JYM-QI-HR-01公司内部文件格式

1、深圳嘉音美电子有限公司ShenZhen JYM Electron Co.,Ltd.QI-HR-01Rev：A.1公司内部文件格式标准规范【三阶文件】Page 10 of 10深 圳 嘉 音 美 电 子 有 限 公 司SHENZHEN J.Y.M ELECTRONICS CO., LTD【三阶文件】公司内部文件格式标准规范文件编号：QI-HR-01 版 本 号：A.1变更内容分发部门签署工程部采购部计划部品质部生产部市场部行政部 核准： 审核： 编制： 日期： 日期： 日期:1. 目的为规范公司内部公文格式，提高公司内部文件管理质量。2. 适用范围总公司及子公司各部门3. 内容3.1公司文件格式

2、要求：3.1.1红头文格式3.1.1.1文头的字体：一号宋体字、加粗、红色、居中、字符间距为1磅； 3.1.1.2发文字号的字体：四号宋体、黑色； 3.1.1.3标题的字体：三号宋体字、加粗、黑色、居中； 3.1.1.4主送单位的字体：四号宋体、黑色； 3.1.1.5正文的字体：四号宋体、黑色、首行缩进2个字符、1.5倍行距； 3.1.1.6附件的字体：四号宋体、黑色、首行缩进2个字符、1.5倍行距； 3.1.1.7作者的字体：四号宋体、黑色、右对齐； 3.1.1.8日期的字体：四号宋体、黑色、右对齐，“零”可写为“” ；3.1.1.9注释的字体：小四号宋体、黑色； 3.1.1.10主题词的字

3、体：三号宋体、黑色、加粗； 3.1.1.11抄送机关的字体：四号宋体、黑色；3.1.1.12印发说明的字体：四号宋体、黑色 印章上不压正文，下压日期；3.1.1.13所有红头文件在发布之后将原件交由行政部并进行统一编号保管；3.1.2规章制度文格式3.1.2.1文件标题：各级标题均用阿拉伯数字（1，1.1，1.1.1）区别，大标题为宋体三号加粗，一级标题为宋体四号字加粗，二级标题为宋体小四号字加粗，三级标题为宋体小四号字加粗；3.1.2.2文件正文：宋体小四号字，正文强调部分内容为宋体小四号字加粗；3.1.2.3发文单位/发文时间/落款/日期：宋体小四号字；3.1.2.4主题词/呈/发：宋体小

4、四号字；3.1.2.5行间距：1.5倍（未定义文档网格）；3.1.2.6页边距：上下各为1.5,左右各为1.5；3.1.2.7公司简称：在文件正文内可简称“嘉音美公司”；3.1.2.8公司全称：在落款、合同文本等情形必须用全称；3.1.2.9公司文件机密程度说明（详见附件1）；3.1.3请示文格式3.1.3.1请示标题为三号宋体加粗居中；3.1.3.2正文段落1.5倍行距，字体为四号宋体字；3.1.3.3落款/日期为四号宋体字；3.2公司文件编号要求3.2.1发文字号编写说明发文字号简称文号，是由发文机关代字、年份和序号组成。年度、顺序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，序号用中括号“ ”括入；

5、序号编虚位（即1编为01），不加“第”字，表头红线不加五角星。3.2.2部门代码说明：GM：总经理 HR：行政人事部 QA：品质部 PD：生产部 TD：工程部 MD：市场部 ED：采购部 PMC：计划部 FD：财务部 DCC：文管中心3.2.3发文字号的种类及使用规定：3.2.3.1以公司名义下发本公司范围内的决定、决议、通知、通报、意见，转发总公司的批复和上报政府职能部门的请示、报告的文号。（见附件2）落款名称：深圳市嘉音美电子有限公司文件编号：2016 XXX号3.2.3.2公司内部各部门之间工作联系的文号。3.2.3.3公司内部制定相关管理制度办法等。（见附件3）3.2.3.4部门名义上

6、报公司领导的请示的文号。（见附件4）落款名称：深圳市嘉音美电子有限公司文件编号：2015 XXX号3.2.3.5公司会议纪要的文号。4.附则:本规范从发文之日起执行，由行政部人事部负责解释。 5.附件附件1：公司文件机密等级说明附件2：公司发文模板附件3：管理制度发文模板附件4：内部请示模板附件1： 公司文件机密等级的说明为了加强公司内部的案宗管理，避免公司或客户商业机密落入竞争者手中，公司将对各类文件进行机密等级设置，具体说明如下：依其属性分级区分为：一般文件、密件、机密文件、极机密文件与绝对文件共五级；除一般文件外，均属公司重要文件与具有商业价值文件，也都列入受保护范围；文件等级分类保存期

7、限举例说明管控要求1: 一般文件3年或文件有效期1.1 日常性通告、公告、且不涉及政策性与技术性的；1.2 有关工作或生产进度安排之文件、公告、通告、内部联络单；1.3 有关休假、调假、补假、放假等之文件、公告、通告、内部联络单；1.4 有关人员之奖惩、晋升、降级、公开表扬与奖励等之公告、通告、内部联络单；1.5 政府或有关部门要求代为发布的文件且不涉及政策性的；1.6 日常性签呈、请购单、委托修复单、提案与提报类(但不包括人员奖惩或调薪)且不涉及政策性与技术性的;1.7 日常性呈批单据(如:派车单、公出单、忘打卡证明) 且不涉及政策性与技术性的；1.8 其它有效期在1年以下的文件、文书、且不

8、涉及政策性与技术性的；公司内部人员均有浏览权限2: 密件5年或文件有效期2.1 有关人员之奖惩、晋升、降级、调薪之建议案或签呈；2.2 有关劳动合同及其附属文件；2.3 员工薪资及其相关档案文件(含银行账号)；2.3 员工个人资料及其相关个人隐私文件；2.5 ISO相关文件、档案与数据；2.6 订单、采购单、生产命令单、入库单、报价单.等单据与相关数据(含计算机档案)；2.7 厂商(供货商、协力厂商、配合厂商)资料；2.8 一般合同或协议书、且不涉及商业价值或技术性的(如:用工合同、勤工俭学、改建工程等)；2.9 劳资协议或合同(如:年薪合同、保密协议、竞业禁止、工伤赔偿、培训协议等)；2.1

9、0 登录“系统”之个人账号与密码；2.11 研发人员之计算机开机或重要数据之账号与密码；2.12 尚未对外公开之会议记录;2.13 各单位日常生产数据、入出库数据及各项数据窗体;2.14 其它经部门经理级以上核定为密件的；相关部门负责人有浏览权限3.机密文件10年或文件有效期3.1 设计图纸、BOM数据、样品测试数据、样品数据；3.2 质量部各项检验或测试数据和标准;3.3 客户往来电邮或书信等一切资料(不涉及客户基本数据及价格数据)；3.4 生产或组装使用之各项装配图、检验检测标准或数据、说明及含有技术性之文件；3.5 生产系统内之各项数据；相关部门经理级以上以及相关授权人有浏览权限4.极机

10、密文件20年或文件有效期4.1 财务部之各项文件与内部流通报表；4.2 采购部内部流通文件与报表；4.3 其它经协理、厂长、行政人事处核定有必要订为极机密的文件;相关部门经理级以上有浏览权限5: 绝对机密文件50年或文件有效期5.1 与各户有关之价格数据与基本数据(如：客户联系人及电话地址等)；5.2 与质检或商检局正式往来之各项资料(如：质检单、账册等);5.3 财务部正式上报报表或账册、单据等资料;5.4 公司副总经理级以上人员或投资方之各项资料;5.5 其它经副总经理以上核定有必要订为绝机密的文件;公司决策层浏览权限附件2： 深 圳 嘉 音 美 电 子 有 限 公 司 地址：深圳市宝安区沙井黄埔圳头路98号 电话传真网址： 关于下发 的通知正文： 深圳市嘉音美电子有限公司 二一六年X月X日主题词： 关键字 关键字发文：深圳市嘉音美电子有限公司抄送：公司全体员工附件3：文件 名称内部公文格式标准规范（试行）文件编号QI-HR-01编制 部门行政部修改状态A/0