秘书基础教案第九章

1、 第九章 9-1  会议的概述教学目标知识目标：    1.了解会议的概念、要素和种类。    2了解会议的作用及加强会议控制的方法。能力目标  ：掌握常用的工作方法与要领德育目标：培养事业心和责任感教学重点：会议的要素教学难点：会议的种类教学方法：讲授法课时安排：一课时教学过程： 【导入新课】  操办会议事务，为领导人安排会见、会谈、是秘书人员的一项重要工作，秘书人员要做好这项工作，应当了解哪些知识,具备什么能力呢？ 【讲授新课】 一、会议概念 

2、;   会，就是聚会，集合，回合；议，就是商讨，议论。会议，就是把人们组织起来，讨论和研究问题的一种形式，如全体会议、工作会议；会议还是一种经常商讨并处理重要事务的常设机构和组织，如中国人民政治协商会议，部长会议。 二、会议的要素    构成会议的要素有：会议名称、会议时间、会议地点、会议主持者、会议参与者、会议议题、会议进行的方式方法、会议的文件、会议的结果、会议的费用等。 三、会议的种类    按规模分：特大型会议（万人以上）、大型会议（千人以上）、中型会议（几十人至数百人）、小型会议（几人

3、至几十人）。    按会期分：定期会议、不定期会议。    按级别分：中央级、地方级。    按功能分：决策性会议、分工协调会议、动员会、总结评比会议、纪念庆典会议、信息交流会议、研讨会、展览会。    按召开方式分：集中会议、分散会议；电话会议、电视会议、广播会议、网络会议。    按涉外与否分：国内会议、国际会议。    按秘密等级分：公开会议、内部会议、机密会议。    按内容分：

4、综合性会议、专题性会议。 四、会议的作用    交流信息，互通情报；发扬民主，集思广益；增进了解，促进团结；科学决策，协调行动。 五、会议的控制    会议有很多积极作用，但会议不是实行领导的唯一手段，如果事事都必须开会才能解决，势必形成"会海"，造成时间和精力的浪费，经济的浪费，信息的重复和浪费，滋长不正之风。加强会议控制，秘书人员应该做什么？    1改变会议观念，提高工作效率。摈弃凡开会必须请领导的旧观念，敢于负责，把问题解决在现场、基层。 

5、0;  2会议要有领导、有计划、有制度。   （）坚持"一支笔"审批制度，明确各种会议的审批权限和会议的职能范围。   （）明文限定一定时间内召开的会议的次数、会议日期、会议地点。   （）不开无准备的会议。   （）会议决议的事项必须落实，不重复开会。   （）降低会务费用标准，不发高档纪念品，不组织集体照相和游览，不硬请领导参加。 【课堂小结】    会议作为人类特有的活动方式，有它自身的构成要素。会议的种类各式各样，作用

6、各不相同，会议的组织工作要求周密细致。会议包含大量的知识和技能，作为秘书人员，应该了解会议工作的知识，掌握基本办会的方法，在每次会议中做有心人，协助领导开好每一个会议。 【课后练习】 一、单选题    1按会期分，会议可分为（     ）和不定期会议。    A集中会议        B.综合性会议     C.专题性会议   D.定期会议

7、0;   2.按内容分，会议可分为（     ）和专题会议。    A.集中会议          B.综合性会议     C.电话会议    D.分散会议    3按召开方式分，会议可分为集中会议和（     ）。    A.电话会议 &

8、#160; B.内部会议   C.机密会议   D.定期会议二、多选题    1构成会议的要素有（     ）。    A.会议时间          B.会议议题    C.会议事件   D.会议结果    2按规模分，会议可分为（     ）。&

9、#160;   A.中央级            B.地方级     C.大型会议    D.中型会议    3按功能分，会议可分为（     ）。    A.专题性会议     B.信息交流会议    C.总结评比会议 

10、;   A.专题性会议 9-2  会议的前期准备 教学目标    知识目标：掌握会议前准备工作的内容    能力目标：掌握会议前期准备工作的基本方法，常用的会议通知和会议管理性文件的写法    德育目标：培养终于职守，乐于奉献的职业道德，培养踏实、细致、周到、一丝不苟的工作作风。 教学重点：会议前准备工作的内容教学难点：会议前期准备工作的基本方法,常用的会议通知和会议管理性文件的写法教学方法：案例教学法、实验法课时安排：三课时教学过程： 

11、;【导入新课】    办文、办会是秘书工作的内容，办会指的是办理会议事务的工作。办会，包括会议的前期准备、会中服务和会后服务几个环节内容。"凡事预则立，不预则废"，秘书在会议前期的准备中该做哪些工作？如何才能做好这些工作？这堂课我们告诉你这方面的知识，并帮助你掌握会议前期准备的方法。 【讲授新课】    一、会议前的准备内容    会议前的准备工作内容有： 安排会议议题、确定会议时间、确定与会人员、确定会议方式、确定会议场所、确定会议议程、确定会议日程、制发会议通知、准备会议

12、必需品、布置好会场、准备会议文件资料。 二、会议前期准备工作的基本方法    1安排会议议题    会议为议事而开，要讨论的核心内容即为议题。会议前要确定明确的会议议题，会议的议题需科学合理、有针对性，才能达到开会的目的。如果没有明确的议题，开会的时候会出现怎样的局面呢？   案例一 ：跑题会   某部召开常委会议，学习上级下发的文件，与会的常委都是基层单位的领导，大家一段时间没有见面，聚在一起特别热闹，彼此都忙着交流信息，联络感情。开会前你争我抢地发言，会场静不下来。会议开始，主持人

13、传达完文件的内容，让大家就文件内容表态时，会场上却出奇的安静。看报的，喝茶的，交头接耳的，就是没人往正题上说。这时，某领导发言了，挑头说起了与会议内容不相干的内容。会场立即活跃起来，整个会场生发出去，热热闹闹地跑了题。会议的时间很快到了，主持人无奈地只好宣布散会。同时，他让秘书整理一份会议讨论情况，向上级汇报。秘书心里想，大家都跑题了，什么都没有说，让我怎么写呢？    提问如何确定会议议题？（基本方法）    一是由领导提出；    二是由秘书部门上下广泛征求意见后，按重要程度、缓急程度提出，简要拟出&

14、quot;近期会议安排议题"的书面材料，送有关领导审定后纳入会议计划。这种书面材料一般按顺序逐条排列即可。    小窍门 一次会议的主要议题不宜过多。重大议题以一会一题为妥，议题多了会出现多个主题。安排议题时，要考虑与会人员的心理，将最重要的、最复杂的议题先讨论。因为人对首先接触的事物会产生新鲜感，对后接触的事物缺乏新鲜感。     2确定与会人员    合理确定与会人员，应根据会议性质、议题、任务，确定出席会议人员的范围、资格、条件等，与会人员一般包括主持人、记录员、来宾、会议代表、

15、列席代表听众等。对出席会议的人数要有精确的统计，以便做好其他准备工作。如果秘书人员工作不细心，就会给领导造成工作上的被动，不信你看：    案例二 ：漏了技术干部    某集团军传达中央工作会议精神，要求传达到师以上干部。会议刚结束，就有几位老干部接二连三地打电话找军政委，问为什么不让他们参加会议，有的老干部还发起了牢骚，搞得军政委很窝火，还得一个劲地在电话里做检讨。放下电话一查，原来秘书处在通知参加会议名单中，忘记了这几位享受副师级待遇的技术干部。       3确定会议时

16、间    会议起止时间，也称会期。确定会议时间力求科学，避免耗时费财，保证与会议有关的主要人员基本到会。确定会期的方法：   （ 1）事先做一个调查，把握全体与会者都较方便的时间段。任意安排一个开会时间，可能会打乱某些人的日程安排。   （ 2）选择与会者中关键人物最佳的时间开会，以保证这些关键人物集中精力开好会议。   （ 3）避免会议召开期间与企业重要的经营活动冲突，或者避免打扰企业的正常运行。     4确定会议方式    根据会

17、议议题和与会者的具体情况，考虑采用何种方式召开会议；或集中开，或利用电话、广播等方式分散开。     5确定会议场所    案例三 ：会场太小了    某上市公司召开股东大会，会址选在公司的小礼堂。可是开会时来了很多股民，都是小股东。按以往情况，很少会有小股东来开会，会议人数一般按大股东预定，会场也不需要太大。现在小股东懂得行使自己的权利了，纷纷要求要求参加会议，这样一来，就出了麻烦，会场根本无法容纳到会的股东。面对指责。公司只得临时改换会址，搬到市体育馆，耽误了很多时间。  

18、;  小窍门 如何确定会议场所？   （ 1）大小适中    会场的空间必须足够大，平均每个与会者拥有 2 平方米为宜。空间过大，彼此难以亲近，会议气氛会受影响。   （ 2）地点合适    宜定在与会人员比较集中便利的场所，距离主办单位也不宜太远，以避免给会务工作造成不便。会期长的可尽可能靠近住宿处，以方便多数人为原则。还需考虑环境的清静，保证会议不受干扰。外出留宿开会必须考虑通讯联系的方便，考虑费用支出，考虑衣食起居的舒适等等。   （ 3）附属设施齐全

19、0;   桌椅、照明、音响、通风、网络、通信、安全、卫生、餐饮、住宿、服务、娱乐、供电、交通等均要考虑。     6确定会议议程    会议议程是对已确定的议题列出发言或讨论的先后顺序。议程应当简明概略，并冠以序号将其清晰地表达出来。     7制定会议日程    会议日程是结合会议期间的所有活动作逐日的具体的安排。拟订会议日程要明确具体，并准确无误。日程安排大体包括：时间、地点、内容。    小窍门

20、60;  （ 1）重要的议程必须列在整个议事日程的前项。   （ 2）必须合理分配各项议案的时间，为重要的事项留足时间。   （ 3）注意效率，每次议程不必太杂，内容不必太长。   （ 4）议程是提醒与会者做好准备，所以议程要提前发，可以和会议通知、日程安排一起发。   （ 5）提前送发与议程有关的材料，可以减少会议讨论时间。   （ 6）会议持续两个小时以上者，安排中间休息；会后还要留出社交时间。     8制发会议通知。  

21、;  发会议通知主要有书面（文件、信函、请柬、报纸、墙报、海报等）、口头、电话、传真、电子邮件、广电媒体等多种方式，根据会议范围、会期长短选用。    细节注意 在发会议通知时认真确定与会人员的范围，保证给确定的每位与会者发送会议通知。通知的信封上应准确标明与会者的详细地址、工作单位、姓名等，并在显著位置上醒目地标出"会议通知"的字样。可将会议中使用的有关票证（入场券、代表证、座次号、编组名单以及就餐证、乘车证等）与会议通知一并发放。     9准备会议必需品   

22、 会议必需品有：纸、笔、本、签到册、座位名签；饮料、茶叶、茶杯、烟缸、纸篓；音响、录音、录像设备；通风、照明设备；电脑、投影、白板等演示设备；横幅、标语、气球、旗帜、会标、台布、花卉等宣传用品；磁带、票箱、奖品、代表证等特需用品。调配工作需要十分细致，关键是要做好登记，以免丢失，或者万一丢失，便于查找，以便购置。秘书人员可开列物品清单，以免遗漏。 10布置好会场     如何布置会场？   （ 1）摆好会场座位 ：可以按不同的规模、主题选择不同的座位布局（各种座位的摆法见下图）    A日常办公

23、会、小型座谈会，宜采用圆形、椭圆形、长方形、正方形、一字形、T 字形、U  字形、回字形等摆法，这些形式可以使与会人员坐得比较紧凑，消除拘束感，形成民主团结气氛。    B中型会议，采用而字形、山字形、半圆形摆法，这些形式比较正规，有一个绝对中心，容易形成严肃庄重的会议气氛。    C大型茶话会、团拜会、宴会，可采用星点式、众星拱月式，这些形式比较稳定，容易形成轻松和缓的气氛。    D会见、会谈，主要形式有：马蹄形、圆形、长方形、方形，要注意宾主的位置，我国习惯客人坐在主人的右边，译员、记录员

24、分别坐在主宾的后边或右边，其他客人按礼宾顺序在主宾一侧就坐。   （ 2）排好主席台座次    一般来说，职务最高的居中，然后先左后右，按职务向两边顺序排开，主持人也应该按职务排列，不必排在第一排边上。座位上可放置名签。由于主席台座次排列属于敏感问题，重大会议秘书人员应请示领导   （ 3）根据会议需要做适当装饰，不同的会议要求不同。    党代会朴素大方, 庆祝会喜庆热烈, 纪念会隆重典雅, 座谈会和谐融洽, 追悼会庄严肃穆, 工作会简单实用, 展览会新颖别致。   （ 4

25、）检查调试照明、音响设备、演示媒体等。 11准备会议文件资料。    会议文件包括：   （ 1）会议的程序性文件，如会议议程表、日程表。   （ 2）会议中心文件，如开（闭）幕词、发言稿、典型材料、工作报告、会议讨论稿。   （ 3）会议指导性文件，如法律、法规、政策等。   （ 4）参考性文件，如技术资料、统计资料等。   （ 5）会议管理性文件，如会议通知、会场示意图、会议规则（须知）、作息表。 会议准备程序表管理层意图 议题确定

26、会议时间 选择会议地址确定会议方式明确会议的目的与管理层的工作日程进行协调准备会议资料明确与会者确定与会者名单确定会议组织者与主持者确定会场编辑与会者名单预定会场明确议事日程确定会议资料确定议程确定会场布置格局确定会议服务项目确定会议指南确定会议通知会前审核通知与会者开会编辑会议资料编辑议程计划制定会场布置方案制定会议服务计划印制、分发会议指南及会议通知核实参加会议者、编制出席者名单布置会场准备会议记录薄和签到薄 【课堂小结】    会议能否顺利举行，关键在于是否做好了会议前的准备工作。会前的准备要牢记：安排周密，不丢不漏。反复检查，杜绝隐患。

27、集中力量，确保时限。 案例一 ：多变的通知    某地准备以党委和人民政府的名义，召开全区性会议。为给各有关单位充分时间准备会议材料和安排好工作，决定让机关办公室先用电话通知各有关单位，然后再发书面通知。电话通知发出后不久，某领导即指示：这次会议很重要，应让参会单位负责相关工作的领导也来参加，以便更好的完成会议任务。于是，发出补充通知，过后不久，另一领导又指示：要增加另一项工作的有关负责人参加会议。如此再次补充通知，搞得下面无所适从，怨声载道。    思考讨论：秘书工作中的哪个环节出了问题？应该怎样做？案例二 ：差点难堪&#

28、160;   某集团公司年中表彰会九点半顺利召开。奏国歌，领导讲话，代表发言，一切顺顺当当，可是发奖品时发生了意外。原来，会前临时增加了一个获奖单位，奖状写了，奖品却给忘了。眼看发奖品的领导将要面临尴尬局面，秘书小吴到底是年轻人反应快，马上向刚才领过奖的同志借用了奖品，转手交给发奖的领导发了下去，这才避免了一个难堪的场面。会后，又补了一份奖品给有关单位。    思考讨论：会议准备特别要注意什么？从这个案例来看，秘书人员还应该具备什么能力？案例三：会议延时半小时    某机关开表彰会，因为上级领导要参加，基层单位领导

29、也有上百位，秘书小李就选择了市中心的"科学会堂"做会场。开会时间定在上午八点。然而，等到八点一刻，还有不少人没有按时到场。一打听，原来，附近的一条街刚刚改成了单行线，本来可直接开过来的车，现在却得绕道了。真是出乎意料。无奈，会议只能延时半小时召开。而有的与会者因工作安排打乱了，不得不提前退场。    思考讨论：从这个案例来看，秘书工作应该具有怎样的工作作风？ 【课后练习】 一、多选题    1发会议通知的书面方式有（     ）  &#

30、160; A请柬        B信函     C电话     D报纸    2小型座谈会中座位的摆法有（     ）    A圆形         B椭圆形     C山字形    

31、60;    D半圆形    3确定会议场所的要求有（      ）    A大小适中     B地点合适     C人员集中     D附属设备齐全二、判断题    1与会者如果没有接到按规定应发的通知，可以对会议未按照法定程序办理提出诉讼    代表性会议一般是按照法定程序，

32、定期召开的的会议。    小型茶话会应采用六角型或八角型布置。    粉红、橙色、黄色色调庄重、典雅。比较适合于严肃的工作会议。    会见、会谈时，一般主人在右，客人在左。 三、实验题    1公司要召开一次小型会议，决定工作小组领导的换届选举，请根据会议需要准备会议用品。    2两家公司进行商务会谈，双方代表各 15 人，请对会场进行布置。    3写一份开表彰会议的通知。 9-3 

33、; 会议中和会议结束阶段的工作 教学目标：    知识目标：了解会议中秘书人员的组织和服务工作，了解会议后的善后落实工作。    能力目标：掌握常用的工作方法与要领，培养一定的管理能力和应变能力。    德育目标：培养学生有始有终的作风和"三服务"的信念。教学重点：会议过程中及会后的秘书工作。教学方法：案例法、启发分析课时安排：2 课时教学过程： 【导入新课】    经过充分的准备，会议召开了，是不是秘书的工作就大功告成了？会议中秘书人

34、员还有哪些工作要做？会议后还有哪些收尾工作？其实会议中和会议后还有很多工作要做。 【讲授新课】一、会议中的组织服务工作    1会场的科学管理包括以下环节：    （ 1）会前检查会场 如：桌椅、电源、照明、音响等设备及安全情况。发现问题及时解决。    （ 2）签到 ：参加会议人员在进入会场时一定要签到。会议签到是为了准确地统计到会人数，更好地安排会议工作。    签到方法主要有以下几种：    A小型会议由会议秘书人员、会议工作人员

35、代为签到。    B大中型会议一般采用证卡签到。    C富有纪念意义的会议可采取簿式签到的方法。    D座次签到方法。    E电子计算机签到。   （ 3）引导就座。    小窍门与会者的座位一定要事先安排好，可以以部门为单位集中就坐，也可以划分会区。大多数会议的人员并不熟悉会场，因此，会议工作人员要引导座位。为减轻会议工作人员的负担，可以采用印刷"座次表"，还可以设座位标志，摆放名签。 &

36、#160; （ 4）分发文件    一般在签到时发放会议文件。   （ 5）维持会场秩序    禁止无关人员入会，保证会议安全、机密、无干扰。 案例一 ：会议要保密    某高科技公司对新研制的产品开会鉴定。会议期间，发现竞争对手某公司的职员悄悄进了会场。公司秘书立即向经理汇报了情况，建议停会休息，并及时要求该人员离场。因处理及时，保证了公司利益未受损失。    点评分析：市场经济下，谁掌握了高技术，谁就可能赢得竞争。而对公司技术的保密也显得十分

37、重要。一些对手的渗透可谓不择手段。会议的保密工作不可小视。   （ 6）内外联系，传递信息    开会时一般不接寻找与会者的电话，接传紧急电话时要注意安全保密。   （ 7）处理临时交办事项    会议时出现一些临时变动，应根据领导的指示，妥善解决。   （ 8）做好会议记录    会议记录的形式可以多样：速记、录音、录象。   （ 9）收集会议资料    一些会议要求收集要讨论的信息，及时反馈给

38、会议的主持者。   （10）编写会议简报    会议简报是会议交流性和指导性文件，要及时编写分发。   （11）其他服务工作    会场的茶水供应，摄影留念安排等。 2会议场外的科学管理   （ 1）经费    会前做好经费预算，合理安排使用。   （ 2）食宿    根据与会人数预定房间、安排食宿。   （ 3）交通    保证会议用车

39、、停车，合理分配车次。   （ 4）活动    会议期间的参观、休闲、接见、宴请等活动，要安排细致，时间、地点、场所、人员都要细致落实。   （ 5）保健保安    会议期间要做好会场、住宿的安全保卫工作，确保无重大事故发生。 二、会议后的善后落实工作    1会后检查会场    会后秘书人员要组织人员清理会场，保持会场原貌。    2离会工作    做好与会人员的返

40、程工作，对贵宾要先送行。会期长的，在会前或会中秘书人员应做好车船机票的预订工作，对需要送行的要安排好交通工具。    3整理、编写会议文件    对会议做出的决策，秘书人员应根据会议记录和会议最后议定事项，及时、准确地拟出会议决定、会议简报、会议纪要等文字材料，报有关领导审核。    4立卷归档    会议结束后，收齐会议整套文件、材料，包括通知和讲话，会议决议和纪要，有关文件、简报，会议记录、会议报道等，按档案管理的规定整理归档。    5会务

41、总结    会后，秘书人员要及时回顾会议的组织情况，总结经验，吸取教训，及时发现和弥补工作中的疏漏，为日后更好地工作积累经验。    6检查催办    任何会议产生的文件、会议精神及议定事项，会后都要传达、贯彻、落实，才能真正发挥会议作用。秘书人员在这一过程中就要起检查督促的作用。 案例二 ：会后要落实    有一副对联："今天会，明天会，天天开会；你也讲，他也讲，大家都讲"横批："无人落实"。这副对联批评的是会议开了以后不能

42、落实的情况。这种情况确实普遍存在。例如，某县教育部门曾召开校长会，要求学校严格按照文件规定收费，但开学后却发现一些学校并没有执行会议提出的要求，仍然乱收费。   点评：会议决议在工作中落实，会议才能取得实效，否则会议就开得毫无意义。保证会议要求的落实，需要检查督办。这是秘书在会议后的一项工作。    小窍门 如何做好检查催办的工作呢？    一要加强催办人员的责任心，健全责任制，责任到人。一人负责一项或几项催办工作，及时了解催办工作，解决出现的问题。    二是健全登记制度，建立催办登

43、记薄，定期记载催办事项的进展情况。    三要建立反映汇报制度，采用口头、书面、专题等各种形式，定期或不定期地向领导反映催办事项落实的情况。    检查催办的具体办法多种多样，常用的有发催办通知单，打电话催办，直接派人检查催办。催办通知单上一般要写明催办的内容、催办日期、受催单位、联系人、联系电话等，并按顺序编号。 【课堂反馈】思考并回答：    会场内的科学管理包括哪些内容？为什么要按着这样的顺序来做这些工作？    会议后的善后工作有哪些？做这些工作有什么意义？

44、 【课堂小结】    会议前的准备工作很重要，它是开好会议的前提基础。会议中秘书人员的工作同样很重要，因为会议中会有一些突发事件发生，会有一些临时事件要办理，需要秘书人员有高度的责任心，有职业的细心和应变能力。我们要认识到：秘书工作都是一些小事，实际上秘书工作无小事，有时候一个细节问题就会影响会议的议程或者效果。 【课后练习】 一、判断题    1会议的薄式签到方式适用于任何类型的会议。（          

45、;  ）    2会议文件必须在会议召开前发给与会者，以便与会者的参考和使用。（            ）二、多选题    1根据会议的性质可以将会议分为（     ）    A代表会议      B领导办公会议   C决策会议     D

46、非决策会议    2对于一般的小型会议，文件的收集方法可以为（    ）    A会议结束后在会议门口收集    B提前发文件清退目录    C会议结束时提出退还要求      D发文件收集范围单    3下列会议属于决策性的会议是（      ）    A董事会  &

47、#160;  B展览会     C职代会        D人代会三、应用题：一公司召开小型座谈会，会议结束后，要求秘书人员做好会议文件的收集工作，请列出收集的渠道和方法。 9-4 会议的文书工作  教学目标    知识目标：了解会议文书工作的特点内容和拟写文书的要求。    能力目标：掌握常用的会议文书的写法。    德育目标：培养"三服务&quo

48、t;信念。教学重点：会议文书工作的特点内容和拟写文书的要求。教学难点：几种常用会议文书的写作教学方法：讲练法课时安排：3 课时教学过程：【导入新课】 作为秘书人员，不仅要会办事、办会，还要会写文章。书面表达能力是秘书人员能力结构的重要组成部分。我们不仅要懂得语法、逻辑、修辞和一般的写作知识，而且还要掌握各种文体的写作技巧。成为写作公文的"快手"和"能手"。 【讲授新课】 一、会议文书工作的特点    概括地说：时间紧，变动大，政策性强。 1会议文书的主要内容（ 1）会议指导文书：包括上

49、级会议文书、上级指示文书、本级开会背景文书等。（ 2）会议的主题文书：包括开幕式讲话、主题报告、专题报告、专门文件、大会发言、选举结果、正式决议、闭幕式讲话。（ 3）会议程序文书：包括议程文书、日程安排、选举程序、表决程序等。（ 4）会议简报和会议记录文书：包括会议简报、会议发言、情况反映、各种记录等。（ 5）会议参考文书:包括代表提案、公务书信、群众来信、与会代表来信和各类来访的书面材料。（ 6）公告、传达文书:包括会议公告、新闻报告、接受来访、宣传文章、传达提纲、执行计划等。（ 7）会议管理文书:包括开会须知、议事规则、出示证件、保密制度、作息时间、生活管理等。 2会议文书的拟写

50、要求    由于会议文书的特点是时间紧、内容多、要求高，常常要配备一个写作班子来撰写文书。在写作过程中，要集思广义，认真组织协作，必要时要连续作战，流水作业，最后还要层层把关，责任明确，送请有关领导审核。 二、几种常用会议文书的撰写要求1会议通知    会议通知要写明开会的原因、目的、意义，会议召集者，会议内容，开会时间，开会地点，出席会议的对象，其他须知事项。 2会议规则    会议规则又称会议的组织规则，是会议组织活动的指导原则、行为规范，它规定了会议召开、组成、议事程序方面的准则

51、。拟写会议规则，必须遵循下列规则：   （）规则本身必须合法。   （）根据会议的性质不同，相应的规则规范与程度要有区别。   （）会议的议程要文字化、文件化。   （）要规定对特殊情况下暂时停止执行既有规则的必要条件的限制，同时要规定出新的暂时实行的规则产生办法。   （）规则的繁简要得当。范文:××大学党委宣传部部长办公会议规则 1.部长办公会议由部长召集并主持，或由部长委托副部长召集并主持。2.部长办公会议每周一上午例会，遇特殊情况可提前或延期召开。3.部长办

52、公室会议由部长、副部长参加，半数以上人员出席方可召开。4.部长办公会议研究决定宣传部的重要工作，会前做好调查研究和充分准备，提出初步。5.部长办公会议坚持民主集中制原则。与会人员要畅所欲言，各抒已见，集思广益。在此基础上，由部长作出决定。6.部长办公会议通过的事项，由部长及时向主管书记汇报，由分管部长和办公室负责落实。 3会议记录    会议记录由负责记录的人对会议进行情况以及会上发言和决定事项所作的记载。   （ 1）会议记录应该包括以下的内容：    会议组织情况会议名称、届数或者次数、时间、地点、出

53、席人、列席人、缺席人、主持人、记录人的。    会议内容会议议程、议题、讨论过程、发言内容、会议动态、决定事项。   （ 2）会议记录的要求：准确、真实、清楚、完整。   （ 3）会议记录的方法：详记、略记、摘要、归纳。 【范文参考】 ××市代表团第一组会议记录 会议名称：小组会议会议议程：讨论政府工作报告时间：3 月 11 日地址：第二会议室主持：刘××出席：全组代表 13 人列席：××日报社记者    许

54、5;×代表说    赵××代表说    吕××代表说 【范文参考】 ××市城南开发区管委会办公会议记录 时间：1995 年 4 月 8 日上午地点：管委会会议室主持人：李××（管委会主任）出席者：杨××（管委会副主任）、周××（管委会副主任管城建）、李××（市建委副主  任）、肖××（市工商局副局长）、陈××（市建委城

55、建科科长）及建委、工商局有关科室  宣传人员。街道居委会负责人。列席者：管委会全体干部记录：邹××（管委会办公室秘书）讨论议题：1如何整顿城市市场秩序。2如何制止违章建筑、维护市容市貌。杨主任报告城市现状?讨论发言（按发言顺序记录）肖××罗××秦××（居委会主任）李××（建委副主任）与会人员经过充分讨论、协商，一致决定：1由工商局牵头，居委会和其他部门配合，第一周宣传、第二周行动，监督实施，做到坐商归店，摊贩归点，农贸归市，彻底改变市场紊乱状况。2由管委会牵头，城建委等单位配合对全区建

56、筑工地进行一次检查。然后召开一次施工单位会议，对违章建筑、违章工场限期改正。一个月内改变面貌。过时不改者，坚决照章处理。散会。主持人（签名）记录人（签名）1995 年 4 月 8 日 4会议简报    会议简报是对会议局部或者全局进展情况进行报道。因此编写要求"快、新、实、短"。形式和消息的写法基本相同。会议简报的写法：  （一）报头    1简报名称一般用套红印刷的大号字体。如有特殊内容而又不必另出一期简报时，就在名称或期数下面注明"增刊"或"专刊"字样

57、。秘密等级写在左上角，也有的写"内部文件" 或"内部资料，注意保存"等字样。    2期号，可写在名称下一行，用括号括上。    3编印单位。    4印发日期写在与编印单位平行的右侧。在下面，用一道横线将报头与正文隔开。  （二）正文    正文，即简报所刊的一篇或几篇文章。简报的写法是多种多样的，因此，它的形式也较灵活。大多数是消息，包括标题、导语、主体、结果和穿插在叙述中的背景材料。除了消息，还有别的文体，所以，不是每篇

58、简报都有这几项内容。    1简报的标题类似新闻的标题，要揭示主题，简短醒目。    2导语通常用简明的一句话或一段话概括全文的主旨或主要内容，给读者一个总的印象。导语的写法多种多样，有提问式、结论式、描写式、叙述式等。导语一般要交待清楚谁（某人或某单位），什么时间，干什么（事件），结果怎样等内容。    3主体用足够的、典型的、有说服力的材料，把导语的内容加以具体化。    4结尾或指明事情发展趋势，或提出希望及今后打算。如果主体部分已经把事情说清楚，那就不必再加尾巴了。&

59、#160;   5背景：即对人物、事件起作用的环境条件和历史情况。背景可以穿插在各个部分。  （三）报尾    在简报最后一页下部，用一横线与正文隔开，横线下左边写明发送范围，在平行的右侧写明印刷份数。 5会议纪要会议纪要是根据会议的的主旨、用准确而精练的语言综合记述其要点的书面材料。它是在会议记录的基础上，分析、综合、提炼而成的，用来反映会议精神和会议成果的文件。会议纪要的内容：一是会议情况简述，包括会议的根据、目的、时间、地点、参加人员、会议讨论的问题及成果；二是会议主要的精神阐发。要求：忠于会议实际，内容集中、概括、精

60、练，逻辑条理要清楚。会议纪要的写法：1标题。由"会议名称+会议纪要"构成。2导言。介绍会议召开的基本情况，如时间、地点，参加人，讨论的问题。3会议的成果及议定的事项。应逐项列出。4希望。 【课堂反馈】 课堂提问：会议文书工作的特点是什么？会议文书的内容有哪些？为什么要制定会议规则？会议记录与会议纪要有什么区别？做会议记录有什么要求？ 【课堂小结】 撰写会议文书是一件十分严肃而又细致的工作，素材的整理、数据及典型材料的收集、整理，文件的起草与修改等环节，各个环节都必须按照领导意图，严肃认真对待。会议主题文书，特别是会议报告、主要文件、正

61、式决议、会议纪要等，要下大力气撰写好。 【课后练习】 1你的母校建校 50 周年，请你写一封邀请函，邀请国内校友回母校参加校庆庆典活动。2做一次主题班会的会议纪要。 9-5  会议方案的制定 教学目标：    知识目标：学会制定会议方案    能力目标：掌握制定会议方案的基本技能    德育目标：培养责任心和踏实的工作作风教学重点：会议方案的基本内容教学难点：制定方案的方法教学方法：讲授法、实验法课时安排：2 课时教学过程： 【导入新课】

62、0;秘书人员应该掌握制定整套会议方案的基本技能。会议方案应包括哪些内容？如何制定方案？制定时需要注意什么？是这节我们要掌握的内容。 【讲授新课】 一、会议方案的基本内容及制定方法：安排会议议题，确定会议名称、规模和规格（ 1）会议议题是制定会议方案的核心，有了明确的议题才能谈得上开会，议题通常由领导提出、领导定案。就一般工作性会议而言，秘书人员应当注意收集有关领导提出的议题，反映下级要求解决的问题，加强调查研究，收集应当提交会议研究的议题，整理出简要书面材料，送有关领导审定后纳入会议计划。安排议题要注意以下几点：先重后轻，把重要的棘手的问题排在前面。先同后异，把性质相同，互

63、相有联系的问题排在一起。先急后缓，把急需解决的议题排在前面。先宽后窄，把保密性较强的议题放在后面，以便有关人员到会和无关人员退席。准备后备议题，时间充裕时供讨论。（ 2）会议名称    一般由以下几个部分组成：会议主办单位名称，会议的主题，会议的类型。如：某某公司 2002 年度全体员工总结大会，2002 中国礼品信息发布会，合肥金融学校新校区落成典礼。（ 3）确定会议规模和规格的依据是会议内容和议题，内容和议题需要多大的规模就上多大的规模。应本着精简效能的原则来确定会议的规模和规格，即中、小规模，中、低档次规格能解决问题的，尽量不上大规模和高规格。 2

64、提出与会人员范围或人员名单在确定会议规模和规格的基础上，提出参加会议的范围或人员名单。这就是说，多大规模、何种规格档次的会议应当由何种身份的人参加。秘书人员应当在平时注意熟悉各部门的业务知识和各领导的情况，以便做好这项工作。 3拟定会议的会期会议何时召开，何时结束，就是会期。择定会期应保证与会有关的主要人员基本上都能到会。此外，还应该注意把握开会的时机，有些时效性很强的会议，要尽早安排；有些需要深思熟练、虑的会议，可以缓时召开。 4拟定会议的议程与日程安排围绕会议议题列出发言或讨论的先后顺序，就是拟定会议议程。议程拟定时应当考虑确保会议议项的顺利完成。表述宜简明，并冠以序号

65、。拟订会议日程则要求具体，并准确无误。日程安排要写时间、内容（包括会间活动、作息）、地点。会议日程可采用文字形式或表格形式。 5准备会议文件，落实后勤工作秘书人员要准确领会领导意图，弄清会议议题和目的，并据此确定会议所需文件的范围、种类（如会议通告、会议方案、会议规划），然后确保质量写出文件。文件起草后，要严格审查，经领导签发后交付打印。还要认真细致地校对，合理安排印发数量，检验印刷质量。根据需要，也可考虑提前发放。会议场地、设备、交通、经费等方面的后勤工作既繁杂又重要，稍有疏忽，就会造成被动局面。秘书人员在制定和落实后勤工作方案时，必须细致、周密。 【案例与分析】 &qu

66、ot;时装秀"方案某服装为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。秘书小李拟一个方案，内容如下：1会议名称："2002××服装集团夏季时装秀"2参加会议人员：上级主管部门领导 2 人；行业协会代表 3 人；全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约 150 人；主办方领导及工作人员 20 名。另请模特公司服装表演队若干人。3会议主持人：××集团公司负责销售工作的副总经理。4会议时间：2002 年 5 月 18 日上午 9 点 30 至 11 点。5会议程序：来宾签到，发放调查表。展示会开幕、上级领导

67、讲话。时装表演。展示会闭幕、收调查表，发纪念品。6会议文件：会议通知、邀请函、请柬。签到表、产品意见调查表。服装集团产品介绍资料。订货意向书、购销合同7会址：服装集团小礼堂。8会场布置：蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识，上方挂展示会标题横幅。搭设 T 型服装表演台，安排来宾围绕就座。会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。9会议用品：纸、笔等文具。饮料。 照明灯、音响设备、背景音乐资料。足够的椅子。纪念品（每人发×××服装集团生产的 T 恤杉一件）会务工作：安排提前来的外地来宾在石中心花园酒店报到、住宿。安排交通车接送来宾。展示会后安排工作午餐。 【分析】&#

68、160;从秘书小王拟制的这份方案，可以看出制定会议方案是一项综合性很强的工作。一个好的会议方案，应该是科学详尽、可行的。会议方案的制定要求高，需要秘书人员不断积累经验，认真细致地做好。小王的方案还有一些需要修改的地方：会议名称不能用口语，应该用正规的书面语。"时装秀"应该改为时装展示会。展示会的目的是打响品牌、开拓市场，应该请新闻媒体记者到会报道，以扩大影响。会议地点不应设在×××集团内部，这既不方便来宾，也起不到扩大影响的效果。应该设在来宾住宿的酒店的会议大厅。会议用品中没提及应该准备的用于展示的新款时装样品。 【课堂反馈】

69、0;思考讨论：某公司总裁将来我公司就技术合作事项进行商谈，请制定接待方案。方案参考：1安排好来宾的有关工作事宜：搞清楚来宾的基本情况和来意，根据来宾的意图和公司实际情况安排日常，安排领导会见来宾，安排好双方商谈的会议室，做好安全保密工作，以及礼品、纪念品的准备工作。2做好生活接待工作。如食宿安排及车辆使用安排等。3业余活动安排工作。 【课堂小结】 掌握制定整套会议方案是秘书人员的基本技能，我们应该抓住每一次机会，提高我们的业务能力。 【课后练习】 根据下面提供的会议内容，独立选择一项综合设计一份会议方案。1一家超市举行开业典礼，请写出庆典开幕式的操作程序

70、。2某学校召开学生评教座谈会。 9-6 会见和会谈   教学目标：    知识目标：了解会见和会谈的一般知识，学习安排会见和会谈的方法。    能力目标：掌握安排会见和会谈的方式。    德育目标：培养遵守规则的品行教学重点：会见会谈的一般原则教学难点：会见、会谈中的会务工作教学方法：讲授法、演示法课时安排：1 课时教学过程： 【导入新课】  安排领导会见会谈是秘书人员经常要做的工作。要把会见和会谈安排得井井有条，秘书人员必须掌握一些方法和原则。

71、【讲授新课】 一、会见和会谈的意义    会见指双方会晤。有礼节性的，有政治性的；有经济性的，也有实务性的。会谈是指双方或多方就某些重大问题正式交换意见或磋商。 二、安排会见、会谈的一般原则    1我国的外交、外事礼宾工作一般有以下三项原则：   （ 1）礼宾工作要以我国对外政策和策略为指导。   （ 2）坚持平等互利的原则。大小国家一律平等，交往中"不卑不亢，落落大方"，在既要尊重别国的风俗习惯，也要维护自己国家的尊严的同时，对有争议的问题，要做到有理

72、有节，既要坚持原则，又要留有余地。   （ 3）热情周到而不铺张  2企事业单位重要的会见、会谈的注意事项    要注意以下几点：   （ 1）对等会见、会谈。   （ 2）注意保密。   （ 3）注重实效。 三、会见、会谈的会务工作    1对方提出会见、会谈要求，秘书应将对方要求的目的、人数、职务以及会见（会谈）什么人等事项报告领导；我方应尽早予以回复约定时间。因故不能安排的，应婉言解释。    2会见

73、（会谈）的安排者应当在适当的时候把时间、地点、我方出席人、具体安排和注意事项通知对方；要求会见（会谈）的一方则应主动了解上述情况，并及时通知有关出席人员。    3会见（会谈）的安排者要准确掌握会见（会谈）的日程表和具体时间表；安排好有关人员的食、宿、交通、访问等具体事宜。 四、会见、会谈的座位安排     1会见座位的安排    我国的会见，习惯安排在会客室或办公室，大多数是宾主对称地各坐一边。座位安排视人数多寡而定，见图所示。 2会谈的座位安排  &#

74、160; 会谈多以双边为主，也有多边会谈。几个人的会谈可不另设会场，座位安排同会见。较多的人会谈需专设会场，通常用长方形、椭圆形或正方形会议桌。如图则为长方形会场的不同排列形式。 五、会见会谈的合影安排    合影时一般主人居中，按礼宾次序，以主人右手为上。如果是会见、会谈双方合影，主客双方间隔排列。第一排既要考虑人员身份，也要考虑场地大小，能否都摄入镜头。一般两端由主方人员把边。秘书人员对礼仪礼节知识要注意学习，工作中才能得心应手。 【案例与分析】 会晤【分析】 这幅照片可以看出主宾被安排在主人右边就座，双方译员坐在身后。 【案例与