档案数字化建设浅析

1、    档案数字化建设浅析    王连合【摘要】随着信息化时代的到来，档案管理工作带来了新的发展契机，如何加快档案管理数字化进程，成为摆在档案管理工作者面前的一个重大课题。本文从档案数字化建设的含义出发，分析了档案管理数字化建设的现状，对档案管理数字化建设的不足进行了剖析，并提出了建议，为加速档案管理数字化进程提供参考。【关键词】档案管理 建设 数字化建设一、档案数字化建设的含义档案数字化建设是指利用计算机技术、扫描技术、数据库技术、存储技术等高新技术把各种纸质、声像等传统介质的档案转换为数字化档案，利用网络将其连接，通过计算机加以管理，最终形成一个档案

2、信息库，实现档案的共享与快速利用。从数字化的程度来看，档案数字化的内容有两个不同层次：一是档案目录的数字化，其目标是建立档案目录数据库，其关键就是规范档案的著录标引，并科学选定档案目录数据库结构；二是档案全文的数字化，可以采用扫描录入方式，将档案全文按原貌逐页存储为图像文件，并为其编制目录索引，或是经光学字符技术识别后采用文本格式存储档案内容，辅之以全文检索数据库两种不同方式。在档案数字化过程中，可以根据档案的自身特点和档案部门的实际情况将这两种方式结合使用。二、档案数字化建设现状分析就目前形式而言，我国档案管理数字化广泛推广实施开来的条件尚不具备，在当前由传统档案向数字信息化转变的历史时期中

3、，所要解决的首要技术问题是：档案信息资源数字化的技术还不成熟且不经济。现阶段信息资源数字化的主导方式是键盘录入和光学字符识别扫描输入两种。前者的主要缺陷是速度慢、效率低和成本高，后者则存在图像质量不高、源文献的“背景干扰”、扫描速度和单位成本高等缺陷。在网络技术开发与档案信息网络建设方面，目前我国档案信息的网络化建设由于缺少统一的技术标准，故无法对各馆档案数据库进行搜索，从而造成数据库资源无法共享。因此可以说，我国的档案信息网络工作总体上仍处于理论的探讨阶段，尚未形成实践性推广。三、档案数字化的必要性分析档案信息资源作为社会信息资源的重要组成部分，已深入到社会活动的每一个角落，贯穿于人们的日常

4、生活之中。档案信息化建设已成为信息时代档案工作者面临的重要课题和发展契机。 档案数字化建设作为档案信息化建设的基础工程和重要内容，不仅是档案工作未来发展的主流，更是当下时代特征的重要表现。 因此档案数字化建设对我国档案事业和社会实践活动具有多重意义。（一）档案数字化建设是时代信息化进程的迫切需求随着世界信息技术的迅猛发展，计算机、网络技术对各行业发生着深远的影响，并潜移默化的改变着人们工作、生活的方式。信息化时代的到来也同样给档案管理工作带来了新的契机，因此，档案管理信息化变得日趋紧迫。随着办公自动化水平的不断提高，无纸化办公已成必然趋势，由此形成了大量的数字化档案，档案管理必须从传统的实体管

5、理向信息化管理方向发展，才能满足时代发展的需求。因此，档案数字化是信息时代的必然产物，档案数字化管理较之传统的实体档案管理，有着无可比拟的先进性和时效性，它将分散于不同载体、不同地方的档案信息以数字化的形式存储， 以网络化的方式连接，实现了档案信息资源的及时利用与共享。（二）档案数字化建设是社会发展的客观需要档案中包含了大量的数据、资料、图表、文件等原始凭证，是最真实、最可靠、最具说服力的历史记录，同时也是信息资源的重要组成部分，具有不可估量的社会经济价值。当今社会，机构负责人根据档案做出重大决策需要迅速、准确，各职能部门工作查考要求快速、及时，社会广大公众对档案信息需要量正不断增加，人们已越

6、来越多地关注档案信息获取的时效性和便捷性。而数字化档案相比传统档案载体来说，既方便获取，又不会对档案原件造成损坏。因此，档案部门只有尽快改变传统的管理、检索和提供利用方式，不断加快档案数字化建设，才能及时、准确地为社会各界提供利用，进一步实现档案信息资源的社会共享。四、档案数字化建设中的问题分析（一）制度有待完善档案数字化工作必须依据统一的标准规范进行，使档案数字化工作能够有章可循。但就目前来看，档案数字化相关的技术标准、规范并不完善，需要制定相关制度，以此作为档案数字化工作的依据。（二）专业人才紧缺档案数字化工作是一项专业性较强的工作，要求档案管理人员具备较高的综合素质，不仅要求其具备档案专

7、业理论，还要熟悉计算机扫描、音视频处理等较高的计算机技能，而档案部门的档案管理人员相对较少，更谈不上具备计算机技能的档案管理人才，因此，从总体来讲，档案部门缺乏全面掌握数字化知识的档案管理人才。（三）硬件技术有待升级目前，虽然大部分单位档案部门己经建立了本部门的局域网，己建立了初具规模的信息化体系，但实际上现有档案管理模式，还主要是手工管理模式，很少通过计算机技术对档案进行管理虽然有些单位档案管理部门配备了一些先进的计算机设备，但仍然存在部分设备老旧过时的情况有些档案管理系统软件也存在过时的情况，导致相关档案数据无法读取并且缺乏一个操作简单、功能强大的档案管理系统。（四）数字化带来的安全问题将

8、档案数字化后，因为计算机技术的不断发展，数字化档案信息可能存在以下安全隐患档案数字化载体的寿命一般不长，这时候如果没有产生新型载体，数字化的档案信息将面临无法读取的危险档案管理系统的软件和硬件更新换代速度相对较快，导致换代后系统中的数字化档案也可能无法读取档案管理系统本身也存在许多威胁档案信息安全的问题，这些问题若是沒有解决，数字化的档案信息将面临巨大威胁，可能造成无法挽回的损失。五、完善档案数字化建设的建议数字化档案的特点和利用特点要求我们更新思维，采用科学的方法，促进数字化档案信息的利用，从而更好地为经济和社会发展服务。要做好数字化档案信息的利用工作，主要应把握好以下几个方面：endpri

9、nt（一）权衡费用与价值，做好数字化档案的鉴定工作在进行数字化建设过程中，一定要把握好档案数字化处理的度，通过对数字化处理的成本、所需费用与档案开发利用的价值、效益进行权衡，避免不必要的浪费、减少日后的管理成本，如果不进行成本、效益分析，档案数字化建设所产生的价值等于或小于建设所需费用，档案数字化建设就没有任何意义，甚至是一种浪费。因此，在档案数字化建设中，要讲究成本观念和效益观念。（二）加大数据库建设的投资力度数字化档案信息资源数据库是对数字化档案信息进行存储、处理和维护的软件系统。包括数字文件管理系统、数字目录中心管理系统、数字化档案管理系统等。首先，要加大数字化档案信息资源数据库建设的力

10、度。其次，要加大电子文档管理系统建设的力度。（三）加强数字化档案信息网络建设，促进数字化档案信息的网络化利用加快档案网站建设。加强数字化档案信息资源的组织建设。不同的档案部门应搞好馆际协作，在数字化信息资源的组织上做好分工合作、组织协调，注重数字化信息资源建设的质量，避免重复建设，并且能为用户提供全方位、多元化、一体化的信息服务，真正实现信息资源共享。（四）增强职工档案意识档案部门应加大对档案数字化工作的宣传力度，每学期定期召开由各部门兼职档案员参加的档案培训，由学校档案管理人员对兼职档案员的归档工作进行指导，宣传档案相关制度，讲解档案管理系统的使用方法等。同时在校园里也应适时开展档案知识和对档案数字化的宣传活动，使学生和教工广泛了解档案数字化的便利性，提高对数字化档案的利用意识，最终有效提高人员的档案意识。六、结语档案数字化建设是一项复杂的、庞大的系统工程，也是一项长期的、艰巨的战略任务。因此，对于档案数字化建设理论的研究也是一个十分复杂的课题，不是一篇文章的论述所能解决得了的。我国档案数字化建设才刚刚起步，还需要不断探索完善，本文仅从现状、存在问题与对策方面给予理论探索，但问题可能并未全面完备，需要进一步完善，为我国档案数字化建设提供更好的理论保障。参