水利工程档案收集归档的问题和对策

1、    水利工程档案收集归档的问题和对策    贾秀平摘  要：本文从水利工程建设和水利工程档案管理工作的实际出发，分析水利工程档案收集归档过程中存在的内容不全、载体单一、质量欠佳等问题，提出通过加强培训指导、项目管理、制度建设、质量审核等办法来解决问题的对策。关键词：水利工程档案;收集归档;培训指导;制度建设;质量审核abstract： based on the reality of water conservancy project construction and water conservancy project archives ma

2、nagement， this paper analyzes the problems existing in the process of water conservancy project archives collection and filing， such as incomplete content， single carrier， poor quality and so on， and puts forward some countermeasures to solve the problems by strengthening training guidance， project

3、management， system construction， quality audit and so on.keywords： water conservancy project archives; collection and archiving; training guidance; system construction; quality audit水利工程档案是指水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。水利工程档案的齐全、完整、准确、系统等质量状况对水利工程档案作用的发挥有直接的影响。1 水利工程档案收集归档的问

4、题1.1 收集归档内容不太齐全。存在的问题主要是项目前期的报批文件欠缺或者是复印件、初步设计和专项设计文件收集归档不全，工程建设管理有关规章制度、办法未归档，工程建设协调的重要专业会议文件材料归档不全，重要合同、协议未收集或收集不全，重要设备随机资料、招投标文件、购置手续归档不全，概算、预算、决算及建设计划等文件材料归档不全，监理资料归档不全或编制不规范，工程整体竣工验收文件材料欠缺等。特别是工期长的水利工程建设项目，经过多年建设，人员多次更换，收集归档内容不齐全问题尤为严重。1.2 收集归档载体形式单一。由于建设单位往往到工程竣工验收阶段才知道工程竣工验收前要先进行建设项目档案的专项验收，这

5、时才开始联系本单位档案部门，联系上级档案验收组织部门，档案部门介入的时间晚，因此档案专项验收都存在突击收集、突击整理、突击验收的情况，往往就只顾上必需的基本纸质文件材料的收集归档，声像、电子档案等特殊载体文件材料未能积累和收集归档。1.3 成册资料归档质量欠佳。成册资料一般指竣工资料和监理资料。竣工资料是施工单位把施工过程中形成的各种文字、图表等材料按单位工程装订成册编制而成。监理资料是监理单位把在工程监理过程中形成的材料装订成册编制而成。成册资料编制中存在如下问题：1.3.1 复印件多且模糊。由于資料需要的份数多，编制单位要做好几套资料，而原件少，做资料时就只能复印，特别是单位或经理的资质证

6、，经多次复印后模糊不清。1.3.2 部分手签材料不合要求。手签材料中有圆珠笔、铅笔、红色水笔、纯蓝墨水、复写纸、热敏纸等不耐久的书写材料，不符合档案字迹耐久性要求。1.3.3 目录、页码不规范。一是装订成册的资料没有册内目录，或者目录只简单罗列本册资料的主要内容，而没有标注其所在页码。二是页码编写不规范，因为成册资料包含的内容多，由许多个小材料组合而成，编制单位在编制资料时往往会把各个小材料打印好，再由复印部统一装订，因此资料里面的页码都是各自成一小段的，不是连续的页码;还有就是夹进去的图表、说明书、合格证等零散材料，没有页码;最后是资料装订好后，又增加了部分材料，增加的这部分材料也没有页码，

7、造成整册资料页码不连续。1.3.4 装订不规范。归档的资料多采用打孔式塑装，没有采用书本式胶装。由于塑料易变脆老化，归档后档案整理人员还要再把塑装卡及塑料封皮去掉，重新用棉线三孔一线装订，很浪费时间和精力。1.3.5 名称不规范。资料题名拟写不详细，特别是大单位工程，资料需要分册编制时，题名只标注了第几册、共几册，未写明该册资料具体是哪部分内容。另外，不同单位工程竣工资料名称不统一，由于施工单位不止一家，不同施工单位编制的竣工资料名称不太统一，出现施工资料、施工技术资料、工程移交资料等不同的名称。1.4 竣工图签章折叠不规范。一般情况下，竣工图是施工单位在施工图上加盖竣工图章，由施工单位和监理

8、单位共同签字确认。竣工图的问题包括以下几方面。1.4.1 不加盖竣工图章。施工图未加盖竣工图章而直接按竣工图归档。按规定，即使是施工时未做任何变动的施工图，做竣工图归档时也要加盖竣工图章，否则，就不能认定是竣工图，没有相关单位和人员的签字，如果日后有工程质量问题，将无从问责。1.4.2 竣工图章不规范。有以下几种情况：一是竣工图章太简单。只是简单刻制一个“竣工图章”或“竣工”字样的印章盖上充当竣工图章。二是竣工图章填写不规范，手签的完全是一个人的字迹，不是由相关责任人员分别签字的。三是把所有责任人员签字都刻到竣工图章里面直接加盖到竣工图上。这样的竣工图章对责任追究是完全无力的。1.4.3 竣工

9、图折叠不规范。竣工图未按技术制图复制图的折叠方法（gb/t10609.3-2009）折叠，归档的图纸不是幅面大小不一，就是标题栏没有外露或横竖不统一，或未采用便于图纸展开的手风琴式折叠方法。2 解决水利工程档案收集归档问题的对策2.1 加强水利工程建设项目档案培训和管理。一是加强水利工程建设项目档案的业务培训和指导。档案验收组织单位可以建立建设项目档案验收专家（人才）库，对水利工程建设单位进行建设项目档案的业务培训和指导。开办建设项目档案管理培训班，参加单位不仅要有建设单位的档案部门，也要有建设单位的工程管理、合同管理、设备管理、招投标管理等参与工程建设的相关业务部门，还要有设计单位、施工单位

10、、监理单位等参建单位，对他们进行建设项目档案收集、分类、整理、验收等相关业务培训，并进行定期的业务指导。二是严格落实水利工程建设项目档案管理登记备案制度，有建设项目的建设单位要按要求提前申报备案，加强验收组织单位对建设单位建设项目档案的管理，以便档案部门提前介入，及时指导建设项目文件材料收集归档工作。2.2 健全制度，保证工程档案收集归档的齐全完整2.2.1 认真落实“三纳入”“三参加”“四同时”制度。这是保证水利工程档案资料收集齐全完整的前提条件。一要认真落实“三纳入”制度。水利工程建设单位应将档案工作纳入领导的议事日程，纳入水利工程建设与管理工作中，纳入相关部门和人员的岗位职责。二要认真落

11、实“三参加”制度。档案部门要参加工程建设计划会和平衡会，参加工程竣工验收会，参加大型设备开箱验收会。以便提前介入，及时进行工程档案收集归档和业务指导。三要认真落实“四同时”制度。水利工程档案工作应贯穿于水利工程建设程序的各个阶段，同时进行。即“从水利工程建设前期就应同时进行文件材料的收集和整理工作”“在签订有关合同、协议时，就应同时对水利工程档案的收集、整理、移交提出明确要求”“在检查水利工程进度与施工质量时，就要同时检查水利工程档案的收集、整理情况”“在进行项目成果评审、鉴定和水利工程重要阶段验收与竣工验收时，就要同时审查、验收工程档案的内容与质量”。2.2.2 建立工程档案收集归档及考核奖

12、惩制度。拟定工程档案收集归档及考核奖惩办法，对工程档案收集、归档、整理等工作加强考核奖惩，促使各部门重视该项工作。明确工程管理部门为档案收集归档的责任部门，确定工程建设管理人员是归档工作的直接责任人，须按要求将本单位各相关业务部门在工程建设工作中形成的应归档文件材料收集归档，如遇工作变动，须先交清原岗位应归档的文件材料。由于工程管理部门直接负责工程项目的管理，清楚工程建设的程序、各相关业务部门及工作环节产生了哪些文件材料，档案管理部门对档案的分类、整理等标准擅长，并不清楚工程建设的具体情况，明确工程管理部门来负责收集归档工作，比档案管理部门负责该项工作，更有利于工程档案归档的齐全、完整、准确、

13、系统性。档案相关工作要与实际的业务工作结合起来，业务部门负责收集归档、档案部门负责整理保管利用，两者配合，才能达到最好的效果。2.2.3 建立工程竣工验收后的報告回访制度。在水利工程整体竣工验收后，水利建设单位要及时向档案验收组织单位报告工程竣工验收的情况，档案验收组织单位要及时进行回访，检查档案专项验收意见中提出的问题是否整改落实到位，工程整体竣工验收的文件材料是否及时收集归档整理，等等。2.3 加强特殊载体档案的收集归档。水利工程建设声像档案、电子档案等特殊载体档案是纸质载体档案的必要补充，建设单位各部门和各参建单位应高度重视，加强特殊载体档案材料的收集归档工作，从工程筹建一开始，就指定专

14、人，负责各自产生的照片、胶片、录音、录像等声像材料和电子文件材料的收集归档工作。2.4 加强工程档案的归档要求和质量审核2.4.1 把工程档案的归档要求和质量审核纳入合同管理。针对竣工资料、竣工图、监理资料等出现的诸多质量问题，建议建设单位把工程档案的归档要求和质量审核用书面文字的形式约定下来，把归档时间、归档内容、归档份数、用扫描件代替复印件来提高归档资料的清晰度等要求，写进施工合同、监理合同中，只有在施工单位提供了齐全、完整、质量合格的竣工档案，监理单位尽到了监督审核竣工档案的齐全、完整、准确、系统和规范的职责，并提供归档资料质量审核报告和符合要求的监理资料，才能结算工程、监理费用。2.4.2 强化质量管理部门对工程档案质量审核的责任。水利工程档案的质量是衡量水利工程质量的重要依据，应将其纳入工程质量管理程序。质量管理部门要认真把好质量监督检查关，凡参建单位未按规定要求提交工程档案的，不得通过验收或进行质量等级评定。工程