综合教务管理系统的应用与思考

1、    综合教务管理系统的应用与思考     摘要：综合教务管理系统，做为高等院校教育信息化的产物，可以大大提高教务管理工作效率和管理水平，使学校的教学质量得到快速、稳步地提高。文章概括了信息化建设的重要性，简要介绍了国内综合教务管理系统的发展现状，以泰山医学院为例，介绍了综合教务管理系统在高等院校的实际应用情况，并对该系统的未来发展做出思考。关键词：教务管理，软件应用，实践教学工作是高等院校的中心工作，而教务管理是高等院校教学管理中的重要工作之一。随着我国高等教育高速发展，高等院校规模扩大、多校区教学、学分制改革、校系分级教学管理等多种情况给

2、教学管理带来一系列的亟待解决的课题，大家普遍意识到：高等院校教学管理信息化是提高教学管理水平的必由之路。先进的综合教务管理系统可以大大提高教务管理工作效率和管理水平，使学校教学管理走上信息化快速发展的轨道。充分发挥先进的教务管理软件对日常教学管理的推动作用，改进教务管理模式，优化教学资源，使学校的教学质量得到快速、稳步地提高。1一、教务管理信息化建设的重要性1.高校教务管理信息化是当前教学管理模式创新的必然趋势目前全国高校都在面临着学校招生人数不断扩大的局面，高校的管理工作，特别是教务管理工作将会变得非常繁重复杂，许多高校的教务工作将会逐步实施重心下移的策略，即由学院教务处统一管理逐步转变为院

3、、系二级管理。但转变为二级管理以后还会引入很多新的问题，如院系的信息沟通、教学安排时的统一调配等。教务管理的信息化既解决了分级管理的问题，又解决了工作协调的问题。几年来的实践证明，教务管理信息化是实现教学管理现代化的重要途径，是当前教学管理模式创新的必然趋势。2.高校教务管理信息化是提高工作效率的重要途径随着我国高等教育大众化的快速发展，高校办学规模的不断扩大，在校学生人数的不断增多，办学层次出现了多元化，由一地办学发展到多地多点办学，同时进一步推行全面学分制。这些变化使教务管理部门的管理任务越来越繁重，不仅增加了工作量，更增加了工作难度和复杂度，按传统的管理模式，只靠有限的工作人员已无法进行

4、高效管理。高校教务管理的信息化已成为教学管理现代化的迫切要求。3.高校教务管理信息化是高校教务管理工作规范化的有力保障高校的教务管理是一项庞大的系统工程，工作事务杂、环节多、工作量大，没有科学的手段和严格的规章制度是无法保障教学秩序的。教学工作规范化管理是比常规教学管理更高层次上的管理，几乎涉及教与学的所有方面，这就要求必须按一定规范流程进行科学的管理，而信息化有助于这一管理过程成功实现，通过完善管理信息化制度，可以规范管理，保证教学效果，提高管理效率，有效地提高教务管理工作的规范化和现代化水平，使教务管理工作走上良性循环的轨道。4.高校教务管理信息化是教学资源优化和数据共享的基本来源教务管理

5、系统能让信息技术广泛渗透到教学管理的全过程。一般来说，使用教学管理系统后，教学数据能够共享，提高工作效率，增加数据的准确性；各个部门之间的工作协调性加强，部门之间工作规范，职责明确增加了部门之间的合作，改善相互关系。教务管理系统的使用为学校教务管理的信息化、智能化奠定坚实的基础，为教育决策提供准确、可靠的依据。5.教务管理信息化是全面实现高校管理信息化的需要高校管理信息化是提升高校综合办学水平和社会竞争力的重要途径，教务管理是高校管理工作的核心，教务管理水平的高低直接体现了高校管理水平的高低，要想实现高校管理信息化，就必须实现教务管理的信息化。以教务管理信息化为龙头，以点带面，逐步启动和推进其

6、他职能部门的信息化建设，最终建成集信息化、网络化、数字化为一体的高校综合管理平台，全面实现高校管理信息化。二、综合教务管理系统的发展现状针对众多高校迫切需要完整的、先进的、实用的综合教务管理系统这一巨大的市场，众多高校与软件企业竞相投入大量的人力、物力与财力进行研制开发，在近十年的时间里，各种层次、功能不同的综合教务管理系统大量被开发出来。除少数是由计算机公司或软件公司开发的软件外，大部分是由各高校自己组织人员进行开发，前者在功能方面相对完善，但适应性较差，后者适应性较好，但各功能模块之间的数据沟通多有障碍，难以形成一个整体的教务管理平台。从近两年综合教务管理系统的发展情况看，现存下来的、用户

7、较多、软件应用良好的已经非常少，各家研制的教务管理软件，其功能模块基本相同，但数据运算不同，更重要的是开发理念和后期服务方面的差距。三、泰山医学院综合教务管理系统的应用我校自2004年引进了由清华大学教育技术研究所研制的综合教务管理系统，20042005学年第二学期进行了试运行。20052006学年第一学期，正式在全校教务管理中运行。2007年5月，我校教务处、现代教育技术中心与清华大学教育技术研究所密切配合，对我校的综合教务管理系统进行了升级，升级后的系统在各项管理功能方面有了较大的加强和改进。1.学籍管理我校的学籍管理经历了从简单到复杂、从手工到机械的发展过程。早期的学生基本信息管理、学生

8、学籍的注册、学生成绩的提交、毕业生信息的审核等工作都是人工采集信息。随着学生数量的增加，人工管理方式已不能适应实际发展的要求。借助教务管理系统，初步达到了学籍管理的信息化、网络化。新生入学就可以凭学号在网上浏览自己的信息、学校的相关政策以及与自己有关的学习信息，二级学院的管理人员也可以及时了解本部系的新生报到情况以及老生学籍情况。通过使用综合教务管理系统进行学籍管理，不仅大大节省时间、资金，提高了管理效率，更重要的是给学生、教师、管理人员提供一个资源共享的信息平台，促进了我校学籍管理的自动化、信息化、网络化发展。2.教务管理（1）教学计划管理模块校级教务管理员主要负责教务管理中整体安排，根据学

9、校人才培养目标，制订编制和修订教学计划的原则，并根据各专业制订的教学计划调整教育在线中的课程库和教学计划内容。系级教务管理员根据编制原则及专业人才培养目标的要求，调整专业课程体系，编制本部系各专业的教学计划，报教务处审核。校级教务管理员按照教学计划做出教育在线中的课程库，然后调用课程库中的课程做出教育在线中各年级各专业的教学计划。（2）开课计划管理模块校级教务管理员负责每学期开课计划的创建和更新、公共课程的合班情况安排，并通知各系级教务管理员组织相关人员对本部系所承担的课程进行合班、排班。系级教务管理员核对各学期各专业、年级课程执行计划，负责组织安排和落实本部系所开课程的教学任务，部系如有变更

10、时须报教务处审批。（3）排课管理模块校级教务管理员统一编排各学期全校总课表以及负责全校所有教室的分配和调度，班级不再有固定教室，实行按课程固定教室的方法，以提高教室的利用率。由校级管理员分批自动排课，安排上课时间及教室，对全校教学资源统一调配使用。排课完成后，由系级教务管理员通知各任课教研室核对教育在线中的课程安排，如有疑问经系级教务管理员反馈给校级教务管理员，对排课结果做出适当调整。每个学期的教学课程安排即编排课程表，一直是教学管理的重头戏，课程安排的合理性和科学性对教学活动的影响是决定性的。而课程安排本身是一件非常艰巨的系统工程，涉及面广，工作量大。采用本系统后，在各任课教研室已经分配好教

11、学任务的前提下，由院级教务管理员对本院所开课程进行合班和排班工作，再由校级教务管理员对不同要求的课程可能设置不同的课程级别，按照课程级别分类自动排课，工作效率明显提高。（4）选课管理模块校级教务管理员制定合理的选课进程和选课限制、并设定好选课时间后，通知各部系管理员组织学生网上选课工作。选课结束后，校级教务管理员确定选课结果，对全校选课数据的处理、并进行学生名单预置，通知各部系按照排课结果中的课程表执行教学任务。在教务管理员做好了相应的设置之后，学生便可登录教育在线，选择相应的课程即可。目前，我校对学生的必修课是采用预置的方法，即教务管理员帮助学生将所有必修课程全部选中，学生只需选取公共选修课

12、程。整个选课过程均在网上操作，选课结果也在网上显示出来，无需办理繁杂的手续。当教务管理员需要对选课名单进行维护时，操作方便、准确。3.教务信息发布教务信息是对全校教学安排进行全面控制和协调的重要环节，教务信息发布的及时性和准确性将直接影响至日常教学活动能否正常、平稳地运行。在教务管理软件运行之前，教务信息发布一直是一个薄弱环节，书面信息传递有时难以保证其及时性，而电话通知又难以保证其准确性。近三年来，全校教务信息全部在系统中教育在线栏目发布。信息服务功能省掉了以往信息传递的诸多中间环节，极大地方便了校内信息交流，教育在线已经成为教务工作必不可少的高效的信息发布平台，使教务处基本实现了无纸化办公

13、，大大提高了办公效率。通过设定访问权限，我们可以设定一些信息或通知仅限于校内教师或学生才可以查看，访客是无法查看的，保证了信息的安全性。4.推进学分制与校系二级管理为深化我校教学改革，2003年春我校实行学分制与校、系两级教学管理，教学工作重心逐步下移。原来的学生成绩输入、学生注册信息的整理、学生的毕业审核、学位审核等大量的学籍管理工作，开始由学籍管理人员独自完成转变为学籍管理人员组织、协调、监督、汇总，其中大量的工作由各教学院（部）系去完成。借助教务管理系统，通过系统二级管理员用户（如各部系的学籍管理员）管理方式，我们可以非常顺利地推行学校的校、系二级教学管理与学分制管理，减轻了教学管理人员

14、的负担，加强了与各部系的交流，促进了学校教学管理改革的科学性，受到了学校全体师生的一致好评。2四、教务管理系统应用及发展的几点思考综合教务管理系统在高等院校教务管理中所起的重要推动作用是毋庸置疑的，数字化、信息化的工作方式使教务管理更规范、更高效。但在全国高校都在进行管理信息化的热潮中，我们同时应对综合教务管理系统应用及发展进行冷静的思考。1.加强领导，更新观念教务管理信息系统建设的主要困难并不是技术问题，而是管理模式、管理机制和管理观念等方面的问题。教务管理信息化建设需要与之相适应的组织保障，必须得到各级部门的支持和学校领导的重视及参与，否则很难有较大进展。2.加强信息化人才的培养高校教务管

15、理信息化建设的重要特征是管理信息化和工作自动化，这对教务管理人员的信息化理论和技术要求较高。提高运用计算机信息技术进行教务管理的水平，是信息化目标得以实现的根本保证。因此，在教务管理信息化建设的过程中，必须有计划、有步骤地加强对各类教务管理人员的信息化技术培训，帮助其掌握教务管理信息化的方法和手段，提高信息化素质，全面推动信息化建设步伐。同时，还需要引进一些教育管理和计算机方面的专业人才来充实教务管理队伍，以全面提高教务管理队伍的整体素质。33.网络安全问题高校教务管理信息化建设的主要目标是服务广大师生，而学生又是最为活跃和最具攻击性的教务管理网络用户群体。同时，教务管理网络具有访问方式多样化

16、、用户群体庞大、网络行为突发性较高等特点。因此教务管理网络的安全问题需要从信息化建设初期开始，在网络安全策略的指导下，统一规划，分步实施，不能简单地堆砌，而是要合理部署，互联互动，形成一个有机的整体，并在实际的执行过程中不断完善。4.对系统的选择应慎重在选择引进综合教务管理系统时，主要有三个方面的问题需要注意：第一，应认真考察不同研究机构研制的综合教务管理系统中各模块功能，是否能很好地实现本校教务管理的实际需求。第二，研究各系统中的职能分配关系，是否与本校现在的教学管理模式和运行机制相适应。第三，应认真考察不同研究机构研制在后期服务质量方面有没有保障。5.关于系统客户化的问题任何一个高等院校在

17、引进一个教务管理系统之初，都有一个逐渐熟悉和适应的过程，由于任何一个教务管理系统都无法同时满足一个高校全部的教务管理需求，因此就会产生管理软件客户化的问题。客户化对于高等院校来说，是使管理软件适合本校校情、在本校较快应用起来的一个选择，而对于研制机构来说，客户化会带来软件后期服务的巨大压力和软件升级的严重障碍。6.关于教务管理系统的发展方向在软件功能方面，目前各家研究机构所研制的教务管理系统，在各模块功能上各有所长，除在数据结构、逻辑运算和储存方式不同外，基本上已初具规模。需要进一步完善的功能主要有三个方面：第一，自动排课的智能化问题，排课结果的合理性直接影响到教学活动的顺利进行和教务管理工作的顺利开展，因此，需要对排课过程中的运算方式进一步优化，使结果更趋科学、合理。第二，选课管理的瓶颈问题，随着学分制的逐步推广，学生对课程的自由选修已逐渐成为教学安排的主要部分，而选课过程的时限性和选课学生广泛性成为一组矛盾，直接影响到系统的正常运行。第三，拓展功能，将教务管理系统与高等院校管理平台相衔接，实际数据共享，提高工作效率，充分利用管理资源。在软件数据输出端口方面，由于目前国内尚没有一个统一的标准，使许多教务管理软件的输出数据与政务管理软件的衔接出现问题，导致教务管理系统中的某些功能运行不畅。总之