用友T6S——总报固使用手册

1、 T6-企业管理软件使用手册北京握奇信远网络技术有限公司二0一四年编制目录一、总账模块21.进入T6系统22.系统初始化22.1设置凭证类别22.2设置编码方案22.3设置会计科目22.3.1增加二级科目22.3.2修改会计科目22.3.3删除会计科目22.4设置期初余额22.5设置现金流量科目23日常业务23.1填制凭证23.2查询凭证23.3修改凭证23.4删除凭证23.4.1作废恢复凭证23.4.2整理凭证23.5审核凭证23.6.1记账23.6.2取消记账24月末结转25.1月末结账25.2取消月末结账2二、UFO报表模块21.1新建报表21.2报表生成EXCEL文件21.3打开报表文

2、件21.4重算报表2三、固定资产模块21.初始化固定资产模块22.1基础设置22.2卡片项目定义22.3卡片样式定义22.4资产类别设置22.5部门设置22.6部门对应折旧科目设置22.7增减方式设置22.8使用状况定义22.9折旧方法定义23.固定资产卡片的基本操作23.1录入原始卡片23.2新增固定资产23.3资产减少23.4资产变动23.5工作量23.6折旧计提23.7批量制单23.8对帐23.9月末结帐23.10恢复结帐前状态23.11帐表查询2一、总账模块1. 进入T6系统操作：双击，输入“操作员”、“密码”，然后选择“帐套”、“会计年度”，并选择相应的“操作日期”。然后点击“确定”

3、。2. 系统初始化2.1设置凭证类别在左边的导航条选择基础档案。单击财务，然后单击凭证类别。选择想使用的凭证类别，单击确定。如果需要增加删除凭证类别，也是如此操作。设定完成凭证类别点击退出即可。2.2设置编码方案点击基础档案编码方案2.3设置会计科目单击“基础档案”“财务”“会计科目”。2.3.1增加二级科目增加科目：单击“增加”在“会计科目-新增”界面输入科目编码，科目名称，选择辅助核算（如果需要设置成辅助核算）单击“确定”点击单击“增加”，继续增加其它的会计科目单击“退出”2.3.2修改会计科目修改科目：双击要修改的科目，进入”科目修改界面”单击“修改”按钮直接修改科目修改完成后单击“确定

4、”单击“返回”2.3.3删除会计科目删除科目：选中要删除的科目单击“删除”按钮选择是否删除，单击“是”，彻底删除此科目（注意会计科目编码的设置。增加科目时，一定要先增加上一级科目才能增加它的下一级科目。删除时先删除最末一级，才能删除其上一级！）2.4设置期初余额单击“业务处理”“财务会计”“总账”“设置”“期初余额”双击空白区域，输入数值。录入完毕后点击试算，查看期初数据是否平衡以及期初余额是否正确。注意：根据不同的颜色显示不同的输入方法不同：颜色为灰色：表明为上级科目（即非末级科目），不需输入，自动汇总到下级科目颜色为白色：表明为末级科目，直接输入。2.5设置现金流量科目在会计科目里面，单击

5、“编辑”“指定科目”。将所有的“现金科目”、“银行存款科目”全部选入到“已选科目”里，然后单击“确认”3日常业务3.1填制凭证单击“总账”“凭证”“填制凭证”。“填制凭证”单击“增加”按钮（或按F5）输入相关信息（包括摘要，科目，金额）凭证输入完成单击“保存”（ 或按F5填下一张）凭证保存后，凭证类别 与 凭证日期不能修改。关于现金流量表：在指定现金流量科目后，每次填写凭证时会出现一个现金流量表填写窗口，如果不填写这个窗口，那现金流量表是无法取数的。单击“增加”。然后在窗体里会出现可操作状态，输入相关“现金流量编号”，或点击“放大镜”。在现金流量表参照窗体，提供一些基本的现金流量项目，如果需要

6、自行添加删除修改，单击“编辑”。在项目档案窗体，单击项目分类定义，会出现现金流量项目。根据需求添加删除修改。选择对应的流量项目后，单击灰色区域，然后如图即可单击“确认”。（需要修改当前凭证的现金流量项目，在填制凭证上方，选择流量）3.2查询凭证在“凭证”菜单下，单击“查询凭证”，即可以按条件来查询已经保存的凭证。3.3修改凭证单击“填制凭证”，打开界面再单击“上张”、“下张”、“首张”、“末张”按钮来翻找要修改的凭证，直接在凭证上做修改。然后单击“保存”。或可按“查找”按钮定位合条件的凭证在修改录入了现金流量项目的凭证式，会提示“现金流量总金额与录入的借贷方金额不等”是因为凭证的数据做了修改，

7、点击“确定”后修改该现金流量项目的数值即可。3.4删除凭证3.4.1作废恢复凭证先作废再整理进入“填制凭证”后，通过按“上张”、“下张”、“首张”、“末张”键翻页查找要作废的凭证。单击“制单”菜单中的“作废/恢复”，凭证左上角显示“作废” 字样，表示已将该凭证作废，但还能看到这张凭证。取消作废操作：单击“制单”菜单中的“作废/恢复”，则取消“作废”字样3.4.2整理凭证凭证作废不想保留，可以通过“凭证整理”功能将这些凭证彻底删除，并对未记帐凭证重新编号。进入“填制凭证”后，找到要删除的凭证，用鼠标单击“制单”菜单 “整理凭证”。按“确定”后屏幕显示作废凭证列表用鼠标双击选择要真正删除的作废凭证

8、（被选择的凭证在删除?列会显示 ） 按“确定”按钮是否整理凭证断号单击“是”系统将这些凭证从数据库中删除掉，并对剩下的凭证做重新编号。3.5审核凭证注意：不能审核自己填的凭证，所以我们要更换操作人员需要用有审核权限的操作员登陆软件。单击“凭证”节点单击“审核凭证”，在查询的条件中选择相对应条件。（什么都不选择，默认为查看所有）单击“确认”在审核凭证列表中，单击“确定”打开凭证后，单击“审核”按钮（如果想取消审核，就单击“取消”按钮）。可以成批审核或者成批取消审核。单击“审核”菜单单击“成批审核”或者“成批取消审核”已经审核的凭证需要修改，就先取消审核，再去修改。3.6.1记账审核凭证之后，就可

9、以开始记帐。在“凭证”下单击“记帐”选择记帐凭证范围（我们可以只记帐一部分凭证，也可以都记帐）单击“全选”单击“下一步”单击“下一步”单击“记账”试算平衡表。单击“确定”系统记账，提示“记帐完毕”记帐完毕之后，我们就可以在“帐表”中查询、打印各种总帐、明细帐、余额表及各种辅助账（客户、供应商、部门、项目）等在“出纳”下查询、打印银行以及现金日记帐。如果已经记帐后，发现凭证错了怎么办？先取消记帐，再取消审核，取消签字，再进行修改。3.6.2取消记账单击“总账” “期末”菜单中的“对帐”键盘上同时按Ctrl+H键显示“恢复记账功能被激活”单击“确定”单击“退出”。单击“凭证”菜单下的“恢复记账功能

10、状态”选择“恢复最近一次记账前状态”或者“恢复月初状态”单击“确定”按钮。4月末结转单击“总账” “期末”菜单中的“转账生成”。然后单击期间损益结转，单击“放大镜”。在“本年利润科目”选择“本年利润”这个会计科目，然后单击“确定”单击“全选”然后单击“确定”后会自动生成一张期间损益结转的凭证。单击“保存”（显示“已生成”）即可。5.1月末结账每月月底结账之前做下列检查：l 检查本月业务是否全部已记帐，（有未记账凭证不能结账）l 检查上月是否已结账，上月未结账，则本月不能结账l 结账前，最好进行数据备份单击“期末”单击“结账”单击要结账的月份单击“下一步”单击“对帐”，系统对要结账的月份进行帐帐

11、核对单击“下一步”，显示是否通过工作检查单击“结账”.5.2取消月末结账单击“期末”单击“结账”选择要取消结账的月份，同时按下三个键Ctrl+Shift+F6输入主管口令单击“确认”取消结账记号“Y”。二、UFO报表模块单击“财务会计” 单击“UFO报表”。1.1新建报表单击“文件”“新建”。单击“格式”“报表模板”。选择相对应的“会计制度”，然后选择“报表类型”。如“新会计制度科目”的“利润表”，单击“确认”。单击“确定”单击“编辑”“格式/数据状态”或按下Ctrl+D切换到数据格式。使报表自动获取已记账凭证的数据，单击“数据”“关键字”“录入”或单击“”按钮。输入日期，单击“确认”。单击“

12、是”。关于追加表页：在“数据”格式下，单击“编辑”“追加”“表页”，然后输入需要添加的表页数量，单击“确认”即可。1.2报表生成EXCEL文件如果想把报表保存成EXCEL格式的文档，首先要确认计算机安装了OFFICE软件（需包含EXCEL模块），然后单击“文件”“另存为”。在“另存为”窗口中，选为“MS Excel文件”，并选择保存路径，单击“另存为”即可。1.3打开报表文件单击“文件”“打开”，在“打开”窗口找到想要打开的报表文件，单击“打开”即可。1.4重算报表单击“数据”“整表重算”或“表页重算”。 整表重算是表示该表中，不管多少张表页，只要未进行“表页不计算”操作，将全部进行重新计算，

13、所以进行此操作时，可能造成某些数据无法恢复。如果表页进行了“表页不计算”的操作，该报表无论是表页重算还是整表重算，报表均不进行重新计算，如果要此表页进行计算，请先取消“表页不计算”的标识。三、固定资产模块1.初始化固定资产模块 如果是第一次使用固定资产模块，会提示初始化，单击“是”。单击“下一步”“下一步”。选择“主要折旧方法”，如“平均年限法（二）”。设定“资产类别编码方式”的“编码长度”。为对账科目设定相对应的会计科目。固定资产科目指定固定资产科目，累计折旧科目对应累计折旧科目。单击“下一步”。在检查“固定资产初始化向导”无误后，单击“完成”。 单击“是”。单击“确定”后开始使用“固定资产

14、”模块。2.1基础设置一般手工记账时，您在开始记账前，一些基本设置已作到心中有数，这些设置包括卡片项目、卡片样式、折旧方法、部门、资产分类、使用状况、增减方式等等。要采用电算化，必须将手工记账时采用的信息，在账套内进行设置，这些基础设置是使用固定资产系统进行资产管理和核算的基础。系统的各项基础设置中除资产分类必须由用户设置外，其它各部分都有缺省的内容，当这些内容满足您的需要时，可不再设置。2.2卡片项目定义卡片项目是资产卡片上要显示的用来记录资产资料的栏目，如原值、资产名称、使用年限、折旧方法等是卡片最基本的项目。用友固定资产系统给您提供了一些常用卡片必须的项目，称为系统项目，但这些项目不一定

15、能满足您对资产特殊管理的需要，您可以通过卡片项目定义来定义您需要的项目，您定义的项目称为自定义项目，这两部分构成卡片项目目录。2.3卡片样式定义卡片样式指卡片的整个外观，包括其格式（是否有表格线、对齐形式、字体大小、字型等）、所包含的项目和项目的位置。不同的企业所设的卡片的样式可能不同，同一企业对不同的资产，企业管理的内容和侧重点可能不同，所以本系统提供卡片样式定义功能，增大灵活性。系统缺省的卡片样式为通用样式您可以修改缺省的样式，也可以定义新的卡片样式。2.4资产类别设置固定资产的种类繁多，规格不一，要强化固定资产管理，及时准确作好固定资产核算，必须科学地搞好固定资产的分类。（例如：土地类，

16、房屋建筑物类，机器设备类）2.5部门设置按单位实际情况，将单位的部门录入，若已启用其他系统（例如，总帐），可自动代入此系统。（设置方式：“基础档案”“基础档案”“部门档案”，如图）2.6部门对应折旧科目设置资产计提折旧后必须把折旧归入成本或费用，当按部门归集折旧费用时，一般情况下，某一部门内的资产的折旧费用将归集到一个比较固定的科目，所以部门折旧科目的设置完成的就是给部门选择一个折旧科目，录入卡片时，该科目自动缺省在卡片中，不必一个一个输入。2.7增减方式设置增减方式包括增加方式和减少方式两类。资产增加或减少方式用以确定资产计价和处理原则，同时明确资产的增加或减少方式可作到对固定资产增减的汇总

17、管理心中有数。增加的方式已预置：直接购买、投资者投入、捐赠、盘盈、在建工程转入、融资租入。减少的方式已预置：出售、盘亏、投资转出、捐赠转出、报废、毁损、融资租出。您可以在系统缺省的基础上定义。2.8使用状况定义从固定资产核算和管理的角度，需要明确资产的使用状况，一方面可以正确地计算和计提折旧，另一方面便于统计固定资产的使用情况，提高资产的利用效率。主要的使用状况有：在用、季节性停用、经营性出租、大修理停用、不需用、未使用等。2.9折旧方法定义折旧方法设置是系统自动计算折旧的基础。系统给出了常用的五种方法：不提折旧、平均年限法、工作量法、年数总和法、双倍余额递减法，并列出了它们的折旧计算公式。这

18、几种方法是系统缺省的折旧方法，您只能选用，不能删除和修改。另外可能由于各种原因，这几种方法不能满足需要，系统提供了折旧方法的自定义功能，您可以定义自己合适的折旧方法的名称和计算公式。3.固定资产卡片的基本操作卡片是本系统处理的起点。卡片操作是本系统操作的主要内容，卡片操作主要包括卡片录入（分为原始卡片录入和新卡片录入）、卡片修改、卡片删除 、资产减少、卡片打印、卡片管理 几个部分。3.1录入原始卡片a、单击工具栏录入原始卡片或从【卡片】菜单中选择【录入原始卡片】b、屏幕出现资产类别选择界面，请您选择要录入的卡片所属的资产类别（所选类别必须为最末级）。如果在查看一张卡片或刚完成录入一张卡片的情况

19、下，进行录入原始卡片操作，直接出现卡片界面，缺省的类别为该卡片的类别。c、确定后屏幕显示卡片界面，处于编辑状态，除了缺省的内容外，其他各项空白。d、录入或参照选择各项目的内容。e、资产的主卡录入后，单击其它页签，输入附属设备和录入以前卡片发生的各种变动。附属页签上的信息只供参考，不参与计算，也不回溯,可以不填。f、单击保存后，录入的卡片已经保存入系统。提示：与计算折旧有关的项目录入后，系统会按照输入的内容将本月应提的折旧额显示在“月折旧额”项目内，可将该值与手工计算的值比较，看是否有录入错误。原值、累计折旧、累计工作量录入的一定要是卡片录入月月初的价值，否则将会出现计算错误。开始使用日期不能在

20、系统启动月或启动月之后。3.2新增固定资产“资产增加”操作也称“新卡片录入”，与“原始卡片录入”不同。”资产增加”是指启用帐套以后新增的固定资产，”原始卡片录入”的是启用帐套以前已存的固定资产。在系统日常使用过程中，可能会购进或通过其他方式增加企业资产，该部分资产通过“资产增加”操作录入系统。a、单击工具栏资产增加或从【卡片】菜单中选择【资产增加】。b、屏幕出现资产类别选择界面，请您选择要录入的卡片所属的资产类别(必须为最末级)。c、确定后处于编辑状态的卡片，缺省给出的资产的开始使用日期的年份和月份不能修改。d、录入或参照选择各项目的内容。e、资产的主卡录入后，单击其它页签，输入附属设备及其他

21、信息。附属页签上的信息只供参考，不参与计算，也不回溯。f、单击保存后，录入的卡片已经保存入系统。g、因为是资产增加，该资产需要入账，所以可执行制单功能，单击制单或从【处理】菜单中选择【制单】，制作该资产的记账凭证。提示：新卡片第一个月不提折旧，折旧额为空或零。原值录入的一定要是卡片录入月月初的价值，否则将会出现计算错误。3.3资产减少资产在使用过程中，总会由于各种原因，如毁损、出售、盘亏等，退出企业，该部分操作称为“资产减少”。因此固定资产系统提供资产减少的功能，以满足该操作。本系统提供资产减少的批量操作，为同时清理一批资产提供方便。【操作步骤】a、单击【卡片】菜单，选择【资产减少】。b、选择

22、要减少的资产，有两个方法：输入资产编号或卡片号，然后单击增加，将资产添加到资产减少表中。如果要减少的资产较多并且有共同点，则通过单击条件，屏幕显示的界面与卡片管理中自定义查询的条件查询界面一样。c、在表内输入资产减少的信息：“减少日期、减少方式、清理收入、清理费用、清理原因”。如果当时清理输入和费用还不知道，可以以后在该卡片的附表“清理信息”中输入。d、单击确定，即完成该（批）资产的减少。提示：如果要查看已减少的资产,可到卡片管理中的“已减少固定资产”中查询。本月计提过折旧后才可减少固定资产。3.4资产变动资产在使用过程中，可能会调整卡片上的一些项目，本系统把与计算和报表汇总有关的项目的调整称

23、为资产变动操作，制作的原始单据称为变动单。资产变动操作包括：原值变动、部门转移、使用状况变动、使用年限调整、折旧方法调整、净残值（率）调整、工作总量调整、累计折旧调整、资产类别调整、计提固定资产减值准备、转回固定资产减值准备、资产评估。其它项目的修改，如名称、编号、自定义项目等的变动等可直接在卡片上进行。a、 单击【日常操作】菜单，选择对应的下级菜单，按实际情况填写。b、 从【卡片】菜单中选择【变动单】，再选择【变动单管理】，屏幕显示变动单管理界面。提示：变动单不能修改，只有当月可删除重做，所以请仔细检查后再保存。所属类别是“总提折旧的资产”，调整后的折旧方法不能是“不提折旧”。所属类别是“总

24、不提折旧的资产”，折旧方法不能调整。3.5工作量当账套内的资产有使用工作量法计提折旧的时候，每月计提折旧前必须录入资产当月的工作量，本功能通过工作量录入实现。a、单击【处理】菜单后选择【工作量】，显示的是登录当月需要计提折旧的，并且折旧方法是工作量的所有资产的工作量信息。b、如果本月是最新的未结账的月份，该表可编辑，请输入本月工作量。当某些资产的本月工作量与上月相同时，选中该区域，单击继承上月工作量，选中区域的资产的本月工作量自动录入。累计工作量显示的是截止本次工作量输入后的资产的累计工作量。c、单击保存，即完成工作量输入工作。提示：输入的本期工作量必须保证使累计工作量小于等于工作总量。当您选

25、择继承上月工作量情况下，如果上期期末累计工作量加上本期继承值大于工作总量，则系统不执行继承上月工作量，而是自动计算：本月工作量=工作总量-上期期末累计工作量，然后在本月工作量后的单元格内标上星号，如果对自动计算的值不满意，您可手工修改。3.6折旧计提自动计提折旧是固定资产系统的主要功能之一。系统每期计提折旧一次，根据您录入系统的资料自动计算每项资产的折旧，并自动生成折旧分配表，然后制作记账凭证，将本期的折旧费用自动登账。a.从菜单【处理】中选择【计提本月折旧】，屏幕出现提醒对话框，回答系统的提醒对话框后，屏幕出现计提折旧过程界面，直至折旧计提完毕。提示：本系统在一个期间内可以多次计提折旧，每次

26、计提折旧后，只是将计提的折旧累加到月初的累计折旧，不会重复累计。如果上次计提折旧已制单把数据传递到账务系统，则必须删除该凭证才能重新计提折旧。计提折旧后又对账套进行了影响折旧计算或分配的操作，必须重新计提折旧，否则系统不允许结账。3.7批量制单制作记账凭证即制单。固定资产系统和账务系统之间存在着数据的自动传输，该传输通过制作传送到账务的凭证实现。本系统需要制单或修改凭证的情况包括：资产增加（录入新卡片）、资产减少、卡片修改（涉及到原值或累计折旧时）、资产评估（涉及到原值或累计折旧变化时）、原值变动、累计折旧调整、折旧分配。a、从【处理】菜单中选择【批量制单】，显示界面批量制单表，表中列示的内容

27、是直至本次制单，所有本系统应制而没有制单的业务。b、进行制单选择，单击制单选择，选中的制单将连续制作凭证，一个制单（图中显示为一行）制作一张凭证。c、单击制单设置，根据您的实际情况和需要录入科目。d、单击制单，将根据您的设置提供批量制单和汇总制单。e、单击保存后，提示：凭证已生成。提示：显示的凭证是根据不同的制单业务类型和您在选项中设置的默认资产科目、折旧科目等生成的不完整的凭证，需要您完成它。如果要删除已制作凭证的卡片、变动单、评估单，或重新计提、分配折旧，进行资产减少的恢复等操作，必须先删除相应的凭证，否则系统禁止这些操作。3.8对帐系统在运行过程中，应保证本系统管理的固定资产的价值和账务系统中固定资产科目的数值相等。而两个系统的资产价值是否相等，通过执行本系统提供的对账功能实现，系统在执行月末结账时自动对账一次，给出对账结果，并根据