影楼管理办公设备、文具管理办法

1、aco有限公司办公设备、办公文具管理办法一、合理管理及节约公司办公成本，特制定本办法。二、本办法适用于公司办公设备的使用、维护与办公文具的领用及采购的管理。三、行政部负责本标准制定、修改、废止的起草工作。总经理负责木标准制事实定、 修改、废止的核准。本办法出行政部实施和管理。四、办公设备的管理办法（-）电话的管理：1、将电话管理予以合理化以利业务进行，充分发挥电话的最大效力，节省成本。2、凡隶属使用本公司的国内外长途电话及市内电话（含公私事）， 依本标准所规范的体制管理。3、管理办法（1）行政秘书接转总机应迅速、准确、用语简练、清晰、礼貌、耐心、应使用“您好”、 “请”、“对不起”等礼貌用语。

2、（2）总机接听外线电话的基准用语为“您好，xx公司”，当对方告知分机电话号码 时，说“请稍等”；如分机占线，说“对不起，电话在占线，请稍后再打。”（3）总机接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次没人接听即挂线。（4）办公人员上班时间不得与人在电话中闲聊，不得偷听或泄霜公务机密。（5）不得在总机拨挂电话，非相关人员不得在总机上操作。（6）电话使用时间控制在5分钟内，最多不得超过10分钟，长话短说。使用前应对 洽谈内容稍加构思记录。（7）各部门人员遇电话铃响时，应马上拿起话简，不等对方讲话，得先说出公司、部 门名称。凡外来电话，接话人外岀时，应由总机或部门人员礼询对方事由、留言转告。（8）长途电话

3、使用%1 公司尽可能使用如tp电话等节省成本的方式拨打长途电话。%1 总台在每次拨打长话前应登录长途电话使用登记表备查。员工每次拨打 长话前应登录长途电话使用登记表。注意长话短说，非重大紧急情况， 严禁用公司电话处理私人事务。%1 每月初管理部应将上月长途电话使用登记表与电信局的长途电话清 单朝晖行核对，核算出各部门的长话费用，对于私务的话费，应从其工 资中扣除，情节严重者依奖惩处罚相关条例处理。（-）传真机的管理1、传真机的使用申请、登记、维修等作业依本标准的规定办理。2、传真机设置于行政区内，由行政秘书负责收发、登记、统计、报告等到作业。3、传真机的使用，仅限定业务上的连接，非业务（私用）

4、一律禁止文件的收发（传 真）事宜，倘有非业务使用者，初犯记小过，累犯记大过处分。4、凡员工因公须使用传真机时，应填写“文件传真屮请单”，并附有关传真机文件 及说明理由，经行政总监批示后，送行政秘书办理。5、行政秘书凭“文件传真传出申请单”之核定后，才得办理对外传送作业，作业完 毕应登记于“文件传真传出登记簿”内，原稿发还原屮请人。6、文件对外传送后，在“文件传真出登记簿”内须记明发文编号、中请人姓名、传 真13期、时间、事由、收文人姓名、收文（电传）号码等，于每月底影印一份后，翌月一 日（下班前）送总管理处核阅，逾期未报时，主办人员应记警告处分。7、凡外來公务文件（含内部传入），由行政秘书登记

5、于“文件传真传入登记簿”内， 并记明来文编号，来文者姓名，传真日期、时间、事由、经办（收文）人姓名等，于每 月底影卬一份后次月一口（下班而）呈行政总监核阅，逾期未报时，主办人员应记警告 处分。8、行政秘书因公外出或下班时，由其他行政人员暂代行其职务，并确实作好开关机 作业（节假日、休假日一律关机）。9、行政秘书应随时注意纸张及机器的维护。（三）复印机的管理1、为有效使用复印机，控制复印内容及数量，特制定此制度。2、本公司复印机操作人员及所有需复印者，依本制度执行。3、行政部负责本标准制定、修改、废止的起草工作。行政部负责本标准制定、修改、 废止的核准。4、管理办法（1）复印机由行政部秘书使用及

6、保管，其他人员未经允许不得自行开机。（2）需复印文件资料者要登录复印文件登记表，详填复印时间、内容、张数。 复印机管理人员核对无误后方可予以复印。（3）禁止复印公司机密资料和非公务资料（|大i特殊需要、经部门主管核准才可复印）。5、维护（1）复卬机管理人员应严格遵照操作手册进行操作。（2）平时随手保养，保持复印清洁。（3）定期（每月一次）请专业公司进行维护。五、办公用貝的管理办法（-）文具的分类：本公司文具用品分为消耗品、管制消耗品、管制品等到三种。1、消耗品：刀片、胶水、胶带、大头针、回型针、橡皮盘、笔记本、复写纸、标内贴、使用笺、各类印刷表单、橡皮擦、铅笔、圆珠笔、钉书针、直尺等。2、管制

7、消耗品：名片、签书笔、钢笔、口板笔、荧光笔、修正液、电池、印泥、卷 宗夹、美工刀、邮票、笔筒等。3、管制品:钉书机、打孔机、打码机、会计章、日期戳、职章、公司章、计算机、 卷尺等。（-）领用管理原则：依文具用品的分类不同而异1、一般文具：文具屮请由齐部门填写文具领用屮请单，交行政总务部采购员统 一采购。2、名片：名片的申请须因公务按实际需要填写签呈表。注明印刷内容、数量， 经部门主管签认后，送交采购部屮购。如制作数码名片需凭免费生产单交制作中心或金 亮冲印部生产。3、在职及新进员工由该部门主管提出文具申请单，向行政部申领文具。人员离职 时，应将剩余文貝一并缴交至所屈部门交接人，并由行政部督办。

8、4、印刷品领用%1 一般印刷品（如名片、信封、便用笺、表格）的印刷、申购、保管均由库房 负责，各部门特殊用途的表单及印刷品则口行保管。%1 印刷品如屈部门特殊专用表单、应填写签呈表，在需求日前两周交采购部 统一采购。六、办公用具采购原则由采购部统一向文貝批发商采购，并于采购前经比价部多家比价后，选定其价廉物 美的批发商进行采购，其必需品或采购不易或耗用量较大者，应酌予库存；特殊文具紧 急措施需用时，可经总经理或人力资源中心总监同意授权各部门口行采购。七、本办法由行政部负责制订修改，解释权归屈行政部，a卜文z日起执行。附件1:长途电话使用登记表附件2：文件传真屮请单附件3：文件传真传出登记簿附件

9、4：文件传真传入登记簿附件5：复卬文件登记表附件6：文具领用申请表附件1:长途电话使用登记表长途电话使用登记表部门： 月份：日期使用人电话号码通话事由通话时间确认批准说明：1、不得使用长途电话处理私人业务;2、使用长途电话，事前应做好通话内容准备。附件2：文件传真中请单文件传出申请单申请（发文）单位收文单位发文时间年月日时分事由收文（fax） 号码收文姓名核准行政经理主管中请人附件3：传真传出登记簿传真传出登记簿月份：发iii 日期发出 时间传真内容收文单位收件人发出部门经手人核准人附件4：传真传入登记簿传真传入登记簿月份：接收u期接收 时间传真内容发文单位发件人收文部门收件人经手人附件5：复印文件登记表复印文件登记表月份：序号日期原稿页数份数使用部门使用人备注a3a4b4b5附件6：文具领用屮请表文具领用申请表类 別项n合计上月 丿乖存采购数量单价金额合计备注管 制nn类剪