第6章 会议沟通

1、 思思 考考: 喜欢开会吗？为什么？喜欢开会吗？为什么？ 开会有用吗？开会有用吗？ 如果让你来组织一次会议，你会如何做好如果让你来组织一次会议，你会如何做好会前准备？会前准备？2 一、会议的定义一、会议的定义 群体或组织中相互交流意见的一种形式，群体或组织中相互交流意见的一种形式，它是一种常见的群体活动。它是一种常见的群体活动。3交流信息交流信息给与指导给与指导解决问题解决问题作出决策作出决策 一个有效的会议，应该能使与会者心情舒畅并积极一个有效的会议，应该能使与会者心情舒畅并积极参与，使大家以有效的方式得以沟通，从而获得有用的参与，使大家以有效的方式得以沟通，从而获得有用的信息或达成一致的合

2、作协议。信息或达成一致的合作协议。4谈判谈判目的是解决双方利益上的冲突，采用互动方式讨论，目的是解决双方利益上的冲突，采用互动方式讨论，力求达成一致意见。力求达成一致意见。通知通知目的是为了传播信息，采取单项的方式，一般没有目的是为了传播信息，采取单项的方式，一般没有讨论。讨论。解决问题解决问题目的是为了利用团体的力量解决问题。通常将待解目的是为了利用团体的力量解决问题。通常将待解决的问题摆在桌面上，与会者应提出解决的方法。决的问题摆在桌面上，与会者应提出解决的方法。在这类会议上，人们会为探求解决问题的方法而努在这类会议上，人们会为探求解决问题的方法而努力，不会停留在过去的状态中。力，不会停留

3、在过去的状态中。5决策决策目的是为了在不同的方案中权衡利弊做出抉择。目的是为了在不同的方案中权衡利弊做出抉择。与会者不仅会讨论和决策，而且还要遵守会议的决议。与会者不仅会讨论和决策，而且还要遵守会议的决议。交流交流目的是在于集思广益，常采用目的是在于集思广益，常采用“头脑风暴法头脑风暴法”讨论，即讨论，即安排安排5-75-7人，每一位与会者都可以将自己对问题的看法，人，每一位与会者都可以将自己对问题的看法，并从相互间的发言中得到启发，激发灵感，产生创意。并从相互间的发言中得到启发，激发灵感，产生创意。这类会议鼓励讨论。这类会议鼓励讨论。6 会前准备会前准备 会议过程控制会议过程控制 会后工作会

4、后工作7 明确会议的必要性明确会议的必要性 如果没有必要开，就尽量不要开。 确定会议的目标确定会议的目标议题：讨论出现的问题，或分析将要遇到的问题；明确议题之后确定具体的目标。 准备会议文件准备会议文件 确定会议主持人确定会议主持人会议成败很大程度上取决于会议主持人。8 确定与会人员确定与会人员对会议内容比较了解并与其工作相关的人员参与。出席：有发言权也有表决权列席：有发言权没有表决权旁听：只是学习，可以参与意见 会前协调会前协调火腿蛋（母鸡和小猪）火腿蛋（母鸡和小猪） 预定会议场所预定会议场所 补充最新信息。补充最新信息。9 如果已经有每周的例会；如果已经有每周的例会； 如果会议的成本过高；

5、如果会议的成本过高； 如果还有比开会更好的方法如果还有比开会更好的方法 ； 如果没什么特别重要的事；如果没什么特别重要的事； 如果你是唯一能做决策且知道该怎样正确处如果你是唯一能做决策且知道该怎样正确处理的人。理的人。10 如果必须把信息同时传达给很多人；如果必须把信息同时传达给很多人； 如果需要当众表扬或批评一些人；如果需要当众表扬或批评一些人； 如果要让多些人参与决策的问题；如果要让多些人参与决策的问题； 如果需要听取部门汇报工作；如果需要听取部门汇报工作； 如果要给小组委派任务。如果要给小组委派任务。开会的原则开会的原则11会场布置：会场布置：根据会议目的、性质及与会人数而定根据会议目的

6、、性质及与会人数而定礼堂型礼堂型U型型圆桌型圆桌型长桌型长桌型12课堂式课堂式V型型13 2015年新员工职业生涯规划年新员工职业生涯规划11月份活动决月份活动决定在室外进行，假如你是主持人，请依据定在室外进行，假如你是主持人，请依据会前准备事项进行简单策划。会前准备事项进行简单策划。14 宣布会议的主题和目的宣布会议的主题和目的 根据会议议程顺序提出议题根据会议议程顺序提出议题 给予每个人阐述观点的机会给予每个人阐述观点的机会 控制讨论进程控制讨论进程 遵守预定时间遵守预定时间 会议瘦身会议瘦身http:/ 讨论结束后概括观点讨论结束后概括观点 确定下次会议议题和时间。确定下次会议议题和时间

7、。15 会议特征会议特征 离题离题 准备不足准备不足 值得怀疑的效率值得怀疑的效率 注意力分散注意力分散 与会者发言罗嗦与会者发言罗嗦 会议持续时间太长会议持续时间太长 缺乏参与缺乏参与 令人烦恼程度令人烦恼程度 83% 77% 74% 68% 62% 60% 51%16 目的：为什么开会目的：为什么开会 定位：情绪、方向定位：情绪、方向 时间：总共多长、怎么分配、休息时间：总共多长、怎么分配、休息 方式：几个议题、如何发言等方式：几个议题、如何发言等 规则：由谁主持、谁记录、是否录音规则：由谁主持、谁记录、是否录音17 假设你现在是研发中心的经理，根据市场假设你现在是研发中心的经理，根据市场

8、的需求，原定于的需求，原定于2015年年12月月31日完成的一日完成的一个新产品开发项目必须提前至个新产品开发项目必须提前至10月月31日完日完成，为此你召集了项目组成员进行一个如成，为此你召集了项目组成员进行一个如何提前完成任务的讨论会，作为主持人请何提前完成任务的讨论会，作为主持人请你设计一个开场白。你设计一个开场白。18 会议记录应该准确无误会议记录应该准确无误 下发会议记录或会议简报下发会议记录或会议简报 决议要突出任务责任人姓名、时间及验决议要突出任务责任人姓名、时间及验收标准收标准 表明下次会议的日期和时间表明下次会议的日期和时间 对执行工作进行监督和检查对执行工作进行监督和检查1

9、9一、一、 会议议程的设计原则会议议程的设计原则 表明议题表明议题 确定主次确定主次 注重实效注重实效 适时调整适时调整 提供背景资料提供背景资料20 突出问题突出问题根据实际情况列出重要的问题。根据实际情况列出重要的问题。 提出新议题提出新议题 选择重要议题选择重要议题 分清主次顺序分清主次顺序 确定时间确定时间 表明顺序表明顺序 结束议程结束议程21 （第（第 一一 天）天） 星期二星期二 2010年年6月月18日日 08:30 签到签到 09:00 中国民用航空总局领导致辞中国民用航空总局领导致辞 09:10 主办单位袁耀辉司长致开幕辞主办单位袁耀辉司长致开幕辞 09:20 承办单位致辞

10、承办单位致辞 段继延，段继延， 院长，中国民航管理干部学院院长，中国民航管理干部学院 09:30 航空公司重组的关键因素航空公司重组的关键因素 Laurence H. Alberts ，副总裁，副总裁 Jonathan Gove ，亚洲合伙人，亚洲合伙人 美智咨询公司（美智咨询公司（Mercer） 10:30 茶歇茶歇 10:50 中国航空公司重组后的竞争战略与定位（之一）中国航空公司重组后的竞争战略与定位（之一） 邱连中，邱连中， 中国民航管理干部学院客座教授中国民航管理干部学院客座教授 加拿大航空公司加拿大航空公司 战略规划部主任战略规划部主任 22 12:00 专家楼专家楼A座餐厅：自助

11、餐座餐厅：自助餐 14:00 重组航空公司的战略规划制定重组航空公司的战略规划制定 罗义德（罗义德（Mr. Peter Liver），）， 中国地区总经理中国地区总经理 英国航空公司英国航空公司 15:30 茶歇，茶歇， 15:50 中国企业重组后的文化整合中国企业重组后的文化整合 王益岭，王益岭， 主任主任 中国石油总公司中国石油总公司 17:00 第一天会议结束第一天会议结束 17:30-22:30 宴会，联谊会宴会，联谊会 23（第（第 二二 天）天） 星期三星期三 2010年年6月月19日上午日上午 08：30 航空公司重组后的航线网络规划航空公司重组后的航线网络规划 袁力行袁力行 ，

12、董事，国泰航空公司，董事，国泰航空公司 09:30 中国航空公司重组后的竞争战略与定位（之二）中国航空公司重组后的竞争战略与定位（之二） 邱连中，邱连中， 中国民航管理干部学院客座教授中国民航管理干部学院客座教授 加拿大航空公司加拿大航空公司 战略规划部主任战略规划部主任 10:30 茶歇茶歇 10：50 KLM和和 Alitalia合并整合的案例分析介绍合并整合的案例分析介绍 Simon L Drommel ， 航空业总监航空业总监 普华永道咨询公司（普华永道咨询公司（PWC） 11：40 致闭幕词致闭幕词 魏锦才魏锦才 ，党委书记，党委书记 中国民航管理干部学院中国民航管理干部学院 11：

13、50 研讨会结束研讨会结束 24 会议记录的内容会议记录的内容 会议记录的注意要点会议记录的注意要点25 会议名称会议名称 地点、日期地点、日期 起止时间起止时间 主办者主办者 出席人员出席人员 缺席人员缺席人员 会议主席致开幕词并宣布会议议程会议主席致开幕词并宣布会议议程 会议过程会议过程 会议决议会议决议 下次会议的时间及地点下次会议的时间及地点26 充分了解会议主题、目的及议程充分了解会议主题、目的及议程 可以采用多种记录方式可以采用多种记录方式手书、录音、照相或摄影手书、录音、照相或摄影 紧跟会议进程紧跟会议进程 及时确认要点，澄清含糊不清的观点及时确认要点，澄清含糊不清的观点 避免主

14、观意识避免主观意识 会后及时打印并校对会后及时打印并校对27 会议主持人会议主持人 会议秘书会议秘书 其他与会者其他与会者28思维清晰敏锐思维清晰敏锐善于言词表达善于言词表达良好的沟通能力良好的沟通能力积极倾听的能力积极倾听的能力较强应变能力较强应变能力很好的分析能力很好的分析能力公正公开公正公开幽默幽默.29准确记录会议要点准确记录会议要点发放会议纪要发放会议纪要确认执行人、完成时间以及确认执行人、完成时间以及所需所需资源资源在主持人右手落座在主持人右手落座31 明确会议目的明确会议目的 了解会议内容了解会议内容 作好发言准备作好发言准备 遵守会议制度遵守会议制度.326.6会议会议沟通沟通

15、中中常见的障碍常见的障碍 外在环境外在环境 传递过程传递过程 语言语言33 会议时间不当会议时间不当 繁忙的周一OR周五下午 会议时间冲突 已经有约在先 准备不充分或根本来不及准备 会议目的不明确会议目的不明确 会议持续太久会议持续太久 简单问题复杂化简单问题复杂化 发言者过于健谈发言者过于健谈. 34不搞形式主义不搞形式主义明确会议的目的和目标明确会议的目的和目标 选择合适的与会者选择合适的与会者日本太阳工业公司会议成本公式日本太阳工业公司会议成本公式=2A*B*TA是小时平均工资的是小时平均工资的3倍、倍、B是到会的人数、是到会的人数、T是开会的时间是开会的时间 一个人在单位时间内创造的价

16、值大约是其工资的三倍；而由于开一个人在单位时间内创造的价值大约是其工资的三倍；而由于开会影响正常工作秩序造成的损失应为这些人所创造的价值的两倍。会影响正常工作秩序造成的损失应为这些人所创造的价值的两倍。这个成本价值包括了与会者的工资及从本企业取得的其它收入，这个成本价值包括了与会者的工资及从本企业取得的其它收入，因开会少为企业创造的除工资和其它收入之外的产值，以及因会因开会少为企业创造的除工资和其它收入之外的产值，以及因会议时间而引起的经常性工作停顿的损失。议时间而引起的经常性工作停顿的损失。 合理安排会议时间（下班前）、合理安排会议时间（下班前）、会议议程会议议程合理安排会务合理安排会务控制好会议控制好会议分发会议简报。分发会议简报。35 帕金森定律之鸡毛蒜皮定律：帕金森定律之鸡毛蒜皮定律： 大部分官员由不懂得百万、千万元而只懂得千大部分官员由不懂得百万、千万元而只懂得千元的人组成，以至于讨论各种财政议案所费的元的人组成，以至于讨论各种财政议案所费的时间与涉及的金额呈反比，即涉及的金额越大，时间与涉及的金额呈反比，即涉及的金额越大，讨论的时间越短，反之时间则越长。鸡毛蒜皮讨论的时间越短，反之时间则越长。鸡毛蒜皮的事情则花费很多时间。的事情则花