第七章 会展企业的组织机构

1、会展企业的组织会展企业的组织机构机构1会展企业的组织结构v会展业是个会展业是个协作性要求极高协作性要求极高，时间性强时间性强的行的行业，每个环节都应细致划分，进行工作分析，业，每个环节都应细致划分，进行工作分析，配备人员。配备人员。 v因此，会展企业最常见的组织机构类型有因此，会展企业最常见的组织机构类型有职职能制、矩阵制能制、矩阵制和和事业部制事业部制等。等。1职能制职能制最早由职能制最早由“科学管理之科学管理之父父”泰勒提出泰勒提出要求：行政主管把相应的的要求：行政主管把相应的的管理职责和权力交给相关管理职责和权力交给相关的职能机构，各职能机构的职能机构，各职能机构在自己范围内向下级行政在

2、自己范围内向下级行政单位发号施令。单位发号施令。 下级行政负责人接下级行政负责人接 受上级受上级行政主管人指挥和上级各行政主管人指挥和上级各职能机构的领导。职能机构的领导。总经理策划部人事部财务部工程部设计部招商部v优点优点：充分发挥职能专业充分发挥职能专业管理作用，加强各部门的管理作用，加强各部门的业务监督和专业性指导，业务监督和专业性指导，高效完成部门职责，减轻高效完成部门职责，减轻工作负担。工作负担。v缺点缺点：多头领导，发生矛多头领导，发生矛盾容易导致纪律松散，管盾容易导致纪律松散，管理混乱。理混乱。v适用于适用于：业务类型单一、业务类型单一、规模较小的会展企业规模较小的会展企业1小型

3、会展公司组织结构范本2矩阵制矩阵制矩阵制是以矩阵制是以项目服务项目服务为中心的组织结构形式。为中心的组织结构形式。优点优点：项目小组成员同原职能部门保持组织和业务联系，又参：项目小组成员同原职能部门保持组织和业务联系，又参加项目小组工作，加强横向联系，人力资源共享。加项目小组工作，加强横向联系，人力资源共享。缺点：缺点：稳定性差，容易产生短期行为。稳定性差，容易产生短期行为。适用于：适用于：规模庞大，服务种类齐全的大型会展公司。规模庞大，服务种类齐全的大型会展公司。总经理项目A项目B项目C策划部招商部工程部设计部2中型会展公司组织结构范本3事业部制是一种高度（层）集权下的分权管理体制。是一种高

4、度（层）集权下的分权管理体制。优点优点： 总公司领导可以摆脱日常事务，集中精力考虑全集问题总公司领导可以摆脱日常事务，集中精力考虑全集问题 事业部实行独立核算，发挥经营管理的积极性，利于组织专业化事业部实行独立核算，发挥经营管理的积极性，利于组织专业化 产生和实现企业化内部协作产生和实现企业化内部协作 各事业部之间有比较，竞争，利于企业发展各事业部之间有比较，竞争，利于企业发展 事业内部容易协调事业内部容易协调 事业部经理从事业部整体考虑问题，利于培养和训练管理人才事业部经理从事业部整体考虑问题，利于培养和训练管理人才缺点：缺点： 公司与事业部的职能机构重叠，构成管理人员浪费公司与事业部的职能

5、机构重叠，构成管理人员浪费 事业部实行独立核算，考虑自身利益，影响事业部之间的协作，事业部实行独立核算，考虑自身利益，影响事业部之间的协作，一些业务联系与沟通往往也被经济关系所代替。一些业务联系与沟通往往也被经济关系所代替。适用于适用于: 规模庞大，品种繁多，技术复杂的大型会展企业。规模庞大，品种繁多，技术复杂的大型会展企业。 事业部（事业部（2）v事业部制是分级管理、事业部制是分级管理、分级核算、自负盈亏分级核算、自负盈亏 一种形式，即一个公司一种形式，即一个公司按地区或按服务类别分按地区或按服务类别分级成若干个事务部，而级成若干个事务部，而公司总部只保留人事决公司总部只保留人事决策、预算和

6、监督权，通策、预算和监督权，通过利润等指标对事业部过利润等指标对事业部进行控制。进行控制。地区事务部C董事长总裁总裁办公室战略管理中心财务中心资产管理中心人力资源中心地区事业部B策划部财务部人事部工程部服务部信息部设计部地区事务部A地区事务部C3大型会展公司组织结构范本二、会展企业的部门设置考虑到了部门划分的科考虑到了部门划分的科学性，又兼顾会展服学性，又兼顾会展服务的质量与效率。务的质量与效率。可分为以下部门：可分为以下部门： 策划部策划部、 市场部、市场部、 招商部、招商部、 设计部、设计部、 服务部、服务部、 安保部、安保部、 信息管理部、信息管理部、 工程部、工程部、 物流部、物流部、

7、 财务部、财务部、 人力资源部人力资源部、 等等等等1、策划部、策划部策划部是会展企业的策划部是会展企业的基础部门基础部门，也是整个会展服务的，也是整个会展服务的核心工作核心工作会展策划部会展策划部会展策划：对整个会展企业形象的策划、组织的包装。会展策划：对整个会展企业形象的策划、组织的包装。会展项目策划：制定会展工作方案，安排会展工作进程。会展项目策划：制定会展工作方案，安排会展工作进程。会展营销副总策划部经理会展策划师会展公关人员会展推广人员会展调查专员2、市场部、市场部v市场部是会展企业的市场部是会展企业的重要部门。重要部门。v主要负责会展新闻宣传，会展广告策划实施，协调主要负责会展新闻

8、宣传，会展广告策划实施，协调与各社会团体或政府之间的关系等。（宣传工作是与各社会团体或政府之间的关系等。（宣传工作是会展服务成功的会展服务成功的基本保证，基本保证，主要手段有广告与联络。主要手段有广告与联络。会展营销副总市场部经理广告策划师联络专员市场调查专员市场推销专员3、招商部、招商部v招商部是会展企业的拓展部门。会展营销副总招商部经理招商专员招商专员招商专员4、设计部、设计部v设计部是向客户设计部是向客户提供各种创意提供各种创意与与设计设计的业务部门。的业务部门。v主要工作是在会展服务中，利用空间环境，采用建造、工程、主要工作是在会展服务中，利用空间环境，采用建造、工程、视觉传达等手段。

9、借助设施高科技产品，将所传播的信息和视觉传达等手段。借助设施高科技产品，将所传播的信息和内容呈现在公众面前。（包括：展台设计、空间布局设计、内容呈现在公众面前。（包括：展台设计、空间布局设计、平面设计、照明道具设计、展馆设计等等）平面设计、照明道具设计、展馆设计等等）会展运营副总设计部门经理三维设计师美工平面设计师5、服务部、服务部v服务部是会展企业的服务部是会展企业的窗口部门窗口部门，其服务质量的高低其服务质量的高低直接影响到企业的形象直接影响到企业的形象v主要包括：接待、设备租赁、翻译、司仪、礼仪等主要包括：接待、设备租赁、翻译、司仪、礼仪等等等会展运营副总会展服务部经理会展接待专员礼仪人

10、员设备租赁专员司仪人员翻译专员会展服务专员6、保安部、保安部v保安部是会展活动不可或缺的部门。v主要保证会展活动的顺利召开维护安全。会展运营副总安全保卫部经理安全员保安员 7、信息管理部、信息管理部l 会展信息管理部会展信息管理部涉及和管理会展服务企业的日常业务涉及和管理会展服务企业的日常业务。有。有效地实现会展集团的效地实现会展集团的资源共享资源共享，管理多个会展活动，分类管理多个会展活动，分类管理展商和观众等方面数据，全面管理客户关系，使大量管理展商和观众等方面数据，全面管理客户关系，使大量的重复工作可以实现自动处理，防止客户数据因业务人员的重复工作可以实现自动处理，防止客户数据因业务人员

11、流动而流失，并可以直接对会展过程进行有效管理，应用流动而流失，并可以直接对会展过程进行有效管理，应用精确的统计数据辅助企业决策。精确的统计数据辅助企业决策。会展运营副总信息管理部经理信息专员网络专员 8、工程部、工程部l 工程部是承担会展企业各项基建、现场施工的部工程部是承担会展企业各项基建、现场施工的部门门会展工程副总工程管理部经理机电专员施工人员技术员 9、物流部、物流部l 物流部是负责会展企业的物资采购、管理和运输的业务部门。工程副总物流部经理采购员车辆调度员仓库管理员 10、财务部、财务部l 财务部是会展业最重要的财务部是会展业最重要的保障部门保障部门之一。直接管之一。直接管理资金，进

12、行账户处理、理资金，进行账户处理、l 主要职责是协助会展经营者主要职责是协助会展经营者搞好企业经营预算搞好企业经营预算，控制企业运营费用控制企业运营费用，取得最佳经济效益。，取得最佳经济效益。财务副总财务管理部经理审计主管会计主管审计主管审计主管审计主管 11、人力资源部、人力资源部l 也叫也叫人事部人事部l 主要职责是负责企业员工招聘、培训、考核、激主要职责是负责企业员工招聘、培训、考核、激励等。励等。确保在任何情况下都能找到合适人选的主确保在任何情况下都能找到合适人选的主要部门要部门。行政人事部经理行政主管人事主管行政专业人员后勤人员人事专员薪酬专员培训专员绩效专员长沙红星国际会展中心-部

13、门设置北京国邦会展有限公司部门设置北京国邦会展有限公司部门设置公关策划部：媒介关系公关策划部：媒介关系 项目策划项目策划 撰稿撰稿 客房服务客房服务会展招商部：会展招商部： 会展策划会展策划 会展招商会展招商 会展组织会展组织展台展示部展台展示部: 三维设计三维设计 项目管理项目管理会议活动部会议活动部:接待接待 项目管理项目管理 设备租赁设备租赁特装制作厂：特装制作厂： 漆工组漆工组 木工组木工组 焊工组焊工组 电工组电工组美工制作部：美工制作部： 平面设计平面设计 制作制作 2.1. 3会展策划部门的绩效考核会展策划部门的绩效考核l绩效考核是针对企业中每个员工所承担的绩效考核是针对企业中每

14、个员工所承担的工作，应用各种科学方法，工作，应用各种科学方法，对员工的工作对员工的工作行为、工作效果及其对企业的贡献或价值行为、工作效果及其对企业的贡献或价值进行考核与评价，并将评价结果反馈给员进行考核与评价，并将评价结果反馈给员工的过程工的过程。可以有效的激励员工，提升企。可以有效的激励员工，提升企业综合的竞争能力，促进企业经济效益的业综合的竞争能力，促进企业经济效益的提高等方面发挥了重要的作用。提高等方面发挥了重要的作用。 绩绩 效效 考考 核核考核项考核要点考核指标权重/%考核主体考核资料来源市场信息收集整理组织相关人员开展广泛的市场调查活动，掌握本行业的市场动态，对各项市场调查的信息进

15、行整理、分析与归档，为策划提供依据市场信息收集及时、准确、全面、领导满意评价在_分以上10总经理策划部市场策划方案及预算编制组织制定市场策划方案及预算；编制广告宣传计划、公关活动计划方案编制及时、领导满意评价在_分以上25总经理策划部会展策划管理根据会展活动的整体运筹规划，提出会展活动决策并组织实施，在会展活动结束后，对整个会展策划活动进行检验和评估客户对会展策划的满意评价在_分以上30总经理策划部组织公关活动组织各项公关活动，对公关活动的前期准备、实施过程进行检验和评估领导满意评价在_分以上20总经理策划部部门员工管理负责本部门的人员的招聘、培训与考核；建立规范、高效的部门运作管理体系并优化

16、完善部分员工绩效考核平均分在_分以上15总经理人事部策划部经理的绩效考核表策划部经理的绩效考核表 市场调查专员的绩效考核市场调查专员的绩效考核 绩 效 考 核考核项考核要点考核指标权重/%考核主体考核资料来源调研计划的制定根据经营需要，制定合适的会展市场调研计划计划制定完成率达_%15策划部经理策划部调查方法与调查工具的选择根据调查内容。选择适当的调查方法并制作相关调查工具调查方法与工具选取合理、领导满意度评价在_分以上25策划部经理策划部调查实施根据已制定的调研计划、调查方法与工具，进行调查工作的具体实施市场调查计划完成率达到_%35策划部经理策划部调查报告的编写对收集到的信息或资料，及时进

17、行整理和分析，并撰写调研分析报告报相关领导审核调研报告完成及时，领导满意度评价在_分以上25策划部经理策划部 会展策划师的绩效考核表会展策划师的绩效考核表 绩 效 考 核考核项考核要点考核指标权重/%考核主题考核资料来源信息管理掌握各类会展活动的发展动向和竞争对手的情况，及时收集、整理各方面的市场信息信息收集按时完成率达_%10策划部经理策划部会展营销策划根据会展企业营销战略、策划合适的价格策略、渠道策略、促销策略等会展营销计划实现率达到_%25策划部经理策划部会展策划的组织与实施负责会展活动的内容策划、规模策划、环境策划等工作并组织实施会展相关方对会展策划的满意度评价在_分以上30策划部经理

18、策划部会展广告策划主要负责包括广告策略、广告目标、广告诉求、广告创意等方面的策划领导对广告效果满意度评价在_分以上20策划部经理策划部会展公共关系策划负责会展品牌和商标管理、企业形象建设、与客户、行业协会及其他部门的公共关系策划等工作企业领导对公共关系策划的满意度评价在_分以上15策划部经理人事部 公关专员的绩效考核表公关专员的绩效考核表 绩绩 效效 考考 核核考核项考核要点考核指标权重/%考核主题考核资料来源公关计划编制根据企业整体运营情况及市场状况，编制企业公关计划，报相关领导审批公关计划编写及时，领导满意度评价在_分以上20策划部经理策划部公关活动组织根据领导审批的公关文件，组织市场公关

19、活动，并做好与相关部门的沟通与协调，确保计划的顺利进行，并达到相应的宣传效果和目标活动计划完成率达到_%35策划部经理策划部公关文案的撰写根据项目公关活动及相关部门的需要，编写各类公关文案公关文案被采用率达到_%25策划部经理策划部公关活动评估根据各方面的信息反馈，对公关活动的执行情况进行评估，编制公关活动评估报告评估报告完成及时，领导满意度评价在_分以上20策划部经理策划部 市场推广专员的绩效考核市场推广专员的绩效考核 绩绩 效效 考考 核核考核项考核要点考核指标权重/%考核主题考核资料来源市场信息收集与分析掌握市场及行业发展动态，了解竞争对手的市场情况，并及时想有关领导反映信息收集按时完成

20、率达到_%15策划部经理策划部市场推广方案的制定根据企业年度营销战略，编制形象推广方案及其他相关市场推广方案市场推广方案编制及时，领导满意度评价在_分以上25策划部经理策划部市场推广活动组织实施负责企业的广告、公共关系等市场推广活动的具体组织与实施市场推广活动按计划_%完成35策划部经理策划部市场推广活动评估市场推广活动结束后，对相关信息进行分析，对整个推广活动的效果进行评估，并编写评估报告评估报告及时，领导满意度评价在_分以上25策划部经理策划部 2.2会展项目策划的流程管理会展项目策划的流程管理l会展项目策划是对会展项目策划是对会展进行管理和决策会展进行管理和决策的的一种程序，它是对会展项

21、目的进程以及会一种程序，它是对会展项目的进程以及会展项目的总体战略进行展项目的总体战略进行前瞻性的规划活动前瞻性的规划活动。 策划者策划者l会展项目策划包括会展项目策划包括 策划对象策划对象 策划依据策划依据 策划方案策划方案 策划效果评估策划效果评估l 策划者策划者：在会展运作实施过程中起着：在会展运作实施过程中起着“智囊智囊”的作用。的作用。直接影响会展活动的质量水平直接影响会展活动的质量水平l 策划对象策划对象：既是：既是某项整体会展活动某项整体会展活动，也是，也是会展诸多要素会展诸多要素中某一要素中某一要素（如会展宣传项目、会展设计项目等）（如会展宣传项目、会展设计项目等）l 策划依据

22、策划依据：既包括策划者的：既包括策划者的知识结构、信息储存知识结构、信息储存以及有以及有关关策划对象的专业信息策划对象的专业信息，也包括，也包括会展项目立项的主客观条会展项目立项的主客观条件件等等l 策划方案策划方案：是策划者为实现策划目标，针对策划对象而：是策划者为实现策划目标，针对策划对象而设计创意的设计创意的一套策略、方法和步骤一套策略、方法和步骤l 策划效果评估策划效果评估：对实施策划方案可能产生的效果进行：对实施策划方案可能产生的效果进行预预先的判断和评估先的判断和评估。它为以后的会展项目策划提供。它为以后的会展项目策划提供决策依据。决策依据。审批审批审批审批审批结束会展主题策划可行

23、性分析报批与备案活动评估组织设施归档开始会展营销调研提出会展创意配合配合报批与备案是否策划部会展策划管理流程图会展策划管理流程图销营副总总经理总经理销营副总相关部门，外部单位相关部门外部单位 2.3会展项目策划的立项报批会展项目策划的立项报批l确定了展会的目标、题材以及主题，需要确定了展会的目标、题材以及主题，需要进行展会项目的立项策划进行展会项目的立项策划l立项策划立项策划：根据掌握各种信息，：根据掌握各种信息，论证论证即将即将要举办展会项目的要举办展会项目的可行性可行性，对将举办的展，对将举办的展会的有关事宜进行会的有关事宜进行初步规划，初步规划，设计出展会设计出展会的基本框架的基本框架2

24、.3.1会展项目立项可行性论证报告会展项目立项可行性论证报告l会展项目立项可行性论证报告是会展项目立项可行性论证报告是会展项目会展项目组织者决定是否继续进行某项展会活动的组织者决定是否继续进行某项展会活动的依据依据。可分为以下几点。可分为以下几点l1.总论总论 6会展项目实施的可会展项目实施的可行性论证行性论证l7项目执行方案项目执行方案l2国内外相关会展国内外相关会展现状与发展趋势现状与发展趋势l3行业市场分析行业市场分析l4会展项目的目标会展项目的目标5会展项目的会展项目的SWOT分析分析l8进度安排进度安排l9经费计算经费计算l10风险预测风险预测l11经济、社会效经济、社会效益分析益分

25、析l12可能性研究结论可能性研究结论和建议和建议 2.3.2会展项目的报批与管理会展项目的报批与管理l1.会展项目的申报会展项目的申报l2.国内展会项目的审批国内展会项目的审批l3.境内举办对外经济技术展会项目的审批境内举办对外经济技术展会项目的审批l4.出国举办对外经济技术展会项目的审批出国举办对外经济技术展会项目的审批 1.会展项目的申报会展项目的申报l 提交主办单位主管部门或举办地工商行政管理机关申报立提交主办单位主管部门或举办地工商行政管理机关申报立项的主要材料有：项的主要材料有：l 举办会的可行性报告举办会的可行性报告;招展招商方案与计划；合作单位证招展招商方案与计划；合作单位证明材

26、料；联合或委托举办的证明材料；安全防范工作方案；明材料；联合或委托举办的证明材料；安全防范工作方案；上一届举办的总结和会刊；其他相关材料等。上一届举办的总结和会刊；其他相关材料等。l 如向举办地工商行政管理机关申报立项的展会项目还需提如向举办地工商行政管理机关申报立项的展会项目还需提交举办者具有法人资格的证明材料；举办展会的项目申请交举办者具有法人资格的证明材料；举办展会的项目申请书；当地政府的立项批复；会展组织实施方案等材料书；当地政府的立项批复；会展组织实施方案等材料 2.国内展会项目的审批国内展会项目的审批l需到举办地工商行政管理机关登记即可l国内举办展销会的审批法律依据目前是按照国家工

27、商行政管理局颁布的商品展销会管理办法执行的P443.境内举办对外经济技术展会项目的审批境内举办对外经济技术展会项目的审批l 根据国务院办公厅根据国务院办公厅关于我国境内举办对外经济技术展会关于我国境内举办对外经济技术展会加强管理的通知加强管理的通知：对展览面积在：对展览面积在1000平方米以上的对平方米以上的对外经济技术展览会，实行分级审批管理。外经济技术展览会，实行分级审批管理。l 确需以国务院相关部门或省级人民政府名义主办的国际展确需以国务院相关部门或省级人民政府名义主办的国际展览会、博览会等，须报国务院批准。览会、博览会等，须报国务院批准。l 对在北京以外地区举办的，主办单位须事先征得举办的外对在北京以外地区举办的，主办单位须事先征得举办的外经贸主管部门的同意。经贸主管部门的同意。l 以科研、技术交流、研讨为内容的展览会，有国家