图书馆资源与服务系列专题讲座第十四讲利用PowerPoint制作优美演示文稿

1、第十四讲：利用第十四讲：利用powerpoint制作优美演示文稿制作优美演示文稿图书馆参考咨询部图书馆参考咨询部2011年年 5月月3日日杨雪萍1/411 引言引言2 ppt设计技巧设计技巧3案例解析案例解析“带目录区带目录区”的多模板演示文稿的多模板演示文稿本讲提纲4更多技巧更多技巧2/431 引言引言n什么是什么是powerpoint？qpowerpoint是目前使用最广泛的演示软件，可制作应用于学术报告、会议等场所的电子文稿，可以制作教学演示课件等。它提供许多现成的模板，通过使用这些提供的模板，轻松完成演示文件。npowerpoint能做什么？能做什么？q作业汇报、个人介绍、论文答辩、活

2、动展示、述职等。3/431 引言引言n什么样的什么样的ppt是受好评的是受好评的ppt？q1.目的性明确明确么？q2.简单简单一些也不错？q3.花哨花哨的ppt设计？4/431.目的性明确么？目的性明确么？目的性没有明确的目的性，即使是投入再多的时间和精力，也终究会成为强弩之末。了解其用途、使用环境和听众群体，而后才能进一步展开有的放矢的制作。5/431.目的性明确么？目的性明确么？n(1)了解了解powerpoint的用途的用途培训、研讨会、讲课等领域交流汇报、述职、个人介绍等领域展示活动宣传、产品介绍等领域推广6/431.目的性明确么？目的性明确么？n(2)明确明确ppt演示的场合演示的场

3、合q大型投影环境n去除一些冗繁的文字，尽可能以关键词/句代替段落n多用图片代替文字原设计稿修改后的设计稿7/431.目的性明确么？目的性明确么？n(2)明确明确ppt演示的场合演示的场合q小型投影环境n简洁、有效地传递信息n尽可能选择图示化的表达方式n(3)了解听众群体需求特征了解听众群体需求特征简洁的设计原则：简化母版简洁的设计原则：简化母版（图片数量、字体、色彩）（图片数量、字体、色彩）利用利用powerpoint 2007的的smartart改善表达效果；改善表达效果；利用图示模板利用图示模板8/432.简单一些也不错？简单一些也不错？n通过排版的方式处理通过排版的方式处理pptn面对大

4、量的文本内容面对大量的文本内容q整理编辑word文本内容q控制单页面文本n通过概况、提炼关键词、句和分页等方式控制单个页面；n通过字体颜色、行距和段落设置调节段落样式q要简约而不简单9/433.花哨的花哨的ppt设计？设计？n要求：要求：“做得漂亮一些做得漂亮一些”。q适当地选择和套用漂亮的模板n推荐模板：非书资源下载-千个精美ppt模板q添加更多的页面效果返回本讲提纲返回本讲提纲 10/432 ppt设计技巧设计技巧n2.1善用模板，迎合听众视觉感知善用模板，迎合听众视觉感知n2.2妙用母版，一统整体演示效果妙用母版，一统整体演示效果n2.3选好色彩，形成美好视觉效果选好色彩，形成美好视觉效

5、果n2.4合理布局页面，营造美感合理布局页面，营造美感11/432 ppt设计技巧设计技巧n2.1善用模板，迎合听众视觉感知善用模板，迎合听众视觉感知q因需而变，优选模板，q迎合听众，突出内容。n2.2妙用母版，一统整体演示效果妙用母版，一统整体演示效果幻灯片母版、讲义母版、备注母版编辑母版母版版式、编辑主题、背景、页面设置 关闭母版 “视图”菜单需要什么统一格式，只需编辑母版，需要什么统一格式，只需编辑母版，该演示文稿中的所有幻灯片都会统一该演示文稿中的所有幻灯片都会统一应用其格式应用其格式 12/432 ppt设计技巧设计技巧n2.2妙用母版，一统整体演示效果妙用母版，一统整体演示效果q如

6、何妙用？n幻灯片母版妙用q幻灯片中每页都有logo、日期、 演示文稿名称等；q从网上下载的ppt模板，删除网址、logo等；q修改设计模板qn讲义母版妙用q打印出如右图的样式13/432 ppt设计技巧设计技巧n2.3选好色彩，形成美好视觉效果选好色彩，形成美好视觉效果q以ppt的配色方案为主，不要随意自造n配色不宜多于4色。n选用内置配色方案，省时、省力、省心。14/432 ppt设计技巧设计技巧n2.3选好色彩，形成美好视觉效果选好色彩，形成美好视觉效果q会设置背景颜色和背景图案n背景颜色：执行“格式背景”命令q其它颜色q填充效果（渐变、纹理、图案和图片）n背景图案q不可编辑背景图案：执行

7、“格式背景下拉列表中的填充效果图片”q可编辑背景图案：执行“插入图片来自文件”命令n妙用（演示）q可将漂亮的ppt背景保存下来q可将漂亮的背景设为ppt背景15/432 ppt设计技巧设计技巧n2.3合理布局页面，营造美感合理布局页面，营造美感q结合图形、图表、插图16/432 ppt设计技巧设计技巧n2.3合理布局页面，营造美感合理布局页面，营造美感q合理布局，做好字体设计n字体类别q经常使用的中文字体：宋体、黑体，可通过加粗加粗、斜体等突出某词。q小型投影环境下，文字过多时，宋体容易出现锯齿，可用华文细黑。n字体间距和行距n字体规范宋体 黑体保持简洁17/43字体规范字体规范场所场所ppt

8、内页标题内页标题内页段落标题内页段落标题中文字体中文字体英文或数字英文或数字中文字体中文字体英文或数字英文或数字多人的大型演示多人的大型演示厅厅24号黑体号黑体24号号arial18号黑体号黑体18号号arial中型演示厅中型演示厅20号黑体号黑体20号号arial18号黑体号黑体18号号arial小型演示厅小型演示厅20号黑体号黑体20号号arial16号黑体号黑体16号号arial（来源：刘洁，张文静.美哉!powerpoint : 完美幻灯演示之路m,北京：电子工业出版社,2009 ）18/43注意注意nppt只是辅助讲演，切勿输入全篇文字只是辅助讲演，切勿输入全篇文字n切勿全篇写入切勿

9、全篇写入ppt，照本宣科是大忌。列关键要点即可。巧用备注。，照本宣科是大忌。列关键要点即可。巧用备注。返回本讲提纲返回本讲提纲 从培养美感开始！不断积累！练习 模板、母版、配色、版式的妙用19/433案例解析案例解析“带目录区带目录区”的多模板演示文稿的多模板演示文稿20/433.1 案例说明案例说明n带目录区的多模板演示文稿带目录区的多模板演示文稿q播放该演示文档时，其“目录区”应具有下列功能：n单击“目录区”任一目录项即打开对应部分首张幻灯片，同时该幻灯片对应的“目录项”改变颜色，以区别于“其他目录项”。q优点：带“目录区”的教学演示文档在播放时，由于每张幻灯片都可以通过对应“目录项”的特

10、殊颜色来反映该幻灯片在全部演示文档中的位置，加上“各目录项”均具有链接特性，主讲者能在讲演时快速跳转到各部分的首张幻灯片。条理清晰q适用于制作专题讲座、报告、项目申请与介绍、述职报告等演示文档。21/433.2 案例制作过程案例制作过程n五步曲五步曲完成全部幻灯片完成全部幻灯片q普通视图调整两个母版，调整两个母版，并在幻灯片母版并在幻灯片母版中插入目录区中插入目录区q母版视图设置目录区设置目录区参数参数q模板视图各部分幻灯片与各部分幻灯片与对应母版关联对应母版关联q浏览视图，“幻灯片设计”任务窗格应用方法应用方法q1234522/433.2 案例制作过程案例制作过程n五步曲之一：完成全部幻灯片

11、（普通视图）五步曲之一：完成全部幻灯片（普通视图）n新建文档新建文档q执行“文件新建”命令n选用系统模板选用系统模板q在弹出的“新建演示文稿”窗格中选择“根据设计模板”命令，在“幻灯片设计”任务窗格的“可供使用”的设计模板中选用喜欢的现成模板。n完成全部幻灯片完成全部幻灯片q逐张与批量结合完成全部幻灯片内容。过程总结挑选合适的模板；编辑母版；挑选合适的页面样式（目录制作、内页制作）；保持统一的页面风格；细节完善。23/433.2 案例制作过程案例制作过程n五步曲之二：调整两个母版，并在五步曲之二：调整两个母版，并在幻灯片母版中插入目录区（母版视幻灯片母版中插入目录区（母版视图）图）q切换到“母

12、版”视图模式 q选择与调整 “标题母板”q选择与调整 “幻灯片母版” ，并插入目录区n执行“视图母版幻灯片母版”命令， 进入母版视图（见右图）。24/433.2 案例制作过程案例制作过程n五步曲之二：调整两个母版，并在幻灯片母版中插入目录区（母版视五步曲之二：调整两个母版，并在幻灯片母版中插入目录区（母版视图）图）q切换到“母版”视图模式 q选择与调整 “标题母板”n在左侧“母版列表”窗格中选择“2 标题母版”n在右侧“母版”窗格中调整“标题”和“副标题”的字体、字号与颜色等。n注意：一般不要在“母版”的“标题”、“副标题”、“项目文本”占位符中输入文字，它们不会在“幻灯片”模式中显示；但在母

13、版中制作“标题”、“副标题”、“项目文本”的动画时，输入文字有利于预览动画效果。25/433.2 案例制作过程案例制作过程n五步曲之二：调整两个母版，并在幻灯片母版中插入目录区（母版视图）五步曲之二：调整两个母版，并在幻灯片母版中插入目录区（母版视图）q切换到“母版”视图模式 q选择与调整 “标题母板”q选择与调整 “幻灯片母版” ，并插入目录区n在左侧“母版列表”窗格中选择“1 幻灯片母版”，调整幻灯片母版n在右侧“母版”窗格中用鼠标向右拖动“标题区”和“文本区”的左边框，以空出“目录区”，调整“标题”与“文本”的字体、字号与颜色等。n执行“插入文本框水平”命令，在目录区插入多个“矩形框”，

14、点击右键，“添加文本”分别输入“目录”和各部分的“标题”，调整各矩形框框的位置（见下图）。n注意：在“母版”中插入的图像和“矩形框”中的文字，均能在“幻灯片”模式中显示出来。26/433.2 案例制作过程案例制作过程n五步曲之三：五步曲之三：设置目录区参数（模板视图）设置目录区参数（模板视图）q设置目录区各矩形框的链接q复制幻灯片母板q删除所复制“幻灯片母版”中的“标题母版”q修改各部分母版幻灯片目录区对应目录项的颜色27/433.2 案例制作过程案例制作过程n五步曲之三：五步曲之三：设置目录区参数（模板视图）设置目录区参数（模板视图）q设置目录区各矩形框的链接n切换到“母版”视图模式并选择“

15、幻灯片母版”n右击“目录”和各“目录项”矩形框，选用“动作设置”命令，设置所选“矩形框”与对应幻灯片的链接n注意：设置的是“矩形框”（而不是“文字”）与对应“幻灯片”的链接，否则“目录项”文字被单击后，其颜色相同，无法区别于其他目录项。q复制幻灯片母版n如有n个目录项，就执行“插入复制幻灯片母版”命令n次（本案例为5个目录项，就复制5次），以保证各部分的幻灯片都有对应的幻灯片母版。q删除所复制“幻灯片母版”中的“标题母版”n如果不准备设置多张不同版面的标题幻灯片，就可以只保留第一组母版，而删除所复制生成的其余各组母版中的“标题母版”。28/433.2 案例制作过程案例制作过程n五步曲之三：五步

16、曲之三：设置目录区参数（模板视图）设置目录区参数（模板视图）q修改各部分母版幻灯片目录区对应目录项的颜色n调整各“幻灯片母版”目录区中各“目录项”矩形框中文字的颜色，为相互区别，本案例调整顺序如下：q第1组母版中的幻灯片母板（对应“目录”幻灯片）的“目录”文字为醒目的颜色；q第26个幻灯片母版（对应“一”“五”各部分幻灯片）的“目录项”文字为醒目的颜色。29/433.2 案例制作过程案例制作过程n五步曲之四：五步曲之四：各部分幻灯片与对应母版关联（浏览视图，各部分幻灯片与对应母版关联（浏览视图，“幻灯片设计幻灯片设计”任务窗格）任务窗格）q进入“幻灯片浏览视图”模式n单击“视图”区左下侧的“幻

17、灯片浏览视图”按钮q各部分幻灯片分别选用对应母版，以建立关联n执行“视图任务窗格”命令，单击“任务窗格”标题栏右侧向下箭头，选用“幻灯片设计”窗格，依次选用“目录”幻灯片、各部分幻灯片（先用鼠标单击某部分首张幻灯片，再按住shift键单击该部分末张幻灯片，以选择该部分的全部幻灯片），在“幻灯片设计”窗格中分别单击对应模板右侧向下箭头，选择“应用于所选幻灯片”命令。q播放测试n测试目录区与各部分幻灯片的链接、模板对应情况等。30/433.2 案例制作过程案例制作过程n五步曲之五：五步曲之五：应用方法应用方法q在每部分幻灯片中插入新新幻灯片，希望将会自动选用该部分幻灯片对应母版。q优点：讲演过程中

18、正在讲演的幻灯片所在位置一目了然。31/434更多技巧更多技巧 4.1 幻灯片合并幻灯片合并 4.2 自动自动/循环播放的实现循环播放的实现 4.3 播放幻灯片时圈点内容播放幻灯片时圈点内容 4.4 换行突出显示换行突出显示4.5 ppt如何添加页码如何添加页码32/435.1 幻灯片合并幻灯片合并n你知道如何将另一个演示文稿中的一张或一批幻灯片合并到当前幻灯片中的你知道如何将另一个演示文稿中的一张或一批幻灯片合并到当前幻灯片中的方法吗？方法吗？q入乡随俗呢还是保持原格式？q方法：n第一步，将另一个演示文稿中的一批幻灯片选中并复制;n第二步，切换到当前幻灯片中，在“幻灯片”视图的空白处点右键，

19、执行“粘贴”命令;n第三步，默认粘贴方式是“使用设计模板格式”，若更改，则单击“ 智能标记”，可在两种方式中进行选择。一种是“保留源格式”，一种是“使用设计模板格式”（即入乡随俗）。n扩展：你知道如何将一个演示文稿快速改变成另一种模板？扩展：你知道如何将一个演示文稿快速改变成另一种模板？q方法：“幻灯片设计”任务栏中选择“浏览功能”，将另一模板找到。4.2若不是空白处若不是空白处会如何？会如何？33/435.2 自动自动/循环播放的实现循环播放的实现n幻灯片自动播放幻灯片自动播放q执行“幻灯片放映幻灯片切换”命令，在“换片方式”中设置，如右图所示。q若想幻灯片自动循环播放？执行“幻灯片放映设置

20、放映方式放映选项”选择“循环放映，按esc键终止”n循环播放循环播放q插入的背景音乐循环播放，一直播放到幻灯片结束。n插入背景音乐：插入 影片和声音 文件中的声音。n选中 ，右键，选择自定义动画，在弹出的菜单中选择“效果选项”。34/435.3 播放幻灯片时圈点内容播放幻灯片时圈点内容n播放方式播放方式q从头到尾播放：执行“幻灯片放映观看放映”命令，或按功能键f5。q从当前幻灯片播放：执行左下角的 按钮，或按shift+f5。n播放时圈点内容：播放时圈点内容：q播放时点右键，指针选项圆珠笔（毡尖笔、荧光笔）4.435/435.4 换行突出显示换行突出显示n先对每行设置先对每行设置“自定义动画自

21、定义动画”；n自定义动画自定义动画“效果选项效果选项”设置，动画播放后，其他颜色。设置，动画播放后，其他颜色。n“效果选项效果选项”常用功能常用功能“下次单击后隐藏下次单击后隐藏”36/435.5 ppt如何添加页码如何添加页码1第二步第二步为每页幻灯片加入编号（相当于word中的页码）。点击菜单“插入”-“幻灯片编号”，选择“幻灯片编号”，然后点选“全部应用”。234整个ppt总共有多少页，例如某ppt有10页，则进入幻灯片母版状态对母版进行编辑。观察幻灯片母版，母版的左下角有一个叫“数字区”的地方，用鼠标点击一下就可以进行编辑。编辑完成后，点击菜单“视图”-“普通”，退出母版状态，并保存整个文件。当增删powerpoint的页数时，记得更改总页数的设置， 因为这里不可以自动识别ppt的总页数。注意注意37/435.5 ppt如何添加页码如何添加页码扩展扩展n问题：怎样在问题：怎样在po