公文管理制度(审批稿)

1、广州诚恒化工有限公司规范化基础管理总册A.0公文管理制度G/00/ZD-3-006-A.0-2011修改状态:公文管理制度(暂行)G/00/ZD-006-A.0-20111.0总则1.1为使公司公文处理工作进一步规范化、 制度化、科学化，参照国 家行政机关公文处理办法和国家行政机关公文格式(GB/T9704 1999 ) 结合公司实际情况，特制定本制度。1.2 公司公文，是传达贯彻党和国家的方针、政策；发布公司内部须 执行的规划、制度、条例与办法等政策性文件；请示和答复问题；指导、布 置和商洽工作；报告情况、交流经验的重要工具，是具有法定效力和规范体 式的公务文书。1.3 综合部是公司的文件总

2、控中心，主管并负责指导公司及各下属单位、各子公司、各控股公司的公文处理工作。综合部负责公文控制工作。综 合部对公司内所行文件的文种、格式、词语、主题词、提要等具有建议修改 权。综合部负责须对各单位代表公司的上行文及公司内的重要行文进行审核 把关并签字定稿。综合部全体员工均应廉洁正派、忠于职守，具备公文处理 的有关知识和技能，并都负有规范公文管理的义务和责任。1.4 公司及各下属单位、各子公司、各控股公司要充分发扬深入实际、 调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服形式主义和经验主义，努 力提高公文处理的质量和效率。行文要少而精，注重效用1.5 公文处理必须做到及时、准确、安全。公司及各下属

3、单位、各子 公司、各参股公司所行公文经行文单位领导审核、综合部定稿后必须由其统 一编号、签发。文件首页及文件正稿由综合部负责保存归档。1.6公司及属下各单位的公文处理工作，必须严格执行公司保密制度 以确保公司机密。2.0公文种类2.1决定、决议对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。经会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。2.2通知发布公司内规章制度和行政措施，转发上级、同级和不相隶属单位的公 文，批转下级单位的公文，要求下级单位办理和需要周知或共同执行的事项， 用“通知”。2.3公告、通告、通报向公司内外宣布重要、重大事项，用“公告”。在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告

4、”。表彰先进、批评错误、传达重要情况，以及需要所属各单位知道的事项， 用“通报”。2.4报告向上级单位汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。2.5请示向上级请求指示、批准，用“请示”。2.6批复答复下级单位的请示事项用“批复”。2.7意见对某一重要问题提出设想、建议和安排，用“意见”。2.8会议纪要记载、传达会议议定事项和主要精神，用“会议纪要”。2.9函与平行的或不相隶属的单位相互商洽工作、询问和答复问题，向无隶属 关系的主管部门请求批准等，用“函”。3.0 公文格式3.1公司公文一般由眉首、正文、文尾三部分组成。3.2眉首:公文的眉首由综合部设计形成。包括文件头及文件字号。3.3正文:

5、正文部分一般包括标题、发送单位、内容、附件、落款等。3.3.1 标题:标题置于发送单位之上，眉首之下，居中。标题一般包括 公文种类和发文事由，要求准确简要地概括公文的主要内容。除发布规章和 批转法规性文件外，标题一般不加书名号和其它标点符号。如果转发或批转 的原文件标题过长，可重新确定标题。3.3.2 发送单位一般置于标题之下，内容之上，左端顶格。3.3.3文件内容的结构层次序数，第一层用“一”，第二层用“（一）”, 第三层用“ 1.”第四层用“（1）”。3.3.4 附件名称标于文件内容之后，落款之前。附件一般与主件合订发 送，如不能合订，应在附件首页右上角注明文件的发文字号，与主件同时发 送

6、。3.3.5 落款指正文末尾的发文单位名称、 印章和发文日期。发文日期以 签发日期为准；联合行文，以最后签发单位签发日期为准，联合行文中落款， 主办单位排列在前。3.4 文尾：包括主题词、抄报栏、抄送栏、打印人、校对人和份数等 项。3.4.1 主题词：置于横线之上左端，词目之间间隔一个汉字距离。3.4.2 抄报栏、抄送栏：在主题词下横线之上。上级部门为抄报、平级 部门为抄送，可用规范化简称。发送单位如不能在正文中标出，贝S在文尾列 明。3.4.3 公文校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。校对未发现 的差错由校对人员负责；校对后，打字员没有改正的，由打字员负责。校对人和打印人姓名在抄报、抄

7、送栏横线下打印，重要行文还应在此处标出打印 份数。3.5 公文文字从左至右横写、横排。公文用纸一般为A4纸，左侧装订 “通告”等用纸大小，根据实际需要确定。公文标题用加粗二号黑体、小标 题用加粗三号黑体，内容用 三号仿宋体。4.0行文规则4.1公司对政府及上级单位的请示或报告，与不相隶属的单位协商工 作，用公司名义发文。4.2 公司各下属单位、各子公司、各控股公司及公司各部门对上级单 位的请示或报告，用下属单位/子公司/控股公司名义/部门名义发文。4.3内部行文，可按行文的种类和性质，用部门名义行文。公司各下 属单位、各子公司、各控股公司不得联合行文，彼此之间非必要尽量不用发 文形式解决一般性

8、质的问题。4.4 请示应一文一事，报告中不得夹带请示。请示一般明确一个主送 单位，不要多头主送。如果需要同时上报另一个上级单位时，可以用抄报的 形式不要同时抄送下级单位。请示一般不要以个人名义上报。除领导直接交 办的事项外，请示不得直接送领导者个人。4.5公司行文，除检举、控告类逐级上报会延误时机、遭致损失之外， 一般不得越级上报。因特殊情况，必须越级行文的，越级上报的公文要同时 抄送被越级的上级单位。对不符合规定和要求的越级行文，收文机关可不予 办理，并予以退回。5.0公文形成5.1公文形成过程，包括拟稿、核稿、会签、签发、膳印、用印、发 送等。5.2拟稿5.2.1公文起草必须使用统一格式，

9、由行文部门、单位熟悉该项工作和 业务的专人负责。重要公文应由行文部门、单位负责人主持起草，在适当范 围内征求意见，经集体研究后定稿。5.2.2 草拟公文应遵守以下几点：5.2.2.1符合国家法律、法规。如提出新的政策规定，应与原有的有关 政策相衔接，并加以说明。522.2 实事求是、观点鲜明、条理清楚、层次分明、语言精练、标点 准确，篇幅力求简短。5.2.2.3 用词准确、规范。人名、地名、专业术语、数字、事物名称、 引文等准确无误。使用简称应先用全称，在括号内注明“以下简称XX”。简称应规范化。时间应具体到年月日，不要将“200X年”简写成“ XX年”，一般不用“明年”、“上月”、“前日”等

10、词语表达。522.4公文中的数字，除发文时间、内容结构层次序数和词、词组、 惯用语、缩略语、具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字外， 其它均使用阿拉伯数字。公文中应使用国家法定的计量单位。5.2.2.5引用公文应先引标题，后引发文字号。5.2.2.6 起草公文应用公司统一印制的文稿首页纸打印。522.7 起草公文的依据文件、重要参考资料及有关说明材料，应附在 文稿之后。5.3核稿公文草拟完成，应经行文单位负责人审核后送综合部负责人审核把关并签字定稿。审核的重点是：是否需要行文，应由那一个部门行文；是否符合 国家的方针政策与法律法规；与本公司颁发的文件是否衔接；提出的意见和 办法是否明

11、解具体、切实可行；需要同有关部门协商的事项，是否已协商一 致；内容是否准确属实；文字表达、文种使用、公文格式、密级标引和处理 程序等是否符合有关规定。审核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重 要的原则问题，应退回原承办部门修改，审核人要明确签署意见、姓名和时 间。5.4 会签5.4.1需要会签的文稿，行文单位应主动与相关单位协商、 会签。未按 规定会签的文稿，综合部可以退回重办。542 在会签中遇有分歧意见，应由行文单位请示领导处理，要如实反 映各方面意见。5.5审批签发5.5.1审批公文，主批人应明确签署意见、姓名和时间。其他审批人圈 阅后，应当视为同意。5.5.2 一般的公文由总经理签发

12、。重要的或涉及面广的公文，总经理认 定须由董事长签发的，由总经理加具审核意见后由董事长签发。签发后的公 文不得再做任何修改。若确需修改，必需重新送签。5.5.3 公文签发后，综合部应根据内容登记、编号，注明发送范围、份 数等。5.6膳印、翻印5.6.1经领导人签发后的公文，付印前必须对照原稿再次认真校核，发 现差错，应及时更正。校核（对）人应在校对稿上签名，以便让打字员将其 姓名打印在文尾。5.6.2 公司各类文件，除绝密或注明不准翻印的以外，经总经理批准， 可以翻印、复制。5.7用印公文用印要端正、清晰，印章的下部边缘压在发文日期上，并尽量使年 月日露出。如正文无空档，可另起一空白页注上发文

13、日期并盖章，并在该页的左上方标明“此页无正文”字样。不符合行文规则、原稿未经签发、字迹 模糊以及超出规定份数的公文不得盖印。除正式公文盖印外，原稿也应盖印,以示办结。5.8发送文件发送由各部门自行据分发范围以电子邮件发放，需全员知悉的文件在公告栏中张贴周知。5.9 公文起草、审核、签发应使用钢笔、毛笔或黑色签字笔，不得使 用水彩笔、圆珠笔或红色、纯蓝墨水等不符合存档要求的笔墨书写。不得在 装订线外书写。对不符合要求的文稿，应按要求重新处理。6.0 公文处理6.1公文处理包括签收、批办、承办、催办、办结等程序。6.2 签收6.2.1外来文件由综合部统一签收、拆封、编号、登记并处理。6.2.1.1

14、上级发来的文件及注有密级的简报、资料和平级发来的文件， 均由综合部统一签收、开拆、登记后处理。6.2.1.2 公司工作人员外出参加会议带回的文件，应及时交给综合部文秘人员登记并归档。6.2.2 综合部负责公司名义的行文及处理。公司属下各单位文员负责 本单位文件的统一处理6.3批办6.3.1上级/主管机关下发的公文，由综合部根据公文内容，批转分送有 关领导阅看，或交分管该事项的负责人阅办。传阅文件应迅速快捷，以确保 信息及时准确地传递。6.3.2 领导人之间不宜直接横向传递公文，以免积压或传失。6.3.3 下级上报公文，只需要批示而不必发文的，经综合部交有关领导 人签批后，将批示复印件交原行文单

15、位办理。6.4 承办6.4.1由领导批示、指定承办单位的公文，均应返还综合部并转交承办 单位，承办单位应抓紧时间办理（部门收到急件时，应在二日内答复并返回 文件，一般要办理的文件，五日内应办理，最迟不超过一周），不得延误，推诿。6.4.2 综合部有权责对领导批办的公文及本公司发出的文件，进行监 督、催促，以防止积压或漏办。6.4.3 承办结束，承办单位及人员应立即向发出批示的领导反馈结果。 并将公文及事项处理结果（书面）交综合部归档。6.5 办结6.5.1阅件，凡应阅知的人员都已签署意见或圈阅的视为办结。6.5.2 办件，凡按有关程序，符合下列情况之一的为办结。6.5.2.1已按领导人批示认真

16、承办，履行了处理程序并有结果的；6.522 上级机关公文，已通过行文或其他方式贯彻执行的；6.523 函件已作明确答复的。6.524 请示已作答复的。6.5.3 公文办结后，应及时送交文秘人员整理立卷。个人不得私自保存。7.0 文件管理7.1公司及各子公司须有专人负责文书的处理管理工作，建立严格的 管理制度，加强对相关人员的保密纪律教育，做好文件管理工作。严禁将秘 密文件带往公共场所或家中。7.2 文件传递过程中，必须办理签收、登记、注销等手续，并按着收 文登记本检查归档，以防遗漏。7.3公司及各子公司工作中收发的各类文书及其附件，都必须由承办 责任人收集齐全、分类整理后定期归档（每季一次）。

17、公司及各子公司相关 承办人不得越期自行留存应该归档的文件。7.4文件归档后遵照档案管理制度执行。没有存档价值和存查必 要的公文，由综合部鉴别、登记后销毁。8.0附则8.1本管理制度由广州诚恒化工有限公司负责解释和修订。8.2附件附件1 ：发文程序及要求附件2 :广州诚恒化工有限公司拟文会签单附件3 :广州诚恒化工有限公司收发文登记表附件4 :收文程序及要求附件5 :广州诚恒化工有限公司来文处理表第11页共19页公文管理制度G/00/ZD-3-006-A.0-2011修改状态:A.0附件1 ：发文程序及要求印刷份数拟稿审稿发文存档G/00/LC-A.0-3-006（ 1）-2011发文程序及要求

18、确立方案情况确定条理清楚文字简练 审阅定稿 文件标题发送范围广州诚恒化工有限公司规范化基础管理总册A.0公文管理制度G/00/ZD-3-006-A.0-2011修改状态:2广州诚恒化工有限公司规范化基础管理总册公文管理制度A.0第15页共19页附件2 :广州诚恒化工有限公司拟文会签单(1)-2011附件2 :广州诚恒化工有限公司拟文会签表G/00/BG-A.0-3-006丄广州诚恒化工有限公司拟文会签表保密级别保密期限缓急程度拟稿部门拟稿人文件编号号文件标题拟发文日期年 月日主题词主送抄送公文传递办法限时送特快送快件普通传真拟稿部门意见：日期：会签部门意见：日期：综合部 意见分管副总意见：日期：总经理意见：日期：董事长意见：日期：校对：打印：印数：印发日期归档日期：年月日；归入档案号：备注本表原件随同存档文件原件一并存档。广州诚恒化工有限公司规范化基础管理总册公文管理制度G/00/ZD-3-006-A.0-2011修改状态：A.0第16页共19页G/00/BG-A.0-3-006（ 2）-2011附件3 :广州诚恒化工有限公司收发文登记表丄 广州诚恒化工有限公司收发文登记表序号收发文日期收发文单位收发文号收发文标题办理部门办理时间广州诚恒化工有限公司规范化基础管理总册A.0公文管理制度G/00/ZD-3-006-A.0-2011修改状态:第17页洪19页附件4 :收文