活动项目的组织与管理PPT课件

1、我们的目标 认识并掌握活动项目管理的系统知识 使组织和管理活动更专业、更高效，更成功。 第1页/共69页故事两则 袋鼠与笼子 小事做精品第2页/共69页我们如何达到目标 掌握有效的活动管理流程 学会使用活动项目管理工具 模拟活动项目筹划管理第3页/共69页我们将会听到什么 第一部分：活动会议项目管理的流程 1.活动项目筹划 2.活动项目实施 3.活动项目评估第4页/共69页我们将会听到什么 第二部分-活动会议管理指南 1.新品上市会 2.新闻发布会 3.开幕典礼 4.招待酒会 5.研讨会 6.展览会 7.年会 第5页/共69页我们将会听到什么 第三部分-案例模拟与分析 第6页/共69页活动项目

2、管理的要旨 (1,2) 以项目中心 整合人力、物力资源优势第7页/共69页活动项目管理的要旨 完善项目管理，提高效率 明确目标 规范分工，减少内耗第8页/共69页活动项目管理的要素 “PC” 要素 什么是“PC” ，P-person，C-cost第9页/共69页活动项目管理的要素 对经费的管理 对时间的管理 对团队的管理 对场地等的管理 一项活动的成功与否取决于该项目的组织管理是否有序，是否合理。 第10页/共69页第一部分 活动会议项目管理的流程 前期： 活动项目筹划 中期： 活动项目实施 后期： 活动项目评估第11页/共69页一、项目的筹划一份完整的项目筹划书应涵盖以下几个方面： 活动_、

3、_ 、 _ 、 _ 、 _ _观众 活动_ _安排 _宣传 活动执行_表 、 _费用 (备选 _ )第12页/共69页实例-活动项目计划书（年产600吨葡醛内酯开工典礼）第13页/共69页筹划项目注意事项 明确目标 确保时间 、地点 的不冲突性 留出充裕的时间（有足够的时间选择场地、人员、供应商、合作伙伴）第14页/共69页筹划项目注意事项 如有合作伙伴或单位，应签注项目备忘录，明确各自 告之同事，获得更多创意和 筹划书应有附录：项目预算表、项目进程表、项目任务表第15页/共69页二、项目的实施 从项目筹划到项目实施是一个由梦想变成现实的过程，这一过程在实施并不断完善所筹划的活动项目。以下为项

4、目实施过程中重点把握掌控的几个环节： 经费管理、 时间管理 项目组团队管理 场地安排 媒体 支持第16页/共69页1、项目经费的管理 项目的经费管理有两个重要的环节： 经费预算 经费第17页/共69页经费预算表经费预算表 项目名称： 项目日期： 项目经理： 制表日期： 总项细项明列预估单价数量预估费用备注 抄送：第18页/共69页经费支出表经费支出表 项目名称： 项目日期： 项目经理： 年 月 日 总项细项明列实际支出支付对象支付日期备注第19页/共69页2、项目时间的管理 项目的时间管理主要手段是设立，在该项目实施过程中紧扣时限。 第20页/共69页项目进度表项目进度表 项目名称： 项目日期

5、： 项目经理： 制表日期： 列项说明完成时限负责人监督人黄完成状况备注场地租赁合同6月20日顾完成第21页/共69页3、项目组团队管理 项目团队的管理主要采用以下三阶段三种形式： 前期项目介绍会 定期召开项目碰头会 活动前召开项目执行会第22页/共69页A. 前期项目介绍会 向所有参与项目者详细介绍项目并分配任务： 项目名称 项目目的 项目时间 活动地点及路线（踩点） 参与对象 参与人数 执行计划表第23页/共69页B. 定期项目碰头会 核对进程 发现 解决（修改方案）第24页/共69页C. 活动前执行会 活动详细流程 嘉宾 名录 备选方案 预排第25页/共69页4、场地安排A、场地选择 场地

6、的选择应体现活动本身的目的，选择场地时应考虑： 符合项目（地理位置、淡旺季等） 交通 有充足可用 可提供所需 周边重大活动第26页/共69页应检查： 通道 （消防/搭建/收发货等） 间 等设备 嘉宾第27页/共69页B. 场地预定 在预定场地前一定要先获得有关方面批准 预定场地前建议两家、至少两次 查看场地时有的人员在场 确保该场地能提供活动所需的相关 将联络过的情况、人列表备案 索取（餐饮、会议厅、住房等），确保所有报价 了解条款,初步 确认并其他预定的场地 活动项目开始前逐项仔细确定内容及第28页/共69页C. 场地布置 场地方要求 活动项目的应在场地的醒目处 指示牌应从入口处一直摆放至现

7、场第29页/共69页5、媒体宣传 媒体宣传需要准备和设计，一般至少提前进行，即在项目计划批准后就可开始媒体宣传的工作了。媒体的宣传主要通过两种渠道：线上广告传播（ATL-广告公司执行）： 报刊、杂志、海报（平面） 电视、广播、网络 （流动）第30页/共69页线下媒体传播（BTL-活动公关公司执行）： 媒体 媒体 准备 沟通（与、与） 现场接待 媒体报道第31页/共69页6、后勤支持 后勤是活动项目容易疏忽却不可或缺的一个环节，后勤支持应考虑： 物品、资料（采购、运输） 供水 员工 清理 司机第32页/共69页三、项目的评估 项目评估是展示项目成效的机会，通过总结与评估可以看到项目组织的成功与不

8、足，使下一个项目能管理得更完善，有助于项目计划及管理。项目评估应根据不同的项目适时进行，以究其效。第33页/共69页三、项目的评估第34页/共69页项目的评估主要通过以下途径：A、活动者的反馈 B、活动者的报告C、评价及覆盖率（、 ）第35页/共69页评估报告的撰写格式:报头 - 报告名称 项目内容 作者及其职务 撰写日期第36页/共69页评估报告的撰写格式: 开篇：介绍项目（时间、地点、人物） 中段 ：项目过程 结尾 ：结论，建议 附：媒体统计 第37页/共69页第38页/共69页1. 新品上市会 要旨及注意环节 蒂清（替莫唑胺）上市会案例第39页/共69页新品上市会要旨: 请经理、经理等共

9、同参与筹办 确定的目标和计划 确定、参与 确定诉求要点和发布会 确定名单和新闻 准备和等待 产品和准备方式第40页/共69页新品上市会注意环节: 相关宣传资料 各种正常运作 休息室 上市会和控制节点第41页/共69页 蒂清（替莫唑胺）上市会案例第42页/共69页2. 新闻发布会 要旨 注意环节第43页/共69页新闻发布会要旨: 新闻发布会应请筹办 确定有明确的计划和发布 确定时间、地点、人数、人数 确定邀请哪些重要人物发言 准备套件 准备包及 确定到会记者和 邀请的记者应是负责所举办的项目这一领域的第44页/共69页新闻发布会注意环节: 签到与签到分开 背景板/指示牌（文字，颜色，LOGO等）

10、 如用事先向其完整详细介绍项目 向摄影师交待清楚活动内容顺序及摄影要求第45页/共69页3. 开幕典礼 要旨及注意环节 案例（葡醛内酯开工典礼）第46页/共69页开幕典礼要旨: 确定程序 确定VIP的邀请（官员、行业等） 发邀请函给/及 备好礼品（实用为主） 安排好的和第47页/共69页开幕典礼注意环节: 背景板/指示牌（颜色、文字、LOGO） 如用翻译事先向其完整详细介绍项目 休息室 向摄影师交待清楚活动内容顺序及摄影要求 仪式后的招待酒会（晚宴）第48页/共69页 年产600吨葡醛内酯技改项目开工典礼第49页/共69页4. 招待酒会 要旨 注意环节第50页/共69页招待酒会要旨: 招待酒会

11、一般采用（）的形式，因为这种形式便于 确定酒会时间、地点及形式 招待酒会应选择一家、信得过的酒店 尽量不使用餐具 菜系应符合来宾习俗和活动内容 如场地选择，应考虑、因素（冬夏、晴雨、早晚），以防万一 布置。（搭建及灯光-户外）第51页/共69页招待酒会注意环节: 入门处有 场内有明显 由专人接待VIP 主宾到达后由主人陪同进入休息厅于其他VIP见面 主人陪同主宾进入酒会场地 主办方介绍主宾并致欢迎词 主人宣布酒会开始 （主宾告辞，主人送至门口上车）第52页/共69页5. 研讨会 要旨 注意环节第53页/共69页研讨会要旨: 如有伙伴，应在筹划阶段与其签订项目备忘录 确定研讨会的 确定并邀请 如

12、有，应尽早发邀请信以帮助他们申请 （安排和） 请提供对方发言人及与会者名单 发邀请函、记录回复客人名单 如外方有随行，需考虑其及第54页/共69页研讨会注意环节: 研讨会资料（、等） 背景区域 （机场、会场与酒店之间等） 所有需用设备（笔记本、投影、镭射笔等） 场地布置形式：、 发言的安排、卡安放位置 会议相关（如同传） 会议用、等 茶歇第55页/共69页6. 展览会 要旨 注意环节第56页/共69页展览会要旨: 选择确定 确定区域 选择标滩、特装 安排 培训（礼仪、自愿者） 评估展览效果第57页/共69页展览会注意环节: 展览接待台布置（、鲜花等） 展览用 洽谈 饮用 展览用电 展览搭建 用

13、车辆安排第58页/共69页市科技洽谈成果展示会第59页/共69页7. 年会 要旨及注意环节 案例（2005年度总结表彰大会）第60页/共69页年会通常分为两大类： 年会（直接客户/经销商） 年会 第61页/共69页年会要旨: 与合作进行 确定 确定、和 确定演出安排（） 安排 发放 、 的安排 晚宴的到场祝贺及发言安排第62页/共69页年会注意环节: 晚宴 和发处 人员的 的控制 和（储藏和领取）第63页/共69页 案例（2005年度总结表彰大会）第64页/共69页几点提示: 项目活动应有具体的明确目标，确保活动形式能达到该目标 活动开始前应安排“彩排” 宣传资料工作最好在活动前两个月就开始 事先应设想周