word使用技巧

1、20072007年年5 5月月广西区南溪山医院信息科广西区南溪山医院信息科 Word启动后，可以单击工具栏上的“打开”按钮，在弹出的“打开”对话框中，找到文件所在目录，然后选择要打开的文件，单击“打开”按钮，就可以把选中的文件依次打开了。文件的选择方法与上面所讲是一致的。1.如何同时打开多个文档如何同时打开多个文档? 在使用在使用Word时，为了便于集中编辑或浏览，可以同时打开多个文档时，为了便于集中编辑或浏览，可以同时打开多个文档2.如何快速关闭多个文档如何快速关闭多个文档? 在WORD 2000中，每一个打开的文档都会在任务栏上显示一个图标，如果打开了很多个文件，关起来是很费事的，即使单击

2、WORD窗口中的“关闭”按钮，也只能关闭当前激活的文档。要想将所有打开文档一次关闭，并且不退出WORD，可以按下Shift键，再单击“文件”菜单，从中选择“全部关闭”命令即可。如果只想关闭其中的几个文档，可以按下Ctrl键再单击任务栏上要关闭的文档的图标，图标都呈凹下状态。在图标上单击鼠标右键，选择“关闭”命令，可将所选的文档全部关闭。用这种方法也可以将所选文档最小化、还原或最大化。上面这些方法同样适用于其他的Office组件，如Excel 2000、PowerPoint 2000等，也适用于WPS 2000。 3.为什么找不到帮助窗口？为什么找不到帮助窗口？ 以前在WORD 97中，只要按下

3、F1键，就弹出帮助窗口，可以在里面查到帮助信息，为什么现在总是弹出下面的东西呢？ 这是WORD 2000的小助手所提供的帮助向导，在帮助向导中显示了它认为你所需要的帮助，或是希望你在那里键入搜索信息。如果你觉得它根本无法提供给你合适的帮助信息，总是自作聪明，可以将其对F1键的响应功能取消。 在小助手上单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“选项”。 在“Office 助手”对话框中，选择“选项”选项卡，将“响应F1键”项取消，单击“确定”。这时你再按下F1键，就会出现熟悉的帮助窗口了。 4.如何控制转换的字体如何控制转换的字体? 有时打开别人传来的文档，发现里面含有自己计算机中尚未安装的字体。如果打

4、开的文档中包含这样的字体，Word 会将字体替换为机器中已安装的字体。 如何来控制要替换的字体呢？ 我们可以这样做： 单击“工具栏”菜单中的“选项”命令，再单击“兼容性”选项卡。单击“字体替换”按钮。 在“字体替换”下，在“文档所缺字体”中选择所缺少的字体名称。在“字体替换”列表框中，选择用以替换的另一种字体，再单击两次“确定”，系统就会按要求进行字体的转换。 5.为什么有些字显示为方框？为什么有些字显示为方框？ 有时打开一篇文章，发现里面有很多方框，这是怎么回事呢？一方面可能是没有启用该语言进行编辑，另一种原因是使用了该语言不支持的字体。 如果是第一种原因，我们可以启用该语言进行编辑，以正确

5、显示字符。启用该语言进行编辑还将在系统中安装相应的字体以显示字符。 在 Office 程序中启用多种语言进行编辑的方法为：单击“开始”菜单中的“程序”，再选择“Office 工具”中的“Microsoft Office 语言设置”命令。在“语言设置”对话框中，选择合适的语言，单击“确定”，系统就会安装这种语言。 如果在启用该语言进行编辑之后，Office 文档中仍有方框出现，我们可以试着用其他字体设置文字的格式，使字符能正确显示。Arial、Times New Roman 以及其他一些字体能支持所有欧洲语言。Microsoft Office 2000 自带了几种亚洲文字的字体：MS Minch

6、o （日语）、PMingLiu （繁体中文）、Simsun （简体中文）、Batang （朝鲜语） 等。 6如何将样式传给其他文档？如何将样式传给其他文档？ 某一文档中创建了几种样式后，如果想在其他文档中也使用这几个样式，可以用下面的方法。 打开一个包含这些样式的文档，选择“格式”菜单中的“样式”命令，在“样式”对话框中选择“管理器”按钮。在“管理器”对话框中，打开的文档中的一列样式会显示在左边，Normal.dot模板中的样式显示在右边。选择左边的样式，单击“复制”按钮，就将其添加到了右侧的列表中。 单击“关闭”按钮。 这时我们再新建一个文档，就可以在样式列表中找到刚才所加的样式了。7怎样在

7、怎样在“打印预览打印预览”视图编辑文本？视图编辑文本？ 在“打印预览”窗口中，“放大镜”按钮呈凹下状态，鼠标指针也是个放大键形状。 工具栏上的“放大镜”按钮鼠标指针此时没有办法将光标定位在文档中，也不能编辑此文档。 单击“放大镜”按钮将其关闭，鼠标指针变为形状，页面从放大状态切换到编辑状态，这时我们就可以编辑修改文本了。如果要再次预览文档，可以再次单击“放大镜”按钮，页面从编辑状态返回到放大状态。8怎样关闭语法错误标记？怎样关闭语法错误标记？ 在键入时，Word可以对我们键入的文字进行拼写和语法检查，在页面上可以看到红红绿绿的波浪线。 如果你觉得这些线太影响视觉效果，可以将其隐藏。在状态栏上的

8、“拼写和语法状态”图标上单击鼠标右键，选择“隐藏语法错误”项，语法检查出来的错误标记就全都不见了。 如果要详细设定，可以在右键菜单中选择“选项”，在“选项”对话框中单击“拼写和语法”选项卡，在这里我们可以详细设定拼写和语法的属性。 9.文档中下划线的含义文档中下划线的含义 有时我们并有对文本设置下划线格式，屏幕上却出现了下划线，这可能是由于以下原因： 下划线颜色原因解决方法图例红色或绿色波形下划线当自动检查拼写和语法时，Word 用红色波形下划线表示可能的拼写错误，用绿色波形下划线表示可能的语法错误。对文档进行拼写和语法检查。电子邮件头的红色黑色下划线Word 会自动检查电子邮件头中的姓名，将

9、其与地址簿中的名字相比较。如果有多个名字与您键入的名字相匹配，则会在键入的名字下出现红色下划线。蓝色或其他颜色的下划线 默认情况下，超级链接显示为带蓝色下划线的文本。 紫色或其他颜色的下划线默认情况下，使用过的超级链接显示为紫色。红色或其他颜色的下划线（在左也边距中可能显示有竖线）默认情况下，使用突出显示修订功能后，新插入的文本将带有下划线标记。竖线用于标记修改过的行，可能会显示在修改过的文本的左侧或右侧。 删除或接受修订文字，可以使下划线消失。 10为什么表格指定宽度不起作用？为什么表格指定宽度不起作用？ 我们在WORD中调整表格宽度时，除了用鼠标进行调整外，也可以在“表格属性”对话框中精确

10、设置。 在调整下面的表格时，用的是固定列宽。这时问题就出现了：我们将前一列宽度定为2厘米，而在将后一列宽度由3厘米改为1厘米后，前一列宽度又变大了，也就等于刚才将其宽度定为2厘米的工作白做了。这是为什么呢？ 点“表格”选项卡，在“尺寸”区中可以看到表格的指定宽度为8厘米，这就是问题的关键。因为我们已经定了表格的总宽度，所以在调整每一列宽度时都要受总宽度的制约。10为什么表格指定宽度不起作用？为什么表格指定宽度不起作用？ 如果不要求表格总宽度，只想精确设置各列的宽度，就将“指定宽度”选项卡取消，再切换到“列”选项卡中，精确调整每一列的宽度，最后表格宽度就等于各列宽度之和。 11另有妙用的另有妙用

11、的Ctrl+Z 大家都知道，Ctrl+Z的作用是撤消上一个操作，能使我们在编写文档过程中可以及时取消所进行的误操作，或是恢复到以前的某一步。 但你知道吗，Ctrl+Z还有特殊的作用。先举一个例子，在没有改变word缺省设置的情况下，在空行中输入：1、主要用途，然后回车，系统会自动将其变为项目编号的形式，并在下一行添加了“2、”字样。这时如果按BackSpace键，可以删除第二行中的项目编号，并不能消除第一行中的项目编号形式，也就是说第一行中的“1、”已经变成项目编号了，不可选。这时，Ctrl+Z就发挥作用了。我们在输入“1、主要用途”敲回车后，顺手按一下Ctrl+Z，一切都OK了，第一行还是原

12、来的样子，一点也没变。 图1 取消自动的项目编号11另有妙用的另有妙用的Ctrl+Z 图2 自动更正对话框 这是怎么回事呢？原来系统有“自动更正”的功能，可以按照一些约定将键入的内容自动更正。比如我们输入“1、主要用途”并敲回车后，系统做了两件事，先是换到下一行，然后将这两行变为自动编号的形式。我们按了一下Ctrl+Z，刚好取消了第二个操作，就象什么事都没发生一样。系统会“自动更正”的内容都有那些呢？让我们看一下。单击“工具”菜单，选择“自动更正”，这里面列出了所有可自动更正的内容。我们可以按自己的需要添加自动更正的内容，也可以取消某项内容，这些操作内容不在本技巧之内，就不细讲了。 12快捷键

13、卡快捷键卡 Ctrl Ctrl+ShiftAlt+ShiftCtrl+AltA全选all大写allcaps显示所有标题 B粗体bold粗体bold C拷贝copy格式拷贝copy format关闭预览cancel版权copyright符号D字体格式dot分散对齐distribute插入日期date E居中对齐Center修订edit编辑邮件合并数据插入尾注endnoteF查找find定义字体font插入合并域插入脚注footnoteG定位go to H替换huan应用隐藏格式hide I斜体italic斜体italic 预览previewJ两端对齐adjust K超级链接link小型大写字母预

14、览邮件合并自动套用格式L左对齐lef列表样式list显示Listnum 域M左缩进margin减少左缩进打印已合并文档批注 动词marginN新建new降级为正文normal合并文档普通视图O打开open 标记目录项大纲视图outlineP打印print定义字符大小pound插入页码page页面视图page12快捷键卡快捷键卡 Q取消段落格式quitsymbol字体quick R右对齐right 页眉页脚链接注册商标register?S保存save定义样式style 拆分窗口SplitT首行缩进indent减小首行缩进时间time商标trademarkrm U下划线underline下划线un

15、derline更新域update更新表格格式V粘贴格式粘贴 插入自动图文集W写盘关闭write只给词加下划线word X剪切 标记index entry Y重复 重复查找Z撤消默认字体样式 返回0段前6p切换 1单倍行距 显示“标题 1”应用“标题 1”2双倍行距 显示“标题 2”应用“标题 2”3锁定 显示“标题 3”应用“标题 3”51.5倍行距 应用“标题 3”应用“标题 5”=下标和正常切换上标与正常切换 如果上面的功能不能用，请注意是否在英文输入状态。 13功能键功能键 Shift Ctrl Ctrl+Shift Alt Alt+ShiftF1获得联机帮助Office助手内容敏感型帮助或展现格式定位至下一域定位至前一域F2移动文字或图形复制文本打印预览保存F3插入“自动图文集”词条改变字母大小写剪切到“图文场”插入“图文场”中的内容创建“自动图文集”词条F4重复上一操作重复“查找或定位”关闭窗口退出Word退出WordF5定位移动到前一处修订还原文档窗口文档大小编辑书签还原程序窗口大小F6定位至下一窗格定位至前一窗格定位至下一窗口定位至前一窗口F7拼写同义词库“控制”菜单中的“移动命令。更新Word源文档