文件控制(表格模板、doc格式)

1、编号： A0004文件控制在“文件控制”菜单下设子菜单(如图右)：一、功能数据描述工作流程描述目前手工完成此工作操作步骤序号流程备注1制定各部门自己制定文件或 ISO 会同各部门确定过程后制定文件2校对ISO 人员对文字、内容、排版3审批经理 / 厂长审核、管理代表核准4发行ISO 盖文件受控章，填写文件分发回收记录后发到各部门5修改发行后的文件修改，修改后的文件须再次校对、审批、发行在电脑中实现此工作的操作界面界面描述“文件制定”菜单操作界面见附件A0004（1）；点击文件制定菜单后，进入操作界面如附件 A0004(1) ，点“新增”，输入文件信息、导入文件，后点保存即可；新增文件过程中，若

2、需取消操作，按“取消”按钮结束，若已保存，若要取消此份文件，点“删除”按钮删除文件。文件发行前的文件修改：文件未经校对或审批时，文件建立本人可以修改；若文件已经校对或审批，修改文件需通知到校对或审批人取消校对、审批后方可修改。文件未审批时，校对人可以修改；若文件已经审批，校对人需通知审批人取消审批后方可校对。操作：在界面 A0004(1) 中，点击浏览进入操作界面 A0004(2), 此界面需默认显示自己建立或校对的文件。点“查询” , 输入查询条件，点“检索” ，双击显示要操作的文件，后进入界面 A0004(1) 后进行修改、保存。“文件校对”操作界面见附件A0004（2）；ISO 人员进入

3、此操作界面时，当前界面需显示所有未校对的文件，用户可选择查询、输入查询条件后检索，显示指定条件的文件。在当前显示页面中，双击对应的文件所在行进入界面附件A0004(1), 点修改，修改完成后，点选“校对”选项，选择审核文件的人员（注：审核人员选项预设工厂经理/ 厂长级人员，选择后的审核人员名字显示在其下方的框中），OK后点“保存”按钮即可。按上述操作后，点浏览，进入操面见附件 A0004（ 2），对未校对的文件进行一一校对。“文件审批” 菜单操作界面见附件 A0004（2）；审核：审核人员点击此菜单后的界面只显示当前审核人员须审核的文件。审核人员双击页面中的文件所在行进入界面见附件 A0004

4、(1) 对文件内容进行审核， OK后在审核选项前框格点选打上“”即可。核准：核准人员点击此菜单后的界面需显示所有已审核完成、需核准的文件。审核人员双击页面中的文件所在行进入界面见附件 A0004(1) 对文件内容进行审核， OK后在核准选项前框格点选打上“”即可。“文件发行”菜单操作界面见附件A0004（2）；ISO 人员击点此菜单后的界面需显示所有审批完成、待发行的文件。进入此界面后，双击页面中的文件所在行进入界面 A0004(1), 在发行选项前框格点选打上“”即可。“文件查询”菜单操作界面见附件A0004（2）；除 ISO 人员，其他人员均有权限查询，查询时 ( 默认 ) 只显示最新版本

5、、发行后的文件。（注： ISO 人员用户可按需求选择显示全部、新版、旧版选项 ）。查询条件见“三、查询数据表格中的序号1-7 字段”。“文件修改”菜单操作界面见附件A0004（2）；所有人员均有权限修改 , 用户进入此界面后，输入查询条件查找要修改的文件，双击该文件进入操作界面见附件 A0004(1), 点击修改，自动变更版本号 , 修改 OK后保存。二、用户数据结构文件制定、校对、审批、发行 要输入到电脑中的数据：序号输入的数据数据类型最大可能长度备注1部门名称字符20下拉选择ISO 人员点“校对”选项时，系统自动根2文件编号字符12据文件类别生成文件编号：公司英文名（ AUSSCO） +斜

6、杠“ / ”+文件类型 (2 位 )+流水号 (3 位) ，如： AUSSCO/QM0013文件名称字符304类别字符20输入下拉选择，预设选项有：质量手册 QM、程序文件 QP、规范 QS、表单 FM、外来文件 EX5制定/日期字符/日期8/86导入/日期字符/日期8/87版本字符28流水号数字11制定人名称 / 制定日期（输入）导入人名称 / 导入日期（系统生成）新增文件，版本默认为“ V0”（系统生成）系统自动生成流水号：日期 (8 位 )+ 流水号 (3 位 ) ，如 :20080808001校对后点选 “ ” 以“”显示，9校对/日期字符/日期8/8其后系统自动生成校对人的名字，校对

7、日期审核时点选 “ ” 以“”显示，10审核/日期字符/日期8/8其后系统自动生成审核人的名字，审核日期核准时点选 “ ” 以“”显示，11核准/日期字符/日期8/8其后系统自动生成核准人的名字，核准日期发行时点选 “ ” 以“”显示，12发行/日期字符/日期8/8 数据处理规则序号规则描述其后系统自动生成发行人的名字，发行日期1 操作顺序 : 制定校对审批发行2三、用户查询及报表格式 所有 AMIS用户均可以查询，查询条件（能够输入那些数据进行查询）：序号数据项描述1部门选择或输入部门的名称2类别选择文件的类别3文件编号输入或选择文件的编号4文件名称输入或选择文件的名称5导入日期输入导入日期

8、时间段6制定输入制定人的名字7导入输入导入人的名字8未校对 / 已校对选择选项“未校对”或“已校对”9 未审核 / 已审核选择选项“未审核”或“已审核”10 未核准 / 已核准选择选项“未核准”或“已核准” 排序条件（按那些数据进行排序） ：序号数据项描述1类别类别排序顺序： QM、QP、QS、 FM、EX2文件编号3 报表格式（电脑打印报表的格式：表头标题及每个标题所对应的数据项）除 ISO 人员外，其他用户打印文件时， 文件中不显示制定、 审批人的名字和日期，无发行章； ISO 人员打印时，可根据需要选择打印选项（发行章（打印时，发行章上显示的日期该文件发行日期） 、封面、制定 / 审批项）文件封面序号表头标题对应的数据项备注1公司标志、名称AUSSCO图标及公司英文名（AUSSCO）2文件编号文件的编号3文件名称文件的名称4版本版次5页数文件正文件内容页数6制定/日期制定人的名字 / 制定日期7审核/日期审核人的名字 / 审核日期8核准/日期核准人的名字 / 核准日期文件正文（打印时可选择含或不含制定/ 审批项，含制定 / 审批项时的打印效果见附件 A0004（5），不含制定 / 审批项时的打印效果见附件A0004（4）序号表头标题对应的数据项备注1公司标志、名称AUSSCO图标及公司英文名（AUS