文件管理制度

1、文件材料整理归档制度一、收集归档范围本单位在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本单位关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。(一) 本级文件1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。4、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。5、各项决定、决议、规定、标

2、准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。10、电报、重要电话记录、机关工作日记。11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。14、已故人员资料。15、重要的人民来信及处理材料。16、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。17、本机关(包括上报和下批)干部任免、呈批表、

3、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。(二) 上级文件材料1、上级(包括各部门及派驻本单位的调查组、检查组、工作组，下同)有关本单位、本地区工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。2、各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本单位、本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。3、上级发给本单位的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。4、上级报刊刊载有关本单位、本地区情况的文章。(三) 同级文件材料1、有关单位与本单位联合召开会议，共同进行工作，协作查处案件或问题共同署名的文件材料

4、。2、有关单位与本单位签订的合同、合约、协议。3、有关单位与本单位涉及比较重要的工作或问题的来往文书。4、有关单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。(四) 下级文件材料1、年、季度工作总结、重要的专题工作总结。2、重要的调查报告、检查报告、典型材料，重要的请示、法规性的备案文件。3、重要的名册、登记表。4、大事记、基本情况汇编、基础数字汇编。二、归档份数文书档案、会计档案、科技档案均一份，作存档用，需汇编的材料数量增加一份。三、归档时间和方法(1) 凡需打印的文件，打印好后由专人收集，交文书档案员归档。(2) 凡各部门收、发的文件，由各部门的有关人员收集，交由综合档案室归档。(3) 一

5、项工作已完成时(包括一项已完成或一个会议已结束，一个问题已解决，一件案件已处理等)，由各部门指定的有关人员，将该项工作形成的全部文件材料，系统整理后送交综合档案室归档。(4) 外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束时交由文书档案员归档。(5) 年度工作总结、各种年报、党员、干部名册，应于翌年一月底前交文书档案归档。(6) 每年的二月底前进行一次全面、彻底的归档，各部门要把上一年应归档而未归档的全部文件材料移交综合档案室归档。四、归档要求(1) 应归档的文件、材料应由各部门专人收集全齐。(2) 正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。(3)

6、归档文件材料注意：检查应盖公章是否盖了，文件没有标题应加上标题，文件没有标明日期的要标上日期。(4) 归档的文件材料应是原稿原件，不得用复制件。(5) 归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。(6) 凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。档案管理制度1、各股室应对有关的资料、文件注册，年终要认真清查整理，分类归档，并及时移交档案室保管。2、档案一律妥善保管，做到存放有序，查找方便，严格执行安全、保密制度。3、档案一律不准外借，特殊情况，需要借阅文件的，经领导批准后，按档案借阅制度规定借阅。4、查阅档案时，不准在卷宗上添加或做各种标

7、记符号，不得抽换、删改、涂写、拆卷。5、档案的销毁，按有关规定，报经上级批准方可进行，并要有专人监销，作好销毁记录。档案鉴定制度、档案鉴定工作，是甄别和判定档案的价值，并据以确定档案“存毁”的工作。、档案鉴定工作，是一项科学性很强的工作，必须坚持全面观点、坚持历史观点、坚持发展观点。、档案鉴定，必须按照党和国家制定的鉴定工作原则和鉴定标准进行。、档案鉴定工作，必须有组织、有领导地进行，一般应有领导、专业人员和有关单位代表参加的鉴定小组负责进行。、凡是经过认真的鉴定，判定为保存或销毁的档案，必须按照规定的程序，办好鉴定手续。、档案鉴定工作，是一项决定档案命运的工作，档案工作人员必须严肃、慎重地对

8、待鉴定工作，严格遵守档案鉴定工作制度。 档案借阅管理制度为了加强本单位档案管理，搞好各门类档案的提供利用工作，特制定以下制度：1、本单位各部门借阅档案，必须按照单位制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。 2、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经单位有关部门领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。3、机密、秘密、绝密档案借阅一律按照档案安全保密标准中的要求办理。4、查阅各门类档案应在阅览室内进行，不得在查阅档案上划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的，需经部门负责人批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。5、珍贵的实

9、物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。6、凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家档案法、保密法予以追究法律现行责任。7、借阅技术资料、图纸，必须经档案管理人员查找，任何借阅人员不得擅自入内。 档案保密管理制度1、档案是党和国家的重要机密，管理人员必须提高警惕，杜绝泄密和失密现象的发生。2、非档案人员不得随便进入档案室，更不能随便翻阅档案。3、档案不能带回家阅读，不准自私复制，不准带至公共场所。4、档案一般不外借，对外单位人员来查阅档案时，须持有单位介绍信方可接待。5、档案工作人员要增强保密观念，严守保密制度和保密纪律。不该说和不该做的坚决不说不做。6、经常

10、检查档案存放的情况，发现问题及时汇报。7、取放档案要轻拿轻放，防止揉搓、挤塞或撕破档案。8、档案室内要存防火、防光、防盗、防潮、防鼠、防蛀、防强光等措施。9、对调档人员要强调注意事项，不准在档案上圈、点、涂、划、折、抽等现象。10、凡本办公室工作人员需要调阅档案，要说明调阅理由，借时登记，退还注销。11、外单位查阅档案凭单位介绍信，经办公室领导同意方可办理借阅登记手续。12、调阅利用机密以上档案，需经分管领导批准，并在指定范围内阅档，不得翻印、复制和摘抄。13、对调阅档案人员抄录的材料要进行核对，未经同意不得摘抄绝密和重要机密文件中的内容。14、借出档案归还时应当面清点，如有缺损、损失立即追查

11、，档案要经常核对，及时收回。15、档案室要把档案统计工作纳入档案工作细则之中，对接收、移交、销毁的档案要及时登记和统计，并按规定填写统计表。16、档案统计工作做到目的明确，数据真实准确，有始有终，从不间断。17、运用科学的标准和方法，收集、整理、分析统计资料，寻求提高档案管理水平的具体方法。18、做好档案数量、鉴定情况、利用情况等各项内容的统计，注意积累，为制定计划和检查工作以及总结经验教训提供准确的统计资料。 档案复制制度1、本单位工因工作需要复制一般文件材料时要经档案室审批；本单位职工复制本职工作范围以外的档案，需经有关业务部门负责人同意；复制机密档案材料须经所档案员和分管档案工作的所领导

12、审批后方可复制。 2、外单位一般不予复制，确因工作需要应持单位介绍信，经主管领导同意方可复制。3、复制后要及时进行登记。 档案统计制度、档案统计工作是以档案工作中大量的现象为对象，以表格、数字的形式揭示档案和档案工作中诸现象的现状、发展过程及其一般规律性的工作。、统计作用：档案统计工作，为制定档案工作的方针、政策，编制档案事业发展规划，开展档案科学研究，进行定性分析与定量分析，提供科学的依据。、统计内容：对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况，以及档案的构成、利用、机构和人员等情况的基本统计和其他专门统计。、统计任务：对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析、提供资料，实行统计

13、监督。、统计对象：对档案实体及其管理状况的统计和档案事业的组织与管理现状的统计。、统计方法：档案统计工作，必须把零星的个别的原始资料，进行综合整理，使之成为能反映整体现象的资料，再进行分析和研究，总结出典型性的经验教训，以提高档案的科学管理水平。、按期统计：平时必须积极收集资料，做好单项的统计；半年必须做好各项工作的初步统计；年终必须进行全面的系统的统计。、专人统计：配备统计人员，熟悉统计业务；掌握统计资料，数字统计连贯；准确统计数字，按时统计上报。 档案库房管理制度、档案保管工作，是采用一定的技术设备、措施和方法，对档案实行科学保管和保护，防治档案损毁，延长档案寿命，维护档案安全。、按专业类

14、项进行保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保护管理。、坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“十防”（即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）工作，确保档案完整安全。、加强库房基础设施建设，逐步购置先进设备，改善库房管理条件；引用先进科学技术，实行科学管理。、库房要保持温度在摄氏，相对湿度在之内；保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。、库房管理人员要做到天天打扫卫生，每天上下班各检查一次温湿度，每月清理二次档案柜卫生，发现有字迹褪变和纸张破损的案卷，及时进行抢救。、接交进馆的档案，要认真清点，履行签字接交手续；档案外借，要认

15、真清点，履行批准手续，并保证按期归还；非工作人员不得进库房，以防意外；在库房里不准吸烟。 档案销毁制度、档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。、档案销毁，必须按照国家规定档案销毁的标准，严格进行鉴定。、经过鉴定确需销毁的档案，必须写出销毁档案内容分析报告，列出档案销毁清册。、档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续。、批准销毁的档案，应及时焚毁，且要有两人鉴销；销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明某日已销毁并签名盖章。、档案的销毁，必须在相应的案卷目录、档案总登记簿和案卷目录登记簿上注明“已销毁”。 档案工作岗位责任制一、分管档案工作的所领导

16、职责1、组织全面的宣传、贯彻、执行中华人民共和国档案法和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。2、加强对档案工作的领导，将档案工作纳入整体发展计划，列入议事日程，督促分管部门按上级和档案部门要求做好应做的工作。3、关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与所内各项工作协调发展。二、分管档案工作的部门领导职责1、配备具有较好政治业务素质的专（兼）职档案人员，并保持相对稳定。2、将档案工作纳入本部门的议事日程（每半年研究一次档案工作），帮助专（兼）职档案人员解决工作中的实际困难。3、组织本部门人员学习档案法规，执行所内

17、档案工作的规章制度。4、疏通渠道，严格制度，督促有关人员注意平时各类文件材料的形成积累，积极配合专（兼）职档案人员的归档工作 。5、协同档案室监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收及档案鉴定工作。6、负责检查本单位专（兼）职档案人员履行档案岗位职责情况。三、专（兼）职档案人员职责1、熟悉所藏档案资料的情况，主动了解本单位各项工作对档案资料的需要，积极做好提供利用工作；2、努力钻研档案管理和科技专业知识，提高档案管理水平，更好地为工程管理服务；3、承办鉴定技术档案和销毁已过保管期限的技术档案的具体工作；4、编制必要的档案检索工具和参考资料，注意收集、宣传利用技术档案、资料的效果；5、

18、对设施、设备的设计、竣工资料、图纸等进行分类整理；6、负责收集、整理、保管和统计本单位的技术档案；推行部门立卷工作，整理需要归档的技术文件材料和确定保管期限；7、逐步实现技术资料的微机化管理；8、编制必要的档案检索工具和参考资料，注意收集宣传利用技术档案资料的效果；9、协助其他技术干部搞好汛前、汛后的检查、观测及资料整编、归档工作；对所有报告、报表及运行、检修、水情等资料进行搜集整理，并登记入册；10、负责设备台帐的录入、整理和管理工作；11、做好资料借阅的登记工作，借阅资料归还时做好详细的检查工作；12、充分利用现代化网络资源，逐步实现资料区域共享；13、服从工作安排，按时完成部门领导分配的

19、其它工作。 电子文件归档的管理体制和职责1、电子文件形成单位应加强对电子文件的归档管理工作，要将电子文件的收集、鉴定、检验、整理、归档、保管和利用等工作纳入机关文书处理和档案管理程序之中，要明确此项工作的分管领导，建立适应本单位实际的工作制度和工作网络。 2、电子文件从形成时就要有严格的管理制度和技术措施，并专人负责归档工作。电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，归档前由形成部门负责，归档后由档案馆负责。 3、电子文件的管理应明确职责，责任到人。电子文件的形成、承办、运转、整理等工作，由形成部门负责；电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开发利用等工作，由档案馆负责。 4、归档电子文件

20、应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案馆要配备与业务部门相互兼容的、有足够容量和处理能力及相对安全的系统设备，确保归档电子文件的有效识读。 电子文件归档的管理体制和职责1、收集范围：凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件均属收集范围。按照电子文件的信息类型包括：（1）字处理文件：指用计算机字处理技术形成的文字文件、表格文件等。 （2）图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。 （3）图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。 （4）影像文件：指用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。 （5）声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归

21、档时应注意收集其属性标识和相关软件。 （6）多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。 （7）数据库文件：指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。 （8）超文本文件：主要指已组织成网（ WEB）的信息文件。 （9）计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及相关支撑软件等。 （10）数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。 2、收集要求： (1) 归档电子文件应与相应的纸质或其他载体形式的文件并存，并在内容及相关描述上保持一致。 (2) 在“无纸化”办公系统中

22、产生的电子文件，应采取严格的安全措施，随时备份，存储在能够脱机保存的载体上，保证电子文件的安全性。 (3) 单位应依据本标准以及纸质文件的归档范围，结合实际情况，积极配合档案室做好电子文件的收集归档工作。 电子文件的归档程序1、归档要求 （1）文件形成部门应随时对电子文件进行逻辑归档，定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件进行物理归档，并按档案管理的要求进行登记。 （2）归档电子文件应按“件”进行管理。一般情况下把一份电子文件作为一件，密不可分的几份电子文件应作为一件来进行管理，如：正文与附件、重要法规的历次修改稿、一套计算机软件或源程序等。 （3）电子文件形成部门要随时收集符合电子文件归档范围

23、的电子文件，著录并填写归档电子文件登记表。归档电子文件应逐件编目。 （4）文件形成部门应将经过检验的电子文件和归档电子文件登记表保存在脱机载体上。 （5）档案馆应对归档电子文件进行真实性、有效性和完整性测试，并填写归档电子文件移交、接收检验登记表。 2、归档方法 (1) 一个归档年度的电子文件应拷贝至一盘或多盘载体中，视文件数量，跨年度电子文件也可拷入一盘载体中。 （2）本标准推荐采用只读光盘作为归档电子文件的保存载体。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体，但可以作为短期备份或迁移。归档后的电子文件的载体应设置成禁止写状态。 （3）存储电子文件的装具上应贴有标签，注明电子档案号、归档年度、

24、盘号等。 3、归档时间 逻辑归档随时归档，物理归档原则上参照纸质文件归档时间进行。 电子文件的归档标准1、电子文件具有对计算机系统的依赖性、非人工直接识读性、复制传递的高保真性、信息与载体的可分离性、信息内容的易改性、载体的不稳定性等特性，并且对于不同信息类型的电子文件，由于其技术特点不同，存储载体和记录信息的标准、算法也不同，所以电子档案的存储应根据电子文件的特点分别采取措施保证其原始性、真实性、完整性：（1）字处理文件 1) TXT、XML、WORD、EXCEL、PDF文档可以作为电子档案直接存储。 2) WPS、RTF等文档作为电子档案存储时应转换一套XML文档或PDF、WORD文档同时

25、存储。 3) 对于其它类型的文档，如果无法转换为XML、PDF格式则应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。 （2）图像文件 1) TIFF、JPEG格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。 2) 其它格式图片应转换为以上两种格式中任意一种，有特殊压缩参数的要作说明。 3) 对于无法转换格式的图片应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。 4) 由扫描仪获得的图像电子档案，对于普通纸质档案来说光学分辨率不低于200dpi，对于照片档案来说分辨率不得低于600dpi。（3）图形文件 1) 图形文件的存储要求参见图像文件的存储要求。 2) 归档时应注意

26、其设备依赖性、易修改性等问题，对相关软件及各种数据信息一并存档。 （4）影像文件 1) MPEG2格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作为电子档案直接存储。 2) 对于无法转换格式的影像文件应按原格式存放并将有关的软件、压缩算法和计算机系统信息一并存档。 （5）声音文件 1) WAV、MP3格式声音文件可以作为电子档案直接存储。 2) 对于无法转换格式的声音文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。 （6）多媒体文件 1) 多媒体文件包含多种信息形式，信息完整的多媒体文件可以作为电子档案直接存储。 2) 多媒体文件依赖的计算机软硬件信息及相关参数应一并存档。 （7）数据库文

27、件 1) DBF格式数据库文件可以作为电子文件直接存储。 2) 对于无法转换格式的数据库文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。 （8）超文本文件 1) 超文本文件包含的信息较多，存储时注意数据的完整性。 2) 信息完整的超文本文件可以作为电子档案直接存储。 3) 超文本文件依赖的计算机软硬件信息应一并存档。 （9）计算机程序 1) 计算机程序可以作为电子档案直接存储。 2) 计算机程序依赖的软、硬件平台说明应一并归档。 （10）数据文件 1) 数据文件的类型较多，包含以上所示的多种类型，具体类型的存储办法参考以上各类型的存储办法。 2) 数据文件应对数据来源进行说明并一同归

28、档。 2、在符合软、硬件平台条件下，应保证电子档案能正常被计算机所识别、运行，并能准确输出。 3、电子档案中涉及的口令、密匙、权限管理说明等应同电子档案一并归档。 4、保存与纸质等档案内容相同的电子档案时，要与纸质等文件之间互相建立准确、可靠的标系。 5、用扫描仪、视频压缩卡等设备获得的电子档案，如果采用非标准算法，则应将相关软件一档。 6、计算机系统运行和信息处理等过程中设计的各类参数、管理数据等应与电子档案一同归档。 电子档案的保管、利用和销毁1、电子档案应该拷贝到耐久性的载体上，至少一式两套，一套封存（ C），一套供查阅利用（Y）。必要时，复制第三套（S），异地保存。对于加密的电子文件，

29、则应在解密后再完成上述 工作。 2、在相同条件下，电子档案的存储载体的选择应优先考虑可靠性和先进性。 3、各单位对形成的电子档案要有可靠的安全防范措施和管理制度，系统设备更新时必须制定严格的数据转换办法，确保数据准确无误并能在新系统中运行。 4、电子档案的保管要求除应具备纸质档案的一般要求外，还应符合下列条件： （1）归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形，防阳光直接照射。 （2）环境温度选定范围： 1720；相对湿度选定范围：35%45%。 （3）存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离，远离热源。 （4）对磁性载体每满2年，光盘每满4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年。 5、电子文件存档时必须检查病毒、千年问题或其他危害计算机的隐患，对于不能清除隐患的电子文件不得存档。 6、