外来文件管理程序

1、本文件之著作权及业务秘密内容属于本公司，非经准许不得翻印。copyright of this document and business secrets contained herein are property of our company. no duplication is allowed without prior approval. quality management system 文件制订 /变更申请单首次发行修订废止品质手册作业程序作业办法表单文件名称： 文件编号: dqs-zz05-06 申请单号: ddcn- 08173总版次: a3外来（客户）文件管理程序external

2、 customer s document control procedure总页数 : 共 4页 页次版次1 a3 2 a3 3 a3 4 a3 修订/变更前要点 : 1.适用范围：各事业处（部）均适用之。 2.职责无对事业处（部）文管单位的描述 3.此内容无。 4.原为书面作业流程图。 5.未描述外来 (客户)网站上的文件资料管理要求。 6.原需向品质管理处资料中心人员进行文件编号申请。 7.原需向品质管理处资料中心人员进行文件编号申请。 8.此作业内容无。 9.未说明针对外来 (客户)文件资料的学习要求。 10.此作业内容无。 修订/变更后要点 : 1.第2项适用范围修订：外部（客户）提供

3、的（无论是纸本或其它电子媒体）文件或客户指定网站、法规网站获取的与产品品质 /工程技术相关的规格 /标准（含 hsf ）等文件资料适用之。 2.职责中加入对事业处（部） 文管单位的描述，并有对资料中心的职责进行重新定义 3.新增3.2项，客户程序 /规范/规格书：是指客户给予的，与产品品质 (包含hsf) 相关的，且有完整的客户文件名称、编号、 版次等讯息的文件。如客户提供的程序、产品规格书、测试规范、 禁用物质规范等文件资料必须纳入plm系统de_external( 外来)模组管控，其他客户图面,bom ，layout等资料，则可列入 plm 之专案资料中予以管理(如列入客户资料部份管理 )

4、。 4.修订第5项，因应外来文件电子化作业，变更作业流程图5.新增6.1.2 项，要求相应责任单位应指定人员定期入客户指定的或法规源网站上下载外来（客户） 相应的品质类文件资料。6.修订6.2.1 项， 接获的为客户产品规格书 /规范资料时，应及时入plm 系统de_external( 外来)模组执行外来文件资料的登录、管理作业。 7.修订6.2.2 项， 接获的为产品图面、bom 、layout等资料，可由开发 /工程单位于产品专案（ plm 系统）中进行列管。8.新增6.2.3 项，登录人员应考量选择会签执行该标准的直接关联人员，且客户之 hsf 规范还须会签品质管理处（品质工程部），以执

5、行对应文件的转换作业。 9.新增6.3.3 项，品保 /品管、工程 /开发单位应在外来（客户）文件资料实施前组织其它相关单位人员，对外来 （客户）资料进行学习并加以研讨，以了了解、明确外来（客户）文件之作业执行要求 10.新增6.3.1 、6.4.1 、6.7、6.8项作业内容详见内文。相 关 单 位 会 签 线装产品制造处 线装品质暨技术发展部 连接器事业一处 连接器一处 品保部 连接器事业二处 连接器二处 品保部 电源产品制造处 电源品保部 oem 产品事业处 oem 品保部 oem 模具设计成型 电线产品部 胶粒产品部 消费性电子产品事业处消费性电子产品 品保部新产品开发处西青绿能产品制

6、造处 西青绿能产品品保部津南连接器事业处 津南连接器品保部昆山oem 品保部 昆山oem 事业处 通讯产品事业处 通讯产品品保部 绿能产品事业处 绿能产品品保部 昆山线装事业处 昆山线装品保部 lcm 事业处 lcm 品保部 塑金产品事业处 塑金产品保部 影像产品事业处 影像产品品保部 昆山品质管理处 核准审查编撰【文件发行日即生效日】品质管理处品质系统部品质系统部发行章：o-053f签核记录详见电子签呈：签090254087 主题： 编号：dqs-zz05-06 外 来 （ 客 户 ） 文 件 管 理 程 序版次： a3页数： 1/4 本文件之著作权及业务秘密内容属于本公司，非经准许不得翻印

7、。copyright of this document and business secrets contained herein are property of our company. no duplication is allowed without prior approval. 1目的 为使外来（客户）之文件资料在公司内部能有效进行管制，确保各相关部门能适时获得适当、有效之最新外来（客户)文件，以期适时反应客户/ 政府及权威组织之要求。 2适用范围 由外部（客户）提供的（纸本或其它电子媒体）文件，或客户指定网站、法规网站获取的与产品品质/ 工程技术相关的规格/ 标准（含hsf ）等文

8、件资料皆适用之。 3定义 3.1 外来文件：外部的相关法 律/ 法规(含 hsf) 、安规、国际/ 国家标准、 行业标准，及客户提供之产品品质/ 工程类资料。 3.2 客户程序/ 规范/ 规格书： 是指客户给予的， 与产品品质(包含 hsf) 相关的， 且有完整的客户文件名称、编号、版次等讯息的文件。如客户提供的程序、产品规格书、测试规范、禁用物质规范等文件资料。 4职责 4.1 业务/pm/ 产品管理部：4.1.1外来（客户）相关品质文件之取得及反馈客户 、登录、管制。 4.2 工程/ 开发： 4.2.1外来（客户）相关品质文件之取得及反馈客户 、登录、管制。 4.2.2外来（客户）相关品质

9、文件转成公司内部之工程文件。 4.3 品保/ 品管： 4.3.1外来（客户）相关品质文件之取得及反馈客户 、登录、管制。 4.3.2外来（客户）相关品质文件转成公司内部之品质文件。 4.4 事业处（部）文管单位： 4.4.1外来（客户）相关品质文件（含纸本资料或以其它电子媒体等）之保存/发行/ 回收/ 处置等作业。 4.5 品质管理处资料中心 4.5.1当相关外来（客户）文件有纸本发行要求时，品质管理处资料中心依各事业处（部）制定之管制文件分发一览表进行对应发行作业。未设置品质管理处資料中心的厂区，则相应职责由事业处（部）文管单位负责执行。 主题： 编号：dqs-zz05-06 外 来 （ 客

10、 户 ） 文 件 管 理 程 序版次： a3页数： 2/4 本文件之著作权及业务秘密内容属于本公司，非经准许不得翻印。copyright of this document and business secrets contained herein are property of our company. no duplication is allowed without prior approval. 5作业流程 客户文件电子系统管理流程图： 客户文件接获单位 客户文件接获单位 客户文件接获单位 工程/ 开发 品保/ 品管等单位 事业处（部）主管 品质管理处资料中心 事业处（部）文管单位 品质

11、管理处资料中心 事业处（部）文管单位 品质管理处资料中心 事业处（部）文管单位 注1：粗框内为 plm 系统外来（客户）文件管理的电子签核流程。 ok ok ng 登录plm 系统 主管审查 核准 会签关联单位 文件签收 纸本发行 ng 客戶文件之接收 回收处置 主题： 编号：dqs-zz05-06 外 来 （ 客 户 ） 文 件 管 理 程 序版次： a3页数： 3/4 本文件之著作权及业务秘密内容属于本公司，非经准许不得翻印。copyright of this document and business secrets contained herein are property of ou

12、r company. no duplication is allowed without prior approval. 6作业流程说明：6.1 文件接获 6.1.1业务/pm/产品管理部、工程/ 开发、品保/ 品管等单位，在接获外来（客户）之相关文件资料时，若客户有附回传签收表，需依客户要求将相关信息回传客户。若未附回传签收表，则应主动与客户联络，说明已接获之相关文件信息（含接获日/ 文件名称/ 页数/ 版本等）。 6.1.2若部分外来（客户）相应的品质类文件资料，或与hsf管理相关的法规/法令有专门的发布网站，相应责任单位应指定人员定期入客户指定的或法规源网站上进行下载，并妥善保管好登录帐

13、号、密码，以防泄露。 6.2 文件登录/ 管理 6.2.1相关单位之人员有接获客户程序/ 规范/ 规格书时，应及时入plm系统de_external(外来)模组执行外来文件资料的登录、管理作业，并填妥“cover page”栏位内容。如，客户名（代号）、文件名称、文件之原编码及版本、接获日期等内容。 其文件编号由 plm系统自动生成， 若外来（客户）文件有再次升版，则只需找原编号进行资料更新即可，详细作业内容请参照plm系统操作 sop 。 6.2.2如接获的为产品图面、bom 、layout等资料，因设计/ 开发阶段客户及其它特殊原因状况变更较为频繁， 可由开发/ 工程单位于产品专案 （pl

14、m系统）中进行列管。对应文件资料如需进行工程变更作业，则依工程变更管制作业程序和文件管制作业程序之规定实施。 6.2.3登录人员应考量选择会签执行该标准的直接关联人员，且客户之hsf规范还须会签品质管理处（品质工程部）。具体参照 hsf要求合规性评估作业程序执行。 6.2.4外来（客户）文件须依文件管制作业程序之规定，一律将客户文件列为“密级”文件管理。若客户有额外之机密等级保管要求，则依客户的要求执行之。 6.3 文件转换 6.3.1品保/ 品管、工程/ 开发等相关单位在收到外来（客户）文件资料时，应对客户文件相应项目内容进行逐项、全面的审查。针对客户文件内容如遇有不明之处，应及时向客户进行

15、了解以明确其作业要求，并转成/ 修订公司内部对应控管文件，以作为内部相关作业之依据。 6.3.2相关单位依据外来（客户）文件最新变更之要求，提出ecn 修改公司相关内部文件，依工程变更管制作业程序和文件管制作业程序之规定实施。 6.3.3品保/ 品管、工程/ 开发单位应在外来（客户）文件资料实施前，组织其它相关单位人员，对外来（客户）资料进行学习并加以研讨，以了解、明确外来（客户）文件之作业执行要求。 6.4 文件发行 6.4.1外来（客户）文件执行电子系统（plm ）发行作业。如相关单位需要纸本资料，需附“cover page”一并发行、使用，资料中心则依各单位制订管制文件分发一览表发行给相

16、关单位。 主题： 编号：dqs-zz05-06 外 来 （ 客 户 ） 文 件 管 理 程 序版次： a3页数： 4/4 本文件之著作权及业务秘密内容属于本公司，非经准许不得翻印。copyright of this document and business secrets contained herein are property of our company. no duplication is allowed without prior approval. 6.4.2管制文件分发一览表之外的单位若有需求，如集团外部机构、供方有需求使用相应客户文件时，须事前知会客户，取得客户同意后，方可由

17、内部申请单位代为提出文件申请单申请文件发行并受控使用。 6.5 文件保存 6.5.1若客户有规定或法律/ 法规有要求相应文件资料保存期限，则依对应规定之要求执行。 6.5.2若无特别保存年限之要求，则依公司文件之保存年限要求保存之。详细内容参考文件管制作业程序之规定实施。 6.6 文件回收、处置 6.6.1外来（客户）文件之回收作业，依文件管制作业程序之规定实施。 6.6.2外来（客户）文件之旧版作废，若客户有特别之规定，依客户之规定执行之。若客户无特别之规定，则资料中心回收后，集中销毁之。 6.7 其它外来法规、 标准类文件资料， 如法律/ 法规、 安规、国际/ 国家标准、 行业标准等文件资料的管理，则参照技术资料中心管理办法作业内容实施。并将