HR月度报表案例

1、【案例】：开部门xx例会的时候，我问Vivian：这个月的HR Commentary （HR月度报表）做好了吗？明天 5号就该上交 了。" Vivians：已经做好，我发给了 Summer,让她核对，明天一早发给您。”我问Summer：“有难度吗？下个月由你独立做怎么样？”Summer 说：“应该没有问题，昨天小魏姐就已经做好了，之前她也给我详细讲过做HRCommentary 的细节和包括的内容，以及这些数据都是从哪些支持性文件中找到的。 ”我说：“那好，现在不讨论这个话题了，明天一早我看过你发来的HR Commentary再找你。”第二天一早我到办公室打开电脑，就收到了Summer

2、发来的HRCommentary,这个邮件是昨天晚上十点多发的。我仔细检查过，特别是这个月 Headcount统计、离职员工的情况、组织结 构的调整、解除合同员工的 Compensation等数据，没有问题之后，发给了总经 理和中国区人事经理Mike。看了下OUTLOOKt今天的日程安排，上午除了面试一个设备部副经理 Candidate之外，没有特殊安排，于是叫 Summer进来。Summer坐下之后，我让她复述一下 HR Commentary的内容，要按先后顺 序。Summer拿出事先打印好的HR Commentary,刚要解释，被我打断了。我说：“不要照着说，这个月度报表的结构从现在起，要印

3、在你的脑子里，因为这不是数据的堆砌，不是给上面应付差事，我们要通过这些基础的数据来判断整个公司HR的运行情况。”Summer只好把纸背过去放在桌子上，说：“我只是按小魏姐的原稿自己又做过一遍，如果有什么遗漏的话，您帮我提醒一下。 ”首先，第一个内容是关于 Headcount,我们对人头数卡得很紧，上面一定 非常重视。Headcount包括四个表格，第一个表格是招聘情况，这个表格里罗列 了这个月招聘的明细，如姓名、部门、职位、汇报对象、招聘渠道、招聘成本（如果不是特殊的如猎头，则不必填写）、入职日期、试用期等；第二个表格是离职员工情况，也要罗列明细，如姓名、部门、职位、汇报对象、离职日期等，和第

4、一个招聘的内容差不多，但重点突出两个内容，一是服务期限，二是离职原因，因为在HR Commentary中，专门有讲离职的，所以这里的离职分析 只是为Headcount服务的；第三个表格是关于 Transfer的，因为我们和兄弟公 司之间经常有些员工的调入调出，这里也要罗列员工的基本信息，这和招聘、离职一样，不过要列明原公司原部门和调来以后的新部门和汇报对象；第四个表格就是一个计算，把招聘人数减离职人数加调入人数减调出人数，就得出了上个月我们的Headcount。 ”“第二个内容是关于培训的，把我们整个月的培训情况总结一下，分两个部分，第一部分也是一个表格，罗列月度培训的数据和明细，如培训名称、

5、培训目的、Trainer、培训目标对象、实际的trainee、培训有效性评估、培训性质（Internal Traing还是External Traincj）、计划内的还是计划外的以及培训的 Expense等；第二个部门是针对 Annual Matrix里面关于培训的规划，检查执行 情况，特别是没有如期执行的原因和改善措施等。”“第三个内容是离职分析，列出表格重点分析每一个离职员工的离开原因，包括是否试用期离职，主动离职还是被动离职，主动离职中，要列明离职原因是否属于对薪酬不满、与上司意见分歧、对公司管理不满、家庭原因、离职深造、有更好的发展机会之一，如果是被动离职，则要说明是否属于严重违纪、合

6、同到期不续约、无法胜任、裁员（公司战略转移）、协商解除等，如果是合同到期不续约或协商解除的，还要注明Compensation。因为后面专门有表格做离职人员的服务长度分析，这里没有列出。”“第四个内容是组织，这个表格是全年性的，每个月一列，把整个公司的组织与人头数放在一起，这样一年中，每个Function 和每个部门的员工人数变化一目了然，如生产这个大的Function 中，制造部是257 人，计划部是5 人， QC部是 25 人，物流部是54 人，工程部是13 人，而上个月中，制造部是239 人，计划部是5人，QC是23人，物流是55人，工程部是13人，这样一比，每个 Function 每个部

7、门的人数，都在一张表上，方便对比。我甚至想，是否从下个月开始，表格中除了数据，要加入曲线图，这样更直观。”第五个内容是OChart,公司全体员工都会出现在这个组织结构图上。”“第六个，也就是最后一个内容是员工数据分析，包括以下内容：员工的性别比例、学历比例、地域比例、在公司服务期限比例、如 MT比 例，管理层比例，Direct Labor比例，Indirect Labor比例，以及与此交叉的，外 籍人员比例，已经Localization的比例，本地员工比例等。除数据外，还有饼状图，这样看比例更加直观和容易对比。”Summer说完了，看着我，问：“您看我说的大体对吗？有什么不对的地方？”我没有下

8、面回答她的问题，反问了她一句：你说一下，这个月度的 HR Commentary是怎样来的？ ”Summer 说：这个很早之前您就讲过了，我们每月会做一次HR的盘点，一般是静态盘点，盘点的结果就是月度的 HR报表。您把这个月度盘点命名为 Monthly Analysis,那这个月度盘点报告即月度人事报告就可以叫Monthly Commentary了。HR Commentary基本上由数据构成，文字说明很少，这也注定了这份报告 是无法注水的，所有数据都从支持性文件来。”我点头说：看来，这个HR Commentary你已经基本掌握了，不过，它本来就不难，你 只需要细心，同时有大局观和全局意识，这样不

9、至于有了低级问题还发现不了。不过，你的描述只能说明你对它的概念、理念和结构已经掌握，但做得好不好，这次不算，因为这次不是你一个人独立做的，下个月5 号，我们再看你的成绩。 ”Summer 说：“您放心，没有问题的，昨天小魏姐做完之后，我自己又全部重新做过，与她的对照，检查过之后，发现和她的数据一模一样，才发给您的。”我问她：你做一次HR Commentary用多长时间？ ”Summer胸有成竹地说：“从档案中找出支持性文件用五分钟，制作表格用30 分钟，检查用10 分钟，放回文件用五分钟，一共耗时50 分钟，如果保险点，给点机动时间10 分钟的话，正好一个小时。”我说：“不错，不过，光说不练是

10、假把式，你是不是假把式，下个月见分晓。”Summer 也说：“行，那我就光练不说，当傻把式。”【分析案例掌握技巧】1. HR Commentary所包括内容：如案例xxSummer所述。2. HR Commentary 的依据：月度的人力资源盘点+支持性文件。3.HR Commentary 格式：既是以数据为主，肯定是以表格 +图示的形式出现，Excel或PPT或PDF文档都可。4.HR Commentary 发送对象：抄报总经理和中国区人事经理，抄送兄弟工厂HR,抄发本公司HR 【HR概念要这样理解！】1. HR Commentary：是月度的人力资源报告，是月度人力资源盘点的结果，把当月的

11、HR活动结果做出总结记录，发给总经理、中国区人事经理以及其它管理层。中国区再把各工厂的HR Commentary汇总起来，发给亚太区，亚太区再汇总到Global,这样一个企业全球的 HR Commentary便总结出来。一般来说，各工厂的 HR Commentary会在 5号左右上报。【必知必会的行业用语】1. HR Commentary：一些跨国公司里的月度人事报表。2. Headcount：人头数，编制。3. Compensation：补偿金。4. Candidate：候选人。5. Transfer：调动。6. Trainer：培训师。7. Trainee：受训者。8. Internal

12、Traing：内训。9. External Traing：外训。10. Expense：费用。11. Annual Matrix：有些跨国企业把年度 HR规划叫做Annual Matrix。12. Function：功能，在文中的意思和“Division!似"，是指大部门13. QC：即Quality Control,即质量控制或质量管理部门。14. O Chart：即 Organizational Chart,组织结构图。15. MT：即Management Team,最高管理层。16. Direct Labor：直接劳动力，指直接从事生产活动的劳动力。17. Indirect Labor：间接劳动力，指不直接从事生产活动的