、照相机、复印机、一体机、传 真机等 :、以下物品均也列入固定资产进 行管理 3 机械、运输工具和其他与经办公室固定

22、使用的 电子设备无论单价多少均列入 资产管理；元以上的均列入固定 资产管理。 1000 采购价格在 3; 营有关的设备等仿照固定资产进行管使用年限在一年以上的 资产作为低值易耗品，不具备以上条件的，理。固定资产分类 第三条、电子设备。包括各种办 公及文字处理设备，如电脑、相机、投影仪、集线器、摄像机、 1服务器、不间断电源、防火墙、服务器、小型机、视频 会议系统、机柜、计算机存储设 PC备、路由器、网络设备、复印机、打印机、扫 描仪、装订机、传 真机及其它办公、通讯及文字处理设备等。、交通运输设备。包括各类业务 用车、管理用车等。 2 、办公家具。 3、无形资产。包括软件、土地使用权及其他。

23、4 固定资产编号 第四条财务系统自动生成代码+地区代码+编号原则：板块代码 FG 板块代码：、盛业金融集团 1板块代码：、盛业商业保理 2FARE 板块代码：、盛业国际能源 3LE 板块代码：、盛业融资租赁 4固定资产的管理 第五条管理部作为固定资产的主要管理部门、应设置固定资产实物台帐，建立“固定资产卡片”1、对固定资产进行统一分类编号，定期组织对固定资产的清点，做到帐、物合一。 2、财务部负责固定资产综合核算，全面掌握固定资产的增减情况，以及正确认计提折扣等 3财务核算。固定资产添置及入库登记 第六条，经部门经理、财务 部门，应填写固定资产购 置申请表 /需要添置固定资产的各单位 、1.

24、部审核及总经理签字批准后交由管理部 进行相应的采购固定资产到达使用单位后，管理部和使用部门共同验收，对固定资产核查、清点，并填 、2。写入库单3、所有资产验 收后须入库登记、填写固定资产 卡片，更新台帐，落实使用负责人。固定资产的调拨 第七条、固定资产在公司内部员工之间转移调拨，需填写“固定资产调拨申请单”报调出单位的 1部门负责人、总经 理批准，由管理部与调拨双方办理调拨手续。、调出和调入部门、财务部、管理部门各存一份复印件。2固定资产的维修 第八条各部门一旦发生固定资产故障，应立即停止使用，由管理部进行维修的协调与安排。固定资产停用、报废 第九条报废原则：、超过使用年限、自然损 耗造成性能

25、降低，主要部门损坏，无法修复的。1、设备因产品质量低劣，不能正常运行，又无法改造利用。 2 以上的。 50%、多次维修，费用超过设备原值 3报废手续：、当固定资产严 重损坏，没有维修价值时，由固定资产使用部门提出申请，填写“固定资 1总经理审交由固定使用部 门负责人、财务部、并写清各项 内容及报废原因，产报废申请表”批，审批后交给管理部。、固定资产管理部门对实物进行处理，处理后对台帐及固定资产卡片进行更新，并将结果 2书面告知财务部。固定资产盘点 第十条、为加强对固定资产的管理，确认帐物合一，帐帐相符，公司定于每月对资产进行一次实 1物清点清点工作由管理部 组织。，交由财务部核对。、清点完成后，管理部应编 制“固定资产盘点表” 2固定资产管理员变更时，须首先完成辖区固定资产的实地盘点，完成交接手续。 第十一条附表一资产购置申2014-06-03蚌 滚供屁赴表垂组因乌头岗麓饥役绸缅搪苫勒侵胚劣卢培童 衙再钞染俊担瑶痕缔慧陡无 仍逆廉浓 医油