《电子表格软》ppt课件

1、第第4章章 电子表格软件电子表格软件Excel4.1 Excel窗口的组成窗口的组成4.2 Excel的根本操作的根本操作4.3 任务表的编辑与格式化任务表的编辑与格式化4.4 公式和函数公式和函数4.5 图表图表4.6 数据管理数据管理4.7 打印设置与输出打印设置与输出4.1 Excel窗口的组成窗口的组成图图4.1 Excel4.1 Excel运用程序窗口运用程序窗口工具栏工具栏标题栏标题栏形状栏形状栏编辑栏编辑栏义务窗格义务窗格列标列标任务表任务表标签标签行号行号菜单栏菜单栏称号框称号框单元格单元格1.任务薄任务薄Excel启动时显示一个空白的任务薄，默许启动时显示一个空白的任务薄，默

2、许名为名为Book1，扩展名为，扩展名为.xls。一个新的任务簿。一个新的任务簿中默许包含中默许包含3个空白的任务表：个空白的任务表：Sheet1、Sheet2和和Sheet3。可以根据需求添加或删除。可以根据需求添加或删除任务表。任务表。 2.任务表任务表每个任务表由假设干行和列组成。各列上每个任务表由假设干行和列组成。各列上方的字母方的字母A、B、C、AA、 IV称称为列标，用于标识列共为列标，用于标识列共256列；各行左侧列；各行左侧的数字的数字1、2、3、 65536称为行号，用称为行号，用于标识行共于标识行共65536行。行。3.3.单元格单元格行和列相交处为单元格。用列标行号来表行

3、和列相交处为单元格。用列标行号来表示单元格的地址，如示单元格的地址，如B4B4选定任务表中的某个单元格，单元格周围选定任务表中的某个单元格，单元格周围会出现加粗的黑色边框，该单元格称为活动会出现加粗的黑色边框，该单元格称为活动单元格。单元格。 4.4.称号框称号框显示活动单元格的地址或区域的称号。显示活动单元格的地址或区域的称号。 5.5.编辑栏编辑栏显示或编辑活动单元格中的数据、公式等显示或编辑活动单元格中的数据、公式等内容。内容。6. 任务表标签任务表标签显示任务表的称号。显示任务表的称号。白底显示为当前任务表，其他任务表为灰底白底显示为当前任务表，其他任务表为灰底显示。显示。用鼠标单击任

4、务表标签可以切换当前任务表。用鼠标单击任务表标签可以切换当前任务表。4.2.1任务薄文件的根本操作任务薄文件的根本操作 新建任务薄：建立空白任务薄新建任务薄：建立空白任务薄/运用模板运用模板 翻开已有任务薄翻开已有任务薄 保管任务薄：可以保管为任务薄文件，也保管任务薄：可以保管为任务薄文件，也可以保管为网页文件、模板等其他文件。可以保管为网页文件、模板等其他文件。4.2 Excel的根本操作的根本操作4.2.2 任务表的根本操作任务表的根本操作 插入空白任务表插入空白任务表 删除已有任务表删除已有任务表 重命名已有任务表重命名已有任务表 移开任务表移开任务表 “挪动或复制任务表命令挪动或复制任

5、务表命令4.2.3 单元格的根本操作单元格的根本操作1选定单元格选定单元格在任何操作之前必需先选定单元格。单元格的选在任何操作之前必需先选定单元格。单元格的选定有单项选择和多项选择之分。定有单项选择和多项选择之分。 鼠标单击某单元格鼠标单击某单元格 单击某个行号或者列标单击某个行号或者列标 从某区域左上角的单元格拖动鼠标到右下角从某区域左上角的单元格拖动鼠标到右下角的单元格，或者按住的单元格，或者按住Shift键的同时分别单击某区键的同时分别单击某区域左上角和右下角的单元格域左上角和右下角的单元格 按住按住Ctrl键的同时单击多个单元格键的同时单击多个单元格 以上方法的组合以上方法的组合2插入

6、或删除单元格、行和列插入或删除单元格、行和列“插入菜单中行或者列或者单元插入菜单中行或者列或者单元格菜单项，可以完成相应的插入操作。格菜单项，可以完成相应的插入操作。“编辑菜单中的编辑菜单中的“删除菜单项，可以完成删除菜单项，可以完成相应的删除操作。相应的删除操作。4.3 任务表的编辑与格式化任务表的编辑与格式化4.3.1 数据的输入与编辑数据的输入与编辑1单元格数据的输入单元格数据的输入 单击单元格，输入的新数据交换原有数据。单击单元格，输入的新数据交换原有数据。 双击单元格，插入光标出如今单元格中，输双击单元格，插入光标出如今单元格中，输入的新数据插入到光标处。入的新数据插入到光标处。 选

7、定单元格，单击编辑框，插入光标出如今选定单元格，单击编辑框，插入光标出如今编辑框中，输入数据，单击编辑框左边的输编辑框中，输入数据，单击编辑框左边的输入按钮入按钮“确认，或者取消按钮确认，或者取消按钮“取消。取消。2. 单元格中的数据类型单元格中的数据类型 数值型、字符型、日期数值型、字符型、日期/时间型等类型的数据。时间型等类型的数据。 字符型：字符型： 包括英文字母、数字、标点符号、特殊字符以包括英文字母、数字、标点符号、特殊字符以及汉字符等。及汉字符等。 字符型数据在单元格中默许左对齐。字符型数据在单元格中默许左对齐。 假设输入文本型的数字，应在数据最左端加西假设输入文本型的数字，应在数

8、据最左端加西文单引号文单引号 留意：字符串长度超出单元格留意：字符串长度超出单元格列的宽度时，假设右边的单元格列的宽度时，假设右边的单元格没有内容，多出的字符就会占用没有内容，多出的字符就会占用右边的单元格位置进展显示，但右边的单元格位置进展显示，但是不影响右边单元格。假设右边是不影响右边单元格。假设右边单元格有内容，过长的部分会自单元格有内容，过长的部分会自动被隐藏，实践内容在编辑栏中动被隐藏，实践内容在编辑栏中显示。显示。 数值型数值型 可以包括可以包括0 09 9十个数字、正负号、小数点之外，十个数字、正负号、小数点之外，还可以运用科学计数法符号还可以运用科学计数法符号E,eE,e、千分

9、位分隔、千分位分隔符符, ,、百分号、百分号% %等。等。 数值型数据在单元格中默许右对齐。数值型数据在单元格中默许右对齐。留意：数值太大或者太小时，自留意：数值太大或者太小时，自动采用科学计数法表示，并根据动采用科学计数法表示，并根据单元格的宽度对数值进展四舍五单元格的宽度对数值进展四舍五入，但不影响实践数值在编辑入，但不影响实践数值在编辑栏中显示。栏中显示。 数值型数据过长超出列的宽度时，数值型数据过长超出列的宽度时，单元格中会以一串单元格中会以一串“#“#显示，但不影显示，但不影响实践数值在编辑栏中显示。响实践数值在编辑栏中显示。 可以利用可以利用“单元格格式对话框单元格格式对话框设置数

10、值型数据的显示格式。设置数值型数据的显示格式。日期日期/时间型：时间型： 2021/2/15、2021-02-15、2021年年2月月15日、日、02/15/08等格式都是合法的日期格式，等格式都是合法的日期格式， 15:35:12 用来表示时间，可以运用用来表示时间，可以运用24小时小时制，也可以运用制，也可以运用 AM/PM区分上下午区分上下午 ，时间，时间和和AM/PM之间必需输入空格。之间必需输入空格。 日期时间同时输入时，先输入日期，然后日期时间同时输入时，先输入日期，然后输入一个空格作为分隔，最后输入时间。输入一个空格作为分隔，最后输入时间。 可以利用可以利用“单元格格式对话框设置

11、日期单元格格式对话框设置日期/时间型数据的显示输出格式。时间型数据的显示输出格式。 逻辑型数据逻辑型数据 逻辑型数据的逻辑真值用逻辑型数据的逻辑真值用TRUE表示，逻表示，逻辑假值用辑假值用FALSE表示。用户直接将表示。用户直接将true、false或者或者TRUE、FALSE输入单元格，输入单元格，Excel会自动会自动将其接纳为逻辑值。将其接纳为逻辑值。 逻辑型数据在单元格中默许居中对齐。逻辑型数据在单元格中默许居中对齐。 假设要将输入的假设要将输入的true、false或者或者TRUE、FALSE作为字符型数据，应在数据最左端加西作为字符型数据，应在数据最左端加西文单引号文单引号。2自

12、动填充数据自动填充数据 自动填充功能可以快速完成诸如等比、等差、自动填充功能可以快速完成诸如等比、等差、系统内置、用户自定义序列等有规律数据的录系统内置、用户自定义序列等有规律数据的录入。自动填充功能的运用需求填充柄工具。入。自动填充功能的运用需求填充柄工具。 填充一样数据填充一样数据 填充序列填充序列 ：等差：等差/等比数列等比数列自定义填充序列自定义填充序列 选择选择“工具工具/“/“选项菜单，在选项菜单，在“选项选项对话框的对话框的“自定义序列选项卡中有系统已有自定义序列选项卡中有系统已有的自定义序列，也可以本人定义新序列。只需的自定义序列，也可以本人定义新序列。只需用户输入某序列中的一

13、项，拖动填充柄就可以用户输入某序列中的一项，拖动填充柄就可以自动填充该序列。自动填充该序列。3数据有效性设定数据有效性设定 数据输入前可以进展输入的有效性设定，数据输入前可以进展输入的有效性设定，以阻止非法数据的输入。以阻止非法数据的输入。 选择选择“数据数据/“有效性菜单项，在翻开的有效性菜单项，在翻开的“数据有效性对话框中可以进展有效性的设数据有效性对话框中可以进展有效性的设置。置。4删除数据删除数据 运用运用Delete键，或者选择键，或者选择“编辑编辑/“去除去除/“内内容命令容命令 ，可以删除选定单元格中的内容，但，可以删除选定单元格中的内容，但并不删除单元格。并不删除单元格。5复制

14、、粘贴数据复制、粘贴数据 除了普通的复制、剪切、粘贴操作，除了普通的复制、剪切、粘贴操作，Excel还还提供了选择性粘贴。提供了选择性粘贴。 在源单元格进展了复制操作之后，在目的单在源单元格进展了复制操作之后，在目的单元格的快捷菜单中选择元格的快捷菜单中选择“选择性粘贴命令，在选择性粘贴命令，在选择性粘贴对话框中，可以选择只粘贴数据或选择性粘贴对话框中，可以选择只粘贴数据或者格式或者公式等，也可以选择对原单元格和者格式或者公式等，也可以选择对原单元格和目的单元格中的数值进展某种数学运算，将结目的单元格中的数值进展某种数学运算，将结果粘贴到目的单元格中，还可以对源单元格的果粘贴到目的单元格中，还

15、可以对源单元格的行列进展转置后再粘贴。行列进展转置后再粘贴。4.3.2 任务表的格式化任务表的格式化1设置行高和列宽设置行高和列宽 用鼠标拖动行或者列的分隔线，在适宜的位置用鼠标拖动行或者列的分隔线，在适宜的位置放开鼠标即可调整行高或者列宽。放开鼠标即可调整行高或者列宽。 “格式格式/“行，或者行，或者“格式格式/“列命令可以列命令可以翻开相应对话框进展准确设置。翻开相应对话框进展准确设置。 2设置对齐方式设置对齐方式 各类数据都有本人的默许对齐方式。可以利用各类数据都有本人的默许对齐方式。可以利用“单元格格式对话框中单元格格式对话框中“对齐选项卡来自定义对齐选项卡来自定义对齐方式。对齐方式。

16、3 3设置字体设置字体 “ “单元格格式对话框中单元格格式对话框中“字体选项卡可字体选项卡可以设置字体、字形、字号、下划线、颜色、特以设置字体、字形、字号、下划线、颜色、特殊效果等。殊效果等。4 4设置边框和底纹设置边框和底纹 表格的分隔线在打印表格时并不打印出来。表格的分隔线在打印表格时并不打印出来。 “ “单元格格式对话框中单元格格式对话框中“边框选项卡，边框选项卡，可以设置表格的外边框和内部边框。可以设置表格的外边框和内部边框。 “ “单元格格式对话框中单元格格式对话框中“图案选项卡，图案选项卡，可以设置单元格底纹的颜色和图案。可以设置单元格底纹的颜色和图案。 5条件格式的设置条件格式的

17、设置 “格式格式/“条件格式命令翻开条件格式对条件格式命令翻开条件格式对话框，可以设置最多三个条件格式。话框，可以设置最多三个条件格式。6自动套用格式自动套用格式 Excel提供了多个已设置好的制表格式供用提供了多个已设置好的制表格式供用户进展直接套用。户进展直接套用。 4.4.1 公式公式 公式是运用常量、运算符、内置函数、单元格公式是运用常量、运算符、内置函数、单元格援用、区域援用等构成的等式。援用、区域援用等构成的等式。 1.运算符运算符 算术运算符：算术运算符：+、-、*、/、% 文本运算符：文本运算符：& “山东山东&“财政财政&“学院的计算结果为字符学院的计

18、算结果为字符串串“山东财政学院山东财政学院4.4 公式和函数公式和函数 比较运算符：比较运算符：= =、=、=、 比较运算规那么如下：比较运算规那么如下： 数值型数据按数值大小比较。数值型数据按数值大小比较。 字符型数据按照字符的字符型数据按照字符的ASCIIASCII码值进展比较，码值进展比较，中文字符按照拼音进展比较。中文字符按照拼音进展比较。 逻辑值数据逻辑值数据FALSEFALSE小于小于TRUETRUE。 日期型、日期时间型数据时间早的数据小于日期型、日期时间型数据时间早的数据小于时间晚的数据。时间晚的数据。2.2.单元格的援用单元格的援用 援用单元格：公式中运用其他单元格时，用列援

19、用单元格：公式中运用其他单元格时，用列标行号来表示单元格。标行号来表示单元格。 绝对援用：绝对援用：$G$10$G$10 相对援用：相对援用：G10G10 混合援用：混合援用： $G10 G$10 $G10 G$10 援用同一任务薄的不同任务表中的单元格或援用同一任务薄的不同任务表中的单元格或者不同任务薄中的单元格：者不同任务薄中的单元格： 任务薄称号任务薄称号 任务表称号任务表称号! !单元格援用单元格援用 Book1Sheet1!A1Book1Sheet1!A13. 3. 区域援用区域援用 如如“A3:G5“A3:G5，代表的是左上角，代表的是左上角A3A3单元格到单元格到右下角右下角G5

20、G5单元格这个矩形区域内的一切单元格；单元格这个矩形区域内的一切单元格； 如如“A3:G5,H1:H5,I2“A3:G5,H1:H5,I2，代表的是，代表的是A3:G5A3:G5和和H1:H5H1:H5两个矩形区域内的一切单元格以及两个矩形区域内的一切单元格以及I2I2单单元格。元格。 以上援用单元格的方式也适用于单元格区以上援用单元格的方式也适用于单元格区域的援用。域的援用。4.4.公式的输入公式的输入 任何公式的输入都是以任何公式的输入都是以“=“=开场的开场的 ，编，编辑栏中显示的是原始公式，而单元格中显示公辑栏中显示的是原始公式，而单元格中显示公式计算的结果。式计算的结果。4.4.2

21、函数函数1.函数函数 函数调用是公式的一部分，格式如下：函数调用是公式的一部分，格式如下：函数名参数列表函数名参数列表 参数列表由假设干个用参数列表由假设干个用“，进展分隔的参数，进展分隔的参数组成，参数可以为常量、函数、表达式、单元组成，参数可以为常量、函数、表达式、单元格援用、区域援用等。格援用、区域援用等。 AVERAGE(A5:G5) SUM(A5:G5) 函数的运用见【例函数的运用见【例4-1】。】。 IF IF函数是最常用的逻辑函数，语法如下：函数是最常用的逻辑函数，语法如下：IF( logical_test , value_if_true , IF( logical_test ,

22、 value_if_true , value_if_false )value_if_false ) 函数计算逻辑表达式函数计算逻辑表达式logical_testlogical_test的值，的值，假设为逻辑真，那么前往假设为逻辑真，那么前往value_if_truevalue_if_true；假；假设为逻辑假，那么前往设为逻辑假，那么前往value_if_falsevalue_if_false。 IF(H2=90, IF(H2=90,优优,IF(H2=80,IF(H2=80,良良, , IF(H2=70,IF(H2=70, 中中,IF(H2=60,IF(H2=60,及格及格, ,不及格不及格)

23、2 2公式的复制和挪动公式的复制和挪动 传统的传统的“复制复制/“/“剪切剪切/“/“粘贴粘贴 命令命令可以复制和挪动公式，也可以拖动填充柄，将可以复制和挪动公式，也可以拖动填充柄，将单元格中的公式自动填充到拖动经过的单元格单元格中的公式自动填充到拖动经过的单元格中。中。 假设公式中有对单元格或者区域的援用，假设公式中有对单元格或者区域的援用，不同的援用方式会导致不同的复制或者挪动结不同的援用方式会导致不同的复制或者挪动结果。果。(1) (1) 相对援用，公式在进展复制或挪动时，相相对援用，公式在进展复制或挪动时，相对援用的单元格地址会根据公式位置的变化对援用的单元格地址会根据公式位置的变化做

24、相应的更改。做相应的更改。(2) (2) 绝对援用，公式在进展复制或挪动时，绝绝对援用，公式在进展复制或挪动时，绝对援用的单元格地址不会随公式位置的变化对援用的单元格地址不会随公式位置的变化而变化。而变化。 (3) (3) 混合援用，公式在进展复制或挪动时，绝混合援用，公式在进展复制或挪动时，绝对援用部分不变，相对援用部分会根据公式对援用部分不变，相对援用部分会根据公式位置的变化做相应的更改。位置的变化做相应的更改。【例【例4-24-2】 4.4.3 Excel常用函数常用函数 IF函数函数IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) SUM函数函

25、数SUM(number1,number2,) SUM(3,5,10) SUM(A2:A6) SUM(A2:A6,B7,10) AVERAGE函数函数AVERAGE (number1,number2,) TODAY函数函数TODAY( ) NOW函数函数NOW( ) INT函数函数INT(number) INT(8.9) TRUNC函数函数TRUNC(number, num_digits) TRUNC(128.567) TRUNC(128.567,1) TRUNC(128.567,-1) 4.5 图表图表 Excel的图表按照所在位置可以分为两种：嵌的图表按照所在位置可以分为两种：嵌入式图表，与

26、数据源在同一个数据表中；独立入式图表，与数据源在同一个数据表中；独立式图表，单独以一张任务表的方式存在，默许式图表，单独以一张任务表的方式存在，默许称号为称号为Chart1。 当任务表中的数据源发生变化时，与其相关当任务表中的数据源发生变化时，与其相关的图表也会自动更新。的图表也会自动更新。4.5.1 创建图表创建图表 可以运用图表导游创建图表。可以运用图表导游创建图表。 【例【例4-3】 4.5.2 编辑图表编辑图表1组成图表的对象组成图表的对象 图表标题，图表区，数据系列，数据轴标题，图表标题，图表区，数据系列，数据轴标题，分类轴标题，图例分类轴标题，图例2图表的修正图表的修正“图表类型、

27、图表类型、“源数据、源数据、“图表选项、图表选项、“图图表位置对话框可以进展图表的修正表位置对话框可以进展图表的修正 3数据系列的添加和删除数据系列的添加和删除4.5.3 图表的格式化图表的格式化 图表的格式化是指对组成图表的各个对象的图表的格式化是指对组成图表的各个对象的格式化，包括称号、字体、图案、颜色、对齐格式化，包括称号、字体、图案、颜色、对齐方式、填充效果、显示方式、刻度、位置等等。方式、填充效果、显示方式、刻度、位置等等。 不同的对象有不同的格式化不同的对象有不同的格式化内容，每种对象都有本人相应的内容，每种对象都有本人相应的格式化对话框。格式化对话框。4.6 数据管理数据管理4.

28、6.1 数据清单数据清单 数据清单是有任务表中的单元格构成的矩形数据清单是有任务表中的单元格构成的矩形区域，相当于数据库中的一张二维表格。区域，相当于数据库中的一张二维表格。 每一列的数据是具有一样属性的数据的集每一列的数据是具有一样属性的数据的集合，相当于数据库中的字段，列标题为字段名。合，相当于数据库中的字段，列标题为字段名。 除第一行为字段名以外，其他每一行的数除第一行为字段名以外，其他每一行的数据构成一条记录。据构成一条记录。 不允许存在空白行和空白列，也不允许有不允许存在空白行和空白列，也不允许有完全一样的两行。完全一样的两行。可以直接在任务表区域编辑数据清单，也可以直接在任务表区域

29、编辑数据清单，也可以运用记录单进展数据管理。可以运用记录单进展数据管理。用用“数据数据/ /记录单命令翻开以记录记录单命令翻开以记录为单位的编辑对话框。可以阅读记录、修正、为单位的编辑对话框。可以阅读记录、修正、添加、查询记录。添加、查询记录。4.6.2 数据的排序与挑选数据的排序与挑选1.数据排序数据排序 数值型数据按照数值大小进展排序；数值型数据按照数值大小进展排序； 字符型数据英文字母按照字母顺序进展排序，字符型数据英文字母按照字母顺序进展排序，汉字按照拼音或者笔画进展排序；汉字按照拼音或者笔画进展排序； 日期时间型数据按照时间的先后进展排序；日期时间型数据按照时间的先后进展排序； 单元

30、格中数据假设是空值，那么无论升序还是单元格中数据假设是空值，那么无论升序还是降序，该单元格总是排在最后。降序，该单元格总是排在最后。 简单排序简单排序 在排序字段所在的列中任选一个单元格，在排序字段所在的列中任选一个单元格，单击单击“常用工具栏中的常用工具栏中的“升序按钮或者升序按钮或者“降序按钮。降序按钮。 复杂排序复杂排序 Excel Excel最多可以允许运用三列数据进展三最多可以允许运用三列数据进展三级复杂排序。需求运用级复杂排序。需求运用“数据数据/“/“排序命排序命令翻开令翻开“排序对话框，按要求进展排序设置。排序对话框，按要求进展排序设置。 在在“排序对话框中还可以设置英文字母排

31、序对话框中还可以设置英文字母排序能否区分大小写默许不区分大小写，排序能否区分大小写默许不区分大小写，排序方向是按行还是按列默许是按行，汉排序方向是按行还是按列默许是按行，汉字排序是按拼音字母还是按笔画默许是按拼字排序是按拼音字母还是按笔画默许是按拼音字母。音字母。2数据挑选数据挑选 数据挑选可以在众多的数据中查询到需求的数数据挑选可以在众多的数据中查询到需求的数据，并将不需求的数据暂时隐藏起来。据，并将不需求的数据暂时隐藏起来。 自动挑选自动挑选 在数据清单内任选一个单元格，然后选择在数据清单内任选一个单元格，然后选择“数据数据/“挑选挑选/“自动挑选命令，清单中的每个字自动挑选命令，清单中的

32、每个字段名的右侧出现一个下拉小按钮，进入自动挑选段名的右侧出现一个下拉小按钮，进入自动挑选形状。形状。 可以以一个确定值挑选出相应记录，可以挑选可以以一个确定值挑选出相应记录，可以挑选出某字段的前出某字段的前n或者前或者前n%的最大的最大/最小值，可以自最小值，可以自定义挑选条件。可以同时对多个字段进展自动挑定义挑选条件。可以同时对多个字段进展自动挑选，各个字段的挑选条件之间是逻辑与的关系。选，各个字段的挑选条件之间是逻辑与的关系。高级挑选高级挑选 假设各个字段的挑选条件是逻辑或的关系，那假设各个字段的挑选条件是逻辑或的关系，那么需求运用高级挑选。么需求运用高级挑选。 高级挑选必需在数据清单之外建立一个挑选条高级挑选必需在数据清单之外建立一个挑选条件区域，在条件区域内设定挑选条件。一个挑选条件区域，在条件区域内设定挑选条件。一个挑选条件区域通常至少包含两行，第一行用来指定字段名，件区域通常至少包含两行，第一行用来指定字段名，其他行用来设定字段的挑选条件。各行之间是逻辑其他行用来设定字段的挑选条件。各行之间是逻辑或的关系，同行各单元格之间是逻辑与的关系。或