基金管理有限公司电子档案管理办法模版

1、x基金管理有限公司电子档案管理办法第一章总则第一条为加强对x基金管理有限公司（以下简称“公司”）电子 文件的归档管理，有效维护电子文档的真实性、完整性，保障电子档 案的安全保管和开发利用，根据国家法律法规和x基金管理有限公 司档案管理制度，制定本办法。第二条本制度所称电子档案，是指各部门及分支机构（区域办 事机构）（以下简称“各单位”）通过公司业务开展及行政管理过程中 形成的具有规范格式、经鉴定具有保存和利用价值的电子文件及声像 文件。第二章管理体制与职责第三条公司电子档案的归档实行分级管理，由综合管理部统一 协调，各单位原则上由公文管理员（综合管理部备案）负责本单位的电 子档案管理工作，各单

2、位应明确电子文件归档管理的分管领导，协调 解决实际问题。第四条各单位在电子档案的管理过程中应明确职责、责任到人, 以确保电子文件的真实性、安全性和完整性。第五条电子文件的形成、承办、运转、整理等工作由承办部门负责，电子文件的归档管理、保管和开发利用等工作，由综合管理部 负责。第六条归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一 管理。综合管理部应配备相应的处理设备及介质，以保证归档电子文 件的有效识读及备份，如光盘刻录机、光盘等。第七条档案管理人员应忠于职守，熟练掌握使用计算机系统的 操作技能，积极主动提供查阅服务，充分发挥归档电子文件的作用。第三章归档范围与保管期限第八条各单位在业务活动和

3、职能活动中产生的电子文件，经鉴 定凡具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件及声像文件，均应按 照归档范围进行归档。具体归档范围为：（一）股东决定、董事会、监事会、总裁办公会形成的决议、工作 报告、会议纪要、会议录音和录像资料及其他会议材料；（二）公司经营管理层在经营决策、经营管理等方面形成的决定、 总结、计划等文件材料；（三）公司阶段性工作会议、专业会议、专题会议的工作报告、会 议纪要等材料；（四）年度会计决算报表、年度统计报表；（五）稽核报告、审计报告、对重大事件的处理报告等；（六）公司各项工作的规章制度、办法、规定以及其他各种公文；（七）公司信息系统，包括业务系统（包括但不限于投资交易系统

4、、 直销系统、清算系统、估值系统、ta系统等）、财务系统、办公管理 系统、风控系统等系统管理数据和日常运营数据；（八）研究部门撰写的调研报告及公开发表和正式出版的文章或 专著；（九）公司重要基建、购置设备、装修项目的招、投标文件及预决 算书；（十）公司向上级主管机关和证券监管部门报送的资格申报材料、 业务申请材料、各种工作报告及其他各种业务资料等；（十一）其它具有利用和保存价值的电子档案。第九条与信息系统有关的技术文件、图表、程序和数据等电子 档案由技术管理部指定专人负责日常管理，并应于每半年终了后10 个工作日内将上半年的数据备份硬盘移交至综合管理部保存。第十条计划财务类电子档案由财务管理部

5、总部指定专人管理。第十一条综合管理部于每年6月底和12月底对电子档案归档管 理工作进行检查。检查内容主要包括电子档案管理工作的规范性、是 否严格遵守保密规定等。第十二条电子文件的保管期限参照x基金管理有限公司档案 管理制度的有关规定执行。第四章电子档案的归档方式与要求第十三条各部门应在每年3月30日前将上年度办理完毕的属归 档范围的电子文件向综合管理部归档。电子文件归档移交前，各承办 部门应检查本部门电子文件的真实性与完整性，要做到移交及时、数 据完整、内容准确、目录编制规范、目录与文件一致、手续清楚等。 打印填写完整的档案交接情况登记表一式三份（见附件1）,交接双方 及监交人签字后各执一份。

6、第十四条各单位移交电子档案时应采用只读光盘、一次写光盘、 可擦写光盘以及计算机硬盘等，禁止使用软磁盘作为归档电子文件的 存储载体。移交前应对光盘等介质内的电子文件检查并清除计算机病 毒，存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内应填写部门 名称、移交人姓名、电子档案涉及的年份、密级等。第十五条 电子档案载体中应包含与移交的电子文件一致的机读 目录（见附件2）、相关软件、附属资料等。第十六条电子档案移交时，综合管理部应检验移交的电子文件, 确保载体清洁、无划痕、无病毒、档案与目录一一对应、文件内容完 整等。凡检验不合格的，由档案形成部门负责重新制作。第十七条 各部门移交电子档案时至少应制作两

7、套，一套封存保 管，一套查阅利用。对于安全性秘级要求高的档案，应由综合管理部 负责制作第三套，实行异地保存。第十八条综合管理部应将接收到的电子档案进行分类、组盘。 分类时按照年度、部门、内容、文件格式等进行相对集中，连同卷内 目录一同归档保存。第十九条 各单位同时可利用办公自动化传输系统从网上进行电 子档案移交，移交时应采用相应的压缩工具对电子文件进行压缩。各 单位和综合管理部应共同做好网上移交档案的病毒检测工作。网上移 交的电子档案由综合管理部负责备份归档。第五章 电子档案的保管与利用第二十条接收入库的电子档案，每两年应抽验一次，抽验率不 低于10%,发现问题应及时采取补救措施。需抢救的光盘

8、应及时复制, 复制或补救新版后，旧版或有问题的载体仍需保存三年。第二十一条 保管的归档电子文件载体应存放于防磁、防光、防 尘、防有害气体、温度湿度适中的环境中。第二十二条归档电子文件的提供和利用要注意以下事项：（一）电子档案信息的研究和利用工作，必须严格执行保密规定。（二）借阅电子档案应严格按照规定履行借阅审批手续；借阅涉 密电子档案的，还须报公司董事长批准后方可借阅。（三）封存的电子档案不得利用和外借，利用时要使用电子档案的复制件。（四）查阅应在许可范围内，并遵守保密规定。第二十三条任何部门和个人严禁未经批准进行电子档案的刻录、翻录、复制等，确保电子档案的信息安全。第二十四条销毁电子档案，需严格按照x基金管理有限公司档案管理制度中相关规定履行审批手续，编制销毁清册，并确保载 体与信息彻底销毁。第六章附则第二十五条 本办法由总裁办公会负责解释。未尽事宜，参照x 基金管理有限公司档案管理制度执行。第二