秘书工作案例分析(全)

1、案例1：男朋友的工作调动一、背景 公司秘书于雪的男朋友是公司市场部胡毅。他俩的恋爱也早已到了谈婚论嫁的程度。他俩准备在明年春暖花开的时节定百年之好，但由于公司不允许员工之间谈恋爱，所以他俩的关系在公司内部至今尚无人知晓。 这天上午公司开司务会，讨论人事问题，于雪来到会议室为大家添茶。“最近香港分公司的王军病得很厉害，那里的经理来电话让我们赶紧派人去顶替王军”人力资源部的刘经理说。“派市场部胡毅去如何？他还没有结婚。”公司一位副总这样提议。“我看可以。”公司总经理说：“那就这样定了吧，这个月底就发调令，让他过去。” 人力资源部的刘经理马上回答：“行！我们在月底前给胡毅办好调令。”于是胡毅去香港工

2、作的事就这样定下来了。这天下班后，于雪和胡毅又在那家幽静的小酒吧里约会。“我想我们明年春天最好还是去新马泰”胡毅说着，递给秘书一本精致的新马泰旅游小册子。他的目光清澈纯真，脸上显着红晕，那是他已深深陶醉在蜜月旅行的幸福之中。公司有规定，除非出差，公司外派人员半年之内不得回京探亲，即使过不惯外地的生活，也必须忍耐。于雪当然知道这些，所以，她感到十分苦恼。不仅明年春天结婚的计划可能泡汤，即使结了婚也得忍受两地分居的煎熬，面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择： na、你下个月就要调到香港分公司去了，我们的婚期可能得推迟。nb、到时候再说吧！nc、默默无语。nd、胡毅，听说你们部又新

3、来了一个漂亮的MM，是吗？ne、好，我俩就去新马泰旅游。案例3：上司外出之后一、背景 秘书于雪的上司是财务部总经理周明。这天上午十点左右，周经理对于雪说：“我现在要去趟银行办点私事，估计个把小时回来。”他刚走，公司负责投资的副总裁刘总来电话找周经理，说有几个财务数据要请他确认一下。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：a、告诉刘总说周经理去银行办点私事去了，并问刘总周经理回来后是否可以马上与他联系。b、问刘总是几个什么样的财务数据需要周经理确认，是否可以把这几个财务指标告诉自己，等周经理回来后马上向他。c、告诉刘总说周经理外出了，估计一个小时之内能回来，并对刘总说：“周经理一

4、回来我马上转告他，让他与您联系。”d、于雪回答：“刘总，实在对不起，我不知道周经理做什么去了。”e、于雪马上热情地说：“刘总，周经理外出办事了，我请我们部的老王跟你说说可以吗”案例5：戴大墨镜的客人一、背景 这天上午秘书于雪正在前台值班，一个理着大光头、戴着大墨镜，显得很酷的中年客人推门而入。于雪马上站起身迎接客人：“您好！请问您是”“我找你们老总！”客人说着就要里走。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：a、对不起，我们老总正在跟客人谈话，有什么事请跟我说吧。b、对不起，先生，请你填写会客登记表。c、先生，你不能进去，否则我叫保安了！d、先生，您预约了吗？e、对不起，先生，

5、请问您贵姓二、问题 对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。三、分析本题的最佳选择是c。选a之所以不合适，是因为你在没有弄清楚客人的身份和来访目的之前，不能向他透露本公司领导人的任何信息。从另一方面来说，如果客人来访是为了通报某种机密，他向你说合适吗？选b也不合适。对于一般的客人来说，他一进门你就请他作自我介绍和登记是对的，但是，现在这个客人的表现是不“一般”的，所以，对这种客人你再让他登记，实际上带有强迫的味道，是对他的一种不尊重，所以不太合适。选c明显不对，因为除非对方已经对公司造成了威胁，你才可以叫保安，否则，你叫保安是对客人的不尊重，有损于公

6、司形象。你之所以用这种方式对待客人，实际上是一种无形的优越感在作怪。选d也非常不礼貌。作为一般的礼仪，客人上门之前应当预约。但是，人家既然已经上门了，你就不能再用这种看似礼貌实则冰冷的态度对待人家了，你得热情地接待每一位上门的客人。 选e之所以合适，就是因为你再次让客人自我介绍，不仅很有礼貌地阻止了他往里闯，而且给客人创造了第二次自我介绍的机会。在现代商业社会，你第一次可以鲁莽无礼，但你不能一而再再而三地无礼。所以，只要对方还有起码的教养，他就会停下来作自我介绍。案例7：老总父亲的生日一、背景 这天上午老总外出，公司的一个大客户胡老总来电话，他对老总的秘书于雪说：“听说你们老总的父亲这个月满8

7、0大寿，到底是哪一天？”面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：a、因为不知道对方问老总生日的真正的目的，所以让他找机会问老总。b、因为帮老总父亲订过机票，见过老总父亲的身份证，所以告诉对方是某月某日。c、因为这属于老总的隐私，所以说老总没告诉过自己，自己不清楚。d、很警惕地反问对方：“你问老总父亲的生日做什么？”e、很惊奇地说：“没听说过老爷子要过生日呀！”二、问题 对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。三、分析本题的最佳选择是b。选a之所以不合适，主要是把问题复杂化了。对方问老总父亲的生日多半是为了贺喜，不太可能与公司商业机密没

8、什么关系，所以，让对方直接去问老总实际上是一种不负责任的行为。选c也不合适。老总父亲的生日虽然属于隐私，但不要忘了对方是老总的老朋友；对这种事情也保密，只会让对方觉得你神经有毛病。选d则是一种没有礼貌，甚至可以说是一种没有教养的做法。对方是老总的朋友，作为秘书，没有资格以这种口吻与上司的朋友说话。选e实际上也是一种不诚实和不负责任的做法。作为秘书，现在表面上看现在是对方在“求”你，但实际上也说明你将来也有求对方的时候，因为“求”总是对等的，你有初一，对方将来就有十五。选b之所以是最合适的做法，是因为她把握了分寸。作为秘书当然要严防公司的商业机密的泄漏。但哪些东西属于公司的商业机密，应该根据内容

9、和对方的情况来判断。像这种场合，对方是老总的朋友，内容又是生日庆贺，所以没有必要草木皆兵。当然，如果你真的不知道那你当然可以回答不知道，如果你知道还要对方去问老总，那你就给对方一个没有诚意的感觉。作为秘书，一定要能分清哪些信息是属于公司的商业机密，哪些不属于公司的商业机密。案例9： 安全隐患一、背景 于雪一家私营煤矿老总的秘书。该矿的规模虽然很大，但在安全生产方面存在许多隐患；对于这些隐患，老总总是抱着侥幸的心理。这天，老总得到消息，说有关部门要组织安全生产大检查，于是，老总让于雪赶紧准备一套材料应付检查组。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择： a、好，我马上就办。 b、老

10、板，这种技术性很强的资料我不会做，你还是找别人吧！ c、老总，这事关重大，最好实是求地汇报；对于安全隐患，我们尽快整改。否则，一旦出事，后果不堪设想。 d、当面什么也不说，背后写匿名信给有关安监部门。 e、表面上答应，但就是拖着不办！二、问题 对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。三、分析本题的最佳选择是c。选a从秘书的专业角度来看是对的，因为作为一个职业秘书，积极而又忠实地执行上司的指令是起码要求；但是，如果上司的指令有违法或其他不道德之处的话，那在执行指令的时候就得慎重，因为一个优秀职业的秘书，首先是一个守法和诚实的公民。选b也不合适，这么生硬

11、地拒绝执行老总的指令，缺乏一个职业秘书应有的能力，而且这么简单地拒绝也不解决任何问题，因为老总还可以找别人做假，而你的饭碗有可能就被砸了。选d也是一种恶劣的做法。尽管你遵纪守法，但你在背后告老总的状，不管出于什么动机，都违背了一个职业秘书的操守。这充其量只能说明你仅仅是一个守法的公民，而不是一个优秀的秘书。选e跟选择b一样，也是一种缺乏职业素养的表现。选c之所以是最佳选择，是因为你作为助手，尽了自己给老总以提醒的义务。当然，老总听不听你的劝告，那是另一回事，因为你仅仅只是一个助手。案例1：电话号码一、背景这天上午公司秘书于雪分完邮件，在给胡总送邮件时，只听到胡总正在与恒昌公司老总通电话：“你说

12、是天地公司赵总的电话吗？我好像记得有他的名片，回头我查一下告诉你你们公司今年的生意如何”正巧秘书早上整理名片夹时无意中看到了赵总的名片，知道赵总的电话号码是87654321。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择： a、马上把电话号码写在便条上，放到胡总的面前。b、当作什么也没有听见。c、如果胡总问自己的话，就告诉他是87654321。d、如果胡总问自己的话，就写在便条上递给胡总。e、把电话号码写在便条上，站在旁边，等待时机。二、问题对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。 三、分析本题的最佳选择是d。 如果选择a，你就有可能让胡总觉

13、得你有喜欢偷听他打电话的嫌疑。作为秘书，虽然做事都要积极主动，但也要注意自己的行为是否给胡总带来困扰，如果直接告诉胡总，完全有可能违背胡总的意愿。 如果选择b的话，你则有可能让胡总觉你作为一个秘书，缺乏一种积极主动的精神。而且，你已经进了胡总的办公室，怎么可能没有听到呢，在这种情况下装也没有必要了。 如果选择c的话，则有可能让胡总反感，因为你口头告诉胡总电话号码，一是会打断胡总的电话，二是老总也不一定记得住，更重要的是胡总在打电话时，作为秘书最好禁声。 选择e则更不合适。胡总在打电话时，在一般情况下秘书不应该站在旁边，一是一些老总不喜欢让别人听自己打电话；另一方面，如果你只是等待时机，那又显得

14、太不积极了。 选择d是比较合适的。胡总问你要电话号码，你将电话号码写在便条上交给他，既协助了胡总的工作，又没有干扰老总的工作；胡总完全可以按自己的方式去跟对方交流。案例5：部门经理之间的矛盾一、背景 李明是公司销售部总经理，刘峰是市场部的副总经理。公司刚成立的时候，他俩都在销售部，工作上是搭档。但他们两个人工作作风完全不同，李明工作上一向大刀阔斧，而刘峰则精益求精。由于两人性格差异，再加上一些个人之间的恩怨，所以，几年来他俩一向不和，这在公司内部几乎是公开的秘密。 老总刚从集团总部调来不久，想打开欧州市场，于是准备派李明和刘峰去参加下个月在莱比锡国际博览会，同时考察欧盟市场。秘书于雪在与老总接

15、触过程中，无意中知道了老总的这个想法。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：a、如果老总问自己派他们两人带队去欧洲是否合适，就说自己不清楚。b、主动向老总报告，听销售部于娜说，刘峰与李明曾在饭堂动手打过架。c、如果老总问自己刘峰与李明的关系如何，就说他们两人因为性格等方面的原因，在工作中确实有些矛盾。d、如果老总不问自己就不说这件事。e、如果老总问自己，就说他俩性格有些合不来，但并不影响他们一起带队去欧洲。二、问题对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。案例9：上司打高尔夫球一、背景 今天是星期五。十点来钟，秘书于雪在去总经理办公室

16、给老总送邮件时，正听见老总在与朋友打电话：“前一向太忙了，好久没打高尔夫球了。你明天有空吗？好，那就这么说定了，明天下午一起去打高尔夫球，放松放松。”一点钟左右，高尔夫球俱乐部的客服人员给作为俱乐部VIP会员的老总来电话；中午老总外出应酬还没回来，于雪接的电话。对方问老总明天去不去打高尔夫球，如果去就给他预留位置。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择： a、也许可以去，你们先留个位置吧！ b、明天肯定去！ c、我不太清楚。 d、我需要请示一下再答复你！ e、我们老总太忙，说不准！二、问题 对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。三、

17、分析本题的最佳选择是d。选a表面上看没错，老总也许会去打球，留个位置没错，但是，老总并没有直接给秘书下达订位的指令，所以，选a实际上是秘书一种自作主张的行为。选b也不对，它同样是一种自作主张的行为，只不过是比a更恶劣一点罢了。选c看起来似乎是一种很稳妥的做法，但你这种回答无异于你告诉对方你是一个很不称职的秘书。选e也是一种不负责任的行为，作为助手，秘书是上司与内外进行沟通的桥梁，所以，不容许这种敷衍塞责的行为出现。选d之所以是最佳选择，一是它没有自作主张，二是它又积极主动，承诺给对方以答复。案例1：老总的照片一、背景 这是一家以家电制造为主业的上市公司。最近，公司为了实现产业升级，正在收购一家

18、上市的生物制药公司的股份。为了避免两家公司的股票在股票市场上的大幅波动，两家签订了严格的保密协议，规定这件事双方只能让少数人知道。 这天，负责与对方秘密谈判的公司副总从对方的所在地给总裁秘书于雪来电话，说谈判己经完成，让于雪赶紧用快件寄3张作为公司法人代表的总经理照片过去，以办理有关手续。这天总经理正好在市政府开会，于雪一时找不到总经理的照片。就在于雪不知怎么办好时，她看到挂在自己胸前的胸卡，想起半年前公司为了实施CI战略，公司公关部统一为公司每个员工拍照制作胸卡，便估计公关部留有总经理照片。于雪给公关部打电话，对方接电话的正是于雪中学的同学小诺。小诺是公关部的办事员，公司所有人的照片都是她拍

19、的。她说他们那有总经理的照片，并答应马上给送过来。当于雪刚刚松口气，公关部的雷经理来电话，问于雪要照片做什么用。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择： a、这是总经理要的，我不知道！ b、我可以告诉你，但你不能对别人说。 c、拿到报纸上去发表（因总经理前几天刚接受一家财经报纸的采访）。 d、对不起，我暂时不能说。 e、你问那么多干什么？二、问题对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。案例5：业务经理的困难一、背景 市场部要求元旦搞促销的报告由秘书于雪送到总经理那里已经有三四天了，但由于马上要开董事会了，总经理根本没时间批复。这天上午

20、市场部的副经理来到于雪的办公室，质问她办事为什么这么拖拉，不让总经理把报告批了。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择： a、你没看老总天天在开会，哪有时间？ b、好，我帮你催催！ c、我早就把文件送过去了！ d、我又不是老总我怎么知道？ e、你要是急你自己去找老总呀！二、问题 对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。 三、分析本题的最佳选择是b。选a不能说错，因为它如实反映了事情的真相，但作为一个职业秘书，你对自己的要求又太低了：一是你不能用这种冷淡的态度对待别人，更何况对方的职位比你高；二是对待这种比较紧急的文件，作为秘书你应该想

21、办法让老总急件急批，你没有做到这一点，也可以说是种失职。选c是种典型的敷衍塞责行为，因为你只是个简单的传声筒或邮差。选d是一种态度比较恶劣的行为，用这种态度说话，不仅忘了自己的职责，更重要的是这种无形的优越感迟早会让自己在公司面临四面楚歌。选e与选择d差不多，只是态度更加恶劣一些罢了。选b之所以最合适，是因为你在对方有明显误解甚至不太友好的情况下，没有与对方“对着干”；你态度积极，不仅可以在无形中化解对方的怨气，而且也给了对方的面子，因此，至少可以保证矛盾不会激化，维持了双方和谐的关系。至于能不能让老总尽快把文件批下来，那是另外一回事；你可以提醒一下老总，但秘书毕竟不能越俎代庖，替老总批阅文件

22、。案例9：催材料一、背景 财务部李经理从老总那里拿了一份材料。这天，老总急着要那份材料，便让秘书于雪去财务部取回来。在电梯口于雪正好碰到有急事要外出办事的财务部李经理。他听于雪说要材料，立即说回来后马上给她送过去。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择： a、严肃地对李经理说：“是老总让我来取的，你可不要不当回事呀！” b、问李经理大概什么时候能回来，回来后能不能马上把文件送回来。李经理说一个小时之内回来，回来后一定将材料送过来。于是秘书回办公室向老总报告。 c、听完财务部经理解释后，秘书叮咛地说：“你可千万别说话不算数呀！” d、秘书带着恳求的口气说：“李经理，我求你回办公室

23、给取一下吧，不然我没办法向老总交待！” e、秘书爽快地说：“行，回来后就马上给我电话！” 二、问题对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。三、分析本题的最佳选择是b。选a 显然是不合适的。作为秘书，尽管你是在执行老总的指示，但从职位上来看，你比财务部经理低，所以，你不能用这种口气跟人家说话。如果你用老总去压人家，这次人家可能会听你的，但从长远来看，你只会给人家留下一个狐假虎威的印象，让人家看不起你；一有机会，人家就会给你穿“小鞋”。如果秘书工作得不到各部门的配合，那工作就无法开展。选c也显然不合适。既然对方已经答应回来后马上把材料拿过来，你还这么加一

24、句“你可千万别说话不算数呀！”就是对人家的不信任，因而也是对人家不尊重的表现。作为秘书一定要掌握“用尊重换取尊重”的原则，如果你不尊重人家，人家也就不会从内心尊重你。案例1：老总请客一、背景 年底快到了，这天上午秘书于雪正在自己三楼的办公室赶材料。下午四点来钟，老总来电话让秘书过去。老总交待完一些正事后，想起一件事来：“今年我们公司的销售不错，市场部的几个人功不可没。明天晚上没什么事，我想请他们吃顿火锅，你帮安排一下。”于雪就吃火锅的具体时间、地点和标准进行了确认之后回到了自己的办公室。市场部的办公室在一楼，用什么方式通知他们？面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择： a、正好

25、有人去一楼的市场部，托他带话。 b、用内线电话通知市场部经理。 c、暂时放下手中的工作，专程去一趟市场部。 d、打电话叫市场部经理来自己办公室一趟，把具体事项交待一下。 e、用msn通知市场部经理。二、问题 对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。三、分析本题的最佳选择是c。选择a 显然不合适。老总的宴请对市场部的人来说应该说是一件很隆重的事，你只让人顺便捎话显然不是很重视。另外，这是一件小范围的事，如果随便让人带话，就有可能会搞得满城风雨，让其他部门的员工对老总不满，感觉老总厚此薄彼，挫败他们的积极性，使老总宴请的目的适得其反。选择b 和选择a一样

26、，对老总的宴请不重视，把它当作一般性的工作处理，这是你不了解老总请客真正意图的表现。选择d 的做法显然不对。尽管你手头工作很忙，但是，作为秘书，你的职位没有市场部经理高，如果你打电话把市场部经理叫到你办公室来通知他，你实际上就把自己摆到老总的位置上了，这是很危险的。选择e 和选择b性质是一样的，而用msn比用电话的效果更差。案例5：意外的电话一、背景 这天上午公司孙总正在主持召开公司的董事会。公司有规定，在开董事会时会，参加人员一般不接电话，等散了再说。十点左右，公司的大客户李总来电话，他对孙总的秘书于雪说他有急事要与孙总商量。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择： a、李总，对不起！我们老总正在开会，不能接听电话。 b、李总，实在不凑巧，我们孙总正在参加董事会，估计会议要到12点钟才结束。回头我们再给您来个电话，您看这样可以吗？ c、李总，请您稍等一下，孙总刚刚散会，我马上帮您去找找。 d、李总请您等一下，我马上叫我们孙总来接电话！ e、李总，实在对不起，我们孙总不在公司。二、问题 对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。三、分析本题的最佳选择是c。选a之所以不合适，主要是没有考虑到对方的感受。对方会想：既然你们孙总在家，只不过是在开会，那为什么就不能抽几分钟来接个电话呢？你们