公司接待管理实施细则

1、XXXXXXXXX 有限公司 办公室关于印 发接待管理实 施细则的通知XXXXXXX ：为更好地促 进质量和效率，扩大现将接待管理实XX 接待工作程序化、规 范化，保障接待工作的 XX 对外联系和交流，经 XXXXXX 研究同意，施细则印发给 你们，请认真学 习，并遵照执行。XXXXXXX 股份有限公司 办公室2016年3月2日接待管理 实施细则 1 第一章总则接待工作是展示企业形象的一个重要窗口。为更好地促 进XX 接待工作程序化、规 范化，保障接待工作的 质量和效率，扩大XX 对外联系和交流，根据有关 规定，结合 XX 实际情况，特制定接待管理 实施细则。本细则 适用于全 XX 公务接待和

2、商 务接待活 动。其中，公务 接待是指参加与 XX 生产经营、业务 往来及市 场拓展无关的会 议、考察调研、执 行任务、学习交流、检查 指导、请 示汇报工作等公 务活动；商务接待是指 为了生产经营业务 的合理需要，开展考察 项目、业务 洽谈、签订 合同等招待客 户、合资 合作方以及其他外部人 员的活动。第二章管理职责XX 办公室 为 XXXXX 接待工作的 归口管理部 门，负责接待工作的 统筹安排和管理， 拟定重要来 宾的接待 计划，协调 相关部 门落实接待任务。XX 部门的来 宾接待工作由部 门自行对接，拟定接待 计划、参观路线和后勤保障， XX 办公室协助配合接待工作。第三章接待原 则接待

3、应遵循平等、对口、节约、周到、保密的原则。利于XX 形 2 象的提升和 经营发 展，使来宾高兴而来、满意而去。（一）平等原则。对 来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高 规格接待。（二）对口原则。各部门对 口接待，由出面接待的部 门拟 定行程安排、内部协调、费 用结算等工作。综 合性接待或 对口部 门无法安排工作人 员陪同的情况下，由 XX 办公室 负责协助接待。（三）节约 原则。招待来宾 从简，不铺张 浪费，不重复宴请，主方人数原 则上不多于 宾客人数。（四）周到原则。接待安排应衔 接周密，以礼相待，使来 宾感到热情、周到。（五

4、）保密原则。向来宾 介绍情况应适时适当，注意保守公司机密，巧妙回避不宜回答的 问题，重要会议应有记录。第四章接待分 类一、公务 接待（一）专门 事项的调研、考察、交流、学习 等接待，由相关部 门牵头 形成接待方案（如 XX 、人事、 XX 、 XX 等），呈XX 相关领导按程序 审批后，协调办 公室及其它相关 单位协助办理。（二）综合和其它事 项的调研、考察、交流、学习 等接待，由办公室 牵头形成方案，呈 XX 相关 领导按程序 审批后，协调相关部 门协助办理。 3 （三）按照接待对象分类：一般情况下：1省部级 以上领导来访、厅 局级正职领导（含XX 各区县正职领导）：由XX 董事长、总经理、

5、副总经 理等参与迎接和陪同参 观，相关对口部门负责人参与座谈。2厅局级副职领导和处级领导：由分管副总经理、对 口部门负责人参与迎接和陪同参 观，对口部门负责人参与座谈。3重要同行和企业领导 ：由董事长或总经理、副总经理、对 口部门负责人参与迎接和陪同参 观，对口部门负责人参与座谈。4一般同行和企业领导 ：由分管副总经理、对 口部门负责人参与迎接和陪同参 观，对口部门负责人参与座谈。5其他单 位参观学习交流 : 由分管副总经理、对 口部门负责人参与迎接和陪同参 观，对口部门负责人参与座谈。原则上陪同参观人数不超过 3 人，特殊情况可根据 XX 领导指示办理。二、商务 接待对口部 门牵头 形成接待

6、方案，呈 XX 相关领导 按程序 审批后，协调办 公室及其它相关 单位协助办理；一般情况下：1战略客户副总级 以上来 XX 开展商 务接洽：由董事长、总经理、副总经理、对 口部门负责人参与迎接和洽 谈。2战略客户总监 到副 总级来 XX 开展商 务接洽：由总经理、副 4 总经理、对 口部门负责人参与迎接和洽 谈。3普通客户总经 理或董事 长来 XX 开展商 务接洽：由副总经理、对 口部门负责 人参与接待和洽 谈。原则上陪同参观人数不超过 3 人，特殊情况可根据 XX 领导指示办理。三、接待参观类别根据来访人员时间安排可视情选择参观地点：四、接待方案审批流程办公室、对 口部 门根据来 访相关信息

7、形成接待方案，由部 门、子公司 负责人签字后，呈分管 领导审批。重要接待还须 呈总经理、董事长审批。第五章接待流程各部门接到公司 领导通知或相关部 门来访预约时 ，首先了解和收集来 宾基本情况：来宾单位、来宾职务和人数、来访具体时间、来访的目的和要求、陪同来访的领导，是否安排车辆接送、用餐和住宿，在 XXX 的总时间等。明确牵头接待部 门，相关配合部 门，拟定接待方案，呈 报 XX 相关 领导审 定后，提前通知陪同参 观领导 和参会人 员，将审定修改后的方案 报送给相关人 员。填写接待信息登记表 ，打印座牌、拟 定会 议议程和出席人 员名单、背景板，借用音响投影设备等。如有特殊需要，可安排礼仪

8、 5 人员和摄影摄像记者等。如需用餐，需提前按照接待用餐标准和 预算预定用餐地点，原则上安排在食堂（附： 关于食堂包房使用须知）。如需安排住宿，需要提前按照接待住宿标准预定协议酒店。如需接送，根据情况安排接待所需车辆 ，保证车辆 的清洁卫 生，安全性能良好。第六章接待会 场标 准一、迎接：接待人员对接好来 宾莅临时间 ，协调迎接人 员提前10 分钟到一楼前 门迎接并全程陪同，根据接待需要，引 导停车并协调 物业保障 电梯停靠。二、参观 ：根据接待对象类别和来 访目的，安排好参 观楼层，由办公室负责统 一协调 ，提前 15 分钟调试 好相关 设施设备、整理好清 洁卫生、提前打开空调 ，并安排讲解

9、人员。陪同参观领导 必要时作补充讲解。三、会场 布置：要规范有序、提前布置。（一）座牌摆放：主方座牌一般是面 对会议室门口摆放，客方座牌一般是背 对门摆放。当人员为单 数时，主要领导 居中，2 号领导在 1 号领导 左手位置， 3 号领导 在 1 号领导右手位置，以此 类推；当人 员为偶数 时，1 号和 2 号领导同时居中，2 号领导依然在 1 号领导 左手位置， 3 号领导依然在 1 号领导右手位置，以此 类推，座牌摆放整齐，保证在一条直 线上。 6 （二）茶水用具准备：参会人员每人放置一瓶 矿泉水，按照来 宾人数配放茶具，要求干 净、无破损 ，会前需将茶杯放好茶叶 摆放到位，统一放在客人位

10、置的右上角 处，排成接近一条直 线，待客人落座后再倒水，每隔 15-20 分钟参茶一次。（三）调试 好相关 设备：如音响、投影仪、话筒、宣传片、电脑、ppt/word/ 会议材料等，并确保其正常使用，根据情况提前打开空 调、调整好室温。（四）会议议程和材料需 摆放整齐，地面和桌面保持整 洁干净，备用部分 纸巾和插 线板、电池、矿泉水等。四、座谈 交流：（一）根据确定的会谈时间 和内容，通知相关人 员提前 5 分钟出席会 议；（二）会谈期间，接待人员坐在出入方便的位置，根据 领导和来宾需要随 时提供服 务，接待人员应 注意会 议节奏，如需要，温馨提示相关人 员把握时间 ；（三）会议中出现突发情况

11、，如网络中断、话筒失音、音响失灵等，接待人员要及 时与救场并妥善 处理；（四）会议结束后，接待人 员应注意清理会 场，务必将所有桌椅等恢复原貌，保持整 洁，收回相关会 议资料、座牌、茶水，离开时关闭空调和相关 设施设备 等,如需尽快整理完成会议记录、及时报送相关参会人 员。 7 第七章接待餐 费标准接待活 动中，因工作需要，可安排工作餐一次，并 严格控制陪餐人数。接待对 象 10 人以内，陪餐人数不得超 过 3 人；超过 10 人的，不得超过接待 对象的三分之一。工作餐 应当以家常菜、地方菜为 主，原则上只安排在 XX 食堂，公务接待消 费控制在 XX 元 /人以内，一律不 饮酒。商务 接待含

12、酒水不超 过 XX 元/人。不得提供高档菜肴和用野生保护动物制作的菜肴，不得提供香烟，不得使用私人会所、营业 性娱乐场所、高消费餐饮场所，不得安排到有 业务关系、有利益关联 的场所。第八章接待 费用报销XX 应当加 强公务接待和商 务接待经费的预算管理，合理限定接待 费预算总额。接待费 用应当全部 纳入预算管理，单独列示。接待费包括交通 费用、住宿费用、餐饮费 用或其他因来 宾招待而产生的费用。在接待活动结 束后，如实填写接待费 用清单，并由相关 负责人审签后，作为财务报销 凭证，并在 15 个工作日内完成费用报销。接待费报销 一事一 结算，餐饮费无论金额大小，只能开具一 张发票。公务 接待还

13、需附上菜品清 单（小票）、接待费用清单和相应的来 访函、调研函、考察函等。 8 第九章接待注意事 项一、公务 接待公务接待 应当坚持有利于公 务、务实节俭、严 格标准、简 化礼仪、高效透明、尊重少数民族风 俗习惯 的原则。全 XX 应当严格执行接待管理制度和开支 标准，应当严格控制公 务接待范 围，不得用公款 报销 或者支付 应当由个人 负担的费用。接待单位不得超 标准接待，不得 组织 旅游和与公 务活动无关的参 观，不得组织 到营业性娱乐、健身场 所活动，不得以任何名 义赠送礼金、有价证券、纪 念品和土特 产品等。XX 将接待工作 纳入问责范围。 XX 纪检 部门会加 强对接待 违规违纪 行

14、为的查处，严肃追究接待部 门相关负责人、直接责 任人的党纪责任、进 行通报，涉嫌犯罪的移送司法机关依法追究刑事 责任。二、商务 接待商务接待 应当坚持有利于企 业经营、务实节俭、尊重少数民族风俗习惯的原则。全 XX 应当加强商务活动计划管理，科学安排和 严格控制商务活动的时间、内容、路线、频率、人员数量。全 XX 应当严格控制商 务接待范 围，不得用公款 报销或者支付应当由个人 负担的 费用。全 XX 商务接待 实行统筹协调、分级管理、对 口接待，相关接 9 待单位组织实 施，对能够合并的商 务接待 应统筹安排。安排前须报分管 领导同意后方能开展接待，接待后 产生的费用报销流程 严格按 XX 财务报销管理制度执行。第十章责任与处罚接待接洽 过程中，收到相关接待信息的人 员和单位要向相关部门和人员及时传递 信息，因信息 传递不畅而导致接待工作出 现失误的，根据