EPES-AD-GL-010 会议管理制度

1、浙江壹品壹尚家居有限公司 公司会议管理制度文件编号EPES-AD-GL-010编制部门行政人力中心版 本 号A/1生效日期2016年01月01日修订文件密级一般文件状态受控公司会议管理制度一、 目的为了加强会议管理，规范会议行为，提高会议质量和效率，特制定本制度。二、 适用范围本制度适用于浙江壹品壹尚家居有限公司会议管理。三、 职责（一） 行政人力中心：负责会议室管理，公司级会议组织、记录、跟踪；（二） 各部门：负责会议室申请，部门会议组织、纪录、跟踪；四、 会议类别及要求（一） 总裁/总经理主持的会议总裁/总经理主持的会议由行政人力中心组织，行政人力中心负责记录并跟进会议决议执行情况；（二）

2、 跨部门的会议主持人指定专人记录并跟进会议决议执行情况；会议记录由主持部门分发，原稿信息部存档；（三） 部门内部会议（部门自由定期召开）由部门负责人主持并指定专人记录并跟进会议决议执行情况；会议记录由主持部门分发，原稿由信息部存档，会议每月至少一次；（四） 周例会时间：每周一早上楚门8：30/杭州9：00地点：各地点会议室参会人员：各部门主管级以上会议主持：各中心轮流会议内容：总结上周工作/汇报本月计划会议纪录：行政人力中心（五） 月经营活动分析会时间：每月10号地点：楚门一楼会议室参会人员：副总级以上及指定相关人员会议组织：行政人力中心会议内容：汇报、分析各中心月度经营活动成果。会议纪录：行

3、政人力中心准备资料：各中心需准备月度经营分析PPT，提前3天发行政部。（六） 年终总结会时间：每年12月底地点：楚门一楼会议室参会人员：主管级以上人员会议组织：行政人力中心会议内容：各部门年终总结会议纪录：行政人力中心准备资料：各部门主管准备年度总结报告，提前2天发行政部。（七） 年终员工大会时间：每年放假前地点：另定参会人员：全体员工会议组织：行政人力中心会议内容：年终述职准备资料：各中心老总准备述职报告。（八） 专题会：不定时，由组织部门根据情况自行安排。（九） 各部门会议必须服从公司统一安排，各部门小会不应该安排在公司例会同期召开，（参与人员不发生时间上的冲突除外）坚持小会服从大会，局部

4、服务整体的原则。五、 会议安排（一） 确定会议议程；（二） 发出会议通知：1、各项会议的通知，由召集部门在会前2天QQ群内发出通知，公司级会议还需进行短信通知，并于会议开始前30分钟发送提醒短信。出席会议的重要或主要人员，应通过电话等方式确认是否能如期出席。通知内容包括：时间、地点、主持、会议主题、议程、参会人员（注明名字）、需要准备的资料；提醒短信：距 XX 会议还有30分钟就要开始了，请参会人员提前10分钟进入会场。2、固定例会除非有重大事项，否则，均按规定时间进行。（三） 会务准备；1、设备：投影仪、话筒、音响等设备调试；2、会议需要留存资料的应提前通知相关部门做好录音、拍照、摄像等工作

5、。3、台签（重大会议时需要）；4、资料袋：重大会议时内装铅笔和记录本、例会参会自带；5、会议签到表/会议议程PPT；6、茶点：重大会议茶水、饮料、水果或点心，一般例会无须准备。7、根据会议的内容和性质不同进行相应的准备。（四） 会议签到开会须执行签到，参会人员提前10分钟进入会场就座，不可缺席或迟到，特殊情况须提前向会议组织者请假，同意后可指派专人代为参加。（五） 整理会议纪要、决议、审批、发放：1、会议遵循“谁主持，谁记录，谁跟进”的原则，会议决议必须安排专人跟进。2、负责跟进会议决议实施情况负责人，在下次会议前将完成情况报主持人。3、会议纪要应在会后1天之内提交主持人审核批准、发放，原件存

6、档信息部。4、重要会议决议或记录未正式公布前，参会者不得提前透露会议内容。六、 会议纪律（一）参会人员需提前10分钟进入会场就座。不得缺席、迟到、早退，主持部门做好人员签到手续。迟到则赞助10元/次。如需请假需经会议主持人批准。无故缺席者，赞助50元。（二）开会期间不允许使用手机，手机带进会场设置为无声或振动状态，公司级会议进入会场，参与人员主动将手机直接存于会议储物箱内。（三）会议期间，参会人员服从主持人安排，认真听取会议内容、积极参与会议讨论，不得做与会议无关的工作。违者，一次赞助10元/次。（四）赞助由主持部门提报至行政人力中心，行政人力中心负责按公司规定执行。七、 会议室管理（一）会议

7、室使用登记手续1、凡需用会议室的部门及人员须提前1天到做预约登记手续。2、会议室预约登记手续由行政专员办理。3、会议结束后行政专员检查设备、电源等是否按规定关闭。（二）会议室必备的物品、用品和环境1、桌、椅完好，不得有损坏，且摆放整齐，设备完好；2、公司报刊、画册、宣传折页等公司资料。3、公司抬头便签保持5本/中性笔10支；4、白板、白板擦、白板笔保持3支；5、绿植完好，无黄叶。（三）会议室使用环境卫生的要求1、注意保持会议室的环境卫生。2、严禁在会议室及桌面，堆放与会议室配套物品无关的设施；3、严禁在会议室处理与工作无关的事情。八、 解释与执行（一）本制度的修订、解释权归公司行政人力中心。（二）本制度自发布之日起执行。九、 相关文件附件1：公司