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文档简介

1、审计报告审字 2010年第 004 号对某某人力资源的审计报告根据工作安排,审计人员于 2009年 11月 18日-12 月 25日对某某的人力资源进行审 计,本次审计重点是了解某某人力资源各项工作的开展情况, 明确人力资源各项规章制度、 流程是否建立健全,基础工作是否落实,人员资质是否符合岗位要求,及审核相关内部控 制流程的规范性。一、人力基本情况: 按某某对审计报告(征求意见稿)的反馈意见分析(一) 截止至 2009年 11月5日,某某(含集团总后勤)共有 42个部门,员工 963人。 见表一、二、三:(明细见附件一)(二) 员工分别按工种、学历、籍贯划分:工种人数占总人数学历人数占总人数

2、籍贯人数占总人数普工45747.46%初中58260.44%湖南18419.11%技工19320.04%高中15716.30%广东17217.86%管理17117.76%大专828.52%云南16417.03%文职828.52%中专737.58%四川10611.01%销售586.02%本科252.60%河南838.62%设计20.21%小学202.08%广西727.48%合计963100.00%中技101.04%湖北555.71%职高30.31%江西484.98%高技10.10%陕西222.28%中师10.10%福建191.97%其他90.93%安徽121.25%合计963100.00%贵州1

3、01.04%其他161.66%合计963100.00%备注: 1、管理:指总经理、副总、厂长、经理、主管、主管助理、正副班长、领班、主 任、领队、正副队长等职务。2、文职:指文员、跟单员、统计员,及财务部、人力部职员。3、技工:指操作各种机械设备的生产一线员工。管理人员大专以下学历的占管理人员总数的 83.04%,素质有待提升。见下表:(明细见附件二)管理人员学历合计小学初中高中职高中技中专大专本科无资 料管理人员人数17128538151116103占管理人员总100.001.1749.7122.220.582.926.439.365.851.75%数%三) 2009年 1月 1日-11 月

4、 5日,全年离职率为 24.92%,离职人数 321人。见下表:(明细见附件三)项目异动人 数占异动总人数比离职类工龄学历工种/岗位备注:离职率 =全年离职人数 /( 统计期末的在职人数 +全年离职人数 )离职人数排在前 5名的依次为 A车间 28人、B车间 28人、C车间 27人、D车间 25 人、 E23 人,离职原因:认为工资低(普工以此为由离职是正常情况) ;影响 身体;同行业挖角;车间主管与员工沟通少,管理不细致。10 年以上工龄员工离职 10人,人力部所述离职原因简单,未见详细的离职面谈记 录。见下表:二、审计发现:审计人员抽取了 60 位员工的人事资料进行检查,抽查人数占员工总人

5、数的 6.2%,发 现:1、岗位测评做得较好。对部份岗位进行入职心理素质测试(性格测试) 、智能素质测评(文字运用能力、人际 交往能力)、文案测评、电脑操作测评,做得较好,但应明确规定哪些岗位需做测评,做哪 些测评,并且设定测评的评分标准。2、企业文化建设较好。文体娱乐活动丰富,促进了员工的凝聚力,并且有企业内刊,在宣传企业文化、提高 企业知名度方面走在了整个集团公司的前列。3、部门设置不够合理。至 09年 11月 5 日,某某员工 963 人,却有 42 个部门,易造成管理人员多、班组 长多、岗位重复、职责重叠、管理权限模糊、相关部门接口不清晰等问题。某某人力资源部提供的员工花名册中的部门与

6、“反馈意见”中的部门不相符。4、人事基本档案资料管理不完善。 入职档案记录不完整,档案表格未按要求填写,不够规范。如:A 的聘用员工协议无人力资源部负责人签名。根据集团公司 FTG/CO(外)文字 第 2009001 号规定:有关集团总后勤部管理由某某全权负责。 对移交过来的人 事资料,人力部也应进行审核并补全、增加相应手续。入职登记表中人力部未填写“面试情况记录”和“用人部门复试情况”; 司机特种设备作业人员证过期; 某的安全管理制度,人力部漏签名; 某的转正有员工转正表,但未见到转正考核的具体内容资料; 没有规定哪些岗位转正时需要详细考核;张龙,原名张弟, 96 年 6 月 22 日入职,

7、改名无户籍当地派出所的更名证明, 入职登记表无审批记录;身份证复印件可以将正、反面复印在 A4 纸的同一面上,并放入档案; 入职登记表设计欠科学合理,很难一眼看到必须的信息栏位,如:入职日期、应聘岗位等信息,且入职登记表、员工档案、员工简历表三个表有设计重复的 地方。如果表格是政府劳动部门下发的指导性意见, 可以根据公司实际情况调 整表格内容。 抽查的 60 份劳动合同, 32 份合格, 28 份不合格,合格率为 53.33%。如: 劳动合同签署不全,留有空白处未填; 劳动合同没有试用期,但入职申请表或聘用员工协议中试用期为3 个月;的劳动合同期限时间填错,合同附件有涂改,且合同的“不定时工资

8、或固定工资”低于政府规定的最低工资标准 770 元 / 月,存在劳资纠纷风险。 人事档案未定期更新,后期管理不严谨。如:的临时居民身份证未换正式身份证; 林身份证过期; 身份证未更新为二代身份证, 若能提倡逐步将身份证更新为二代, 安全系数更 高。 离职交接清单不完善, 并且应对离职人员做出全公司、 关联单位通告, 以免产生法 律纠纷。如:陈的离职交接清单不够详细;和业务一部年 7月20日入职,09年 9月 9日辞职,工龄 12年)是自动离职, 未办理手续,人力部对于这种情况可以在其档案里做出说明,使后续管理人员 和需要查阅档案的人员清楚明了;调动人员没有职位异动单。如:莫姬, 2005年4月

9、 1日调动,没有调动程序。5、人员招聘程序不规范 。 各部门需招聘人手时,用白纸书写招聘申请,无用人需求申请表。无论是缺员补 员还是扩编,都应填写用人需求申请表。 员工体检无书面定点医院,体检医院不统一,无指定的入职体检项目,今后尽量 避免特殊情况。6、教育培训方面存在不足。 未结合培训需求调查结果、全年培训预算来制订合理详细的培训计划; 培训结束后未进行培训评估,无法评判培训效果是否达到预期目标; 培训考试题目设计不太符合岗位要求,应符合岗位特点; 部分 2、3、4月入职的员工在 5 月才进行新员工培训,时效性差; 员工培训无论费用多少从未签过培训协议约定服务期, 若公司重点培养的员工辞职,

10、公司投入的培训成本得不到回报8、质量管理、安全措施不到位。 09 年 1-9 月员工受处罚 160次,罚款金额 21,230 元。处罚最多的 3 个部门见下表: (明细见附件四)部门处罚次数占总处罚处罚金额占总处罚金额A车间4326.88%3,300.0015.54%B部1710.63%3,250.0015.31%统计部148.75%4,250.0020.02%合计7446.25%10,800.0050.87% 员工受处罚及工伤较多,造成不必要的经济损失。如: 09 年 1-9 月发生工伤 34 次,共支付医药费 87,337.98 元。明细见下表:(明细见附件五) 新员工训练不够及时,且安全

11、管理制度只是放在档案里,未发放给员工。9、资料销毁过于随意。一些人事资料因保密原因被销毁,但无授权销毁审批手续、无指定销毁人员和清单记 录,这样处理一是过于随意,二是可能将不能销毁的资料也一并销毁了,三是如果将来涉 及到劳资纠纷法律诉讼,公司会因无证据而处于劣势。10、部门内同户籍人员比例过高,有存在搞小团体、架空领导的风险。某某厂共有 125 人,其中湖南籍 45 人,占板材厂总人数 36%,超过某某全公司湖南籍比例 (19.03%) 16.97% 。45 位湖南员工中“平江”籍共 24 人(含厂长本人),占湖南籍员工的 53.33%。厂管理人员共 19人,其中湖南籍 11 人,占管理人员总

12、数的 57.89%,而这 11位人 员中有 6 人都为湖南“平江”籍;板材开料部 4 个管理人员, 3 个来自湖南平江。 见下表:根据以上审计发现,我们认为: 某某整体人事行政制度、流程已初步建立,但各项人 力管理工作的深度不够,对已有的制度流程落实情况一般,需进一步强化执行力度,尤其 要加强基础性工作的执行力; 人事行政制度和流程还需更新和健全, 以求适应公司的发展; 组织实施以后的工作要继续跟进到位,不能只表面执行,无后期跟踪评估;薪酬、绩效与 激励机制工作较为薄弱。(受实际情况影响,人力部未全权参与调薪方案的制定与执行,公 司无配套的薪酬绩效体系,公司高层对人力资源管理重要性的认识有待加

13、强。 )三、审计建议:(一) 精简机构,梳理组织结构。1、重新修订组织架构, 减少管理岗位, 合并相关职位和重叠部门, 明晰各岗位职责。2、人力资源部按“ 42 个部门”提供一份新的员工花名册 ,经总经理批准后报审计 部备案。(二) 完善“选人、用人、育人、留人”上的配套管理方式与理念。1、各岗位职责与资格应标准化,明确规定哪些岗位需做入职测评和转正考核,并且 设定测评和考核的评分标准。2、规范人员招聘程序,无论属于缺员补员或新增编制都应用“用人申请表”进行书 面申请。3、提前做好教育培训需求调查,编制全年培训费用预算,制定培训计划,提高培训时效性,培训课程与考核题目要符合岗位要求, 培训后应

14、作评估和总结培训效果4、拟定外训管理制度,对超过规定费用的培训签订培训协议,对违反协议的离职员 工,按培训协议中约定的服务期按比例追缴培训费用,以免培训成本没有回报。5、规范员工调动程序,完善相关手续。6、完善离职手续, 视实际所需要做好离职面谈记录、 离职审批手续及离职清交登记。7、人力部应按相关制度对各部门用人严格把关和审批,对各部门用人申请进行分析 审核,对部门内同户籍比例过高的进行合理调配,并定期对人员结构进行分析。8、特种设备作业人员应有管理部门的批准证明,并持相关证书上岗。9、对身份证信息有变更的员工,应提供员工户籍所在地派出所出具的书面证明。10、对员工开展意见调查并进行评估。三

15、)严格落实执行现有的各项行政人事制度、 流程, 不断优化改善, 加强人事基础工作 的力度。1、 入职须缴交的资料应齐全,档案记录应完整,人事档案表格按要求规范填写,补 充、完善员工档案记录,严格填写资料。2、 规定定期更新人事档案的时间,并尽快更新目前档案内不规范资料。3、员工签署劳动合同需严谨, 应事先做好既符合法律、 又维护公司立场的劳动合同, 不能等到发生纠纷时才去完善。4、建议在库存表单用完后,对入职登记表、员工档案、员工简历表三个表进行整合 统一,规范人事表单资料。5、指定医院进行员工入职体检,指定体检项目,为全体员工创造一个健康的公共环 境,避免因身体健康问题产生人力成本的浪费。6

16、、车间作业应严格执行安全措施,并监督好生产质量,降低不必要的经济损失。人力部应在工伤发生后进行调查分析,并对反复发生工伤的员工与部门出具分析报 告、提出改善意见。四)公司领导提高对人力资源管理重要性的认识,并建立科学的薪酬激励机制。1、 建议人力部参与或负责制订薪酬福利体系、制度和激励机制,增加员工对企业的 归属感。人力部组织各部门主管讨论、建立员工绩效考核指标和具体内容,由人 力部组织实施绩效考核工作,并将评审后的员工考核资料交财务部作为薪酬福利 等的支付依据。2、 建立科学合理、公平公正的考评方案,制定管理人员考评制度、优秀员工评奖制 度。五)制定资料销毁的管理规定 。设定 2 人以上销毁人员和监督人员,编制销毁资料清册,登记销毁时间,并经公 司总经理审批。销毁资料清册可另找地方安全保管、长期保存。六)出具人力资源部工作量分析报告。针对某某人力资源部提出:目前人员配置无法完成审计建议中的工作量。

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