高校图书馆采访决策模式探讨

1、    高校图书馆采访决策模式探讨    摘要：在政府采购环境下，高校图书馆的馆藏质量出现下滑趋势，文章分析了馆藏质量出现下滑的主要原因，提出了一些具体的解决办法，重点探讨了文献资源采访决策的各种模式和机制。参考文献7。关键词：政府采购，文献采购，决策模式1 政府采购模式下高校图书馆馆藏质量出现下滑1.1 高校图书馆馆藏文献内容与形式的简单描述根据普通高等学校图书馆规程(修订)，高等学校图书馆是学校的文献信息中心，其主要职能是为全校师生提供教学科研的文献资源保障服务，开展信息咨询服务工作，是全校素质教育最重要的阵地。高校图书馆对文献的需求主要包括：与本校

2、教学相关的各种文献资料，本校科学研究必备的各种文献资源，与学生素质教育相关的各种优秀读物，与学生进行各种考试相关的辅导资料，教职工需要的其他读物1。具体到文献类型来说，主要分为纸质文献和电子文献两大类。纸质文献主要包括中外文图书，中外文期刊、报纸；电子文献包括中外文数据库、中外文电子图书和音像资料等。1.2 高校图书馆馆藏质量下滑的原因探讨衡量高校图书馆馆藏质量的最重要指标就是采全率和采准率，具体来说就是采购到的文献资源是否能保障学校教学和科研的需要，对重点学科重点馆藏文献是否悉数购进。但自实行政府招标采购以来，据笔者调查发现高校图书馆的文献质量普遍有所下滑，特别是纸质文献的质量下滑严重。主要

3、原因有五：一是政府招标采购收窄了采访渠道；二是书商普遍采用低价恶性竞争，客观上造成了中标书商对高质量文献的供货没有积极性；三是高校图书馆除了招标采购这一主渠道外，其他获取文献的渠道还不完善2；四是电子文献特别是数据库由于政府采购的程序限制，造成了新订的困难和续订的不及时，影响了用户的使用；五是采访决策模式单一3。1.3 解决高校图书馆馆藏质量下滑的方法探讨政府招标采购收窄了采访渠道不可避免，现阶段还没有一家书商能做到大而全，就像以前的新华书店一样涵盖所有的文献，采访人员可以做的是研究重点出版社，了解出版动态，把握重点出版物。为了避免书商低价恶性竞争，可以在招标文件上进行控制，如资质、到货率等等

4、4。除了招标采购这一主渠道外，图书馆还可以开展接受捐赠、文献交换、文献征集等收集文献的方式，作为正常采购的补充；对于电子文献，采访人员要加强对文献本身和用户情况的调研，了解并把握政府采购的程序和环节，加强沟通与协调，做到科学与及时采购。与先决策后招标采购的一般物资设备采购不同，图书馆采访既有先决策后招标，如期刊、数据库、教材和大型重点古籍图书等；也有先招标后决策，如一般中外文图书，文献采访错综复杂，本文将着重探讨采访决策机制。2 采访决策的机制探讨基于文献的出版数量较少和采访经费的极其有限，传统的图书馆采访决策一般为领导拍板或者是领导班子集体决策。随着文献出版数量海量化，出版物内容和形式的复杂

5、化，以及各馆文献采购经费的差异化，需要采用不同的决策模式相结合，才能更科学合理地配置文献资源，优化馆藏结构5。2.1 采访馆员决策采访馆员决策是针对一般图书而言，单价不高，又明显符合学校学科(专业)教学和科研的需要，采访馆员个人决定是否购买，这种方式效率高，购进速度快，不足之处是这种决策方式是个人行为，错漏在所难免：一是容易发生判断错误，错采到本校读者不需要的文献；二是由于采访馆员个人的信息局限性，有可能会导致一些重要文献的漏采，需要其他采购方式来进行补充。2.2 学科馆员决策近年来，许多图书馆实行了学科馆和学科馆员制度，实现了采访、典藏、借阅和咨询一体化的模式。学科馆员一是比较了解本学科文献

6、的出版状况和动向，特别是最关心和了解本学科重点文献的出版信息；二是与读者关系最密切，最熟悉读者的需求；三是掌握本学科文献使用情况和利用率等第一手资料，故其决策更具有科学性和针对性。2.3 馆员集体决策对于小型图书馆而言，由于人员不多，特别是正式的馆员人数不多，采取集体决策的方式，如香港教育学院图书馆，定期将征订目录发到每位馆员的手上，然后定期开会讨论，汇总形成订单。这种方式集思广益，有利于采购质量的提高，也有利于馆员业务水平的提高，让全体馆员更熟悉馆藏，并在此基础上更好地为读者服务，促进服务水平的提高。缺点是效率差一些。2.4 教师(教授)个人决策每位教授都有其不同的研究领域，有些领域还是非常

7、专业非常前沿的，有些还有许多交叉，外人不易了解，为了教学和科研的需要，赋予教授个人一定的采购权限，是合理的和必要的。在操作层面上，一方面可以由教授个人提供采购目录，交给中标书商来配书；另一方面，由于中标书商的实力和渠道的限制，个别采购不到的文献可以由教授个人通过自己的渠道购买，图书馆提供一定的经费支持。2.5 教师(教授)委员会决策在根据教育部新出台的教改方案，“自主办学，学术自治；教授治校，学生自治。”将是大的发展方向，在学校去行政化，教授治校的呼声日益高涨的今天，对于大型成套贵重文献或者是大的数据库，单价几万至几十万，由教授委员会来决策，是体现教师治校，体现教师是学校主体的重要方面。基于大

8、型古籍套书和数据库采购的矛盾，对于综合性大学来说，这是一个比较突出的问题，由于学科专业的特点不同，文史类学科更需要纸质的古籍，理工类学科需要时效性强的数据库，而这两类文献都价格不菲，不但需要大量的前期调研为决策打下坚实的基础，也需要更高层面的协调和决策。关于数据库的采购，笔者认为需要处理好三个方面的关系：一是处理好纸质资源与电子资源的协调采购关系；二是要重视性价比；三是要处理好所有权的问题，是否要镜像。总的来说就是要协调购买资源与直接购买服务之间的关系，虽说殊途同归，都是为了一个共同的目的为读者服务，但也需要慎重考虑，图书馆的工作是否会有被边缘化的危险。2.6 学校图工委决策中外文期刊有其比较

9、独特的特点，就是连续性和相对的稳定性，一般每年征订一次，只需做少量的调整(删减和补充)，但是近年来一方面数据库和纸质期刊的矛盾比较突出，需要协调好这两种不同介质文献的采购工作；另一方面是外文纸质期刊价格不断上涨与图书馆经费不能同步上涨的矛盾也日益突出，没办法的情况下需要删减一些外文期刊，所以中外文期刊的征订调整需要大量的前期调研工作和慎重的决策，在此基础上，需要学校图工委这一层面的决策，至少也是在程序上需要有这样一种决策需求。2.7 读者推荐决策，个性化服务读者推荐采购，既是图书馆个性化服务的要求，也是图书馆以人为本，以服务为中心的办馆理念的体现。当今社会文献出版浩如烟海，读者需求千差万别，读

10、者从不同渠道得到文献信息后向图书馆推荐采购，是对采访工作的最重要的补充。读者推荐采购文献的特点：第一是不确切性，读者从各种渠道得到的文献信息，有许多都是“道听途说”得来的，信息不全和不准确是比较常见的，如书名、作者不准确，没有书号，价格未知等等；第二姑且叫做干扰性，读者经常在未确定是否有馆藏的情况下就进行推荐，由于对文献信息的不确定，或者是由于检索技术和检索经验的不足，有许多文献都是本馆收藏的，只是读者没有检索出来而已，需要采访馆员做好细致的准确的查重工作；第三是推荐的重复性，读者可能是受比较急切心情的影响，同一读者不断地持续地向图书馆推荐相同的文献，对于某些比较典型常用的教学参考书和畅销书，

11、读者也会不约而同地进行推荐，这些情况都会造成读者推荐目录大量的重复性；第四是读者推荐购买文献的复杂性，推荐文献学科的不同，涉及的出版商众多，特别是出版时间的不一致，读者推荐购买的文献往往时间跨度很大。针对推荐文献的上述特点，采访馆员需要花大力气去查重、去重、去甄别、去补充完善这些文献信息，最后才能发订。由于有些文献是绝版了，市场上没有了，或者是受到采购渠道的限制，对读者推荐的文献不能悉数购到是肯定的，所以采访馆员除了及时回复读者的推荐信息外，还要及时做好解释工作。2.8 机器决策用一套软件工具来控制各类文献的采购数量和具体的复本量，为采访决策提供各种各样的数据支撑，合理配置馆藏资源，被称为机器

12、决策。(1)建模。建立采访决策系统，它应该是图书馆集成管理系统的一个子系统，为文献采访决策服务，是采访决策的平台6。(2)数据维护与分析。一是需求分析，包括用户基本信息，用户需求层次与权重的分析；二是馆藏分析，包括馆藏结构体系、数量和质量分析；三是文献使用情况分析；四是采购资金分析与分配方案的科学合理设计；五是供应商的基本情况分析7。(3)精准采访。根据各种统计数据和分析结果，调整采访工作的流程，加大采访工作的人力投入，促进采访团队的建设与协调，通过实时监测各大类、各种文献的购进数量和使用频率，以及读者的需求等技术手段，可以让采访馆员及时了解采访进度和文献的利用情况，及时、科学、合理地调整采购

13、工作，提高购进文献的针对性。(4)反馈与评估。对用户的需求及时进行沟通和反馈，对决策的结果进行必要的评估，实践是检验真理的唯一标准，进一步调整机器决策的各项指标数据，提高决策的科学性。3 保障决策机制的有效运行3.1 树立战略管理理念采访是图书馆服务最重要的一个环节，既是基础也是目标，其重要性不言而喻，笔者认为需要用战略的眼光来看待采访决策，既要着眼现在，又要兼顾未来；既要注重细节，又要把握全局。3.2 建立公共管理平台图书馆是公共场所，是提供公共服务的地方，是体现公平正义的机构，其管理实质上就是公共管理，需要科学高效和人性化的公共管理平台。3.3 完善系统管理的方式方法系统管理是一种精准化的管理，失之毫厘，谬以千里，需要严格规章制度，规范操作流程，保障采访决策的科学性和精准性。3.4 引进危机管理的机制只要涉及到人，特别是公共服务机构，免不了会出现或大或小的危机，需要引入应急机制，及时解决问题。参考文献：1杨肥生.文献采访决策概要m.中国科学技术大学出版社，2006：164-165.2程美群，何杰.招标采购与图书馆馆藏缺失j.河南图书馆学刊，2009(3)：113-114.3艾家凤.政府采购体系下的图书资料质量控制j.大学图书情报学刊，2009(2)：62-65