采购业务购买与审批控制

1、采购业务购买与审批控制企业应当依据全面预算管理的要求从事选购业务。对于超预算和预算外选购，应当履行预算调整程序。企业应当建立严格的购买审批制度，明确审批权限，依据生产经营的客观需要，确定选购项目、质量等级、可选供应商以及交货付款方式等相关内容。大宗选购应当采用招标方式，规定最高限价，实行比价选购。选购项目技术含量较高的，应当组织相关专家进行论证。 （一）职责分工 企业应当建立选购业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理选购业务的不相容岗位相互分别、制约和监督。 企业选购业务的不相容岗位至少包括： 1.请购与审批。企业物品选购应由使用部门依据其需要提出申请，并经分管选购工作的负

2、责人进行审批。 2.供应商的选择与审批。企业应由选购部门和相关部门共同参与询价程序并确定供应商，但是打算供应商的人员不能同时负责审批。 3.选购合同协议的拟订、审核与审批。企业应由选购部门下订单或起草购货合同并经授权部门或人员审核、审批。 4.选购、验收与相关记录。企业选购、验收与会计记录工作职务应当分别，以保证选购数量的真实性和选购价格、质量的合规性、选购记录和会计核算的正确性。 5.付款的申请、审批与执行。企业付款的审批人与付款的执行人职务应当分别，付款方式不恰当、执行有偏差，可能导致企业资金损失或信用受损。 （二）授权审批制度 企业的生产计划部门一般会依据顾客订单或者对销售预估和存货要求

3、的分析来打算生产授权；企业对资本支出和租赁合同通常会特殊授权，只容许特定人员提出请购；企业对于重要和技术性较强的选购业务，应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失；选购合同的签订需经有关授权人员审批；选购款项的支付应经有关授权人员审批。 （三）请购掌握 企业选购需求应当与企业生产经营计划相适应，具有必要性和经济性。 选购申请一般由使用部门提出或由仓储部门提出，物资供应部门依据选购单位的选购申请、年度选购计划、工程用料计划和库存消耗定额编制月度选购计划，由部门主管或其授权人员审核是否合理，若合理则签字认可交选购部门，金额巨大或特别选购应由主管总经理审批。 请购单一

4、式三联，注明请购部门，请购物品名称、规格、数量、要求到货日期及用途等内容。重要物品或劳务的请购应当经过决策论证和特别的审批程序；零星需要的物品，通常由使用者依据实际需要直接提出，不经选购部门审批，但使用者在请购单上一般要解释请购目的和用途，经使用部门主管审批，并经财务部门同意后，交选购部门办理选购；紧急需求的特别请购制定特别审批程序。特别原因需取消请购申请时，原请购部门应通知选购部门停止选购，选购部门应在原请购单上加盖“撤销”印章，并退回给请购部门。 （四）询价掌握 企业应当加强选购业务的预算管理。对于预算内选购项目，具有请购权的部门应当严格根据预算执行进度办理请购手续；对于超预算和预算外选购

5、项目，应当由审批人对请购申请进行审批，设置请购部门的，应当由请购部门对需求部门提出的申请进行审核后再行办理请购手续。企业对预算的管理，也就意味着必不可少的要加强询价掌握。 为确保价格机制透明，企业应制定合理的询价程序，并重点了解供应商的相关状况。掌握措施有：定期了解供应商的基本资料，如产品价格、质量、供货条件、信誉、售后服务以及供应商的设备状况、技术水平和财务状况等，为企业选购决策供应牢靠信息；对潜在供应商应就其质量、技术、财务状况的可行性进行调查；对于大宗和重要物品的选购，应建立由选购、技术等部门参与的比质比价体系，综合考虑价格、质量、供货条件、信誉和售后服务等；对某些选购可以采用招标方式，

6、在满意选购方物品质量、送货时间等要求的状况下，以公开方式进行，招标不能以价格作为惟一打算因素；对于零星物品的选购，由于选购量低、价格也不高，采用上述方式选购成本会过高，一般授权直接选购，但也应形成由独立的人员抽样暗访制度。就以上各因素确定目标价格并与相关供应商协商以达到最优价格。 （五）选购掌握 询价程序完成后，选购部门须作出以下打算：依据资产存储状况，确定选购物品的批次和数量；依据询价掌握制度，选择最有利于企业生产和成本最低的供应商；将请购单一联交请购部门，以示答复；一联交财务部门筹备资金；一联作为选购部门签订购销合同的依据。 选购部门在收到经过审批的请购单后都必需作出以下三方面的打算：应订

7、购多少、向谁发出订货单、什么时候发出订货单。 1.订购数量的掌握。首先，由选购人员审查每一份请购单是否在执行后又重复提出；请购数量、品种是否合理，是否在掌握限额的范围内。其次，对大量选购的原材料、零配件、商品、物资等进行选购数量对成本影响的分析，分析的内容主要是将各种请购项目进行有效归类，然后利用经济批量法测算成本及选购的批次和数量。对请购数量不大或零星选购物品，选购批量的成本分析掌握可对照资金预算来执行。 2.向哪一家发出订货单。选购部门在确定了选购数量之后，签订购销合同之前，必需遵循企业订货报价掌握制度，选择最有利于企业生产和成本最低的供应商。依据与相应供应商确定的最优价格，对选购所需资金作出估算，并在请购单上签署选购意见后，由选购部门授权人审批；将签批后的请购单送资金预算部门，由资金预算部门主管人员审核请购是否符合经营目标，且在资金预算范围内，审批后签留意见，送交存货管理部门。 3.何时发出订货单。为了生产经营的正常进行，避免存货资产的闲置，存货管理部门人员在接到请购单后，对存货应运用经济批量法和存货最低点法进行分析，确定什么时间请购最为合适，并在请购单上签留意见，由部门授权人审批。 在做出上述三方面的打算后，将请购单一联退请购部门，以示答复