Visio 2010专家系列讲座

1、Visio 2010专家系列讲座(2)：办公室应用篇-王仲麒Ares Wang引言Visio 2003可以协助办公室里的一般行政秘书人员、各种领域的工作人员、以及从事各种技术性工作的用户，轻松记载、设计、沟通及自动化复杂的构想、程序和逻辑思维，透过图表的展现与沟通以采取更实际的有效行动。此外，身为Office家族系列的成员，Visio 2003可以与Microsoft Office System完全整合，不论是操作接口与环境、数据的剪贴与链接，都是可以立即上手的便利，快速协助办公室的工作人员能更有效率的完成各项工作，真正为企业带来无限的商业价值。这是Microsoft Office Visio

2、 2003专家系列讲座的第二场：办公室应用篇，主要目的是希望学员可以学习到办公室里的各种商用图表绘制技巧，制作出专业又美观的文件，并且，了解Visio与Microsoft Office家族系列软件的整合应用与实务范例。利用Microsoft Office Visio 2003来进行如基本的商用图表、各种流程图、组织结构、基本图、组织架构、稽核图表、作业流程、日/月历、统计图表、商用营销图表、地理环境图表、脑力激荡图、因果图、等图表的制作。议程 基本商用图表与流程图表 专业的组织结构表 项目管理的图表运用 以图表解决商业程序与思维 地图的应用 与其他软件程序的整合应用基本商用图表与流程图表 基本

3、图表的制作 活用区块图范本 善用基本图范本 运用透视型区块图范本 营销图表的制作 步骤图表的制作 图表图形样板里的3D直方图表基本图表的制作流程图表的制作 一般领域 基本流程图 交互功能流程图(跨部门流程图) 数据流程图 信息领域 IDEF0图 SDL图 为流程图编号 执行工具/附加组件/Visio Extras/编号图形菜单指令各种流程图表自定义属性 让您的图形数据更精采专业的组织结构表 徒手制作组织结构表 设定组织结构的自定义属性 将组织结构表汇出成数据文件 在组织结构中添加个人照片 建立组织结构的同步复本设定组织结构的自定义属性为组织结构加上个人相片为组织结构建立同步复本进阶的组织结构运

4、用 组织结构精灵的使用 运用名册自动建立组织结构表 庞大组织结构表的分页 组织结构的比较 将组织结构输出成网页组织结构精灵最常出错的步骤庞大组织的汇入与设定分页分页设定组织结构的比较组织结构输出成网页项目管理的图表运用 月历与年历的制作 汇入Outlook资料制作月历 制作甘特图 经由Excel工作表输入项目排程数据建立甘特图 甘特图表的格式变更 建立时刻表 新增里程碑图形与间隔图形 时刻表的展开 PERT图 汇入与汇入项目数据精灵以图表解决商业程序与思维 商业程序图表的制作 原因与效果图表(鱼骨图)的制作 稽核图表的制作 TQM图表的制作 工作流程图表的制作 EPC图表的制作 故障树分析图表

5、的制作 六标准偏差的图表与DMAIC图表 脑力激荡图的制作Visio 2003的商业程序类别里所包含的各种范本原因与效果图用来建立可以说明问题解决与因果关系的图表。又称鱼骨图。稽核图应用于金融交易和财产管理之类的图表文件上。最常看到的便是会计、商业管理、年度信息追踪、金钱管理、决策流程与商业存货的稽核作业。基本流程图建立流程图、由上往下图表、数据追踪图表、处理规划图表和结构预测图表。Visio 2003的商业程序类别里所包含的各种范本交互功能流程图建立说明组织内程序与部门之间关系的图表。数据流程图用于程序或数据导向的模型、数据流程图及数据处理序、结构分析和信息流程图(仅于Visio Profe

6、ssional中提供)。TQM图可以应用于建立商务程序再造工程，以及持续改善作业和质量管理方案的总体质量管理(Total Quality Management)图表。Visio 2003的商业程序类别里所包含的各种范本工作流程图透过有趣的图像来呈现商务程序的再造工程以及自动化。显示出工业、商业与制造业中，会计、管理和人力资源工作的信息流程。EPC图建立以功能和事件链来描绘商业程序的图表。EPC (事件驱动程序链)图是商业工程中SAP R/3方法学的关键组件。故障树分析图 建立记录可能导致故障的事件，如此可防止发生故障。故障树分析图是常用的六标准偏差程序。原因与效果图表(鱼骨图)的制作 影响延迟

7、交货的各种原因類別 該類別裡的各項主要原因 程序 貨品點交流程不當；表單太多 人為 請假過多；累積訂單；隨車員素質散漫 政策 排班問題；運費請款問題 成本 油費漲價；車況不佳；急速件未區分 溝通 常繞遠路；聽錯客戶訊息；路況不熟；未掌控時效 稽核图与TQM图表EPC图表故障树分析图表六标准偏差的图表 六标准偏差有五大行动步骤，称之为DMAIC，其意义为： 定义（Define）：针对流程，界定问题。 度量（Measure）：搜集数据，衡量整个流程或操作中，有多少产生误差的机会。 分析（Analyze）：分析数据，评估流程的优缺点何在，并和同业比较，找出项目结果最后可以改善的最大限度在哪里。 改进

8、（Improve）：决定解决方案，并加以执行。 控制（Control）：控制新流程，保持成果在目标范围之内。DMAIC阶段 1.定义 阶段目标 识别项目资源，以及定义角色与责任 支持项目目标的结构组织 识别可行性(目标)及设定目标完成日期 取得主管赞助 可以运用的Visio图表 DMAIC流程图 时刻表 脑力激荡图 组织结构 基本流程图 工作流程图 交互功能流程图 甘特图DMAIC阶段 2.度量 阶段目标 决定有效且可靠的主要度量 确认有足够数据可供测量 建立目前效能文件 进行效能评定测试 可以运用的Visio图表 DMAIC流程图 时刻表 脑力激荡图 组织结构 基本流程图 工作流程图 交互功

9、能流程图 甘特图DMAIC阶段 3.分析 阶段目标 识别与排列缺失的主要原因 显示目前效能与目标效能之间的差距 估计达到目标效能所需的资源 找出潜在的障碍 可以运用的Visio图表 DMAIC流程图 脑力激荡图 基本流程图 故障树分析 原因与效果图 工作流程图 交互功能流程图 稽核图DMAIC阶段 4.度量 阶段目标 突破工作结构 开发与测试可行的解决方案，然后选取最佳者 设计实作计划 可以运用的Visio图表 DMAIC流程图 脑力激荡图 基本流程图 工作流程图DMAIC阶段 5.控制 阶段目标 标准化与监控改进程序的文件计划 确认及沟通程序 在项目完成后，将所有权移转给适当的小组 可以运用

10、的Visio图表 DMAIC流程图 脑力激荡图 基本流程图 工作流程图制作DMAIC图表 利用DMAIC流程图范本开始工作 以超链接设定扩展流程图表的展现脑力激荡图的制作活用图例地图的应用 地图的运用 方位图与3D方位地图 地铁地图的制作 建立地理地图与方位地图 超链接在地图上的运用 设定超链接 多重超链接的设定与使用 以网页格式导览地图建立地理地图与方位地图 Visio地图样板 参考实际地图 .tw 多重超链接的设定与使用 与其他软件程序的整合应用 Visio 2003与其他软件程序的整合 Office Online在线多媒体艺廊 Visio 2003与CAD的整合 Visio 2003与Microsoft Office的整合 与讯息系统的应用 Automation Demo(自动化应用展示) 文件工作区与共享工作区的