东方通信公司合同订单管理

1、东方通信公司合同订单管理范围适用于采购部在与供应商采购合同商务谈判、编制采购合同，向公司的法律部合同管理人员申请合同号， 采购订单下达和合同关闭的全过程控制目标确保双方对于合同的各个细节条款的理解一致， 避免应合同的理解不同而引起的纠纷在谈判的过程中掌握谈判的主动权， 尽量避免违反我公司事前确定的基本谈判策略和采购价格底线， 保护公司的利益保证采购合同经过适当的审核，降低合同签订不当带来的法律风险保证采购合同在签订之前以经过各有关部门的认可，降低合同不当引致执行后带来的生产经营风险合同的统一管理有助于加强合同跟踪管理降低在公司合同管理人员监管之外订立合同给公司带来的法律风险及时结束合同，降低未

2、能取得合同所有应享有权利的风险避免质保期内货物未及时处理所造成的损失确保订单同框架协议和长期合同保持一致，降低合同执行风险确保订单在各项形式上符合合同和协议以及法律规定，降低订单法律风险主要控制点合同商务谈判谈判前拟制谈判工作计划，报采购经理审核；谈判组需充分分析已掌握的信息，制定谈判预案报采购经理审核；必要时报物流副总裁审核谈判中对方提出的条件与预案有重要差异时，需要相关部门审核谈判基本结束拟定的谈判报告须报采购经理与物流副总裁审核合同的编制与审核采购经理在合同签订之前应在本部门内组织专业人员进行评审，由采购经理决定是否需要其他相关部门的人员协助进行评审采购经理根据采购评审记录确定评审是否通

3、过如评审通过的合同的基本条款与标准合同范本不一致，采购经理将合同交法律部进行审核超过采购经理权限的上报物流副总裁作出决定通过采购经理和物流副总裁审核的应报财务经理进行审阅合同号申请采购员填写的合同号申请表应上报采购经理进行审核是否真实完整合同的关闭采购人员定期检查合同，确定质保条款是否将要到期采购员对接近质保期的货物检查是否仍有库存，对库存的货物请质量部再次质检订单下达采购员编制的订单应上报采购经理进行审阅，由指定的人员签字认可特定政策重要合同谈判预案的保密性应由采购总经理进行确认，并根据级别分类下发谈判小组组员采购部总经理必须为商务谈判组长设置权限， 谈判组长仅在权限内有谈判权在采购合同评审

4、记录文件上签字的相关部门人员也对采购合同负责，承担相应的责任采购员认为可以关闭的合同必须得到采购经理的批准，所有的采购文档存档对一些特殊产品，应在合同条款上规定合同关闭的条件与期限，以及相应的质保条款。采购员依据合同签订制度，根据合同签署级别，由相应人员签订合同， 谈判组组长或具体采购人员负责小签。 若需其他人代签， 必须由正规书面授权书授权并作为附件附在合同之后。对框架合同的合同号经申请确认后，合同项下每个定单号可每周直接由采购员确认后交由合同号管理人员存档。对合同号的申请采购部总经理不在时可授权采购部经理确认。涉及部门采购部财务部总裁办质量部物资管理部流程说明合同商务谈判流程步骤涉及部门步

5、骤说明系统操作1拟制谈判工作计划，交采购部总经理审核1采购部采购员, 采购总经理21.1采购总经理采购部总经理对谈判工作计划进行审核采购部采购 同意，则继续判断是否需要其他部门人员参与谈判员采购部总经需要，则采购部总经理向其他相关部门提出人员需求标准理2.134563.1相关部门其他相关部门选派人员参与采购部采购不需要则成立谈判组员采购部采购不同意则说明如何修正返回采购员修改员,采购总经理采购部总经采购部总经理组织成立谈判小组，并任命谈判组组长理谈判组谈判组组长召集谈判组成员开会以确定分工谈判组 , 采谈判组查询供应商相关资料与信息，制定谈判预案交采购购总经理部总经理审核采购部总经 采购部总经

6、理对谈判预案进行审核，是否同意理采购员采购部总经 同意，继续判断是否需要物流副总裁审核理1.3.1采购部采购需要，则送物流副总裁审核，物流副总裁审核是否同意员,物流副总裁采购部采购员,物流副总裁物流副总载 ,谈判组1.3.2采购部采购员4.1物流副总载 ,谈判组7谈判组长和组员8谈判组长和组员9谈判组长5.1谈判组长1.5.1谈判组长,采购部采购员和采购总经理1.5.2谈判组长和采购部总经理6.1谈判组长10采购部总经理7.1采购部总经理, 谈判组1.7.1谈判组和物流副总裁物流副总裁和谈判组物流副总裁和谈判组谈判组同意，则继续不同意，则说明修正意见返回谈判组修改不需要，则继续不同意，则说明修

7、正意见返回谈判组修改谈判组组长将谈判预案分发给谈判组成员， 谈判组成员分头进行谈判的准备工作， 准备完毕后， 谈判组成员开会确定谈判策略谈判小组按标准合同条款进行谈判， 并每天进行小结， 组长根据当前的情况安排下一步的谈判工作谈判小组组长根据小结判断是否与预案有重要差异有，则继续判断是否需要其他部门审核是，则谈判组长根据不同问题， 将谈判情况小结递交相关部门，要求提出建议反馈给采购部采购员， 谈判小组汇总各部门反馈情况，提交采购部采购员总经理审核否则提交采购部总经理审核若与预案没有重要差异,则转到 12采购部总经理进行审核，是否可以接受可以接受，则谈判小组继续判断是否需要物流副总裁审核需要，则

8、交物流副总裁判断是否同意同意，则转到12不同意，判断是否继续谈是，则转到9采购部采购1.7.1.2员1.7.2谈判组8.1谈判组1.8.1谈判组1.8.2采购部采购员11采购部总经理和谈判组12采购部总经理9.1采购部总经理和物流副总裁10.1物流副总裁和谈判组13物流副总裁11.1物流副总裁和谈判组12.1物流副总裁和谈判组否则结束谈判， 由采购部采购员通知供应商并修改供应商档案不需要，则转到12不可接受则判断是否继续谈继续谈，则转到9否则结束谈判， 由采购部采购员通知供应商并修改供应商档案谈判小组汇总谈判结果拟制谈判报告， 送采购部总经理审核采购部总经理进行审核，是否同意同意，送物流副总裁

9、进行审核否则返回谈判小组重新拟制报告物流副总裁进行审核，是否同意同意，则谈判小组汇总谈判记录，草签合同或框架协议，转合同编制与审核流程否则转到 12合同的编制与审核流程步骤涉及部门步骤说明系统操作采 购 部 采 购采购员根据标准合同编制采购合同，转合同号申请流程2 员采购部采购3接合同号申请流程， 判断是否有其他附属文件， 采购员员准备相关的文件采 购 部 采 购判断是否需要召集相关部门人员进行共同评审4 员4.14.2566.16.277.1采购部总经理是，采购部总经理向各相关部门提交人员需求标准各相关部门各相关部门负责人根据需求标准委派人员参加评审采购部采购否则，继续员采 购 部 总 经采

10、购部总经理主持召开评审会（主要为技术、质量和交货期理等）采购部经理评审是否通过采购部经理通过，判断是否在权限内采购部经理在权限内，则转到8物流副总裁不在则交物流副总裁审批采 购 部 经 理不通过，则说明修正意见返回采购员修改和采购员物流副总裁物流副总裁进行审批，是否通过物流副总裁通过，则转到87.2物流副总裁否则说明修正意见返回采购员修改和采购部采购员采购部采购提交商务管理员审阅8 员和商务管理员99.1采 购 部 商 务 主管人员判断合同条款是否与标准合同一致管理员采 购 部 商 务一致，则通过采购合同管理员采 购 部 商 务否则，报采购支持经理进行审核，是否同意9.2管理 员和采购支持经理

11、9.2.1采购部采购同意，则通过采购合同支持经理9.2.2采购部采购不同意，则说明意见及影响，送物流副总裁审批支持经理采购部总经10 理 和 财 务 经 采购部总经理将合同及合同评审表交财务经理审核理务 部 和 采 购财务经理进行审核，将合同审批表送回采购部采购员11 部采购部员采 购 部 采 购 采购员依据合同签订制度，根据合同签署级别，由相应人员12 员, 财务部签订合同，采购部采购员、财务部和供应商各一份合同号申请流程步骤涉及部门步骤说明系统操作采 购 部 采 购采购人员填写合同号申请表，送采购部总经理审核1 员采购部经理2采购部总经理进行审核合同号申请表，判断是否符合填写要求采购部经理

12、通过，则采购部总经理签字确认21采购部经理否则说明原因，返回修改22采购员将签字过的申请表交合同号管理员3 采购部采购员441425采 购 部 合 同合同号管理员根据合同编号规则，查阅合同号登记表，编制号管理员合同编号，填写合同号栏，并存档采 购 部 合 同 合同号管理员登记更新合同号领用登记表，并存档号管理员采 购 部 合 同合同号管理员将完成的合同号申请表复印件抄送采购部总号管理员经理采 购 部 采 购采购部人员将完成的合同号申请表复印件存档，并编制合员同，转合同的编制与审核流程合同关闭流程步骤涉及部门步骤说明系统操作采 购 部 采 购采购人员按合同质保条款检查是否将要到期1 员采 购 部

13、 采 购将要到期，则继续13.1员采 购 部 采 购否则过一段时间后重新检查14.1员215.116.13采 购 部 采 购 采购员和仓库管理员检查与核对合同货物是否有库存员物资管理部有库存，则与质量部联系对库存货物重新进行质检，转生产材料入库检验流程物资管理部没有，则结束质量部接生产材料入库检验流程，判断是否合格采购部采购合格，则结束17.1员采 购 部 采 购不合格，则联系供应商按合同规定的质保条款处理进行返修18.1员采购部采购4员检查所有的质量返修记录采 购 部 采 购与供应商协商确定检修货物的质保延期，结束5 员订单下达流程步骤涉及部门步骤说明系统操作采 购 部 采 购采购员根据采购

14、计划查询供应商档案，选择供应商1 员采购员按照已签署的长期合同或框架协议，确认各种条款，2 采购部采购 并填写订单交采购部经理审核员采购部经理采购部经理审核是否通过3采购部经理31通过，则根据权限与规定由指定人员在订单上签字采购部经理否则说明修正意见，返回修改324采购部采购采购员将订单一式三份送采购部、财务部和供应商员5财务部财务部财务人员根据订单和长期合同或框架协议准备付款计划，转付款流程19.1采购部采购采购部将订单存档员20.1采购部采购供应商根据订单发货员6采购部采购采购员判断该订单是否需要对制造过程进行监控员21.1采购部采购需要，则转供应商制造过程监控流程员22.1采购部采购否则

15、继续员7采购部采购订单执行完毕，送合同管理员存档备案，并判断是否为不需员要入库的生产性固定资产23.1采购部采购如果为固定资产 , 接固定资产收货流程员24.1采购部采购否则接入库流程员主要涉及文件文件名称编制部门主要内容1.谈判工作计划采购部商务谈判的工作计划2.谈判预案采购部商务谈判的预案3.谈判记录采购部商务谈判的记录4.谈判情况小结采购部商务谈判的情况小结5.谈判报告采购部商务谈判结束后的谈判报告6. 合同及框架协议采购部商务谈判的合同及框架协议7. 采购合同及附属采购部采购合同及相应的附属文件文件8. 采购合同评审记采购部采购合同的评审记录录9. 合同审批表采购部合同的审批表10.

16、合同号申请表采购部合同号的申请表11. 合同号登记表采购部合同号的登记表12. 订单采购部采购订单填表说明谈判工作计划步骤步骤说明1.采购员拟制采购工作计划2.采购部总经理进行审批谈判预案步骤步骤说明谈判组查询供应商的相关信息,制定谈判预案1.采购部总经理进行审核2.物流副总裁进行审核3.谈判记录步骤步骤说明谈判小组成员对谈判过程进行记录,包括技术与商务1.谈判情况小结步骤步骤说明1.谈判小组每日填写谈判情况小结谈判报告步骤步骤说明谈判结束后谈判小组汇总谈判情况小结,并结合谈判结果,拟制谈判报告1.采购部总经理进行审核2.物流副总裁进行审核3.合同及框架协议步骤步骤说明谈判小组对通过审核的合同

17、, 汇总商务谈判记录,与供应商草签合同及框架协议1.采购合同及附属文件步骤步骤说明采购员根据标准合同文本编制合同,如果有其他附属文件则一起编写1.采购部总经理组织评审,如果权限不够交物流副总裁审批2.法律部门对合同进行审核3.财务部进行审核4.采购部根据合同签订制度,由相应人员与供应商签订合同5.采购合同评审记录步骤步骤说明采购部总经理对合同组织评审,评审完毕后编制采购合同评审记录1.合同审批表步骤步骤说明采购员填写合同审批表1.采购部总经理和物流副总裁根据权限审批2.法律部门进行审批3.财务部进行审批4.合同号申请表步骤步骤说明采购人员填写合同号申请表1.采购部总经理审核2.合同号管理员填写合同号3.合同号登记表步骤步骤说明合同号管理员根据合同编号规则进行登记更新1.订单步骤步骤说明采购员根据各项条款填写订单1.采购部经理审阅2.职责分工文件编号编制部门编制人员提交部门名称及联数谈判工作计划采购部采购员总经理谈判预案采购部谈判组成员总经理物流副总裁