文件控制程序

1、东营胜星化工有限公司技术资料管理办法第一条为进一步加强对东营胜星化工有限公司各类技术资料的有 效控制，实现资料保存的完整性、资料使用的正确性，特制定本管理办 法。第二条 本管理办法适用于我公司在运行中有关的所有技术资料的 控制，包括外来技术资料。5）外来文件采用原有编号。部门编号见下表：部门编号综合管理办公室（人力资源部）GL质检部ZJ供应公司GY销售公司XS财务部CW计呈科JL技术设备部JS催化车间CH中心化验室HY动力车间DL消防保卫科XB储运车间CY机修车间JX仪表车间YB电气车间DQ安全环保部AQ生产计划部JH文件的版本号依据文件发行状态，编制为第A版,MB版，第C版，。4.2.1质检

2、部负责管理文件检验类、计量类作业指导的编写与控制。4.2.2技术设备部负责工艺文件、操作规程等技术性文件的编写与控制。4.2.3各责任部门负责本部门文件的编写与控制。43文件的审批4.3.1程序文件由负责质量管理的副总审核,董事长批准。4.3.2工艺文件、操作规程等技术性文件由技术设备部审核，检验技术性文件由质检 部审核，负责质量管理的副总批准；433管理性文件由各部门负责人审核,负责质量管理的副总批准；4.4文件的发放441各层次文件在发放前由文件的审批人审批其发放范围。4.4.2文件归口管理部门根据审批的发放范围统一发放。4.4.3文件发放应在文件发放/回收记录上登记,记录文件名称、编号、

3、发放部门、 发放人、发放时间，并由文件接收人签名。4.5文件的评审4.5.1已颁布执行的文件,在实施过程中,为确保其充分性和适宜性,每年底或管理 评审前应组织对文件进行评审,并填写文件评审记录表,以确定是否需要更新或 更改。4.5.2文件如需要更新或更改,按本程序4.6、4.7的规定进行4.6文件的修改4.6.1各类文件需修改时,应由文件更改提出人填写文件更改申请单,说明更改原 因、更改内容等，经文件归口管理部门负责人审核后报原文件审批人批准。原审批人 发生变化或其职能发生变化时，应报接替其职能的审批人员审批。文件更改申请单 批准后由文件归口管理部门负责填写文件更改通知单。462文件归口管理部

4、门持文件更改通知单,根据文件发放/回收记录对每份 文件进行更改、处理，并将文件更改通知单存档。4.7文件的补发4.7.1当文件使用人的文件破损，严重影响使用时，应向文件管理部门报告，填写文 件补发申请单说明补发原因，经管理部门负责人批准后，收回破损文件,补发新文 件，若为受控文件其编号不变。文件发放人负责填写文件发放/回收记录。破损文 件的处理按本程序4.9执行。4.7.2文件使用人丢失文件时，应及时向文件归口管理部门负责人报告，填写文件 补发申请单注明丢失原因，并申请补发。经各归口管理部门负责人批准后,补发新 文件,并给予新的编号,同时注明被丢失文件的编号作废,并将作废文件分发编号以 丢失文

5、件通知单通知各部门，防止误用,并在文件发放/回收记录上予以记 录。4.8文件修订状态和换版4.8.1质量管理体系文件经修改后应在文件清单上注明修改状态，修改状态自0、 1、2开始编号，修改页超过二分之一时应换版。4.8.2新版文件由归口管理部门负责人按文件发放回收记录所示原发放范围通知 其领用，并在该登记表上注明版本号,换发新版本同时收回旧版本。4.9文件的作废与销毁作废旧版本、破扌员的文件应加盖"作废"章,由文件归口管理部门填写文件销 毁申请单，经原文件审批人批准后统一销毁，原审批人发生变化或其职能发生变化 时，应报接替其职能的人员批准，需要保留的作废文件加盖"

6、作废"、"保留"印章后 留存，并在保留/作废文件清单上登记。记录文件超过保存期限的，由存档部门 统一销毁。4.10文件的识别、检索、借阅和复印4.10.1经批准的文件应按4.1.3条的要求予以识别、编号、登记。文件起草部门应将 文件原稿和批文保存。以媒体形式存放的文件应将磁盘存档，并予以标识,并在文 件清单上做好记录,以便识别和检索。4.10.2需临时借阅文件时，应经各归口管理部门负责人批准登记,在借阅复印文 件记录上记录，借阅者应在规定日期内归还文件，文件原稿不对外借阅。4.10.3文件复印需填写借阅复印文件记录z由归口管理部门负责人批准后执行。 4.11夕卜来文件的识别和控制4.11.1文件归口管理部门应及时了解国家有关管理标准等外来文件的发布信息保证 所使用的国家标准、部颁标准、行业标准等外来文件为有效版本,保证公司所执行的 国家及地方有关的法律法规为有效版本.4.11.2对直接引用的夕卜来文件，由文件归口管理部门根据各部门需要情况确定发放 范围,并按上述程序进行控制。4.12文件控制的记录由各部门负责整理保存,月底交办公