浅析中小企业销售业务内部控制

1、    浅析中小企业销售业务内部控制    徐倩莹摘要：中小企业提供我国一半的税收，销售业务是中小企业的主要收入来源。从2010年4月15日，财政部会同证监会、审计署、银监会、保监会制定的企业内部控制应用指引第1号组织架构等应用指引至今，“内部控制”得到企业和中国政府相关部门的愈加重视。内部控制是提高企业经济效益的需求，对加强企业管理，完善企业规范运营有积极作用。本文论述了笔者对中小企业销售业务内部控制的认识和一些想法，旨在起到抛砖引玉，改进中小企业销售业务内部控制的目的。关键词：中小企业 内部控制 销售业务中小企业是国民经济发展的主体，我国工信部副部长

2、毛伟明曾在新闻发布会上公开中小企业的重要性：“在我国，50%的税收、60%的国内生产总值、70%的发明专利、80%的就业岗位，都是由中小企业提供。从数量和规模上看，99%的企业都属于中小企业范畴。”促进中小企业发展的方法有很多，加强内部控制是其中之一。中国企业内部控制基本规范把内部控制定义为由企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施，旨在实现控制目标的过程。内部控制是企业为实现其经营目标，防止经营错漏和其他非法业务发生而进行的企业实施，它包括一系列的制度、程序和措施。加强企业内部控制，可极大促进企业发展，提高中国经济竞争力。销售业务是中小企业的主要业务，因而，探讨中小企业销售业务内部控制存在的

3、问题就显得非常必要。一、中小企业销售业务流程和主要风险销售业务是企业主要业务，企业的生存和发展，离不开销售业务的支撑。中小企业销售业务流程包括：与客户洽谈订单、与客户签订合同、编制销货清单并通知仓库发货、开发票通知客户付款、财务部完成收款记账、完善催收和销货退回。此过程涉及的风险包括：（一）发出货物不正确或不完整与客户签订合同后，业务员会根据合同条款要求编制销货清单，通知仓库发货。仓库发出的货物必须与客户要求的品种、数量和规格一致。但在实际业务中，仓库发错货物或者发出货物的品种、数量、规格与合同不符的现象时有发生，所以销售发货存在销货退回的风险。（二）收入不合理或不正确当货物售价与市场均价比较

4、过低或过高时，我们需考虑其合理性和正确性。当一笔订单单价过低时，我们需考虑其背后原因是否合理，是因为该笔货物质量存在极大问题还是生产成本下降的幅度较大。销售折让是否合理，销货退回是必须的吗？销售收入是企业主要的资金来源，中小企业必须保证销售手续完备及相关资料完整，预防少记、漏记、错记收入。（三）款项不能足额及时收回应收账款是企业因销售商品、提供劳务等日常经营活动而应收未收的款项。中小企业销售业务发生，发票已开出但款项未收回时，贷记“主营业务收入”“应交税费应交增值税（销项税额）”，款项借记“应收账款”。从会计账目来看，企业收入是增加了，但如果款项迟迟不能收回，则会造成企业大批坏账，导致企业偿债

5、信用和盈利能力得到质疑。因此中小企业要加强对货款催收的管理，防止大量应收账款的积压。二、中小企业销售环节的弊端和内部控制目标中小企业销售环节涉及销售部、客户、仓库和财务部，传递的单据包括销售发票、销货清单、支票、进账单、合同等。从销售到完成收款，需经过不同工作岗位，进行不同单据的传递，从而完成会计数据支撑。在此过程中，可预见的弊端有：（一）因货物数量和质量货不对板而被客户退回有些货物是很容易在运输途中受到损毁，比如米面，对米面运输而言，温度和湿度是重要的考虑因素，我们必须根据天气预告制订米面运输计划，避免因天气问题引起米面发霉、变质。销货清单信息录入错误，会导致装错货；人工装卸货物没专人指挥，

6、没专用的装卸工具，会导致货物在装卸过程中遭到损坏。因此，发货环节内部控制目标是制作清晰准确的销货清单，监管仓库正确发出货物，确保货物能安全完整的运送给客户。（二）销售折让、销货退回不合理销售折让，是指企业为促进销售数量，而给予的销售价格优惠。销货退回，是指发出货物因数量或质量不符合客户要求，而被客户退回的货物或者在价格上给予的减让。业务员有时会因为私人交情而给予过高的销售折让，一些中小企业甚至回收不合理的已售货物。销售折让与销货退回在利润表中作为销售收入的减项。销售折让的制订必须符合实情，根据销售业务是否频繁或销售数量是否较多来决定。中小企业对销售折让的审核必须严谨，销售部需查明销货退回的原因

7、，明确责任，预防下次再犯同样的错误。（三）收款不及时应收账款是企业因赊销业务而发生的，应收账款的入账时间应与确认收入的入账时间一致。但如果应收款项不能及时收回，企业的呆账、坏账就会增加，造成企业资金回流不顺畅，直接影响企业的盈利能力和偿债能力。应收账款内部管理的目的是做好客户的信用调查和销售款催收工作，保证销售款及时足额收回，资金健康周转。（四）成本、收入不实由于某些目的，一些中小企业会通过调节成本、收入，直接调节企业经营利润，造成利润虚增或虚减。常见的情景包括：销售成本结转不实、销售收入与成本不匹配、营业费用不合理、销售费用失控。从此可见，企业应加强预算管理，重视销售单据的传递和保管，防止发

8、生虚开发票、虚记收入、重复记账、成本费用失真的情况。三、中小企业销售业务的内部控制制度建设为规范企业销售行为，避免或减少因管理不善而对企业造成的损失，笔者认为可以从以下几阶段加强销售业务内部控制：（一）拟订合同企业就不同货物，针对不同信用等级的客户和销售量，给予不同的销售价格。企业应统一定价标准、信用政策和选择合适的收款方式。业务员根据客户以往交易记录，参照企业定价标准和信用政策草拟销售合同。客户信用等级的确定和信用状况调查需财务部协作。如合同比较重要，还需咨询企业的法律顾问或相关专家，由他们共同参与合同洽谈过程。合同草拟后，与客户谈判的底线需经企业主管确认。如客户提出赊购要求，业务员应严格遵

9、守销售政策，协同财务部对客户信用状况进行进一步复核。赊购决定需按企业授权，经审批人批准；如赊购业务涉及金额过大，超过定价标准和信用政策，还需提交管理层会议，进行集体审批决议。合同签订后，财务部应追踪合同完成情况，对客户的信用记录进行动态更新。信用管理人员对老客户的信用记录，每半年更新一次；首次交易后，编制新客户的资信状况记录表。（二）发货业务员根据企业、客户双方签订的合同开出发票，同时通知客户付款，编制销货清单通知仓库发货。这个阶段的内部控制制度设计包括：销货清单必须标注销货发票发票号，保证每次发货均已开票；仓库发货后需制作出仓单，出仓单需注明销货清单号与相应发票号；仓库发货后及时把相关单据传

10、递给财务部，由财务部再次核对发货与客户要求是否一致；如企业货物的运输有特殊要求，仓库必须按照特殊要求完成货物出库、发运和装卸的工作流程，确保货物安全完整到达。以上内部控制操作可与企业信息化系统结合，根据不同岗位职责设置人员分工权限。销售清单、出仓单根据系统出具的发票自动生成，避免制单错误和传递单据不及时。（三）收款和销货退回因为资金的往来核算程序是否严密，直接影响企业的款项收取金额，所以不相容职位不能由同一人担任。比如客户信用管理和销售合同的审核不能是同一人，销售款的确认收取与销售人员、稽查人员不能是同一人，坏账准备的计提审批和坏账的核销审批不能是同一人。中小企业应规范销售管理，防止以下风险：销货退回按照授权审批，不能越权或私下授权，防止欺诈舞弊的风险；加强对应收账款和应收票据的管理，科学准确分析账龄，久未收到的欠款需进入法律诉讼程序；对通过转账取得的收入，企业应该通过核定账户进行入账，入账及时，不得设账外账或者坐支现金。（四）结算利润财务部员工应对企业内部控制有足够的重视，定期参加相关培训，内部控制效果与员工业绩挂钩。审计人员设置独立岗位，企业设立风险识别机制，主动预防错记、漏记风险。综上所述，中小企业不能忽略潜在风险，而应着眼长远利益、长期发展