第7章 报表和标签

1、第7章 报表和标签【学习目标】n熟练掌握报表设计的方法n掌握标签的制作报表与标签n利用报表文件和标签文件，用户可方便地显示或总结、打印数据。n所谓报表就是对数据表记录或查询结果进行书面输出的文件，而标签则是一种特殊的报表，它与报表在本质上是一样的，主要用于创建邮件标签、物品标签等。报表与标签n报表文件和标签文件非常相似，都包括两个基本组成部分：数据源和布局数据源和布局。数据源指报表或标签文件的数据来源，通常是数据库中的表，也可以是视图、查询或临时表，利用视图和查询可筛选、排序、分组数据库中的数据；而布局用来设定报表或标签文件的打印格式。n创建报表可通过三种方式来实现，分别是快速报表、报表向导和

2、报表设计器。创建标签的操作类似于创建报表。7.1 创建快速报表1报表布局n在创建报表之前，应该确定所需报表的常规格式，常规布局有如下几种：n列报表：每个字段一列，字段名在页面上方，字段与其数据在同一列，每行一条记录。n行报表：每个字段一行，字段名在数据左侧，字段名与其数据在同一行。n一对多报表：一条记录或一对多关系，其内容包括父表的记录及其相关子表的记录。n多栏报表：每条记录的字段沿分栏的左边缘竖直放置。2创建快速报表n“快速报表”一般用来快速生成对单一数据表的报表文件，用户在选择基本的报表组件后，可由系统自动创建简单的报表布局。n若要创建一个基于表book的“图书明细表”报表，可利用快速报表

3、，其操作步骤如下：1) 选择“文件”菜单中的“新建”命令，在弹出的“新建”对话框中，选择“报表”单选框，再单击“新建文件”按钮，弹出“报表设计器”对话框。2) 在菜单栏上，选择“报表”菜单中的“快速报表”命令，在弹出的“打开”对话框中，选择要使用的表book，单击“确定”后，弹出如图所示的“快速报表”对话框。3）选择好字段和样式后，单击“确定”按钮，则出现报表设计器窗口，显示出快速报表生成的报表布局。4）此时，选择“显示”菜单中的“预览”命令，可对报表结果进行预览。说明： 如用户对设计的格式满意，可将报表保存，比如保存为“图书明细表.frx”。报表文件的后缀为“.frx”。 注意：利用“快速报

4、表”不能向报表布局中添加通用型字段。如需要，须在报表设计器中自行添加。 7.2 报表向导n报表向导是创建报表最容易的方式，可用多种新颖的格式自动生成报表，数据源可以来自一个表或视图文件，也可以来自多个相关联的表或视图文件。n本节我们介绍：n报表向导n一对多报表向导7.2.1 创建报表n报表的数据源可以是一个或多个表或视图，特别是当要显示的信息来自多个相关联的表时，可以在数据库中先创建有关这些表的视图，再使用视图作为报表的数据来源。n下面利用前面建立的“催书单视图”，创建一个“催书单报表”文件。操作步骤如下：1) 在项目管理器中的“文档”选项卡中选中“报表”，然后单击“新建”按钮，在弹出的“新建

5、”对话框中，选择“报表”单选框，然后单击“向导”按钮，弹出“向导选取”对话框。2) 在“向导选取”对话框中，有“报表向导”和“一对多报表向导”两个选项。这里选取“报表向导”选项，单击“确定”后，弹出“报表向导”对话框，显示报表向导的“步骤1-字段选取”对话框。3）“步骤2-分组记录”可根据报表需要，决定是否选择。若选择分组依据，则形成“分组/总计”型报表，不选择形成为一般的报表。4) 选择分组后，单击“总结选项”按钮，弹出“总结选项”对话框，可以在报表中添加分组统计函数项。5）“步骤3-选择报表样式” 6）“步骤5-排序记录” 7）“步骤6-完成” ，单击“完成”按钮，在“另存为”对话框中输入

6、报表文件名n若在命令窗口中输入以下命令，可将报表送打印机输出。 REPORT FORM 催书单报表.frx TO PRINTn如果要在窗口中预览报表打印效果，可以在命令窗口中输入：REPORT FORM催书单报表.frx PREVIEW。 7.2.2 创建一对多报表n使用“一对多报表向导”与“报表向导”的方法类似，只是需要从父表和子表中选择字段，并且要创建表之间的关系。【例】使用“一对多报表向导”，创建一个“学生借阅记录报表”，报表的数据源来自两个相关的表：表reader和表loan。操作步骤如下：1) 选取“一对多报表向导”2) “步骤1-从父表中选择字段”对话框。父表就是一对多关系中的“一

7、”表。在步骤1中，选取表reader为父表，并选取cardnum和name字段。3) “步骤2-从子表中选择字段”对话框。子表就是一对多关系中的“多”表，这里选择表loan为子表，选取字段bookcode。4) “步骤3-为表建立关系”对话框，根据两表的公共字段建立关系，这里的公共字段是“cardnum”5) “步骤4-排序记录” ，用来确定父表中记录的排序字段，这里选择“cardnum”字段为排序字段，并以升序排序。6) 弹出“步骤5-选择报表样式” ，这里选择报表样式为“简报式”，打印方向为纵向。7) “步骤6-完成” ，在对话框中的“报表标题”文本框中输入标题为“读者借阅记录报表”，单击

8、“预览”按钮。8) 关闭预览窗口，单击“完成”按钮，在“另存为”对话框中输入报表名：“读者借阅记录报表.frx”，保存后，即可完成一对多报表的创建。7.3 报表设计器n设计报表时，一般先用快速报表或报表向导创建初步的报表格式。如果不满意，可在报表设计器中进行修改。当然，用户也可以从空白报表开始，直接在报表设计器中建立起需要的报表。n报表设计器在设计报表时具有更大的灵活性。7.3.1 报表设计器的带区n所谓报表带区是指报表中的一块区域，可以包含标签、文本、来自表中字段的数据、计算值、用户自定义的函数以及图片、线条和边框等各种信息。报表可有多个带区，每个带区下的分割横条上都有名称，标志出该带区。图

9、7-12 报表带区报表带区(1) 标题带区：标题带区内容显示在报表第一页的开头，一般用来显示报表标题名称、公司名称等信息。每个报表打印一次。(2) 页标头带区：该带区内容显示在每页的开头，一般显示建立报表日期、报表页码和列标题等信息。每页打印一次。(3) 组标头带区：若报表进行了数据分组，则该带区的内容显示在每组记录的开头，一般显示分组字段和分割线，每个分组打印一次。若有多重分组，则有多组组标头带区。报表带区(4) 细节带区：该带区为报表的主要内容，一般显示数据和说明性文本。数据一般以变量名或字段名出现，外框一个方框，称为域控件，打印时会替换为相应字段的内容。每个记录打印一次。(5) 组注脚带

10、区：该带区对应组标头带区，显示在每组记录的结尾，一般是一些分组统计的域控件。(6) 页注脚带区：打印在每页的底部，一般用于打印页码、日期等内容。每页打印一次。(7) 总结带区：该带区内容显示在报表的尾部，一般是一些总计的域控件。每份报表打印一次。7.3.2 报表设计器的数据环境n所谓数据环境，就是指报表所引用的数据源有哪些，一般为表或视图。建立数据环境后，当打开或运行报表时，系统会自动打开表或视图，而关闭报表文件时，系统会自动关闭表和视图。n数据环境的操作与查询设计器中的操作方法类似。主要步骤1) 打开报表设计器。2) 选择“显示”菜单中的“数据环境”命令，弹出“数据环境设计器”窗口。3) 在

11、“数据环境设计器”对话框中，单击右键，从快捷菜单中选择“添加”命令，在弹出的“添加表和视图”对话框中，选中要添加的表或视图，选择“添加”按钮后，即将该表加入到“数据环境设计器”中。4) 数据表建立关联关系。建立的原则是，将主表中的字段拖动到相关表中相匹配的索引字段上。7.3.3 报表控件针对上面的报表，需添加如下内容：1标题和总结带区的添加2标签、域控件、线条、矩形控件的添加3图片/Active绑定控件的添加7.3.4 数据分组n在报表向导生成的报表中，我们可以对报表进行分组处理。通过分组，可使报表更清楚明了，易于阅读，而且可明显分开每组记录，允许加上组的介绍性信息（组标头）和总结性信息（组注

12、脚）。分组条件一般为字段，或是一个或多个字段生成的表达式。【例】对上面所处理的“图书明细表”报表，我们根据图书类别“booktype”字段对图书分组，并统计每组图书的平均价格。1) 选择“报表”菜单中的“数据分组”命令， 在对话框内的“分组表达式”文本框中键入分组表达式：“booktype”。2) 在两个新添加的带区中加入控件：在组标头带区，添加上分组所用字段“booktype”的域控件。3) 在组注脚带区添加一个“平均价格：”标签和一个计算平均价格的域控件。在“报表控件”工具栏中，单击“域控件”按钮后，在组注脚带区内单击合适的位置，弹出“报表表达式”对话框。4) 在“表达式”文本框中选择所需

13、的字段“price”，再单击“计算”按钮，弹出“计算字段”对话框。5) 在“计算字段”对话框中选择“平均值”单选框，单击“确定”按钮，则在“报表设计器”对话框中，可看到“组标头”和“组注脚”带区中新增的控件。7.3.5 定义报表变量n报表变量的使用与一般变量的使用相同，可以用来存放和显示一个表达式的结果，也可用这些变量值来计算其他相关的数据。定义报表变量的方法如下1) 打开 “报表设计器” 。2) 单击“报表”“变量”，弹出“报表变量”对话框，输入变量名和要存储的值。定义的变量即可在报表中使用。7.4 标签n标签文件可以认为是报表文件的一种，布局通常采用多列报表形式，打印在特定大小的标签纸上。

14、标签文件的打印结果，类似于我们日常所见的磁盘标签、名片。n标签与报表的不同之处在于：报表是以表为单位按一个格式生成一个报表结果，而标签则以表中的记录为单位，一条记录生成一个标签。n可以使用“标签向导”或“标签设计器”创建标签。7.4.1 标签向导【例】下面我们来制作一个基于表reader的“借书证”标签文件。7.4.2 标签设计器n“标签设计器”是“报表设计器”的一部分，它们使用相同的菜单和工具栏。操作方法几乎完全相同。【例】修改前面创建的“借书证”标签。 7.5 报表和标签设计实例【例7-1】 第6章例6-10在学生成绩数据库中创建了一个“学生选课成绩”视图，下面利用该视图来创建一份“学生选课成绩报表”。【例7-2】在学生成绩数据库中，有两个相关的表：课程表subject和成绩表score，下面我们创建一个“课程成绩报表”。【例7-4】以图书管理数据