武汉长科工程建设监理有限责任公司技术档案管理办法(定稿)

1、武汉长科工程建设监理有限责任公司技术档案管理办法（试行）第一章总 则第一条 为加强武汉长科工程建设监理有限责任公司（以下简称公 司）技术档案管理，发挥技术档案在监理服务中的作用，根据中华人 民共和国档案法（以下简称档案法）、基本建设项目档案资料 管理暂行规定、中华人民共和国档案法实施办法、建设工程监 理规范（gb50319-2000 ）、水利工程建设项目施工监理规范等有 关法律、法规，结合公司的实际，制定本办法。第二条本办法所称技术档案是指公司在从事监理服务中直接形成 的，具有保存价值的文字、图纸、图表、声像材料等各种载体资料。第三条 公司技术档案工作遵循统一领导，集中管理的原则。总工 程师是

2、技术档案管理责任人；综合部（质量技术部？）是技术档案管理 部门；监理部（站）、职能部门负责本部门归档文件的收集、整理、立 卷和归档。第二章归档范围和要求第四条 归档文件范围主要包括以下内容:（一）招、投标文件（包括电子版）;（-）监理合同；（三）监理规划（含电子文档）；（四）监理实施细则（含电子文档）;（五）监理月报；（六）监理日志；（七）监理工作报告（含电子文档）；（a）竣工验收资料（包括验收评价报告及竣工备案证明）；（九）业务考核手册（包括质量监督站评价意见）；（十）现场监理图片（含电子图片）；（十一）各类获奖证书。第五条 归档文件应符合国家有关档案管理、规范、标准和本办法 要求。（一）为

3、提高档案的案卷质量，归档人员应按照本办法第四条和文 件材料形成的规律及其相互联系进行整理立卷，保证卷内文件材料的齐 全、完整和准确。（-）同一案卷中，文件材料应按产生的时间先后、重要程度进行 排列，保管期限要基本一致。对案卷中文件材料有需要说明的事项，归 档时在卷内备考表中说明。（三）案卷内文件材料的载体和书写材料必须有利于长期保存。纸 质材料每页左边要留不小于2cm的装订线。（四）存档套数要求原件一套。图片资料要求冲印一套，用影集装 好，并注明主题、时间、地点、人物等。第六条 监理部（站）、综合部分别负责本办法第四条中（二） （十一）和（一）归档文件的收集、整理、立卷和移交工作。第七条 归档

4、责任单位应在承监工程验收后的1个月内将技术档案 移交给档案管理部门，并附案卷移交清册表（qr01/17j）。经审核 合格后，档案管理部门发出技术档案归档审签合格通知书 （qr01/17-2）,双方办理移交手续。第三章案卷标准第八条 档案盒采用国家标准卷盒，内部尺寸采用长x宽为310mm x 220mm,盒脊厚度可以根据需要选择20、40、60 （ mm ）等尺寸。第九条卷盒外封面的“案卷题名”、“编制单位”、“编制日期” 和案卷脊背“档案号”、“案卷题名”（标明工程名、文件类别、序号） 由归档责任单位填写，采用4#黑体字。第十条整理方法（一）卷内文件纸幅尺寸 资料的纸幅尺寸用a4型（长x宽为

5、297mm x 210mm ）。（二）分类 归档文件按本办法第四条进行分类。（三）案卷题名 应简明、准确的描述卷内文件的主要内容。（四）装订 卷内文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；来文与复文作为一件时, 复文在前，来文在后。图纸一般随文字材料装订，编号与该报告的档案 号对应。卷内文件不允许用金属物或其它不利文件长期保存的物质装订, 对破损处要进行修复。（五）案卷编目 对已经组好的案卷进行编目。填写卷内文件目录 （qr01/17-3）.卷内备考表（qr01/17-4）、案卷封面（qr01/17-5 ）。其中案卷封面要与文件一同装订。第五章档案

6、的管理与利用第十一条整编好的技术档案一律进库保存，由技术档案管理部门 的档案管理人员管理。第十二条 对已超过保管期限的技术档案，由技术档案管理部门编 制销毁档案目录，送技术档案管理责任人审批，批准后实施。销毁档案 时，必须有1名监销人员监销。第十三条技术档案借阅的要求（一）因工作需要，公司职工需借阅、复印、摘抄技术档案，要填 写技术档案借阅登记表，经技术档案管理部门负责人批准后，方可 借阅；并在约定时间内归还。（二）外单位人员查阅技术档案，需填写技术档案借阅登记表 （qr01/17-6）,经技术档案管理部门负责人批准后，方可借阅；并在约定时间内归还。（三）对所查阅的档案不得拆卷、涂改、损坏、转

7、借。第六章奖 惩第十四条对在档案的收集、整理、保护工作中做出显著成绩的各 级档案责任人，公司将给予一定奖励。第十五条 根据档案法和档案执行监督检查工作暂行规定， 有下列行为之一的，可根据情节轻重，对直接责任人给予处罚；造成损 失的除赔偿外并处以罚款；构成犯罪的，上报司法机关依法追究刑事责 任。（一）损毁、丢失或擅自销毁、出卖、转让技术档案。（二）将职务活动中形成的应归档的文件材料据为己有，拒绝向公 司档案管理部门归档。（三）擅自向外提供或抄录、复制属于公司的技术档案。（四）长期占用技术档案据不归还，造成档案散失。（五）涂改、伪造技术档案。第七章附 则第十六条 本办法由？负责解释。第十七条 本办

8、法自颁布2007年 月 日起实施。质量记录案卷移交清册表qr01/17-1技术档案归档审签合格通知书qr01/17-2卷内文件目录qr01/17-3卷内备考表qr01/17-4案卷封面qr01/17-5技术档案借阅登记表qr01/17-6案卷移交清册表项目名称:序号归案时 案卷号案卷名称案卷起止口期卷内张数保竹期限备注技术档案归档审签合格通知书技档归字（）第号项 目 名 称：监理部（站）名称：经审核，该项目文件材料的收集、分类、组卷、编目及移交时间均符合规定，形成的案卷达到了完整、准确、系统的要求，同意归档。移交单位负责人：档案管理部门负责人：归档统计表序号分类归档数卷件（盘）页（张）1文字文件2图纸3声 像4照片5其他6合计移交单位（移交人） 接收人卷内文件目录共页第页档号案号 档馆缩微号编制 单位编制 口期保管期限案 卷 题 名密级卷内共件页序号文