写作(二)：商务信函结构

1、 商务信函英文写作商务信函英文写作（二）商务信件结构（二）商务信件结构Structure of a Commerce Letter(1)(1)信头信头(Letter heading)(Letter heading)(2)(2)日期日期(Date)(Date)(3)(3)邮寄记录邮寄记录(Special mailing notation)(Special mailing notation)(4)(4)内部记录内部记录(On-arrival notations)(On-arrival notations)(5)(5)封内名称和地址封内名称和地址 (Inside address)(Inside ad

2、dress)(6)(6)经办人经办人/ /指定收信人指定收信人(Attention) (Attention) (7)(7)信件编号（信件编号（ReferenceReference）(8)(8)称呼称呼(Greeting)(Greeting)Parts of a Complete Business Letter (9)(9)信件主旨信件主旨(Subject)(Subject)(10)(10)正文正文(Body)(Body)(11)(11)结尾敬语结尾敬语(Closing)(Closing)(12)(12)签名签名(Signature)(Signature)(13)(13)打印姓名打印姓名(Pri

3、nted Name)(Printed Name)(14)(14)写信者的头衔写信者的头衔(Title)(Title)(15)(15)鉴别符号鉴别符号(Identification initials)(Identification initials)(16)(16)附件附件 (Enclosure)(Enclosure)(17)(17)抄送抄送(cc: XXX, carbon copies)(cc: XXX, carbon copies)(18)(18)附言附言(P.S. Postscript)(P.S. Postscript)Parts of a Complete Business Letter

4、 请看例子必要部分必要部分l 信头信头l 日期日期l 封内地址封内地址l 称呼称呼l 正文正文l 信尾敬语信尾敬语l 签名签名l 打印姓名打印姓名l 邮寄记录邮寄记录l 内部记录内部记录l 经办人经办人l 信函编号信函编号l 信件主旨信件主旨l 写信者头衔写信者头衔l 鉴别符号鉴别符号l 附件附件l 抄送抄送l 附言附言Parts of a Complete Business Letter 附加部分附加部分1.信头信头(letter heading) 信头是写信人（信头是写信人（ sender）的）的单位名称单位名称和和地址地址（包括（包括邮编邮编），），电话号码电话号码、传真号传真号、及、及

5、E-mail地址等地址等，以便于收信人选择答复的方式。，以便于收信人选择答复的方式。Business Machine Co., Ltd. 1234 South Main StreetAnyTown, AK, 12345 U.S.A.Telephone: (999) 555-5555Fax: (999) 555- 格式格式写信人姓名写信人姓名写信人单位写信人单位门牌号门牌号 街道街道/ /路名路名城市城市 州州/ /省省 邮编邮编国家名国家名电话、传真电话、传真 邮箱等信息邮箱等信息Alaska 美国阿拉斯美国阿拉斯加州加州 一般公司的专用信纸上在中间上方印有公司的标一般公司的专用信纸上在中间上

6、方印有公司的标识符号，以及相关的信头信息，写信时只需从日识符号，以及相关的信头信息，写信时只需从日期开始写即可。期开始写即可。1.信头信头(letter heading) 一些常用地址的写法：一些常用地址的写法： 注意：注意： 英语：地址先小后大英语：地址先小后大 中文：地址先大后小中文：地址先大后小Road (Rd.)Street (St.)Avenue (Av.)Lane Alley DistrictResidential quarterUnit1.信头信头(letter heading)路路街街道道里、弄、巷里、弄、巷 胡同、小巷胡同、小巷区区小区小区单元单元Sinochem Jiang

7、su Import and Export CorporationJiangsu International Business Mansion50 Zhonghua RoadNanjing, Jiangsu Province 210001P.R.C./ P.R.China /China单位名称单位名称门牌号门牌号大楼名称大楼名称街道街道邮编邮编城市城市 ,省省国家国家 中国江苏省南京市中国江苏省南京市(邮编：邮编：210001)中华路中华路50号江苏国际号江苏国际商务大厦商务大厦中化江苏进出口公司中化江苏进出口公司例：例：1.信头信头(letter heading)2.日期日期 (date)写法

8、：写法：美式：月美式：月-日日-年年英式：日英式：日-月月-年年例：例：美美 式式January 15, 1997May 1st, 1998Sept. 3, 1997英英 式式15 Jan. 1997(15 January, 1997)1st May 1998(1st May, 1998)3 Sept. 1997 (3 September, 1997)注意：注意：（1）年份必须全部写出；）年份必须全部写出；（2）月份可以缩写，但是最好用英文全拼；）月份可以缩写，但是最好用英文全拼；（3）日期可以用序数词或基数词；）日期可以用序数词或基数词；（4）年份前要加逗号（英式可以不加）；）年份前要加逗号

9、（英式可以不加）；（5）日期切忌全部用数字表示。）日期切忌全部用数字表示。24/03/20092.日期日期 (date)记录邮寄的方式与性质，如：记录邮寄的方式与性质，如：CERTIFIED MAIL 挂号信件挂号信件SPECIAL DELIVERY 限时专送限时专送AIR MAIL 航空信件航空信件3.邮寄记录邮寄记录 Special mailing notations记录信件的性质，如：记录信件的性质，如：PERSONAL 私人信件私人信件CONFIDENTIAL 机密文件机密文件PRIVATE AND CONFIDENTIAL 私人机密文件私人机密文件STRICTLY CONFIDENT

10、IAL 极机密文件极机密文件4.内部记录内部记录(On-arrival notations)On-arrival notations) 格式格式收信人姓名收信人姓名职务职务单位名称单位名称门牌号门牌号 街名街名/ /路名路名城市，州城市，州/ /省省 邮政编码邮政编码寄送国家名寄送国家名5.封内地址封内地址 (inside address) 例例 1 1Mr.James AllenMr.James AllenAdvertising ManagerAdvertising ManagerHolton-Peet CompanyHolton-Peet Company50 State Street50

11、State StreetAlbany, NY 23456Albany, NY 23456U.S.AU.S.A纽约州的州府：纽约州的州府：奥尔巴尼奥尔巴尼For example : Dr. Calvin Carson Cross Country Coach Dept. of Athletics Colorado Community CollegeCripple Creek CO 806785.封内地址封内地址 (inside address)Colombia 哥伦比哥伦比亚亚科罗拉多社区学科罗拉多社区学院院克里克克里克 指明把信送给某个具体的人或部门处理。指明把信送给某个具体的人或部门处理。如果

12、收信人地址已经写明就不用加这一行。此如果收信人地址已经写明就不用加这一行。此外，外，Attention的对象应与信封上的收信人相同。的对象应与信封上的收信人相同。 (缩写为缩写为Attn.) 通常与封内地址空一行开始写。通常与封内地址空一行开始写。例：例：Department of Journalism,Colorado State UniversityCripple Creek CO 80678Attention: Human Resource Manager 6. 经办人经办人 (attention) 位置：位置： 1. 收信人地址信息下空一行收信人地址信息下空一行 2. 齐头式靠左，缩行

13、式居中齐头式靠左，缩行式居中 3. 一般要加一般要加下划线下划线 例：例： 1. Attention: Mr. Smith 2. Attention Mr. Smith （不加冒号）（不加冒号） 3. ATTN.: Mr. Smith （缩写）（缩写） 4. ATTENTION: Mr. Smith (大写大写) 5. Attention of Mr. Smith 6. To/For the attention of Mr. Smith 6.经办人经办人 (attention) 将信件分类和编码，以便日后归档、查将信件分类和编码，以便日后归档、查找之用。找之用。例：例： Re.:Our ref

14、erence 111208 Ref. :No. 111210 File number 111210 Reference number AR487.信函编号信函编号(reference)注意：注意： 如果我们收到的对方来信中有如果我们收到的对方来信中有Our ref. No.1234，那么我们在复信时要写成，那么我们在复信时要写成Your ref. No.1234。用于追踪订用于追踪订单和其他的单和其他的通信通信7.信函编号信函编号 (reference)写法：写法：对男士（正规）：对男士（正规）：Dear Sir，Dear Sirs,或或Gentlemen:对女士（正规）：对女士（正规）：De

15、ar Madam 或或 Dear Mesdames,注意：注意： 对关系密切的伙伴可以直接写对象的名字对关系密切的伙伴可以直接写对象的名字(the first name)如如:“Dear Jack” 但是这种称呼不太正式。但是这种称呼不太正式。如果不是特别熟悉只能用如果不是特别熟悉只能用“头衔头衔+姓姓”的方式称呼对的方式称呼对方，如方，如:“Dear Dr. Benson ”词首字母全大写，英式结尾加逗号美式结尾加冒号 8.称呼称呼 (greeting)也可以不加符号 8.称呼称呼(greeting)Dear Mr. Jim ，Dear Jim,Jim,正式程度正式程度 事由可以作为信件的标

16、题，是使对方在阅事由可以作为信件的标题，是使对方在阅读信的正文以前对信的主题、内容有一个了解，读信的正文以前对信的主题、内容有一个了解，目的是为了使信件得到及时处理，也便于收信目的是为了使信件得到及时处理，也便于收信人分拣、归档和查阅。人分拣、归档和查阅。 通常在称呼下空一行，信的中间或左侧位通常在称呼下空一行，信的中间或左侧位置。事由下面可以划线，也可以不划线，有时置。事由下面可以划线，也可以不划线，有时可全部用大写字体。可全部用大写字体。例：例： 9. 主旨主旨/事由事由 (subject) Dear Sir or Madam, SUBJECT: Web Design Conference

17、 in Norway 正文是书信的主体，表达发信人的意见。正文是书信的主体，表达发信人的意见。 正文一般遵循三段式的格式。第一段一般是引正文一般遵循三段式的格式。第一段一般是引入主题，第二段详细讨论，第三段以总结或建议来入主题，第二段详细讨论，第三段以总结或建议来结束全文。结束全文。例：例： We are pleased to submit A Proposal for the Riverfront Energy Project in response to your request of February 12, 2011.The dam described in the attached

18、proposal uses the most advanced design and materials. As you know, the solution is a crucial issue for everyone involved in this project.If you have any questions, please do not hesitate to call us. 10.正文正文 (body)FormalSemi-formalInformal Yours faithfully,Yours very truly,Faithfully yours, Sincerely

19、 yours,Cordially yours,Sincerely, Cordially, (Best) regards, 11.结尾敬语结尾敬语 (complimentary close)正式程度正式程度遵循原则：遵循原则：通常与正文空一行；通常与正文空一行；第一个单词的第一个字母要大写；第一个单词的第一个字母要大写；最后以逗号结尾最后以逗号结尾(齐头式也可以不加齐头式也可以不加)；它应与前面的称呼相呼应；它应与前面的称呼相呼应；11.结尾敬语结尾敬语(complimentary close) 在客套结束语后，手写签名一般占三行空间，在客套结束语后，手写签名一般占三行空间，紧接着是打印签名，写

20、信者的头衔紧随其下。紧接着是打印签名，写信者的头衔紧随其下。Sincerely, (Signature goes here) Elisabeth BellDirector of Marketing（12、13、14）签名、打印名及头衔）签名、打印名及头衔Yours faithfully, Yvonne ChenYvonne Chen Yvonne Chen Regional Sales Manager 职务职务结尾结尾套语套语手写手写签名签名打印打印签名签名 15.鉴别符号鉴别符号 identification initials 当写信人和打字者不是同一个人时使用，各取当写信人和打字者不是同一个人时使用，各取其姓名首字母缩写。写信人的姓名缩写用大写放在其姓名首字母缩写。写信人的姓名缩写用大写放在前面，打字者的姓名缩写用小写置于其后，格式如前面，打字者的姓名缩写用小写置于其后，格式如下：下： LS/jd LS:jd(指写信人是指写信人是Lrina Saf