【推荐】浅谈会计电算化档案管理

1、精品资料欢迎下载浅谈会计电算化档案治理摘要：随着网络技术的进展,会计电算化取代手工记账是会计进展的必定趋势；会计电算化对会计档案治理提出的新的要求；本文在简要阐述电算化会计档案内容及特点的基础上, 就目前电算化会计档案治理工作中存在的问题,提出了做好电算化会计档案治理工作的几点措施；一、电算化会计档案的内容与特点电算化会计档案主要包括储备在电脑硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘储备的会计数据和电脑打印出来的书面等形式的会计数据；会计数据就是指记账凭证、会计账簿、财务会计报告等数据；依据会计档案治理方法规定,接受电脑进行会计核算的单位, 应当储存打印出的会计档案；具备接受磁带、磁盘、光盘、微

2、缩胶片等磁性介质储存会计档案条件的,由国务院业务主管部门统一规定,并报财务部、国家档案局备案；电算化会计档案与传统的会计档案相比,有其自身的特点,主要表现为：1. 存贮范畴扩大；电算化会计档案存贮的范畴比传统的会计档案更广了,电算化会计档案除保留了传统意义上的纸质档案外,仍包括存贮在运算机硬件上的数据和其他磁盘介质上的会计信息,如程序开发设计说明书以及源程序文件、用户操作规程及使用手册、电算化会计科目及科目代码表、会计报表格式、自动转帐公式及其他运算公式、检验公式等；2. 存贮形式更多；作为传统审计对象的凭证、帐簿、报表等会计资料的存在形式发生了转变,会计数据不但以打印输出的纸质形式存在,仍以

3、电磁信号的形式存贮于软盘、硬盘、光盘等载体上；磁性化存贮介质方式的介入使档案的治理更加简洁、快速、有效；EFIEFNEUGBFNKFMEINGFEJFBNEIFKDNF精品资料欢迎下载3. 存放方式更严格；由于电算化会计档案实行的是纸质档案与磁性介质档案并行的治理模式,电算化会计档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张,更主要的是磁性介质或光盘等,而这些磁性介质、光盘极易受磁场、有害气体、灰尘等影响,因此,存放地点必需具有更加严密的防火、防潮、防尘、防热、防磁、防冻等措施；4. 对档案治理的要求加强； 电算化会计档案的治理和利用受会计软件的种类和版本的影响,实行电算化的时间越长,会计档

4、案与财务软件的版本和种类就越多,电算化会计档案只有得到科学的治理,才能被正常的利用；二、会计电算化档案治理存在的主要问题1. 完整性、安全性不高；我国自开展会计电算化以来,实现会计电算化的单位数量很多, 但多数单位真正运行时间较短；有些单位为了适应会计电算化系统技术环境、制度环境的变化,对会计软件进行了升级,而原有的会计软件及相关资料未能准时进行整理归档,这样,这些会计档案资料就得不到准时的收集和利用,而且这也不符合把握制度的要求；随着时间的推移,会计档案的完整性、安全性就得不到保证；2. 电算化会计档案治理制度尚不完善；很多单位认为会计电算化仅仅是数据处理工具的变化,对电算化会计档案的收集、

5、治理、查阅、销毁仍沿用手工系统的制度；没有对会计电算化信息系统档案保管人员的职责作出相应的规定；也没有实行相应的保证措施来改善保管会计档案的环境等；3. 档案治理人员的业务素养不全面；目前很多企业中的档案治理人员的素养缺少档案治理应有的专业学问和运算机应用学问,造成电算化档案治理工作整体水平不高,制约着电算化会计档案治理工作的顺当进展；4. 运算机系统及网络安全隐患；运算机系统尽管功能强大、技术先进,但仍有很多缺陷；第一,运算机系统内储备的数据输入易被篡改,软件被修改或破坏,安全存取功能也薄弱EFIEFNEUGBFNKFMEINGFEJFBNEIFKDNF精品资料欢迎下载等；其次,在网络联通五

6、湖四海的今日,网络系统中信息易被窃取或泄露、非法增删改等；运算机系统担忧全的另一主要方面就是运算机病毒的危害,其破坏性极大；5. 电算化会计档案载体存在的问题；电算化条件下,会计档案载体本身发生了巨大变化,它除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表之外,仍包括电算化会计系统中的全部系统软件、会计软件程序及全套文档资料；由于会计数据被记录在磁盘、光盘等磁性介质上,在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹,这种通过运算机技术手段实施的信息篡改、修改复制、伪造、销毁等违法行为具有很强的隐匿性和社会危害性,并且发觉难度特殊的大；另外,电算化会计档案又受载体的质量、存放环境、储备信息的有效期等条件

7、的影响；三、加强会计电算化档案治理的措施1. 加强电算化会计档案的完整性；治理会计数据在未打印成书面形式输出前,应妥当保管并储存副本；记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账都应打印输出,并依据有关税务、审计等治理部门的要求,准时打印输出有关账簿、报表；电算化会计档案应定期将会计数据备份至磁性介质,并设立备查登记簿,供应备份时间、数量、保管方式等备份细节信息；由于磁性介质的特殊性,治理人员必需对会计电算化档案进行定期检查、复制,以防止会计信息损坏；2. 完善治理制度； 会计电算化档案的治理是重要的会计基础工作； 运算机替代手工记账后, 会计档案增加了新的内容；因此,在电算档案治理制度中,

8、对电算化会计档案的归档、保管、借阅、备份会计等都有相应的治理制度；各种纸质的会计档案和介质的会计档案要准时合理归档,做好记录；归档的档案做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作；要建立严格的电算化会计档案借阅制度,借出、查看、归仍要做详细记录；3. 提高会计部门人员素养,完善人员配置结构；会计电算化,不仅需要确定的专业会计人EFIEFNEUGBFNKFMEINGFEJFBNEIFKDNF精品资料欢迎下载员,而且需要确定的运算机人员参与爱惜日常使用和确保其数据的安全；所以必需不断提高会计人员的运算机操作才能,同时需要有确定数量的运算机高级人才治理与爱惜电算化会计软件的正常使用、网络的安全运行,不断开发更

9、合理、高效的电算化会计软件；只有两者共同协作,才能有效保证会计电算化的正常运行；4. 加强网络安全治理；配备专业运算机治理人员；建立预防病毒和黑客的安全措施,加强对运算机病毒的预防、检测以及杀毒工作,定期对系统安全性进行检测,排除安全隐患, 切实有效地保证运算机硬件与软件系统的安全；5. 对全部的会计数据应进行双备份；由于电算化会计档案是储备在磁性介质或光盘上的,依据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时应实行“AB备份法”进行数据的备份；备份时要注明形成档案的时间与操作员姓名,并贴上写爱惜封签, 存放在两个不同的地点, 防止意外事故发生引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不行复原性；档案应储存在远离磁场的位置,留意防磁、防火、防潮、防尘等；对接受磁性介质储存的档案,仍应定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质的损坏,而使会计档案丢失,造成无法挽救的缺失；总之,电算化会计档案治理既是一项重要的会计治理工作,又是一项重要的档案治理工作,