北京市综合档案馆档案目录数据库结构与数据交换格式

1、北京市综合档案馆档案目录数据库结构与数据交换格式北京市档案局 2007年 2月 2日印发，京档发 2007 3号1 范畴 本标准规定了全宗索引、文书档案、婚姻登记档案、招工档案、知青 档案、房产档案、照片档案、录音录像档案的名目数据库结构、使用讲明 与数据交换格式。本标准适用于北京市各级综合档案馆档案名目数据库的建立和数据交 换,专业档案馆和档案室可参照执行。2 引用标准GB/T 15418-94 档案分类标引规那么GB/T 11821-2002 照片档案治理标准GB/T 18894-2002 电子文件归档与治理标准DA/T 13-1994 档号编制规那么DA/T 18-1999 档案著录规那

2、么DA/T 19-1999 档案主题标引规那么DA/T 1-2000 档案工作差不多术语DA/T 22-2000 归档文件整理规那么DA/T 33-2005 明清档案名目中心数据采集标准明清档案机读名目数 据交换格式3 定义3.1 档案名目 按照一定的次序编排而成的条目聚拢 ,是档案治理、 检索和报道的工具3.2 档案著录 在编制档案名目时，对档案内容和形式特点进行分析、选择和记录的 过程。3.3 档案名目数据库将档案名目信息以一定的组织方式储藏在一起的有关数据的集合。3.4字段描述著录条目中某一特定属性的数据单元。3.5字段名称名目著录工程的内容和显示的中文名称。3.6字段名字段名称的代码。

3、3.7字段类型是指数据字段的差不多属性。本标准使用两种字段类型：字符型和逻 辑型。3.8字段长度是指字段所包含字符的最大个数。3.9档案名目数据交换是通过运算机实现数据在网络上或以磁带、光盘等作为载体所进行的 跨平台、跨系统的交换。4档案名目数据库结构及使用讲明本标准对各数据库使用讲明的讲明如有相同，不再重复。建库时，应包括表中所有所列字段名。4.1全宗索引数据库结构及使用讲明全宗索引数据库结构全宗索引数据库结构表字段名称字段名字段类型:字段长度档案馆名称DAGMC字符型20全宗号QZH字符型6全宗名称QZMC字符型:254曾用名称CYMC字符型254起始时刻QSSJ字符型8终止时刻ZZSJ字

4、符型8全宗索引使用讲明4.121档案馆名称：档案馆全称。4.122全宗号：档案馆给予立档单位的代码。全宗号由四位阿拉伯数 字组成，缺乏位数补“ 0全宗名称：全宗构成者的名称，须用全称或通用简称。曾用名称：全宗构成者所有曾用名称或通用简称，按时刻顺序著 录，曾用名称之间用“、号相隔，须用全称。时刻：用8位阿拉伯数字表示，年代4位、月份2位、日期2 位，“年 “月 “日省略，原文无法确定的时刻补“ 04.2案卷名目数据库结构及使用讲明案卷名目数据库结构案卷名目数据库结构表字段名称字段名字段类型字段长度档案馆名称DAGMC字符型20全宗号QZH字符型6名目号MLH字符型8案卷号AJH字符型6档号DH

5、字符型30档案复制类型及编号*DAFZH字符型100案卷题名AJTM字符型254卷内文件起始时刻WQS字符型8卷内文件终止时刻WZS字符型8页数YS字符型4保管期限BGQX字符型4开放状态KFZT逻辑型2案卷名目使用讲明名目号：全宗内案卷名目类不的代号。名目号由三位阿拉伯数字组成，缺乏位数补“ 0案卷号：案卷名目内每一个案卷的代号。案卷号由四位阿拉伯 数字组成，缺乏位数补“ 0档案复制类型及编号：与本卷档案有紧密联系的其他载体档案 的编号，如档案缩微号、档案扫描号、电子文档号等。422.4案卷题名：案卷题名应揭示案卷档案的要紧内容。一样应照录 原案卷题名；案卷没有题名或题名不能揭示案卷要紧内容

6、或过于冗长，应 重新拟写题名或加以修改后再著录。案卷题名是第二种语言文字的，须另 著录其汉语题名。422.5卷内文件起始、终止时刻：案卷内档案文件的起止时刻。422.6页数：案卷内的总页数。保管期限：案卷所划定的保管期限。422.8开放状态：案卷是否开放，如“是或“否。4.3文书档案文件名目数据库结构及使用讲明文书档案文件名目数据库结构文书档案文件名目数据库结构表字段名称字段名字段类型字段长度档案馆名称DAGMC字符型20全宗号QZH字符型6名目号MLH字符型8案卷盒号AJH字符型6册号*CH字符型6页件号YH字符型4档案复制类型及编号*DAFZH字符型100责任者ZRZ字符型100文件题名W

7、JTM字符型254文号WH字符型50文件形成日期XCRQ字符型8分类号*FLH字符型50主题词*ZTC字符型200保管期限BGQX字符型4开放状态KFZT逻辑型2密级MJ字符型4文书档案文件使用讲明案卷盒号：案卷名目内每一个案卷的代号，立卷改革后著 录案卷名目内一个归档盒的代号。案卷号盒号由四位阿拉伯数字组成, 缺乏位数补“ 0。4.322册号：案卷名目内每一个案卷中多册的代号。二位阿拉伯数字 组成，缺乏位数补“ 04.323页件号：档案文件的首页号或件号。页件号由三位阿 拉伯数字组成，缺乏位数补“ 04.324档案复制类型及编号：与本件档案有紧密联系的其他载体档案 的编号，如档案缩微号、档案

8、扫描号等。文件题名：题名应揭示卷内档案文件中心内容。19文号：原文件编号。文件形成日期：用8位阿拉伯数字著录文件的形成日期，如 730608。分类号：档案主题内容和档案信息分类体系中的类目代码。主题词：是用以表达主题概念的标准或非标准词和词组。保管期限：案卷所划定的保管期限。开放状态：文件是否开放，如“是或“否。密级：文件保密程度的等级。4.4婚姻登记档案名目数据库结构及使用讲明婚姻登记档案名目数据库结构婚姻登记档案名目数据库结构表字段名称字段名字段类型字段长度档案馆名称DAGMC字符型20全宗号QZH字符型6名目号MLH字符型8案卷号AJH字符型6页号YH字符型6档案复制类型及编号*DAFZ

9、H字符型100申请人姓名XM字符型50申请人身份证号*SFZH字符型50登记日期DJRQ字符型8登记性质DJXZ字符型4结离婚证书字号ZSZH字符型50承办机关名称CBJGMC字符型50保管期限BGQX字符型4442婚姻登记档案使用讲明442.1姓名：结婚离婚双方当事人姓名，著录时将男女方姓名用 空格隔开。申请人身份证号：结婚离婚双方当事人身份证件号码，著 录时将男女方身份证号用空格隔开。登记日期：结婚离婚登记具体日期，用8位阿拉伯数字著录，如 19730608。登记性质：结婚、离婚或补证。结离婚证书字号：证书字号，按原文照实著录。承办机关名称：婚姻登记的办理机关名称。4.5招工档案名目数据库

10、结构及使用讲明招工档案名目数据库结构招工档案名目数据库结构及字段表字段名称字段名字段类型字段长度档案馆名称DAGMC字符型20全宗号QZH字符型6名目号MLH字符型8案卷号AJH字符型6页号YH字符型6保管期限BGQX字符型4密级MJ字符型4档案复制类型及编号*DAFZ字符型100招工单位ZGDW字符型100单位性质*DWXZ字符型4原单位*YDW字符型100招工日期ZGRQ字符型8姓名XM字符型20性不XB字符型2开放状态KFZT逻辑型2招工档案使用讲明招工单位：招工单位全称4.522单位性质：招工单位性质，全民或集体。4.523原单位：招工前所在单位全称。4.524招工日期：招工审批日期，

11、用 8位阿拉伯数字著录，如19741123。姓名：招工当事人姓名，以个人为单位分不著录。4.6知青档案名目数据库结构及使用讲明知青档案名目数据库结构知青下乡档案名目数据库结构及字段表表-1字段名称字段名字段类型字段长度档案馆名称DAGMC字符型20全宗号QZH字符型6名目号MLH字符型8案卷号AJH字符型6页号YH字符型6保管期限BGQX字符型4密级MJ字符型4档案复制类型及编号*DAFZ字符型100姓名XM字符型20性不XB字符型2学校XX字符型50下乡时刻XXSJ字符型8下乡地点XXDD字符型100开放状态KFZT逻辑型2知青返城档案名目数据库结构及字段表表-2字段名称字段名字段类型字段长

12、度档案馆名称DAGMC字符型20全宗号QZH字符型6名目号MLH字符型8案卷号AJH字符型6页号YH字符型6保管期限BGQX字符型4密级MJ字符型4字段名称字段名字段类型字段长度档案复制类型及编号*DAFZ字符型100姓名XM字符型20性不XB字符型2学校XX字符型50返城时刻FCSJ字符型8入户时刻RHSJ字符型8入户地址RHDZ字符型100开放状态KFZT逻辑型2462知青档案使用讲明4.621姓名：当事人姓名，以个人为单位分不著录。4.622学校：当事人所在学校全称。4.623下乡时刻：文件所记录时刻，用 8位阿拉伯数字著录，如19661021。下乡地点：当事人下乡具体地点。回城时刻：批

13、准回城时刻。入户时刻：户口办理完结时刻。入户地址：具体户口所在地。4.7房产档案名目数据库结构及使用讲明房产档案名目数据库结构房产档案名目数据库结构及字段表字段名称字段名字段类型字段长度档案馆名称DAGMC字符型20全宗号QZH字符型6名目号MLH字符型4案卷号AJH字符型10页号YH字符型6档案复制类型及编号*DAFZ字符型100业主YZ字符型20地址DZ字符型100房产证号FCZH字符型20发证日期FZRQ字符型8房产档案使用讲明4.721业主：房产产权人姓名。4.722地址：房屋所在详细地址。4.723房产证号：完整的房产证证号。发证日期：房产证发放日期，用8位阿拉伯数字著录，如1955

14、1206。4.8照片档案名目数据库结构及使用讲明照片档案名目数据库结构照片档案名目数据库结构及字段表字段名称字段名字段类型字段长度档案馆名称DAGMC字符型20全宗号QZH字符型6名目号MLH字符型4册号CH字符型6页号YH字符型6照片号ZPH字符型6数字影像号*SZYXH字符型10底片翻转片号*DPH字符型20参见号*CJH字符型20摄影者SYZ字符型10颜色YS字符型4来源*LY字符型40题名TM字符型160文字讲明WZSM字符型254开放状态KFZT逻辑型2照片档案使用讲明照片号：一组照片或单张照片的编号。数字影象号：数字化照片储藏编号。底片翻转片号：与照片相对应的底片或翻转片编号参见号

15、：与本组照片有紧密联系的其他档案的编号。颜色：黑白或彩色。来源：照片的提供单位或个人。题名：本组照片的标题。4.829文字讲明：本组照片的讲明，包括事由、时刻、人物、地点、4.9录音录像档案名目数据库结构及使用讲明录音录像档案名目数据库结构录音录像档案名目数据库结构及字段表字段名称字段名字段类型字段长度档案馆名称DAGMC字符型20全宗号QZH字符型6名目号MLH字符型4盘号PH字符型6文件编号*WJBH字符型4轨道号*GDH字符型10参见号*CJH字符型20载体类型ZTLX字符型4保管期限BGQX字符型4密级MJ字符型4文字讲明WZSM字符型254开放状态KFZT逻辑型2录音录像档案使用讲明盘号：同案卷号。4.922文件编号：本盘录音或录像带内的假设干文件的编号。4.923轨道号：指带内文件储藏位置。参见号：与本盘录音或录像带有紧密联系的其他档案的编号。载体类型：录音带、录像带。文字讲明：本盘录音或录像带记录的简要内容。5使用考前须知5.1带“ * 的工程是可选项。5.2汉字应使用标准化的简化汉字。5.3数字一律使用阿拉伯数字。