《办公室管理》第二次作业.

1、办公室管理第二次作业1 1 、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。2.2. 了解电话会议与交互式电话会议的基本用途，比较与一般电话会议的不同，谈谈各自的优劣 和各自需要注意的问题？3.3. 简要回答邮件分检的一般标准？4.4. 怎样处理上司不在时的邮件。5.5. 怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者来访。6 6、简要阐述会议记录内容与写法应注意的一些问题。办公室管理第二次作业讲评同学们好：我将批改作业情况反馈给您，请阅读。本次作业的知识点见于教材的第三至七章，主要考察大 家对电话、电子通讯、邮件收发、接待实务、信访实务和会议及会谈实务等部分掌握的情况，下面 我重点地讲评比较容易出现的一

2、些问题，如学习之后，大家还有哪些问题，就请在互动平台上提出 来，我会尽快给大家解答。1 1 、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。答案：参见教材第 4343- 4545 页。（ 1 1）打电话的方法（因有表格，请见下页）(2(2)接听电话的方法电话铃响两遍，立即接听；如没能立即接听，应向对方道歉“让您久等了 X_(两个电话铃同时响时)左手持话筒，右手准备记下对方的笛售.捲听其中一亍电话，让另一电话稍等或再 打，待接听第一个电话完毕，向另一电话 表示踣刚才让您久等了*很抱歉严听不清对再声音时j1r42.2. 了解电话会议与交互式电话会议的基本用途，比较与一般电话会议的不同，谈谈各自的

3、优劣 和各自需要注意的问题？答案：普通电话的优点是花费低廉，方便快捷。交互电话省时、方便、高效，单位或个人可以 在任意一部话机上组织国际、国内或本市电话会议，每个会议参加者无论身在何处，只需拨打一个 实现约定的电话号码及密码，即可以参加会议，也可以同时发言、自由交谈。而且具有保密功能和 报数功能。普通电话的缺点是话机固定，不能解决同时多方通话功能，此外保密功能不够。交互电话的缺 点则是费用相对较高。3.3. 简要回答邮件分检的一般标准？答案：按照收件人的姓名进行分捡。按照收件部门的名称进行分捡。按照邮件的重要性 进行分捡。此外各单位还可以依照自己的标准进行分类。4.4. 怎样处理上司不在时的邮

4、件。答案：参见课本 P72P72 7373 页。上司因为出差或其他原因不在公司时，文秘人员处理邮件要给予 更多的重视，并承担更多的责任。首先应该弄清上司不在时，邮件的处理程度和方式有什么变动， 怎样变动？文秘人员获得了上司哪些授权，具体如何办理？ 一般而言，有这样几种可能：（1 1）文秘人员把需要上司亲自处理的信件先保存下来，并通知发信人信已收到，告诉对方何时 可能得到答复。（2 2）上司指明在他不在时把收到的邮件转送某个部门或人员处理。文秘人员应制作签收单，要 求收到人员签名，并注明时间。办理。（3 3）別司授权在回信上签上文秘人射理一些应由自己的职称（某某人的他处理的邮件。文秘人员应在全文

5、秘人员）发出前复印一份面掌握情况的基础上慎重留待上司过日。如果是回电或就面谈，则应在收到的邮件上写明回电 ，、彙谈的时间和内容，以备后查。安捷在1111月门日上午9 9点正秘人员（4 4）如果邮件1 1 回信或转送他很多通 b b 文秘人员还可以I I 人）？做了哪些事？采制作邮件摘要表。 表上列出:取了哪些措施等等，有些内容需嘤收到邮件？怎样处理的点志要上司回来决定。如下图：1010 月注s s富兰克讨论销售合同1Q1Q 月 7 7 日咸爪谨先生寧求确定订购数量已交销售部处理1010 月 7 7 日刘文中要求制定培训计划（5 5）如果上司习惯于每天给办公室打电话，文秘人员应该把需要上司处理的

6、每封信的内容大致 记录一下，这样文秘人员就可以随时向上司汇报。（6 6）如果上司在临走时留下通讯地址和电话。文秘人员在处理邮件时遇到棘手的事情，应及时 向上司请示。如有可能，可以把那些难以办理而又急需回复的邮件用传真、快件、电子邮件等形式 发给上司，请上司定夺。（7 7） 把寄给上司邮包连续编号（如4 4 1 1、4 42 2、4 43 3），这样就会知道你寄的邮包是否全部 到齐了。如果上司经常换地方，在邮包上编号尤为重要。（8 8）文秘人员也可以把积压的信件分别放入纸袋，标上“需要签字的信件”、“需要您处理的 信件”、“需要读的信件”（这些信件已经答复，但上司可能要过目）、“报告”、“一般阅

7、读材 料”（上司可能想读的广告和出版物）。5.5.怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者来访。答案：参见课本 P88P88 8989。应尽可能向对方表达上司不能接见的理由，以免来访者发生误会, 并诚恳地看着对方的眼睛致歉。上司正在开会时 让您久等，抱歉。他正在紧急会议中，无法离开，可不可以让代理人 与你先谈？”上司繁忙时 “真对不起，某某（上司）现在正忙，放不下手边的事。您看这样好不好， 改日再与您联系，实在麻烦您，很抱歉。”上司即将外出对不起，某某先生（上司），已经安排好有事外出，现在正忙着，没法与您见面。我们上司说让您白跑一趟，真是不好意思，能否由我转达留言。我叫xx,是他 的文员。”然后将留言记录下来。远道来访或有重要事情的来访一一先告诉来访者“他（上司）即将外出”再去通报上司。 若上司指示代理人，便向来访者传达“抱歉，让您久等，某某急着外出，但他请代理人与您见面。 请往这边走”使对方能充分了解情况。6 6、简要阐述会议记录内容与写法应注意的一些问题。答案：参见教材第 137137 页。会议记录的写法，应该注意如下的事项：a.a.以决定事项为重点，逐项列出较易明了；b.b.简洁而有要领地写出会议经过，不一定要写所有人员的发言；c.c