企业管理培训内审培训

1、w w w . zsshinwe . c o mw w w . zsshinwe . c o mw w w . zsshinwe . c o m第四章第四章 内部审核内部审核审核：审核： 为获得审核证据，并对为获得审核证据，并对其客观的进行评价，以其客观的进行评价，以确定满足审核准则的程确定满足审核准则的程度所进行的系统的，独度所进行的系统的，独立的并形成文件的过程。立的并形成文件的过程。 结合审核结合审核:当质量、环当质量、环境、安全管理体系一起境、安全管理体系一起审核时，称为审核时，称为“结合审结合审核核” 联合审核联合审核:当两个或两当两个或两个以上审核组织合作共个以上审核组织合作共同审

2、核一个受审核方时同审核一个受审核方时,这种情况称为这种情况称为“联合审联合审核核”w w w . zsshinwe . c o m内部质量审核的特性（5个） 符合性（文件是否符合标准的要求）符合性（文件是否符合标准的要求） 有效性（有否按文件要求去做）有效性（有否按文件要求去做） 达标性（有无达到预定目标）达标性（有无达到预定目标） 系统性（是否从全局着眼有计划的进行）系统性（是否从全局着眼有计划的进行） 独立性（有无体现客观、公正、公平）独立性（有无体现客观、公正、公平）w w w . zsshinwe . c o m 第一方审核第一方审核内部审核内部审核 由公司内部进行的审核，自已 审自已

3、 第二方审核第二方审核外部审核外部审核 组织的相关方（如顾客）或由其他人员以相关方的名义进行 第三方审核（独立）第三方审核（独立）外部审核外部审核 由外部独立的组织进行；提供符合要求（如iso9001:2008)的认证或注册第二节第二节 管理体系审核的分类管理体系审核的分类w w w . zsshinwe . c o m第三节第三节 审核的目的审核的目的 第一方审核的目的：第一方审核的目的： 依据某一标准来评价组织自依据某一标准来评价组织自身的管理体系身的管理体系 验证组织自身的管理体系是验证组织自身的管理体系是否持续满足规定要求，并正否持续满足规定要求，并正在运行在运行 证实适用法律法规的符

4、合性证实适用法律法规的符合性 重要管理手段，自我改进机重要管理手段，自我改进机制制 在外部审核前作好准备在外部审核前作好准备w w w . zsshinwe . c o m第三节第三节 审核的目的审核的目的 第二方审核的目的第二方审核的目的： 当有建立合同关系的意向当有建立合同关系的意向时，对供方进行初步评价时，对供方进行初步评价 在有合同的情况下，验证在有合同的情况下，验证供方体系是否持续满足要供方体系是否持续满足要求并正在运行求并正在运行 作为制定和调整合格供方作为制定和调整合格供方的依据的依据 沟通供需双方对要求的共沟通供需双方对要求的共识识.w w w . zsshinwe . c o

5、 m 第三方审核的目的：第三方审核的目的：确定管理体系是否符合要求确定现行的管理体系实现规定目标的有效性确定受审方的管理体系是否能被予以认证/注册为受审方提供改进其体系的机会减少许多重复的第二方审核提高企业信誉，增强竞争能力第三节第三节 审核的目的审核的目的w w w . zsshinwe . c o m第四节第四节 管理体系审管理体系审 核的范围核的范围 管理体系的过程（要素）管理体系的过程（要素） 管理体系的场所管理体系的场所 管理体系的活动管理体系的活动 环境管理体系审核的对象：环境管理体系审核的对象：对外部、社会的影响对外部、社会的影响 职业安全健康管理体系的职业安全健康管理体系的对象

6、：员工的安全和健康对象：员工的安全和健康 质量管理体系：产品形成质量管理体系：产品形成的全过程的全过程w w w . zsshinwe . c o m第五节 审核的依据/准则 标准标准 方针、目标方针、目标 手册手册 程序文件、其它程序文件、其它文件文件 合同合同 适用法律法规适用法律法规w w w . zsshinwe . c o m第六节 审核的时机和频次内审内审第一次审核：体系建立之时第一次审核：体系建立之时常规：按预先编制的年计划进行，滚动式，集中式常规：按预先编制的年计划进行，滚动式，集中式特殊情况：特殊情况： 严重安全健康严重安全健康/ /环境环境/ /质量问题、相关方投诉，质量问

7、题、相关方投诉， 内部环境变化内部环境变化 第二，三方审核之前第二，三方审核之前 证书到期前证书到期前第二方审核：在编制合格供方或承包方名录之前签定合同后视供方安全环境状况第三方：企业或委托方提出申请认证/注册之后半年，一年后三年复评w w w . zsshinwe . c o m第七节 审核的顺序 提出审核提出审核 文件初审文件初审 审核准备审核准备 实施审核实施审核 编写审核报告编写审核报告 跟踪纠正措施跟踪纠正措施 监督审核监督审核确定任务确定任务审核准备审核准备现场审核现场审核编写审核报告编写审核报告纠正措施跟踪纠正措施跟踪编写综合报告编写综合报告汇总分析汇总分析w w w . zss

8、hinwe . c o m第五章第五章 管理管理 体系体系 审核审核 第一节第一节 审核的策划审核的策划 领导重视是关键领导重视是关键 管理者代表亲自抓管理者代表亲自抓 具体职能部门来管具体职能部门来管理理 组织一支合格的审组织一支合格的审核员队伍核员队伍 有一套正规的程序有一套正规的程序 建立体系时要考虑建立体系时要考虑内审工作内审工作w w w . zsshinwe . c o m审核方案的建立审核方案的建立目的、范围与程度职责资源程序审核方案的实施审核方案的实施安排审核日程评价审核员选择审核组指导审核活动保持记录审核方案的监视和评审审核方案的监视和评审监视和评审识别纠正和预防措施的需求识

9、别改进的机会审核员的能审核员的能力和评价力和评价审核活动审核活动审核方案改进审核方案改进审核方案的管理审核方案的管理实施处置审核方案的授权审核方案的授权策划检查w w w . zsshinwe . c o m第二节内审第二节内审的准备的准备审核准备审核准备40%40%审核实施审核实施40%40%审核报告的编写审核报告的编写10% 10% 纠正措施的跟踪纠正措施的跟踪10%10% 审核方案的策划审核方案的策划/制订制订计划计划 组成审核组组成审核组 收集并审阅有关文件收集并审阅有关文件 编制检查表编制检查表 通知受审部门并约定通知受审部门并约定具体审核时间具体审核时间w w w . zsshin

10、we . c o m审核策划 企业进行的审核策划以内审为主，综合考企业进行的审核策划以内审为主，综合考虑，确定审核的范围；虑，确定审核的范围； 形成文件；形成文件； 考虑部门的重要性和以往审核过程中存在考虑部门的重要性和以往审核过程中存在的问题；的问题； 确定审核的方法：滚动、集中、按部门、确定审核的方法：滚动、集中、按部门、按过程、不同体系分别进行或同时进行；按过程、不同体系分别进行或同时进行； 编制审核的年度计划，可不同体系分别或编制审核的年度计划，可不同体系分别或一起编制；一起编制； 审核的策划可在年度管理体系工作策划时审核的策划可在年度管理体系工作策划时同时进行，包括管理评审和管理体系

11、工作同时进行，包括管理评审和管理体系工作的总体安排。的总体安排。w w w . zsshinwe . c o m一一. .内审方案的策划内审方案的策划/ /制定计划制定计划 1.年度计划(见附表) 滚动式 集中式 按部门 按过程计划审核己进行纠正措施己有计划纠正措施己完成纠正措施己验证2345w w w . zsshinwe . c o m年度审核计划表年度审核计划表月月月月月月月月月三车间月份办公室人事部总经办设备部生产部一车间二车间品质部电气部计划已审核纠正措施已有计划纠正措施验证纠正措施完成w w w . zsshinwe . c o m审核的启动指定审核组长确定审核目的、范围和准则选择

12、审核组与受审方建立初步联系文件评审的实施评审相关管理体系文件，包括记 录并确定其针对审核准则的适宜性和充分性文件评审的实施评审相关管理体系文件，包括记 录并确定其针对审核准则的适宜性和充分性现场审核活动的准备编制审核计划审核组分配工作准备工作文件现场审核活动的实施举行首次会议审核中的沟通向导和观察员的作用和职责信息的收集和验证形成审核发现准备审核结论举行未次会议审核报告的编制、批准和分发审核报告的编制审核报告的批准和分发审核报告的编制、批准和分发审核报告的编制审核报告的批准和分发审核完成审核后续活动的实施典型审核活动过程典型审核活动过程w w w . zsshinwe . c o m审核的实施

13、计划 确定审核的目的和范围； 根据审核方案确定审核的方法； 确定审核的人/日数； 根据审核人员的能力的数量进行分组； 确定审核的日程安排； 避免审核员审核与自己有关的工作； 根据管理体系的职能分工确定审核的条款。w w w . zsshinwe . c o m2.2.内审内审 实施实施 计划计划 列出具体日程安排审核部门和应审核的过程,要求 审核目的 审核时间 审核依据 审核范围 审核组长 审核组成员w w w . zsshinwe . c o m质量管理体系内审实施计划质量管理体系内审实施计划审核目的：审核目的：评价公司质量体系是否符合准则的要求，体系运行是否有效。审核准则：审核准则：gb/

14、t19001-2008 idt iso 9001：2008标准；质量手册、相关管理文件及适用的法律、法规和其他要求。审核范围：审核范围：位于广东省中山市东区长江东路88号的公司的液晶显示屏模块的生产、服务及相关管理活动。审核组长：审核组长： 审核组成员：审核组成员：a组：陈宇安陈宇安 b组：张家秋 c组：申 健 d组： xxx 审核时间：审核时间：2009年2月23日-2月25日w w w . zsshinwe . c o m审审 核核 日日 程程 安安 排排日期日期 时间时间 部门部门 审核组审核组 要素要素 2月23日 0830-0900 首次会议 0900-1200 公司领导 a4.14

15、.1、5.15.1、5.25.2、5.35.3、5.45.4、5.55.5、5.65.6人力资源部b6.16.1、6.26.2公务处 c生产部 d 7.17.1、7.5.17.5.1、7.5.27.5.2、7.5.37.5.3、7.5.47.5.4、7.5.57.5.5设备部 e 6.36.31200午餐、休息 1330-1700业务部 a 7.27.2、8.2.18.2.1采购部b 7.47.4品质保证部c 7.67.6、8.2.38.2.3、8.2.48.2.4、8.38.3、8.48.4、8.58.5末次会有 w w w . zsshinwe . c o m审核原则审核原则 道德行为道德

16、行为:诚信、正直、保守秘密和谨慎；诚信、正直、保守秘密和谨慎； 公正表达：真实、准确地报告的义务；公正表达：真实、准确地报告的义务； 职业素养：在审核中勤奋并具有判断力；职业素养：在审核中勤奋并具有判断力； 独立性：不带偏见、无利益冲突、保持客观独立性：不带偏见、无利益冲突、保持客观的心态，将审核发现和结论建立在审核证据的心态，将审核发现和结论建立在审核证据基础上；基础上； 基于证据的方法：可获得信息的样本、合理基于证据的方法：可获得信息的样本、合理抽样、可信和重现的审核结论。抽样、可信和重现的审核结论。w w w . zsshinwe . c o m二二. . 组成审核组组成审核组 1.1.

17、内审前内审前, ,管理者代管理者代表任命审核组表任命审核组 选择组长选择组长: :资格资格业务能力业务能力工作经验工作经验组织能力组织能力 选择组员选择组员: :资格业务范围专业知识工作中的协调为审核组所接受w w w . zsshinwe . c o m质量质量环境环境有关质量的特性知识和技能有关环境的特性知识和技能通用的知识和技能教育教育 工作经历工作经历 审核员培训审核员培训 审核经历审核经历个个 人人 素素 质质能力能力w w w . zsshinwe . c o m2.2.具体职责具体职责组员职责组员职责: :遵守相应的审核要求传达和阐明审核要求策划,履行职责观察结果形成文件报告审核

18、结果验证纠正措施收存,保护审核有关文件 提交提交,保密保密, 谨慎处理特殊信息谨慎处理特殊信息组长职责组长职责配合组长工作配合组长工作协助选择审核组协助选择审核组成员成员制定审核计划制定审核计划同受审方管理者同受审方管理者接触接触提交审核报告提交审核报告w w w . zsshinwe . c o m3.3.审核员应具备的素质审核员应具备的素质 有道德有道德, ,即公正、可靠、诚实和谨慎；即公正、可靠、诚实和谨慎； 思想开明，即愿意考虑不同意见或观点；思想开明，即愿意考虑不同意见或观点； 善于交往，即灵活地与人交往；善于交往，即灵活地与人交往； 善于观察，即主动地认识周围环境和活动；善于观察，

19、即主动地认识周围环境和活动； 有感知力，即能本能地了解和理解环境有感知力，即能本能地了解和理解环境 适应性强，即容易适应不同情况；适应性强，即容易适应不同情况； 坚忍不拔，即对实现目的坚持不懈；坚忍不拔，即对实现目的坚持不懈； 明断，即根据逻辑推理和分析及时得出结论；明断，即根据逻辑推理和分析及时得出结论； 自立，即在同其他人有效交往中独立工作并发挥作用。自立，即在同其他人有效交往中独立工作并发挥作用。w w w . zsshinwe . c o m应具备的道德和修养应具备的道德和修养 正直,诚实 客观,公正 尊重对方尊重别人 冷静的态度和坚毅的精神 审核员应: 勤奋,谨慎,娴熟,明断w w

20、w . zsshinwe . c o m4.4.内审员的作用内审员的作用 对管理体系运行起监督作用 对体系的保持和改进起参谋作用 在管理方面沟通领导与群众的渠道和纽带作用 第二,三方审核时内外接口的作用 在体系有效实施方面起带头作用w w w . zsshinwe . c o m三.收集文件 重点收集与受审部门体系活动有关的程序文件,作业指导书 审阅文件注意接口明确内容协调 外来标准,文件的有效性 重点记录的预审 调阅重要过程作业指导书w w w . zsshinwe . c o m四四. .编写检查表编写检查表1.检查表的作用 明确与审核目标有关的样本 使审核程序规范化 按检查表的要求进行可

21、使审核目标始终保持明确 保持审核过程进度 作为审核记录存档w w w . zsshinwe . c o m2.设计检查表 对照标准和手册的要求 选择典型的质量/安全/环境问题 结合受审部门的特点 抽样应有代表性, 时间要留有余地 检查表应有可操作性 按部门过程(要素) 按过程(要素)部门w w w . zsshinwe . c o m3.3.检查表示例检查表示例接审部门:接待人:目期:审核员:w w w . zsshinwe . c o m五五. .通知受审部门通知受审部门 提前3-5天与受审部门领导接触约定时间部门发言人陪同人员双方关心其它问题 集中式提前发通知,作迎审准备w w w . z

22、sshinwe . c o m第三节第三节 内审实施内审实施 1.1.召开首次会议召开首次会议 2.2.进行现场审核进行现场审核 3.3.确定不合格项并编确定不合格项并编 写不合格报告写不合格报告 4.4.汇总分析审核结果汇总分析审核结果 5.5.召开未次会议召开未次会议 6.6.编写审核报告编写审核报告w w w . zsshinwe . c o m一一. .召开首次会议召开首次会议 参加人员参加人员 最高领导最高领导,管理者代表管理者代表,各部门领导各部门领导,内审组成内审组成员等员等 会议签到会议签到 审核组长主持审核组长主持 简要介绍实施审核所采用的方法和程序简要介绍实施审核所采用的方

23、法和程序 澄清审核计划中不明确的内容澄清审核计划中不明确的内容 最高领导或管理者代表讲话最高领导或管理者代表讲话 会议简明扼要会议简明扼要w w w . zsshinwe . c o m二二. .现场审核现场审核 现场审核需注意之处现场审核需注意之处 审核组长要控制审核的全过程审核组长要控制审核的全过程 控制审核计划控制审核计划 控制审核进度控制审核进度 控制气氛控制气氛 控制客观性控制客观性 控制记律控制记律 控制审核结果控制审核结果 要相信样本要相信样本 选择样本要有代表性选择样本要有代表性,由审核员随机抽取由审核员随机抽取w w w . zsshinwe . c o m现场审核需注意之处

24、现场审核需注意之处 依靠检查表依靠检查表, ,若要偏离检查表若要偏离检查表, ,须谨慎；须谨慎； 要从问题的各种表现形式去寻找客观证据；要从问题的各种表现形式去寻找客观证据； 当发现不合格时当发现不合格时, ,要调查研究到必要的深度；要调查研究到必要的深度； 与被审方负责人共同确认事实；与被审方负责人共同确认事实； 始终保持客观始终保持客观, ,公正公正, ,有礼貌；有礼貌； 客观证据，存在事实可作客观证据客观证据，存在事实可作客观证据 ( (主观分析主观分析, ,推推断断, ,不能臆测不能臆测) )； 被访问对象的谈话被访问对象的谈话( (传闻传闻, ,陪同人员陪同人员, ,不能无关人不能无

25、关人员员) )； 现行有效文件的规定现行有效文件的规定, ,记录记录( (作废文件作废文件, ,擅自修改记擅自修改记录录) )。w w w . zsshinwe . c o m审核的路线和方法审核的路线和方法 自上而下和自下而自上而下和自下而上的方法上的方法 正向和逆向的审核正向和逆向的审核方法方法 按过程审核和按部按过程审核和按部门审核的方法门审核的方法w w w . zsshinwe . c o m审核员的正确工作方法审核员的正确工作方法 少讲少讲, ,多看多看, ,多问多问, ,多听多听( (避免就题咨询避免就题咨询, ,不作裁不作裁判判, ,重复阐述重复阐述) ) 选择正确的对象提问选

26、择正确的对象提问 正确地提出问题正确地提出问题 封闭式问题和开启式问题相结合封闭式问题和开启式问题相结合开启式开启式: : 主题式主题式, ,扩展式扩展式, ,征求意见式征求意见式, ,设想问题设想问题封闭式封闭式: : 有或无有或无, , 诱导式诱导式( (慎用慎用) ) 提问题与索看相结合提问题与索看相结合 联想和追溯联想和追溯 创造一个良好的审核气氛创造一个良好的审核气氛w w w . zsshinwe . c o m三三. .不合格项的确定和不合格报告的编写不合格项的确定和不合格报告的编写1.不合格的定义和类型 定义:未满足要求(不符合:任何能够直接或间接造成人员伤亡,疾病,财产损失,

27、或工作环境破坏的违背作业标准,惯例,程序,规章或管理体系要求的行为或偏差 ) 不合格的分类(两种方法)第一种方法 体系性不合格 实施性不合格 效果性不合格w w w . zsshinwe . c o m不合格的分类不合格的分类( (两种方法两种方法) )第二种方法 严重不合格项严重不合格项体系运行出现系统性不合格体系运行出现区域性不合格出现影响产品/重大伤害事故或体系运行的严重后果的不合格 一般不合格一般不合格对体系，文件而言是个别，偶然，孤立性质轻微对保证体系有效性，是次要的 其它未构成不合格的：观察项，不开书面报告w w w . zsshinwe . c o m不符合报告的内容不符合报告的

28、内容 受审核部门受审核部门 不符合事实描述不符合事实描述 不符合的性质不符合的性质 不符合依据不符合依据 原因分析及纠正措施计划原因分析及纠正措施计划 纠正措施的实施记录纠正措施的实施记录 纠正措施的验证纠正措施的验证w w w . zsshinwe . c o m3.3.不合格报告不合格报告的编写要求的编写要求: : 不合格事实的描述应力求具体 不合格问题的性质要用一两名话点明此事哪一点(或几点)做得不对 违反标准或手册的哪个条款应力求判断确切w w w . zsshinwe . c o m不符合项报告不符合项报告 受审核部门受审核部门 审核日期审核日期 问题发生地点问题发生地点 不符合事实

29、：不符合事实：不符合： 标准_1. 体系文件_2. 法律和其他要求_严重程度: 严重 一般 审核员签名: 本不符合项已理解并确认本不符合项已理解并确认 受审核部门:不符合原因分析及纠正措施计划不符合原因分析及纠正措施计划: 制订者: 预期完成日期:纠正措施实施记录纠正措施实施记录: 实施者: 完成日期纠正措施验证纠正措施验证: 验证人: 日期:w w w . zsshinwe . c o m1.从发现的不合格项来汇总分析2.从发展的历史和趋势来分析3.从这两次内审之间该部门对最终产品质量绩效的影响来分析4.总结部门工作上的优点5.以上是按滚动式对部门/条款审核的汇总,若集中式进行:应是对整个体

30、系,全面的总结分析w w w . zsshinwe . c o m不合格项分布表不合格项分布表要素人资工务生产一制程二ie部财务app品管品保规划资讯财务生产一制程二业务合计4.24.3.14.3.24.3.34.3.44.4.14.4.2合计w w w . zsshinwe . c o m五五. .召开未次会议召开未次会议1.未次会议由审核组长主持原参加首次会议的全体人员参加会议签到2.在会议前进行沟通3.提出不合格报告数,分布情况,4.宣读不合格报告,并确认不合格报告内容5.澄清或回答受审核方提出的问题6.集中式审核:报告审核结果,要求及时完成纠正措施7. 最高领导或管理者代表讲话,强调重

31、要性w w w . zsshinwe . c o m 末次会议末次会议 参加者：受审核部门负责人、参加者：受审核部门负责人、 审核组成员审核组成员 内内 容：审核组长报告审核过程、容：审核组长报告审核过程、 审核分析及审核结论审核分析及审核结论 记记 录：会议记录录：会议记录w w w . zsshinwe . c o m六六. .编写审核报告编写审核报告1.审核的目的和范围2.审核组成员和受审部门名称及其负责人3.审核日期4.审核所依据的文件5.不合格项的情况6.oshe/q体系运行有效性的结论性意见7.审核报告可以规范化9.审核集中式进行,审核报告应是全面的,针对整个系统的,审核报告由审核

32、组长编写,经管理者代表审批后分发w w w . zsshinwe . c o m 审核目的和范围审核目的和范围 审核组成员和受审核部门审核组成员和受审核部门 审核日期审核日期 审核准则审核准则 审核过程、审核分析及审核结论审核过程、审核分析及审核结论 审核报告编制人及批准人审核报告编制人及批准人审核报告的编制审核报告的编制w w w . zsshinwe . c o m内审报告内审报告审核目的审核目的范围范围审核组成员审核组成员受审部门受审部门审核日期审核日期审核准则审核准则审核过程审核过程审核分析审核分析审核结论审核结论编制人：批准人：w w w . zsshinwe . c o m第四节第四节 纠正措施纠正措施纠正措施纠正措施 纠正措施的制订纠正措施的制订 纠正措施的实施纠正措施的实施 纠正措施的的跟踪和验证纠正措施的的跟踪和验证 纠正措施的引起的文件更改纠正措施的引起的文件更改w w w . zsshinwe . c o m 纠正措施的制订纠正措施的制订l原因分析原因分析l针对原因确定所需的措施针对原因确定所需的措施计划计划l举一