办公室管理知识整理

1、办公室管理教学大纲PART 1:办公室管理的基本范畴与理论PART 2:办公室人员与管理优化PART 3:事务篇一一办公室日常事务管理PART 4:业务篇一一办公室行政业务管理PART 5:自动化篇一一办公室管理的自动化PART 1:办公室管理的基本范畴与理论办公室一、办公室的概念一一什么是办公室？二、办公室的地位和作用为什么要学习或研究办公室？三、办公室的性质四、办公室的职能一一办公室通常能做些什么？五、办公室工作及其特点办公室管理六、办公室管理的概念七、办公室管理的内容八、办公室管理的目标一、办公室的概念1. 办公室的内涵办公室是党政机关、社会团体和企事业单位内办理行政性事务的综合部门，直

2、接协助上司、 领导综合办理行政事务和辅助管理。2. 办公室的历史渊源时代称谓功能原始社会末奴隶社会初男“祝”；女“巫”为酋长传达上天的旨意；将卜 辞刻在甲骨上殷商后期、西周史官起草诏令、草拟文件秦御史大夫与太尉府、丞相府一起合称中 央三大机构汉尚书省r略隋尚书、中书、门下三省略清（康熙）内阁r略国民政府秘书处、政务厅略3.办公室的当前类型、办公室的地位和作用文字表述图示表述中心枢纽窗口三、办公室的性质综合性一一工作内容服务性一一工作宗旨四、办公室的职能提供信息、建议和材料 P5职能简称具体内容注意事项参与政务直接为领导决策和决策的贯彻实施服务，主要是为领导提建议、拟方案态度积极，同时需要适度恰

3、当办理事务协助领导处理日常行政业务工作重督办、催办，而忌包办、代办搞好服务为领导、部门、基层和职工服务服务对象是多元的，而非单一的讨论：1. 办公室工作职能与秘书工作职能的差异2. 办公室工作职能与各业务部门工作职能的差异办公室的工作职能秘书的工作职能办理事务1办公室各业务部门工作性质综合性、服务性专业性工作角色中介生产、销售或研发等思考：办公室的权力有多大？领导有多大的权力办公室就有多大的权力VS没有权力办公室职能的“四个转变”从偏重办文办事，向既办文办事又出谋献策转变；从单纯收发传递信息，向既收发传递信息又综合处理信息转变;从单纯凭老经验办事，向实行科学管理转变；从被动服务，向主动服务转变

4、。五、办公室工作特点及内容1. 办公室工作特点工作政策性强；头绪多，综合性强；要求高，服务面宽；联系广，协调任务重；机要保密性 强；被动性与突击性；现代办公室工作的新特点：信息化、效率化、多功能化P92. 办公室工作内容概括与列举P5六、办公室管理的概念为科学而高效地履行办公室职能、发挥办公室作用而形成诸如机构设置、人员配备、物质条件的优化、管理制度和方法的建立等一系列的管理活动和管理关系。 七、办公室管理的内容办公室机构设置与人员配备机构设置与人员配备的原则；人员个体素质结构；人员群体素质结''办公室行政业务管理（贴近秘书工作）角文与公文管理；会务工作；角待工作；办公礼仪与礼

5、节;L理现代化的主要内容究工作；作指导思想科学化、人员安排科学化等;办公室管办公目标常事务管里 观点空系规论；办公环境控制；办公办公机的维护学办同泰罗办公室管理在技术与方法上尽可能实现量化。狄更制斯化办莱芬韦理建立在有效的规章制度基础上。自动化运用现代科技的最新成果，优化办公室的物质条件和管理手段，最大限度地提高办公效率与办 公质量。种办公空间统划；效率论；自动化主任科学论、制室管I动项工作符合客观规律，女机方设公规范程序海克斯、利托尔费尔德现代办公室管理理论我国办公室管理理论 特点：对传统管理的继承性学科定位的准确性 结构内容的包容性 思考题1. 什么是办公室？2. 简要概括办公室的地位和作

6、用？3. 阐述办公室的性质4. 办公室的基本职能是什么？5. 简要区分办公室工作与秘书工作6. 什么是办公室管理？办公室管理的主要内容包括哪些？7. 如何理解办公室管理现代化？8. 我国办公室管理理论的特点是什么？PART 2:办公室机构与人员机构设置人员配备办公室主任一、办公室机构设置 P17（一）办公室机构设置的基本原则：目标一致原则职责权一致原则效率原则依法设置原则精简原则层次管理原则（二）办公室机构设置现状在党政机关，党政系统实行分理制（分部门办公），如中共中央办公厅、 国务院办公厅，是与中央各部、委平级机构，下设局级机构，如信访局、档案局、机关事务管理局；人 大、政协系统实行综理制，

7、即秘书长领导下的办公厅，综合承办日常工作。在企事业单位，一般参照同级行政机关设置办公室，大企业设有党委办公室、 厂长或经理办公室；高等院校设有党委办公室、校长办公室。在办公室下面，根据具体情况，分 别设行政科、秘书科、信访科、收发室、文印室等。人民团体一般按同级厅、局级别设立办公室；民主党派参照同级党政机关级别，实行秘书长领导下的综合办公制，设立办公室。二、办公室人员配备（一）办公室人员的类别文字型；办事型；技术型文字型办公室人员主要从事文字处理和写作工作。具体包括:办事型办公室人员主要从事日常行政事务。具体包括：（二） HI!作体素质结员主要从事现代作办公机器和设备的使用与保 养、从报编辑工

8、作调查研究工作宣传报道工作接待工作 信访工作 档案工作 收发工作职位类别 勤杂工作任 办公室副主任知识结构能力要求道德素质心理条件基础知识基础能力服从领导兴趣专业知识一般技巧埋头苦干性格相关知识特殊技能公道正派 严守机密心理健康基础办事能力的养成凡事计划在先 朝思暮想 小本随身 办公用品齐全，摆放有序 从小事做起化繁为简即事即作次完成一般技巧参谋技巧协调技巧 参谋技巧：意志坚强 灵活应变 幽默 合作选择适当的时间、地点、场合平心静气调研技巧事不过三掌握谈话艺术：重述、先肯定后但是、以事喻礼办公室人员的心理健康心理健康的标准常见几种心理障碍有正确的自我意识嫉妒有良好的智力和适应焦虑有开朗的心境急

9、躁有统一的人格厌烦有和谐的人际关系自傲和自卑1.2.3.（三）办公室人员群体素质结构 一个有效的办公室人员群体，应具备的功能 办公室人员群体的结构因素办公室人员群体结构的优化的原贝 办公室主任（一）办公室主任的职务特点 内部的行政首长；对外的联络员；（二）办公室主任的工作特点政治性；辅助性；全面性；事务性；保密（三）办公室主任的作用本单位充分了解自己的任务 拥有健全的意见沟通 保持高度的相互信任和忠诚 相互协调和支持差别协调效原年龄因素 知识因J个体要素 个性因謝体互木补原则化因素形的年龄结构体中的一理的知识专业机构多类型的智能结构协调的气质性格结构经常调整流动原则参谋作用；助手作用；咨询作用；协调作用（四）办公室主任的职责承办职责；参谋职责；管理职责；协调职责（五）办公室主任的科学思维方式从实际出发；系统思维；用发展观点看待一切（六）办公室主任的领导作风实事求是；严于律己；民主作风（七）办公室主任的领导艺术科学管理；知人善任思考题：1. 办公室机构设置应遵循哪些原则？P172. 办公室人员配备的原则是什么？精兵简政；优化组合；健全制度；优质服务3. 对办公室人员个体，有哪些素质要求？4. 一个有效的办公室群体，